檔案信息化管理現(xiàn)狀與對策思考

摘? 要：在信息時代背景下，隨著現(xiàn)代信息技術快速發(fā)展和普及應用，各行各業(yè)均處于變革中，檔案行業(yè)同樣也受到較大影響，檔案信息化管理已成為必然發(fā)展趨勢。檔案是各項工作考查的重要依據(jù)，實施檔案信息化管理，可使檔案管理更加高效、安全，進而保證檔案的價值作用得以真正發(fā)揮。但從現(xiàn)狀來看，在推進檔案信息化管理中還存在一些問題亟待解決。因此，文章針對這些存在的問題，提出相應對策，旨在促進檔案管理順利向信息化方向變革，進而提高檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理;信息化;問題;對策

在以往的檔案管理模式中，主要是依靠人工進行，所以，檔案管理效率不高，同時，檔案的載體形式也主要是紙質，不宜長時間保存，容易出現(xiàn)丟失、損壞、信息不完整等問題，進而限制了檔案價值作用的發(fā)揮。隨著信息化時代的到來，現(xiàn)代信息技術為檔案管理創(chuàng)新提供了有利條件，檔案管理人員應順勢而為，及時轉變落后的檔案管理思想，積極引入先進的技術開展檔案管理工作，有效提升檔案管理的效率與水平。

一、檔案信息化管理的特征與意義

1.檔案信息化管理的特征

信息化時代下，檔案管理呈現(xiàn)出以下特征：其一，檔案管理的對象主要是數(shù)字檔案。隨著辦公OA系統(tǒng)的應用，數(shù)字檔案數(shù)量不斷增多，紙質檔案數(shù)量則逐漸減少，數(shù)字檔案逐漸成為單位檔案管理的主要對象。其二，檔案管理的核心是檔案的收集和利用。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，需要檔案管理人員耗費較多的時間和精力在檔案收集、整理與保管等工作上，導致檔案管理效率并不高，加之檔案管理處于封閉狀態(tài)，也使得檔案的利用效率不高。而在信息化時代背景下，檔案管理對象主要是數(shù)字檔案，數(shù)字檔案具有一定的虛擬性，主要存儲在計算機中，具有可復制、可傳輸?shù)墓δ??；谶@一特征，要求檔案管理人員既要做好檔案的整理、保管工作，也要重視檔案信息的高效利用，應將檔案的收集和利用作為檔案管理的重點。其三，檔案利用方式向網(wǎng)絡化轉變。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質檔案的利用需要查檔人到檔案室實地查閱，且僅能一人查閱，檔案利用效率低。而實施檔案信息化管理模式后，可將紙質檔案轉換為數(shù)字檔案，并發(fā)揮數(shù)字檔案的可傳輸功能，可有效提升檔案查閱和利用的便捷性，這樣不僅可提升檔案工作效率，還能提升檔案利用效率。

2.檔案信息化管理的意義

檔案管理是單位管理體系的重要組成部分，檔案是單位發(fā)展歷程、優(yōu)秀成果的重要記錄，服務于單位的管理和決策。隨著信息時代的到來，用人單位實施檔案信息化管理，可有效提升檔案管理的效率與質量，還可充分發(fā)揮出檔案的價值作用，進而更好地服務于單位的長遠發(fā)展。具體來說，實施檔案信息化管理，具有以下幾點重要作用：

其一，有助于單位檔案管理水平提升。信息時代下，檔案信息資源增多，顯然傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法適應這樣的趨勢，而且還會占用大量的人力、物力和財力。而通過實施檔案信息化管理，利用電子掃描技術將紙質檔案轉換為數(shù)字檔案并存儲在計算機系統(tǒng)中，這樣便可省去存儲紙質檔案所需的空間和費用。同時也可借助先進的網(wǎng)絡信息技術用于檔案管理工作，可實現(xiàn)檔案的快速分類、搜索和利用，可大大提升用人單位的檔案管理效率和水平。

其二，有助于檔案信息資源價值的充分挖掘。檔案的價值毋庸置疑，通過實施檔案信息化管理，更加有利于檔案價值的充分發(fā)揮。具體來講，實施檔案信息化管理，實際上就是將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進技術融合，可更好地為用人單位開發(fā)利用檔案信息資源提供技術支持。一方面，基于檔案信息化管理模式下，可將單位檔案管理信息系統(tǒng)與政府相關部門業(yè)務系統(tǒng)對接，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為相關部門開展業(yè)務工作提供檔案信息支持;另一方面，通過實施檔案信息化管理，在檔案信息共享的前提下，還可相互借鑒、取長補短，有助于進一步完善單位檔案管理信息系統(tǒng)，進而更好地提升檔案信息資源開發(fā)的利用率。

其三，有助于提升單位發(fā)展決策水平。在實施檔案信息化管理模式后，用人單位可結合以往工作開展的具體情況，以數(shù)據(jù)化的形式存儲在檔案系統(tǒng)中，這樣，單位便可根據(jù)自身發(fā)展規(guī)劃的需求，利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進技術進行檔案資源的開發(fā)利用，同時也能讓單位管理人員從這些數(shù)據(jù)中看到以往某項工作開展的情況及單位發(fā)展經(jīng)歷，在此基礎上制定更加有針對性的發(fā)展規(guī)劃和決策，進而保證單位的健康長遠發(fā)展。

