新《檔案法》背景下電子文件信息演進(jìn)流程中憑證價(jià)值的影響因素及應(yīng)對(duì)策略

吳聃　黃世喆

摘? 要：為保障電子文件的憑證價(jià)值，文章基于電子文件信息演進(jìn)流程視角，探討流程與憑證價(jià)值的內(nèi)在關(guān)系，從信息、人員、管理、環(huán)境和技術(shù)五個(gè)方面構(gòu)建電子文件信息演進(jìn)流程中憑證價(jià)值的主要影響因素模型。新《檔案法》的實(shí)施為電子文件的憑證價(jià)值提供了法律保障，據(jù)此，檔案部門可從來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)對(duì)電子文件的責(zé)任主體、保障技術(shù)、管理程序和信息要素四個(gè)方面以進(jìn)一步對(duì)電子文件的憑證價(jià)值進(jìn)行保障。

關(guān)鍵詞：電子文件;新檔案法;憑證價(jià)值;影響因素

Abstract： In order to protect the evidence value of electronic documents， this paper discusses the internal relationship between the process and the evidence value from the perspective of the information evolution process of electronic documents. This paper aims to build a model of the main influencing factors of voucher value in the evolution process of electronic document information from the five aspects of information， personnel， management， environment and technology. The implementation of the new Archives Law has provided legal protection for the evidence value of electronic documents， thus， the Archives department can further guarantee the evidence value of electronic documents from four aspects： the source is reliable， the procedure is normative， the element conforms to the main body of responsibility， the safeguard technology， the management procedure and the information element.

Keywords： Electronic documents; New archives law; Evidence value; Influencing factors

自2021年1月1日起施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱新《檔案法》）與歷年版本相比，新增了“檔案信息化建設(shè)”一章，為此次新《檔案法》修訂的一大亮點(diǎn)。新《檔案法》第三十七條規(guī)定在滿足“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的前提條件下，“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，[1]為電子檔案的憑證價(jià)值提供了法律支撐。

在中國(guó)知網(wǎng)學(xué)術(shù)期刊數(shù)據(jù)庫(kù)中，筆者以“電子文件+憑證價(jià)值”“電子檔案+憑證價(jià)值”為主題詞分別進(jìn)行檢索，并根據(jù)研究主題的相關(guān)性進(jìn)行篩選，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前研究?jī)?nèi)容主要集中在以下三個(gè)方面：

第一，電子文件或電子檔案憑證價(jià)值的保障。研究?jī)?nèi)容涉及憑證價(jià)值保障策略[2]、電子檔案接收對(duì)策[3]、憑證價(jià)值保障需求[4]、真實(shí)性維護(hù)方法[5] 、真實(shí)性保障機(jī)制[6]等。第二，不同類型電子文件的憑證價(jià)值分析。研究?jī)?nèi)容涉及新媒體文件[7]、電子郵件文件[8]、電子商務(wù)交易文件[9]等。第三，電子文件憑證價(jià)值的法律效力研究[10][11]通過(guò)梳理電子文件與電子檔案憑證價(jià)值的相關(guān)文獻(xiàn)得知，當(dāng)前研究主要集中在憑證價(jià)值的保障方面。

新《檔案法》的修訂內(nèi)容體現(xiàn)了對(duì)電子檔案憑證價(jià)值保障的重視，但當(dāng)前關(guān)于新《檔案法》背景下電子檔案憑證價(jià)值保障的學(xué)術(shù)研究成果較少。為了更好地對(duì)電子文件的憑證價(jià)值進(jìn)行保障，本文基于電子文件信息演進(jìn)流程視角，對(duì)影響各層級(jí)憑證價(jià)值的主要因素進(jìn)行分析，進(jìn)而提出新《檔案法》背景下保障電子文件信息演進(jìn)流程憑證價(jià)值的應(yīng)對(duì)策略，以期對(duì)電子文件的憑證價(jià)值做好保障措施。

1 電子文件信息演進(jìn)流程與憑證價(jià)值的內(nèi)在關(guān)系

電子文件信息演進(jìn)流程共劃分為三個(gè)層級(jí)，依次為電子信息層、現(xiàn)行電子文件信息層和電子檔案信息層，且憑證價(jià)值會(huì)隨著層級(jí)的變化而變化。[12]

