淺析新時(shí)代推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的若干問題

李福英 李香花

摘 要：我國的醫(yī)療事業(yè)隨著當(dāng)下信息化、智能化、數(shù)據(jù)化的不斷推進(jìn)而不斷變化發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的內(nèi)部管理也在隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷精簡、發(fā)展并優(yōu)化，內(nèi)部管理制度也是日趨完善，其檔案管理水平也明顯提升。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，在新時(shí)期應(yīng)當(dāng)著重探索其新模式，諸如借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，整合各類醫(yī)療數(shù)據(jù)和信息，從而確保檔案資料的真實(shí)性和完整性，推動醫(yī)院檔案管理工作向前發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;醫(yī)院;新時(shí)代;問題

醫(yī)院檔案管理工作涉及大量的醫(yī)療信息和資料，其中主要包括病歷資料、醫(yī)療信息、設(shè)備管理、會計(jì)核算以及人事管理資料等。隨著我國各領(lǐng)域信息化智能化水平的不斷提升、醫(yī)療水平的不斷提高、醫(yī)保政策的不斷完善、醫(yī)院服務(wù)范圍的不斷擴(kuò)大和醫(yī)療項(xiàng)目的持續(xù)增多，傳統(tǒng)的檔案管理方式方法已不能全面、快速和高效地進(jìn)行信息篩選、收集和整理，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量的提高，需要借助先進(jìn)的信息技術(shù)及信息化來推動醫(yī)院檔案管理工作邁上新的臺階。

1 新時(shí)代推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的重要性

1.1 有利于形成常態(tài)化管理機(jī)制

推進(jìn)醫(yī)院檔案管理，有利于明確醫(yī)院檔案管理范圍和保管期限，做到有章可循，有據(jù)可依。同時(shí)，可以對醫(yī)院日常工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，從收集、整理、分類歸檔、查閱銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，形成一套科學(xué)合理的規(guī)章制度體系，規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作。在檔案管理工作中，還能建立常態(tài)化的工作機(jī)制，成立專門的組織機(jī)構(gòu)，配備專門人員，全面負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，堅(jiān)決避免檔案資料亂扔亂放、遺漏、丟失、毀損以及其它管理不規(guī)范現(xiàn)象的發(fā)生。

1.2 有利于醫(yī)療服務(wù)規(guī)范化

隨著信息時(shí)代的到來，信息服務(wù)的重要性日益凸顯。當(dāng)前我們國家非常重視醫(yī)療數(shù)據(jù)資源的整合利用，目的就是加快實(shí)現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)信息的聯(lián)通和共享，通過檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，以醫(yī)院檔案為基礎(chǔ)做好信息收集和利用，從而為醫(yī)院的醫(yī)療護(hù)理和管理決策提供必要的數(shù)據(jù)信息支撐，為患者提供高效便捷的健康檔案建立和查詢服務(wù)，有利于醫(yī)院服務(wù)的規(guī)范化建設(shè)和服務(wù)質(zhì)量的提升。

1.3 有利于醫(yī)院檔案管理制度化

醫(yī)院檔案客觀地記錄著醫(yī)護(hù)工作者在該院進(jìn)行醫(yī)療護(hù)理以及醫(yī)護(hù)人員成長過程的真實(shí)軌跡。通過加強(qiáng)對這些檔案資料的管理工作，能夠?yàn)獒t(yī)院醫(yī)療護(hù)理事業(yè)的發(fā)展提供充足、合理、詳細(xì)、可信的資料素材。醫(yī)院檔案，既是當(dāng)下醫(yī)療護(hù)理工作人員掌握醫(yī)院發(fā)展史、借鑒前人成功經(jīng)驗(yàn)的基本參考資料，也可以為醫(yī)務(wù)工作者今后的事業(yè)發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)參考。有基于此，醫(yī)院檔案管理工作本身就十分重要，需要通過制度化進(jìn)一步規(guī)范。

