論新《檔案法》規(guī)制下辦公室檔案工作的新職能

陳雪潔

摘? 要：新《檔案法》在機(jī)構(gòu)及職責(zé)、管理、利用和公布、信息化、監(jiān)督檢查等方面，賦予辦公室檔案工作諸多新職能。新職能于法、于式、于職、于責(zé)、于傳統(tǒng)，于現(xiàn)實(shí)、于趨勢(shì)有據(jù)，是辦公室工作的當(dāng)為之事。辦公室應(yīng)建立組織機(jī)構(gòu)、明確責(zé)任分工、完善規(guī)章制度、提升業(yè)務(wù)能力、嚴(yán)格督促檢查新職能體系。

關(guān)鍵詞：《檔案法》;辦公室;檔案工作;檔案信息化;文檔一體化;督促檢查;工作職能

Abstract： The new 'Archives Law' endows the office archives with many new functions in terms of organization and responsibilities， management， utilization and publication， informatization， supervision and inspection， etc. The new functions are based on laws， styles， duties， responsibilities， traditions， reality， and trends，all of which are the duties of the office work. Accurately grasping the content and requirements of the new functions， adjusting the organizational structure， clarifying the division of responsibilities， improving rules and regulations， enhancing business capabilities， and strictly supervising inspections are the tasks for the office to perform new functions under the regulation of the new 'Archives Law'.

Keywords： 'Archives law'; Office; Archives work; Archives informatization; Document integration; Supervision and inspection; Job functions

《檔案法》是“檔案工作的基本法”“檔案事業(yè)的根本大法”“上位法”“規(guī)制檔案和檔案工作的核心內(nèi)容。” [1-4]辦公室是單位各項(xiàng)工作的樞紐，負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)通，公文辦理和管理檔案是其重要職能之一。新《檔案法》的頒布實(shí)施，涉及辦公室所擔(dān)負(fù)檔案工作職能的新增和修改，梳理了解這些新增和修改了的職能，特別是新增職能，既是落實(shí)新《檔案法》的應(yīng)務(wù)之事，更是新《檔案法》規(guī)制下做好檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

1 新《檔案法》賦予辦公室檔案工作的新職能

2020年6月20日頒布，2021年1月1日實(shí)施的新《檔案法》，較2016年修正的《檔案法》，增加了2章26條，修改130余處。面積大，內(nèi)容多。限于篇幅，本文著主于新增職能的梳理。

1.1 新《檔案法》規(guī)制主體指代及“五環(huán)一化”

1.1.1 新《檔案法》規(guī)制主體指代。新《檔案法》規(guī)制主體除檔案主管部門和檔案館外，其他規(guī)制主體，大多用“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”指代。與本文討論的“辦公室”所屬主體為同一主體，即本文所討論的辦公室，是指新《檔案法》中“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”的辦公室。[5-6]為減少不必要重復(fù)，文中將略去這一指代內(nèi)容。

1.1.2 “五環(huán)一化”。眾所周知，建、收、管、用、銷，是檔案工作基本內(nèi)容和主要環(huán)節(jié)。新《檔案法》增加內(nèi)容中，涉及立檔單位檔案工作的有，建、收、管、用4個(gè)環(huán)節(jié)，加上新增的監(jiān)督檢查和檔案信息化建設(shè)兩章，共6個(gè)方面內(nèi)容。分別簡(jiǎn)稱為：建、收、管、用、督、信，本文統(tǒng)稱為“五環(huán)一化”。

1.2 建檔。“建檔”指機(jī)構(gòu)、單位建立檔案工作制度，包括建立檔案組織機(jī)構(gòu)、落實(shí)人員、確定職權(quán)、場(chǎng)所庫房、建章立制等，是檔案工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。

1.2.1 建立檔案組織機(jī)構(gòu)、落實(shí)人員、確定職權(quán)。將2016年前各版《檔案法》（第七條）“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”修改為第九條“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。[7-8]這一修改帶來三個(gè)變化：一是檔案機(jī)構(gòu)或者工作人員由默認(rèn)存在模式，改為確認(rèn)建立模式。二是管理權(quán)限由“負(fù)責(zé)保管”改為“負(fù)責(zé)管理”。三是監(jiān)督指導(dǎo)范圍由“所屬機(jī)構(gòu)”修改為“所屬單位”。

1.2.2 建章立制。新增第十二條，只要是應(yīng)當(dāng)形成檔案的機(jī)構(gòu)，就“應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任制，依法健全檔案管理制度”。將“健全檔案管理制度”列為法定任務(wù)。[9-10]

1.3 收檔。新增第十三條明確劃定了納入歸檔范圍，“直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值”[11]材料的類型。

1.4 管檔?！肮軝n”是檔案管理或管理檔案的簡(jiǎn)稱。新增第十九條和第二十四條。分別強(qiáng)調(diào)了內(nèi)保和外防的檔案全過程、全要素管理。

1.5 用檔。新《檔案法》中“檔案的利用和公布”這一章修改的內(nèi)容比較多，與職能變化相關(guān)的是第二十條。將利用未開放檔案的權(quán)利，在遵守國家有關(guān)規(guī)定的前提下，交給檔案館和立檔單位。

1.6 督查?！岸讲椤敝副O(jiān)督檢查。新增第四十四條，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)了兩點(diǎn)。一是“發(fā)現(xiàn)本單位存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，消除檔案安全隱患”。二是“發(fā)生檔案損毀、信息泄露等情形的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)向檔案主管部門報(bào)告”。歸納成一句話，就是“兩個(gè)及時(shí)”，即發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)補(bǔ)救，發(fā)生損毀泄露及時(shí)報(bào)告。

