關(guān)于建設(shè)檔案遠(yuǎn)程利用安全體系的探討

黃河

摘 要：當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)行業(yè)必須通過信息化對自身進(jìn)行重塑以適應(yīng)時代發(fā)展。檔案工作的目的就是把檔案“用”起來、“用”好。在信息時代必須直面遠(yuǎn)程利用這一課題，同時必然需要解決的就是檔案遠(yuǎn)程利用的安全問題。因此本文探究從人防、物防、技防及容災(zāi)四個方面，構(gòu)建一個立體的檔案遠(yuǎn)程利用的安全體系，助檔案遠(yuǎn)程利用得以順利開展。

關(guān)鍵詞：檔案;高校;遠(yuǎn)程利用;安全體系

此論文為廣東省高校檔案工作協(xié)會課題：檔案遠(yuǎn)程利用的安全機(jī)制研究（AAGCU2020-B03）的研究結(jié)果。

隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)、云計算的飛速發(fā)展，數(shù)據(jù)的整合、提取和重新利用成為了產(chǎn)業(yè)信息化和產(chǎn)業(yè)重塑的重心，傳統(tǒng)行業(yè)也必須依靠大數(shù)據(jù)的支持對自身進(jìn)行重新賦能，才能適應(yīng)時代的需求以促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展[1 ]。2018年，全國“兩會”政府工作報告中針對服務(wù)效能提出“最多跑一次”的改革目標(biāo)，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳隨之印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，指出要對檔案信息積極開展遠(yuǎn)程利用。2021年新修訂的《檔案法》中新增的第五章第三十八條指明了我國鼓勵和支持各企事業(yè)單位和其他組織推行檔案數(shù)字化。第三十七條明確電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。第四十一條國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用[2 ]。這一系列文件和政策的落地，令各地檔案部門深刻意識到在加速檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，必須大力推動數(shù)字檔案的遠(yuǎn)程利用這一項目，只有配合時代發(fā)展做好檔案的“用”，才能健康地可持續(xù)發(fā)展。

《中國電子商務(wù)報告2019》中指出，2019年中國網(wǎng)民規(guī)模已超過9億人，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)64.5%。數(shù)字化時代的人群會更傾向于利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息的獲取。傳統(tǒng)的到館查檔程序耗時耗力且效率不高，再加上新冠肺炎疫情的流行，遠(yuǎn)程查檔的需求只會日益增多，檔案遠(yuǎn)程利用是一項急需解決的現(xiàn)實(shí)問題，也是“我為群眾辦實(shí)事”實(shí)踐活動直接的響應(yīng)。在享受檔案信息遠(yuǎn)程利用帶來便利的同時，隨著大眾信息安全意識的提高，檔案信息遠(yuǎn)程利用安全是否得到有效的保障逐漸成為檔案工作的關(guān)注熱點(diǎn)，因此檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)安全體系建設(shè)刻不容緩。

1 目前檔案遠(yuǎn)程利用的安全制約因素

1.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

做好檔案遠(yuǎn)程利用的安全工作，關(guān)鍵在于做好“人”的工作。根據(jù)國家檔案局2021年發(fā)布的《2020年度全國檔案主管部門和檔案館基本情況摘要》，截至2020年底，全國各級各類檔案館數(shù)量達(dá)4233個，各級檔案行政管理部門2949個，配有專職檔案人員40946人，其中50歲及以上的檔案工作人員占31.2%，35歲以下的占18.2%;研究生以上學(xué)歷僅占8.5%，大學(xué)本科和雙學(xué)士占66.1%。與2019年的統(tǒng)計數(shù)據(jù)相比，專職檔案工作人員總量減少549人，50歲以上的數(shù)量在逐年上漲，35歲以下的數(shù)量占比雖然有所增加，但占比仍然較少，檔案人才隊伍梯隊年齡、學(xué)歷結(jié)構(gòu)均欠合理[3 ]。而且在實(shí)際中，檔案管理人員不少是埋頭苦干的類型，即使參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，大部分也是本系統(tǒng)業(yè)務(wù)相關(guān)，跨專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)少見，從而令自身檔案創(chuàng)新意識不足，推動檔案遠(yuǎn)程利用的核心力量更顯薄弱。