1.4 有利于醫(yī)院業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)便捷化

醫(yī)院檔案管理過程是相關(guān)工作人員通過收集和整理醫(yī)院中的醫(yī)療檔案、人事調(diào)動、重要文件、重要獎勵乃至醫(yī)療處方等，把此類醫(yī)院日常經(jīng)營和管理、醫(yī)療服務(wù)和技術(shù)使用過程中所產(chǎn)生的信息進(jìn)行收集，再逐步對這些信息和資料加以整理和分類，以檔案的形式進(jìn)行記錄和保存，能夠?yàn)獒t(yī)院開展醫(yī)療護(hù)理、醫(yī)學(xué)研究、整合醫(yī)療資源、優(yōu)化人員配置等提供重要的依據(jù)和參考，從而為醫(yī)院高效化、便捷化運(yùn)轉(zhuǎn)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。

1.5 有利于珍貴醫(yī)療資料固定化

醫(yī)院檔案中，特別是醫(yī)療檔案是醫(yī)護(hù)人員根據(jù)就診個(gè)人實(shí)施針對性治療而形成的，它真實(shí)、客觀、正確、全面地記載了醫(yī)院有關(guān)科室與人員針對就診個(gè)人進(jìn)行的醫(yī)療護(hù)理各項(xiàng)活動，對這些資料加以有效的保管，可以為醫(yī)院當(dāng)下的醫(yī)務(wù)工作者和將來從事相關(guān)疾病診療的醫(yī)護(hù)人員提供大量參考，提供豐富的、真實(shí)的客觀基礎(chǔ)資料，包括醫(yī)藥古籍、中醫(yī)方劑、診斷方法、診斷結(jié)論、治療實(shí)施、治療效果、特殊注意事項(xiàng)等珍貴信息，有利于醫(yī)院醫(yī)療護(hù)理水平的持續(xù)穩(wěn)定提高。

1.6 有利于醫(yī)院文化建設(shè)長效化

規(guī)范的醫(yī)院檔案，能夠?yàn)獒t(yī)院的文化積累傳承提供保障。如建院的重大過程性會議記錄、相關(guān)文件、重要人事變動，以及醫(yī)院的重大獎勵、重要醫(yī)療護(hù)理檔案、會計(jì)檔案等，這些重要的檔案信息資源在保留原有的優(yōu)良醫(yī)院文化傳承內(nèi)容的同時(shí)，又體現(xiàn)了兼收并蓄中外先進(jìn)醫(yī)療文化，發(fā)展社會主義醫(yī)療文化的過程。因此，必須重視醫(yī)院檔案管理和保護(hù)，將醫(yī)院檔案保護(hù)工作與醫(yī)院的文化傳承深度融合，使醫(yī)院的社會主義文化不斷延續(xù)和發(fā)展。

2 新時(shí)代醫(yī)院檔案管理中存在的主要問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

一些醫(yī)院及其有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性和獨(dú)特作用認(rèn)識不足，覺得檔案管理工作無法直觀形成實(shí)際效果，從而常常忽略，有的甚至覺得檔案管理工作可有可無。這樣難免地會造成醫(yī)院檔案管理工作的正常秩序難以維護(hù)，工作中遇到的一些重大問題不能及時(shí)得到解決，檔案管理部門及人員出現(xiàn)精神不振、麻痹大意、掉以輕心等狀況，削弱了檔案部門及其工作人員的主觀能動性，工作進(jìn)展緩慢。

2.2 管理制度不夠健全

由于歷史原因和醫(yī)院本身的人員工作狀況，新時(shí)代許多醫(yī)院對納入檔案管理的內(nèi)容沒有明確要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，尚未形成與新時(shí)代新情況相適應(yīng)的檔案管理制度，也沒有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度，日常檔案管理工作無章可循。目前多數(shù)醫(yī)院尚未將檔案管理納入目標(biāo)考核，致使醫(yī)院在其檔案管理制度建設(shè)上存在缺陷，導(dǎo)致收集效率不高，檔案不齊全，檔案信息化推進(jìn)難度較大。

2.3 檔案歸檔不及時(shí)

醫(yī)院中的病歷檔案歸檔對于醫(yī)療事故鑒定和醫(yī)療水平提升都有著非常重要的作用，是新時(shí)代醫(yī)院檔案管理的的重要內(nèi)容。病歷檔案一旦丟失、書寫欠完整、資料項(xiàng)目缺失，就會造成醫(yī)療檔案重大損失，給后續(xù)醫(yī)療事故鑒定等項(xiàng)工作造成很大隱患。按照一些醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定，病歷檔案資料應(yīng)于患者出院一個(gè)工作日內(nèi)移送至病歷檔案室存檔管理，但大多難以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將病案資料完整移交到病歷檔案室歸檔。此外，因保管不善導(dǎo)致病歷檔案丟失的情況也時(shí)有發(fā)生。