二、檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題

信息時代下，用人單位實施檔案信息化管理是順應時代發(fā)展必然要做出的改變。然而，從整體情況來看，仍然有許多單位并未意識到這一點，因此在推進檔案信息化管理中仍然存在諸多問題，主要為以下幾點：

1.檔案信息化管理意識薄弱

現(xiàn)階段仍有許多用人單位并未意識到檔案信息化管理的重要性和意義，所以對檔案信息化管理不重視，檔案管理模式仍然停留在過去。具體表現(xiàn)為：首先，存在形式化問題，一些單位雖然開始著手檔案信息化管理系統(tǒng)的建設，但也只是停留在初步的紙質檔案數(shù)字化處理，未從單位整體角度出發(fā)進行檔案信息化建設，致使檔案信息化建設效果并不理想，最終導致工作流于形式。其次，表現(xiàn)為檔案管理人員對信息化的認知低，甚至是對檔案信息化管理存在錯誤的認知，簡單地認為檔案信息化管理就是對檔案進行數(shù)字化處理，但對數(shù)字化處理后的檔案開發(fā)利用缺乏認識。而且受到單位性質的影響，部分檔案管理人員安于現(xiàn)狀，對新技術、新趨勢缺乏主動學習的熱情，也影響了單位檔案信息化管理的進程。最后，表現(xiàn)為檔案信息化管理的投入不足，由于對檔案信息化管理缺乏足夠重視，因此，也缺少必要的檔案信息基礎設備設施，在當前網(wǎng)絡信息技術快速發(fā)展的背景下，若缺少必要的基礎設備設施，就會落后于時代，進而使得檔案信息資源無法有效開發(fā)利用，不利于單位的管理決策與發(fā)展。

2.尚未形成完善的管理制度

檔案信息化管理必然需要完善的制度支持，然而，從現(xiàn)狀來看，大部分單位仍然不重視檔案管理信息化建設，現(xiàn)有的檔案管理制度不夠完善、不夠規(guī)范，與單位實際發(fā)展需求不符，不僅阻礙了檔案信息化管理的實施，也限制了檔案實際價值的發(fā)揮。這一問題的存在，與我國檔案信息化建設起步較晚有關，目前尚未形成完善規(guī)范的管理體系，導致單位在檔案管理信息化建設時沒有可參考借鑒的制度規(guī)范，加之，單位也缺少科學的激勵機制，無法有效調(diào)動檔案管理人員的積極性和主動性，最終導致檔案管理信息化建設效果不理想。

3.缺乏檔案信息化管理人才

檔案信息化管理的實施，除了要有完善規(guī)范的管理制度支撐以外，也需要相應的檔案管理信息化人才支持。檔案信息化管理，對檔案管理人員的專業(yè)水平有了更高的要求，不僅要具備檔案管理方面的專業(yè)知識，也要懂得操作、使用各種先進技術，同時還要具有較強的法律意識和職業(yè)素養(yǎng)。但目前許多單位普遍缺乏這樣的檔案管理人才，加之對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)不重視，以致于部分檔案管理人員的專業(yè)水平較低，對相關業(yè)務系統(tǒng)和計算機系統(tǒng)操作不熟練，無法滿足檔案信息化管理的要求。

4.檔案信息安全問題較突出

在信息時代背景下，網(wǎng)絡信息技術發(fā)展速度加快，雖然給檔案信息化管理提供了有力的技術支持，但同時也帶來了一定的信息安全問題，尤其是目前數(shù)字檔案數(shù)量逐漸增多，其又具有可復制、可傳播的功能，在開放化的網(wǎng)絡環(huán)境下，容易給單位的檔案帶來風險隱患。分析其原因，主要因為許多單位在實施檔案信息化管理過程中，只看到信息化對檔案管理的提升作用，而對于檔案的安全問題不夠重視。在復雜的網(wǎng)絡環(huán)境下，若檔案管理系統(tǒng)遭受到黑客、病毒的攻擊，亦或是檔案管理系統(tǒng)本身就存在漏洞，則檔案信息被竊取、泄露的可能性非常大，一旦出現(xiàn)這樣的問題，勢必會給用人單位帶來巨大的損失。此外，也因為部分單位在檔案管理信息化建設時，只重視前期投入，對于后期檔案管理信息系統(tǒng)升級更新和維護不重視，相關基礎設施與新的安全標準要求也存在差距，從而導致檔案管理信息系統(tǒng)運行時面臨諸多風險，一旦系統(tǒng)崩壞，就容易出現(xiàn)檔案信息泄露、檔案損毀等風險，無疑會給單位檔案工作帶來致命打擊。