1.2 檔案管理硬件建設(shè)有待加強(qiáng)

雖然近年各地各單位都開始對檔案工作重視起來，也對檔案管理的軟硬件投入加大，但較其他的部門相比仍有欠缺，其關(guān)鍵原因是對檔案信息數(shù)字化的理解不充分，對檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)重視程度不足。建立檔案遠(yuǎn)程服務(wù)，首先必須做好檔案信息化建設(shè)，但檔案信息化建設(shè)需要充足的人力、資金作為支撐，正常運(yùn)行后也需要花費(fèi)大量的資金才能維持，大部分的檔案部門的資金可能只夠滿足檔案館的日常工作，真正用于檔案信息化建設(shè)的資金捉襟見肘，因此就導(dǎo)致惡性循環(huán)。

1.3 檔案管理制度與技術(shù)有待完善

科學(xué)嚴(yán)密的制度是檔案安全保障的基礎(chǔ)，現(xiàn)代高效的技術(shù)支撐是檔案安全保障的手段。目前能針對網(wǎng)絡(luò)化、信息化下檔案管理特點(diǎn)而制定相應(yīng)制度的檔案部門幾乎是鳳毛麟角，大部分的檔案部門仍停留在用紙質(zhì)檔案管理制度去管理電子檔案，這樣容易在操作上、工作流程上出現(xiàn)安全風(fēng)險點(diǎn)。作為遠(yuǎn)程利用的檔案數(shù)據(jù)，自其誕生之日起，就不可避免具有數(shù)據(jù)自身帶來的安全風(fēng)險點(diǎn)，由于大多數(shù)檔案工作者對于新的信息技術(shù)了解不深、不及時，在技術(shù)層面上就很難發(fā)現(xiàn)其中的安全隱患，從而加劇了黑客、病毒對信息安全的威脅。

1.4 檔案遠(yuǎn)程利用深受來自多個網(wǎng)絡(luò)層面的威脅

檔案遠(yuǎn)程利用在根本上擴(kuò)大了檔案使用范圍與對象，多以電子檔案形式呈現(xiàn)，其面臨多個網(wǎng)絡(luò)層次，即物理層、鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層和傳輸層的威脅。具體講，物理層關(guān)注的是檔案資源所處的環(huán)境以及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施。遠(yuǎn)程服務(wù)檔案類型較多，密度較高，存儲規(guī)模較大，因此，一旦出現(xiàn)人為或者自然災(zāi)害，硬件損傷很難避免，威脅設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，造成檔案資源的損毀，同時具有不可逆性。鏈路層多指數(shù)據(jù)檔案資源自身的威脅，如數(shù)據(jù)的丟失、泄露、篡改等。在遠(yuǎn)程利用中，增多數(shù)據(jù)利用請求較多，促使服務(wù)器壓力較大，多次重復(fù)性請求，甚至出現(xiàn)惡意請求某節(jié)點(diǎn)資源的現(xiàn)象，促使服務(wù)器運(yùn)行緩慢，影響用戶體驗。網(wǎng)絡(luò)層安全威脅在遠(yuǎn)程利用中較為常見。遠(yuǎn)程利用多以開放性互聯(lián)網(wǎng)為依托，很容易遭受病毒攻擊、黑客攻擊，使服務(wù)系統(tǒng)造成巨大損壞，檔案信息安全遭受威脅。傳輸層安全強(qiáng)調(diào)的是傳輸協(xié)議、密鑰等的安全性，比較常見的威脅包含密鑰泄露，促使信息遭受復(fù)制或者修改，信息準(zhǔn)確性減弱，破壞檔案的安全性和完整性。