2.4 檔案管理不夠規(guī)范

部分醫(yī)院對重要文檔進(jìn)行收集、錄入、整理和保存的過程中，仍然存在著不仔細(xì)、不標(biāo)準(zhǔn)、不嚴(yán)謹(jǐn)、不嚴(yán)格的問題。有的醫(yī)院檔案收集、整理不準(zhǔn)確，有的醫(yī)院檔案錄入、整理不全，有的醫(yī)院文檔錄入有錯(cuò)誤，文檔損毀甚至流失等狀況時(shí)有發(fā)生。

2.5 檔案工作人員不夠?qū)I(yè)

當(dāng)前，國內(nèi)很多醫(yī)學(xué)院校中未設(shè)置專門的檔案學(xué)專業(yè)，即使設(shè)置了，通常也都會被看作是偏門專業(yè)，很少有人愿意主動經(jīng)過幾年的努力去報(bào)考此類學(xué)科，這就造成了醫(yī)院中學(xué)檔案專業(yè)的人員相當(dāng)匱乏，導(dǎo)致大多數(shù)檔案崗位的工作人員是醫(yī)學(xué)或者行政崗位中轉(zhuǎn)過來的，從而造成了檔案專業(yè)人員的短缺以及檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)較差。

3 新時(shí)代推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的路徑

3.1 更新領(lǐng)導(dǎo)的檔案觀念

醫(yī)院應(yīng)對檔案管理工作給予足夠的重視，認(rèn)真貫徹落實(shí)國家及上級有關(guān)部門關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的一系列部署和要求，將檔案管理工作納入醫(yī)院工作重要議事日程，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的重大困難和問題。在廣大職工中，特別是在醫(yī)務(wù)人員中進(jìn)行新觀念的教育引導(dǎo)，使之充分了解檔案管理工作在醫(yī)療服務(wù)中所占的重要地位，理解支持并參與病歷檔案等檔案的管理工作，將病案管理系統(tǒng)發(fā)展成醫(yī)療檔案信息資料的在線歸檔、儲存、管理、利用系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。應(yīng)認(rèn)識到醫(yī)院檔案部門擁有非常豐富的醫(yī)療技術(shù)、醫(yī)學(xué)文化、醫(yī)療科研、醫(yī)療教育以及醫(yī)療與社會各方面的信息，開發(fā)應(yīng)用這些檔案信息資源，為醫(yī)院工作服務(wù)，是醫(yī)院檔案部門的光榮任務(wù)。

3.2 完善檔案管理制度

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，還要進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程，完善相關(guān)的檔案管理制度。首先，醫(yī)院要明確檔案信息化管理的一系列流程，從信息收集到整理成電子檔案，直至完成歸檔和安全備份，檔案管理人員要嚴(yán)格遵守操作規(guī)范，實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地上傳信息數(shù)據(jù)。其次，在進(jìn)行檔案管理的過程中，對于一些原始的紙質(zhì)檔案在完成掃描備份工作之后，仍然要加以整理和保存，不可隨意丟棄。醫(yī)院應(yīng)健全檔案管理監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識，不斷提高專業(yè)化水平。

3.3 推進(jìn)規(guī)范化管理進(jìn)程

做好醫(yī)院檔案管理，要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)從思想上轉(zhuǎn)變管理理念，深刻認(rèn)識到做好醫(yī)院檔案管理工作的重要性和長遠(yuǎn)意義，加大扶持和宣傳力度，引導(dǎo)教育醫(yī)院全體干部職工從思想、行為上重視起來、行動起來，增強(qiáng)檔案規(guī)范化管理意識，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案規(guī)范化管理進(jìn)程，將規(guī)范化管理落實(shí)到檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理的每道程序都朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，查漏補(bǔ)缺，確保萬無一失。