三、檔案信息化管理的具體對策

1.增強檔案信息化管理的意識

首先，用人單位領導層要從思想上正確認識檔案信息化管理的重要性和必要性，檔案信息化管理是信息時代發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理創(chuàng)新的體現(xiàn)，對單位檔案工作效率和質量提升有巨大的促進作用。因此，用人單位領導層及時轉變落后的管理思想，積極推進檔案管理信息化建設，在遵循實用性原則的基礎上，結合單位檔案管理的實際，明確檔案管理信息化建設的目的和方向，并從整體的角度進行統(tǒng)籌規(guī)劃，引入先進信息技術，合理調(diào)整內(nèi)部檔案管理模式、檔案管理流程和檔案管理方式，以滿足信息化發(fā)展和單位發(fā)展的需要。其次，加強檔案信息化管理的內(nèi)部宣傳，單位領導層應發(fā)揮自身的帶頭作用，在檔案管理信息化建設上提供示范，并加大檔案信息化管理的宣傳力度，讓內(nèi)部員工均能充分認識檔案信息化管理的重要性和意義，形成全員參與管理的局面，尤其是檔案管理人員，要能真正了解檔案信息化管理的意義，從而發(fā)揮自身的專業(yè)優(yōu)勢，積極推進檔案管理信息化建設，進而有效提升單位檔案管理工作水平。最后，加大投入，完善檔案信息化管理必要的基礎設施，用人單位應提供必要的資金支持，結合單位管理發(fā)展的實際需要，引入先進的技術設備，對現(xiàn)有的設備技術進行更新，同時可通過合作的方式，聯(lián)合技術企業(yè)開發(fā)與檔案管理相適應的軟件系統(tǒng)。在這一過程中，用人單位有必要設置檔案管理信息化建設的專項資金計劃，從整體的角度進行規(guī)劃建設，并做好資金預算工作，推進檔案管理信息化建設順利進行的同時，避免出現(xiàn)資金浪費的問題。

2.完善規(guī)范檔案信息化管理制度

新時代的檔案管理者還需在轉變傳統(tǒng)檔案管理思想的基礎上，建立完善規(guī)范的檔案信息化管理制度，為檔案信息化管理模式的順利實施提供制度保障。一方面，用人單位檔案管理部門應發(fā)揮自身的帶頭作用，綜合分析檔案管理的現(xiàn)狀與實際需求，由此確定檔案管理信息化的具體方向與方式，進而構建專門的檔案信息化管理制度，以滿足檔案信息化發(fā)展的需求。

另一方面，單位檔案管理部門還需在完善檔案信息化管理制度的基礎上，加大制度執(zhí)行力度，借助現(xiàn)代信息技術全面整合現(xiàn)有的檔案信息資源，做好檔案數(shù)字化轉化工作，同時也要加大對檔案信息的開發(fā)利用，切實提升單位檔案管理水平。

3.重視檔案信息化管理人才的培育

為順利實施檔案信息化管理模式并提升實際管理的效果，需要用人單位加強檔案信息化管理人才的培育，具體可通過與同行業(yè)單位檔案管理部門交流或聯(lián)合培訓的方式，促使檔案管理人員專業(yè)水平的提升，使其能滿足信息化發(fā)展的需要?；蛘呖裳埻獠繉＜业絾挝婚_展專題講座，重視檔案管理理論知識與實踐培訓的結合，以更好地推動單位檔案管理人員的職能轉變，使其能滿足檔案信息化管理的需求。另外，還需重視檔案管理人員培訓情況考核，建立科學的考核機制，促使檔案管理人員逐步提升自身的工作能力，積極主動學習先進的技術與知識，最終成為信息時代所需的復合型檔案管理人才。

4.強化檔案管理信息系統(tǒng)安全建設

用人單位在推進檔案管理信息化建設過程中，也應進一步加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全建設。首先，應及時更新現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的相關軟硬件，進一步完善檔案管理信息系統(tǒng)，以完善的系統(tǒng)保障檔案信息的安全。其次，對于檔案管理系統(tǒng)中存儲的一些重要檔案信息，除了必要的物理隔離以外，也應備份處理，避免由于人為失誤造成檔案丟失或損壞。

其次，加大檔案管理人員的培訓教育，增強信息安全意識和法律素養(yǎng)，預防出現(xiàn)檔案信息泄密問題。最后，在日常的管理工作中，重視加強檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全排查，可邀請專業(yè)人員進行網(wǎng)絡排查，及時可能存在的安全隱患，以保證檔案管理信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。

四、結語

綜上，檔案信息化管理是新時期檔案管理發(fā)展的必然趨勢，同時，對用人單位的管理與發(fā)展有重要意義。因此，用人單位應及時轉變落后的檔案管理思想，重視檔案信息化管理，加大對檔案信息化管理的投入，完善檔案信息化管理制度，配備和培育專業(yè)的管理人才，同時加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全建設，由此全面提升單位檔案管理的效率與水平，進而更好地發(fā)揮檔案信息資源的價值，促使單位服務質量水平的提升。

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（作者單位：晉中市太谷區(qū)市場監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊）

作者簡介：陳莉（1980—），女，漢族，天津人，本科，助理館員，研究方向：檔案文化建設和檔案事業(yè)高質量發(fā)展。