1.5 尚未構(gòu)建高效科學(xué)的信息安全保障體系

對于遠(yuǎn)程檔案利用，有別于日常檔案管理，其凸顯持續(xù)、動態(tài)的特點(diǎn)。同時，服務(wù)屬性較強(qiáng)，也就是說，其安全性與信息安全保障體系關(guān)系緊密，對其動態(tài)性管理依賴較強(qiáng)，涉及人力、管理、資源、技術(shù)等要素，各種因素綜合就形成了風(fēng)險評估與預(yù)警能力，也是衡量其保護(hù)能力的重要指標(biāo)，最終影響其響應(yīng)以及修復(fù)能力的高低。結(jié)合當(dāng)前檔案遠(yuǎn)程利用安全保障體系建設(shè)實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，存在一些問題。首先，安全突發(fā)事件較多，檔案信息資源備份管理不到位。其次，尚未建立優(yōu)化與完善的信息安全風(fēng)險評估與預(yù)警體系，信息安全風(fēng)險預(yù)防能力薄弱。再次，整個管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，尚未形成科學(xué)的信息資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)與利用標(biāo)準(zhǔn)，影響保障措施的實(shí)施效果，執(zhí)行力不強(qiáng)。除此之外，網(wǎng)絡(luò)漏洞較多，投入缺乏連續(xù)性，尤其是對基礎(chǔ)硬件設(shè)施和管理系統(tǒng)的定期更新維護(hù)不足。

2 檔案遠(yuǎn)程利用中信息安全保障的基本要求

2.1 檔案內(nèi)容安全性是安全保障的基本要求

對于檔案遠(yuǎn)程利用，信息安全根本上講就是保證信息保管以及流轉(zhuǎn)中內(nèi)容的安全性，避免出現(xiàn)檔案信息非授權(quán)條件下的泄露、更改以及破壞。同時，避免出現(xiàn)檔案信息與系統(tǒng)不相容的現(xiàn)象，如無法辨認(rèn)識別、很難實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確鑒別以及失控等現(xiàn)象。一方面，要防范好信息被泄露、遺失或者復(fù)制篡改的現(xiàn)象。目前，檔案資源復(fù)制規(guī)模較大，載體形式多樣。在檔案遠(yuǎn)程利用不斷深化的過程中，跨館查詢的情況增多，同時異地利用量不斷擴(kuò)大，呈現(xiàn)增長趨勢。檔案資源與社會發(fā)展息息相關(guān)，關(guān)乎諸多行業(yè)的信息，與大眾利益關(guān)系緊密，涉及多種領(lǐng)域，如醫(yī)療、就業(yè)、保障等，一旦檔案信息安全無法保證，勢必給信息使用者以及所有者造成巨大損失，甚至誘發(fā)犯罪行為，損害公眾利益。另外，要避免因計算機(jī)系統(tǒng)問題而引發(fā)的檔案信息丟失問題，杜絕信息內(nèi)容的亂碼與失真，保證能夠準(zhǔn)確辨認(rèn)識別。檔案遠(yuǎn)程利用的實(shí)現(xiàn)離不開信息基礎(chǔ)設(shè)施的支撐。立足檔案數(shù)字化與信息化發(fā)展大背景，檔案資源信息存儲呈現(xiàn)高密度的特點(diǎn)，載體形式多樣，同時支持與內(nèi)容的分離，為檔案信息的遠(yuǎn)程利用提供巨大便利。但同時，這也給檔案管理部門的管理標(biāo)準(zhǔn)提出更高要求。與實(shí)體檔案信息安全相比較，檔案遠(yuǎn)程利用信息安全事件影響力較大，范圍較廣，破壞性較強(qiáng)，同時，彌補(bǔ)措施難度較大?；诖耍谶h(yuǎn)程利用中，檔案管理部門要引入多元化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對問題的解決。