由圖1可知，電子文件信息演進(jìn)流程與憑證價(jià)值是各自獨(dú)立但又相互關(guān)聯(lián)的。電子文件信息在演進(jìn)過(guò)程中經(jīng)過(guò)不斷地被篩選、整理，才能轉(zhuǎn)化為下一階段，憑證性才會(huì)逐步顯現(xiàn)并升華為憑證價(jià)值。

首先，由于電子信息層中的信息質(zhì)量參差不齊，因此該層級(jí)中并非所有信息均具憑證性，而是只有與事實(shí)相符的信息才具憑證性。處于事務(wù)辦理前期階段，只有對(duì)電子信息進(jìn)行記錄、整理，才可進(jìn)入現(xiàn)行電子文件信息層。

其次，現(xiàn)行電子文件信息層的文件是由上一層級(jí)中具有憑證性的信息演化而來(lái)的，因而該層級(jí)的信息均具憑證性。此時(shí)處于事務(wù)辦理中期階段，需利用現(xiàn)行電子文件的憑證性以發(fā)揮憑證作用，因此當(dāng)前層級(jí)的信息均具憑證價(jià)值。

最后，電子檔案信息層處于事務(wù)辦理后期階段，該層級(jí)的電子檔案是經(jīng)現(xiàn)行電子文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行鑒定、整理、歸檔和存儲(chǔ)，電子檔案的憑證性與憑證價(jià)值得到進(jìn)一步加強(qiáng)。

電子文件信息演進(jìn)流程的各個(gè)層級(jí)與憑證價(jià)值之間存在密不可分的內(nèi)在關(guān)系。正是由于不同層級(jí)之間的信息不斷被篩選、整理，憑證價(jià)值才能得以不斷增強(qiáng)。根據(jù)不同層級(jí)中憑證價(jià)值的變化，可對(duì)電子文件信息進(jìn)行針對(duì)性保護(hù)，以期對(duì)憑證價(jià)值做好保障措施。

2 電子文件信息演進(jìn)流程中憑證價(jià)值的主要影響因素

電子文件的憑證性可細(xì)化為真實(shí)性、可靠性、完整性和安全性。[13]電子文件信息演進(jìn)流程中每一層級(jí)影響憑證價(jià)值的主要因素不同，對(duì)其主要影響因素進(jìn)行分析，可更具針對(duì)性地保障電子文件的憑證價(jià)值。電子文件信息演進(jìn)流程中憑證價(jià)值的主要影響因素模型如圖2所示。

2.1 電子信息層：信息、人員、管理、環(huán)境因素。電子文件的“真實(shí)性”是傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境中所強(qiáng)調(diào)的“原始性”在數(shù)字時(shí)代的發(fā)展。[14]真實(shí)性是指文件的形成狀態(tài)與現(xiàn)有狀態(tài)相一致，即“形式真實(shí)”。[15]可靠性與真實(shí)性相對(duì)，可靠性則強(qiáng)調(diào)“內(nèi)容真實(shí)”。

電子信息層中的電子信息是為處理某件具體事務(wù)所收集或直接形成的。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜，電子信息層受電子信息本身因素、人員因素、管理因素、環(huán)境因素的影響，對(duì)當(dāng)前層級(jí)信息的真實(shí)性與可靠性難以確定。

第一，電子信息本身因素。由于電子信息仍處于事務(wù)辦理前期階段，并未用至事務(wù)處理當(dāng)中，且此時(shí)的電子信息處于變動(dòng)狀態(tài)，并不能完全確保電子信息的當(dāng)前狀態(tài)與辦理事務(wù)時(shí)的狀態(tài)相一致。且電子信息的易更改、不易察覺(jué)、軟硬件依賴等特性使其存在影響真實(shí)性的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

第二，人員因素。當(dāng)前階段是信息的產(chǎn)生和收集階段，由需處理某件具體事務(wù)的相關(guān)人員對(duì)信息進(jìn)行收集。收集信息時(shí)應(yīng)滿足范圍廣、數(shù)量全、信息真的要求，因此信息收集人員的技能、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和信息素養(yǎng)等都將直接影響電子信息的真實(shí)性和可靠性。