3.4 加快推進(jìn)檔案管理信息化

隨著信息化時(shí)代的到來和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案工作的電子化、信息化進(jìn)程已成為必然趨勢。應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)手段，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)建立醫(yī)院檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)，還要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將醫(yī)院檔案管理中涉及的黨務(wù)、醫(yī)務(wù)、財(cái)務(wù)、科研、設(shè)備等各項(xiàng)電子文件及檔案資料全面納入信息化管理范圍，實(shí)行信息化、數(shù)字化管理，降低管理成本，提高檔案管理效率。

醫(yī)院應(yīng)加大專項(xiàng)資金投入，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理信息化數(shù)據(jù)平臺，為檔案管理信息化建設(shè)奠定重要的物質(zhì)基礎(chǔ)。首先，醫(yī)院應(yīng)設(shè)計(jì)開發(fā)或者引進(jìn)統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)包括相應(yīng)的信息收集、整理分類、綜合查詢等功能模塊，同時(shí)強(qiáng)化檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)性能，必要的后臺數(shù)據(jù)備份，以確保檔案資料的安全。其次，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)以內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的方式在各科室和各部門運(yùn)行使用，及時(shí)上傳相關(guān)的檔案信息，以便更好地為利用者提供檔案查詢利用服務(wù)，同時(shí)也能夠減輕檔案管理人員的工作壓力。最后，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，可以打通外部的數(shù)據(jù)共享機(jī)制，建立與醫(yī)療大數(shù)據(jù)中心相適應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，從而為后續(xù)的醫(yī)療數(shù)據(jù)分析和醫(yī)學(xué)研究提供必要的數(shù)據(jù)支持。

3.5 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

目前，我國“三甲”以下的醫(yī)院檔案管理基本上還是傳統(tǒng)的、封閉的、松散的管理模式，相當(dāng)部分醫(yī)院還停留在手工收集、檢索階段。隨著數(shù)字化技術(shù)在各大醫(yī)院的臨床廣泛應(yīng)用，病案、科研電子化管理已成為數(shù)字化醫(yī)院的重要標(biāo)志之一。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)的配套工作，使標(biāo)準(zhǔn)系列化，為實(shí)施、推廣計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造條件，比如：紙質(zhì)病案數(shù)字化處理、電子病歷在線歸檔等均需要相應(yīng)硬件配置，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及各種相應(yīng)配套軟件等均成為現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理必需的設(shè)施設(shè)備，應(yīng)及時(shí)配備，滿足工作需要。同時(shí)，還需要修建符合要求的檔案專用庫房，以保證電子文件安全儲存和電子文件傳輸過程的安全，方便科學(xué)管理和有效利用。

3.6 加強(qiáng)工作人員隊(duì)伍建設(shè)

隨著信息化時(shí)代的到來，醫(yī)院檔案管理工作所需要的人才結(jié)構(gòu)也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以往的檔案管理工作中管理型人才占有較大比重，而在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，這些管理型人才并不具備信息技術(shù)上的優(yōu)勢，這就需要醫(yī)院大力培養(yǎng)和引進(jìn)具備較高信息素養(yǎng)的復(fù)合型管理人才。首先，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理部門的職能配置和崗位設(shè)置，增設(shè)信息技術(shù)崗位，主要是負(fù)責(zé)定期檢查和維護(hù)醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)，參與指導(dǎo)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)工作。其次，對在職檔案管理人員，醫(yī)院應(yīng)通過組織培訓(xùn)等方法，提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，使其更好地適應(yīng)檔案管理信息化的工作模式。

新時(shí)代對醫(yī)院檔案管理工作提出了新的要求，醫(yī)院應(yīng)更加重視檔案管理信息化建設(shè)，借助先進(jìn)的信息技術(shù)來提升檔案管理工作的層次和效率，簡化檔案管理流程，拓寬檔案管理工作的服務(wù)范圍，優(yōu)化檔案管理內(nèi)部人員結(jié)構(gòu)，提高醫(yī)院檔案管理工作的整體水平和成效，推動醫(yī)院檔案管理工作邁上新的臺階。

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作者簡介：李福英，大學(xué)學(xué)歷，延邊朝醫(yī)醫(yī)院檔案室副研究館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。李香花，碩士研究生學(xué)歷，延邊朝醫(yī)醫(yī)院人力資源管理科館員，研究方向：醫(yī)院人事檔案管理。