2.2 網(wǎng)絡(luò)安全是檔案遠(yuǎn)程服務(wù)的基礎(chǔ)保障

檔案遠(yuǎn)程利用以互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境為依托，其突破相對封閉的局域網(wǎng)的束縛，開放性增強(qiáng)，同時，也身處更加復(fù)制的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中，面對多元的信息安全問題。常見的如網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客、鏈路層的撞庫等，成為威脅檔案遠(yuǎn)程利用的安全問題。目前，遠(yuǎn)程利用類型較多，如跨館遠(yuǎn)程共享、檔案社區(qū)服務(wù)等，城市之間的檔案館合作共享也不斷擴(kuò)大，滿足信息跨庫和跨地區(qū)利用的需求。在社區(qū)網(wǎng)格化不斷發(fā)展的背景下，檔案進(jìn)社區(qū)也得到優(yōu)化與完善，也就是說，檔案遠(yuǎn)程利用場景更多，覆蓋諸多服務(wù)性場所。在線上，與PC端和移動端、新媒體和傳統(tǒng)媒體等進(jìn)行融合，凸顯網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，這就要求檔案管理部門對各個環(huán)節(jié)存在的信息安全風(fēng)險進(jìn)行評估，構(gòu)建完善的預(yù)警與預(yù)防系統(tǒng)，以確保檔案在遠(yuǎn)程利用中的安全性。

3 構(gòu)建檔案遠(yuǎn)程利用安全的三防一容體系

3.1 關(guān)鍵的“人防”

理念的落后是開展一項工作最大的絆腳石，對于檔案遠(yuǎn)程利用安全體系中最關(guān)鍵的“人防”，最重要的就是提高管理人員的思想認(rèn)識，轉(zhuǎn)變陳舊的思想觀念，牢固樹立“安全第一”的思想意識?？赏ㄟ^定期組織檔案管理人員進(jìn)行安全法律法規(guī)教育、保密專題培訓(xùn)、安全預(yù)案演練等，以對安全問題“零容忍”的態(tài)度增強(qiáng)檔案管理人員安全意識。為了適應(yīng)數(shù)字化時代的快速發(fā)展，檔案機(jī)構(gòu)還需要提前規(guī)劃做好人才梯隊配置工作，盡可能在引進(jìn)具有計算機(jī)背景又有檔案專業(yè)人才的同時，組織在編的檔案管理人員學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀高校檔案信息管理利用系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗，并與信息技術(shù)部門人員就系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)用進(jìn)行思想碰撞，打造出適應(yīng)新形勢的檔案管理和利用系統(tǒng)。

3.2 基礎(chǔ)的“物防”

做好符合檔案信息化安全要求的硬件建設(shè)，是保障檔案遠(yuǎn)程利用安全的重要基礎(chǔ)。積極爭取經(jīng)費(fèi)支持，按照檔案安全體系建設(shè)和智能檔案館建設(shè)要求，配備對應(yīng)的檔案安全維護(hù)設(shè)施，如防盜監(jiān)控、智能消防、自動溫濕度控制等系統(tǒng)。及時了解現(xiàn)行信息遠(yuǎn)程利用中出現(xiàn)的問題，定期對自身硬件安全情況進(jìn)行比對排查更新，在最大限度上解決由于硬件產(chǎn)生的安全問題。有條件的檔案部門，還可以考慮建設(shè)硬件層面的邊界防御，即將檔案管理的專線系統(tǒng)和檔案利用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過一條專用于兩個系統(tǒng)的安全通道，將兩個系統(tǒng)進(jìn)行物理隔離，在最大的程度上保障檔案信息安全。

3.3 規(guī)范的“技防”

正所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，在檔案信息化以至于遠(yuǎn)程利用過程中，我們必須根據(jù)相應(yīng)的法律依據(jù)，制定符合本部門實(shí)際且具有可操作性的相應(yīng)制度。同時完善檔案操作的規(guī)范體系，使檔案管理實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分明、集中管理。在檔案信息利用過程中，檔案的安全也會遭受多種因素的干擾和威脅，因此必須按照要求認(rèn)真實(shí)施信息安全保障措施，消除信息安全隱患，令檔案在生活生產(chǎn)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

在制度的規(guī)范下，為了保證檔案遠(yuǎn)程利用的安全性，可以從以下的技術(shù)層面對安全性進(jìn)行加強(qiáng)：一是保證遠(yuǎn)程利用的通道安全。二是提升電子檔案的存儲安全。采用256位加密技術(shù)、防篡改技術(shù)保護(hù)檔案信息的原始性。三是完善管理軟件的系統(tǒng)安全。在技術(shù)人員的指導(dǎo)下，安裝正版的殺毒軟件、防火墻，及時對管理系統(tǒng)做好安全維護(hù)、漏洞修補(bǔ)等工作，避免系統(tǒng)出錯影響信息安全性。四是確保利用人員的身份安全。通過檔案部門所在單位的統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)對使用者的身份進(jìn)行確認(rèn)，保護(hù)好檔案信息安全。五是加強(qiáng)管理人員的權(quán)限安全。合理分配各類管理人員訪問檔案信息的權(quán)限，對檔案室（館）內(nèi)網(wǎng)數(shù)據(jù)流的變化進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控、記錄、分析，如出現(xiàn)黑客攻擊、非法用戶登錄、病毒侵襲等不安全因素，馬上能采取相應(yīng)措施進(jìn)行防御。