1.7 信息化。新增的第三十五、第三十六、第三十八條明確了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)相關(guān)要求。

2 新《檔案法》規(guī)制下辦公室檔案工作新職能的確立

為什么將新《檔案法》規(guī)制下“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”檔案工作新職能，視為辦公室檔案工作新職能？

2.1 法的宏觀性、原則性和不具體性所規(guī)?！稒n案法》規(guī)制的新職能，只會(huì)記在機(jī)構(gòu)單位“名下”，不會(huì)落在“辦公室”等具體內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)“頭上”。

2.2 檔案主管部門“辦局合一”模式?！稗k局合一”的確立，本身就說明辦公廳（室）承擔(dān)著檔案管理的職能，負(fù)有管理檔案的職責(zé)。

2.3 職能法定原則下檔案管理職能歸屬。依據(jù)“職能法定”的原則，單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置由“三定方案”或者類似規(guī)范性文件決定。檔案管理工作屬于各類機(jī)構(gòu)單位辦公廳（室）常設(shè)工作。因此，將新《檔案法》規(guī)制機(jī)構(gòu)單位的檔案工作新職，能視為該機(jī)構(gòu)單位辦公廳（室）的新職能，是正常的。這種內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)職能安排，不僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的“標(biāo)配”，也是企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體的“常態(tài)”，已經(jīng)形成一種持續(xù)性超強(qiáng)的“體制”慣性。

2.4 辦公廳（室）責(zé)任。按照“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”的原則，辦公廳（室）不僅負(fù)責(zé)本部門的文件歸檔和管理，還對(duì)本單位檔案工作負(fù)有監(jiān)督管理之責(zé)。

2.5 “文書不分家，文檔不分家”文化傳統(tǒng)。在我國，自古就有“文書不分家[12]”“文檔不分家”[13]的傳統(tǒng)。由負(fù)責(zé)文書（件）處理的辦公廳（室）管理檔案，是對(duì)這一文化傳統(tǒng)的自然承襲。

2.6 電子文件與電子檔案“硬邊界”消減。信息化條件下，電子文件與電子檔案間的界線愈來愈模糊，區(qū)別只在數(shù)據(jù)庫“存檔”或“歸檔”字段中是否有標(biāo)記。文件和檔案在形式上無異、內(nèi)容上相同、時(shí)間上同步、空間上無縫，導(dǎo)致了文件與檔案之間的“硬邊界”逐漸消失?！坝策吔纭钡南В刮募k理與檔案管理分由不同部門承擔(dān)，變得既不合理，也不經(jīng)濟(jì)。由統(tǒng)管文件辦理與檔案管理的辦公室統(tǒng)籌兩項(xiàng)工作，合情合理。

2.7 “文檔一體化”的深入推進(jìn)?！拔臋n一體化”不再是設(shè)想、呼聲，而是一種趨勢(shì)。[14]順應(yīng)這一趨勢(shì)，適時(shí)調(diào)整組織機(jī)構(gòu)的職能，自然而必須。

因此，將新《檔案法》規(guī)制下“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織”的檔案工作職能，視為辦公室檔案工作新職能，于法、于式、于職、于責(zé)、于傳統(tǒng)，于現(xiàn)實(shí)、于趨勢(shì)，都有依據(jù)，是新《檔案法》規(guī)制下辦公室檔案工作的當(dāng)為之事。

3 新《檔案法》規(guī)制下辦公室檔案工作新職能的履行

辦公室履行新《檔案法》規(guī)制下檔案工作新職能，分應(yīng)務(wù)之事和當(dāng)務(wù)之急。

3.1 辦公室履行檔案工作新職能的應(yīng)務(wù)之事。辦公室履行檔案工作新職能的應(yīng)務(wù)之事包括：建立組織機(jī)構(gòu)、明確責(zé)任分工、完善規(guī)章制度、提升業(yè)務(wù)能力、嚴(yán)格督促檢查。

建立組織機(jī)構(gòu)，是進(jìn)行任何工作的必要組織保障。完善規(guī)章制度，解決的是怎么做的問題。[15]提升業(yè)務(wù)能力，解決的是靠什么做的問題。[16]嚴(yán)格督促檢查要解決的是犯了錯(cuò)不自知的問題。

3.2 辦公室履行檔案工作新職能的當(dāng)務(wù)之急

辦公室履行檔案工作新職能的當(dāng)務(wù)之急，是處理好新法與舊規(guī)、整體與局部、重視與主業(yè)、責(zé)任與擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)與被動(dòng)五重關(guān)系。

新法與舊規(guī)的關(guān)系上，要求檔案管理規(guī)章制度的迭代，既要前瞻，也要固本。整體與局部的關(guān)系上，要處理好單位與部門的關(guān)系，從檔案?jìng)涠弥哪康某霭l(fā)，客觀理性地看待檔案部門在本單位的地位與作用。重視與主業(yè)的關(guān)系上，應(yīng)當(dāng)反思是不是“我們的工作和國計(jì)民生沒有關(guān)系，和領(lǐng)導(dǎo)決策沒有關(guān)系?！盵17]只要做到這一點(diǎn)就能主次分明，做好工作。責(zé)任與擔(dān)當(dāng)?shù)年P(guān)系上，應(yīng)當(dāng)履職盡責(zé)。主動(dòng)與被動(dòng)的關(guān)系上，辦公室履行檔案工作新職能，應(yīng)主動(dòng)適應(yīng)變化了的情況，發(fā)揮智庫功能。

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