3.4 保障的“容災(zāi)”

容災(zāi)是業(yè)務(wù)保護(hù)的終級手段，通過容災(zāi)，可以最大限度保護(hù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行，檔案信息作為遠(yuǎn)程利用的主體內(nèi)容，其必將時刻面對意外，如何保證這些信息的安全、穩(wěn)定運(yùn)行至關(guān)重要。根據(jù)《GB20988-2007-T信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》，檔案部門可以按照自身實(shí)際情況，先建立數(shù)據(jù)容災(zāi)系統(tǒng)，然后在異地的數(shù)據(jù)中心再構(gòu)建與原數(shù)據(jù)中心相同的檔案應(yīng)用系統(tǒng)作為業(yè)務(wù)容災(zāi)系統(tǒng)。條件好的檔案部門還可直接在異地從硬件到軟件構(gòu)建一套與原檔案系統(tǒng)完全一致的全業(yè)務(wù)系統(tǒng)災(zāi)備，即便發(fā)生重大災(zāi)難，原數(shù)據(jù)中心受到不可逆損壞，也能提供不間斷的業(yè)務(wù)服務(wù)，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)能有效地運(yùn)行下去，保證檔案信息系統(tǒng)的完整和安全。

3.5 積極建立完善健全的信息安全保障體系

檔案遠(yuǎn)程利用涉及主體較多，因此，在利用開發(fā)方面，在基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)等方面都需要給予特別關(guān)注，保障其投入高于一般性檔案管理。也就是說，需要在信息安全保障方面投入更多資源，包含人力、物力和財力。首先，要建立完善的應(yīng)急響應(yīng)體系。要明確檔案遠(yuǎn)程利用信息安全事件突發(fā)性的特征，專門成立應(yīng)急處理小組，全方位做好檔案信息應(yīng)急管理，能夠密切配合，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，各盡其責(zé)，做好檔案信息安全防御與處理。其次，做好檔案信息安全風(fēng)險評估，落實(shí)預(yù)警關(guān)注。一般情況下，要引入層次分析法，對遠(yuǎn)程利用涉及的物理層、鏈路層、網(wǎng)絡(luò)層和傳輸層的各種風(fēng)險進(jìn)行程度區(qū)分，主要關(guān)注重要程度、社會影響、造成損失等多個維度，做好更新調(diào)整，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險評估的動態(tài)化管控，適應(yīng)信息技術(shù)的快速迭代。再次，要提升管理思維，增強(qiáng)管理意識，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理思路，包含技術(shù)層面的電子檔案采集和鑒定標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，制度層面的檔案立法和內(nèi)部安全制度確立。除此之外，要合理增加資金投入，可以對多種檢查方式進(jìn)行融合，充分發(fā)揮自查與第三方公司協(xié)助檢查的作用，實(shí)現(xiàn)對漏洞的及時修補(bǔ)。

4 總結(jié)

在大數(shù)據(jù)、云端、物聯(lián)網(wǎng)、5G等技術(shù)高速發(fā)展的背景之下，構(gòu)筑檔案信息遠(yuǎn)程利用安全體系，將直接影響檔案工作的發(fā)展?jié)摿?。因此必須在轉(zhuǎn)變理念、完善制度、強(qiáng)化培訓(xùn)、做好容災(zāi)、軟硬件設(shè)備配置等多方面對檔案信息遠(yuǎn)程利用的安全體系進(jìn)行全維度強(qiáng)化，降低風(fēng)險發(fā)生概率，保障檔案工作的健康發(fā)展。

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（作者單位：廣東醫(yī)科大學(xué)）