第三，管理因素。當(dāng)前階段需確保電子信息收集時(shí)過(guò)程可控、流程可溯。一旦過(guò)程失控，流程難溯，將無(wú)法保證電子信息的真實(shí)性和可靠性是否遭到破壞。第四，環(huán)境因素。網(wǎng)絡(luò)信息龐雜，真假難辨，此時(shí)信息并未進(jìn)入到事務(wù)辦理中期階段，對(duì)所收集到的信息內(nèi)容難以辨別。

真實(shí)性是保障電子文件憑證性的基礎(chǔ)，也是對(duì)其可靠性的輔助判斷，即以形式真實(shí)確定內(nèi)容真實(shí)。如果無(wú)法對(duì)電子信息的形成狀態(tài)與事實(shí)內(nèi)容進(jìn)行保障，則難以對(duì)電子信息的真實(shí)性與可靠性進(jìn)行確定。

2.2 現(xiàn)行電子文件信息層：環(huán)境、人員、技術(shù)因素。《信息安全技術(shù)信息安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估規(guī)范》對(duì)完整性界定為數(shù)據(jù)完整性和系統(tǒng)完整性。[16]即既包括單份文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息的完備，又包括在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中所形成的所有文件的齊全。[17]

現(xiàn)行電子文件信息層處于事務(wù)辦理中期階段，相關(guān)人員根據(jù)具體事件的實(shí)際情況對(duì)所收集到的信息進(jìn)行篩選，將虛假和錯(cuò)誤的信息進(jìn)行剔除，經(jīng)過(guò)鑒別和記錄后，現(xiàn)行電子文件信息的真實(shí)性與可靠性得到進(jìn)一步的保障，其憑證性也逐漸增強(qiáng)，進(jìn)而升華成為憑證價(jià)值。然而當(dāng)前階段由于受到環(huán)境因素、人員因素和技術(shù)因素的影響，都將難以保證現(xiàn)行電子文件信息的個(gè)體完整性、關(guān)聯(lián)完整性和系統(tǒng)完整性。

第一，環(huán)境因素。由于環(huán)境的動(dòng)態(tài)性，現(xiàn)行電子文件信息在傳遞的過(guò)程中，會(huì)對(duì)信息的完整性產(chǎn)生直接或間接的影響?，F(xiàn)行電子文件信息在該階段會(huì)被多次復(fù)制與轉(zhuǎn)發(fā)，可能會(huì)有單份文件的部分信息丟失或部分文件缺失的情況發(fā)生，導(dǎo)致現(xiàn)行電子文件信息的個(gè)體不完整和關(guān)聯(lián)不完整，致使人們對(duì)信息原意產(chǎn)生誤讀。

第二，人員因素?，F(xiàn)行電子文件信息在事務(wù)辦理的過(guò)程中，有工作人員的多方參與，可能會(huì)有因人為介入對(duì)信息故意刪改或無(wú)意操作而使信息丟失的情況發(fā)生，或由于工作人員的職位調(diào)動(dòng)，新接任的人員對(duì)當(dāng)前事務(wù)的不熟悉等，都可能會(huì)使現(xiàn)行電子文件信息的完整性受到影響。

第三，技術(shù)因素。由于信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人為攻擊或病毒破壞等惡意攻擊都會(huì)影響信息質(zhì)量，進(jìn)而對(duì)現(xiàn)行電子文件信息的系統(tǒng)完整性產(chǎn)生影響。

因此，現(xiàn)行電子文件信息層的環(huán)境、人員和技術(shù)因素都會(huì)對(duì)其憑證價(jià)值產(chǎn)生影響。保證電子文件的完整性，也是確保電子文檔真實(shí)性的一種方式。[18]

2.3 電子檔案信息層：管理、環(huán)境、技術(shù)、人員因素。安全性與真實(shí)性、可靠性和完整性的維度劃分不同，前者從電子檔案的環(huán)境、載體和操作過(guò)程等外部條件提出，后三者從電子文件的本身提出。[14]

電子檔案信息層是最高層級(jí)，上一層級(jí)的信息經(jīng)再次鑒定后則進(jìn)入該層級(jí)以進(jìn)行長(zhǎng)期保存與維護(hù)，其憑證性和憑證價(jià)值都得到增強(qiáng)。當(dāng)前階段的電子檔案信息主要由于受到管理因素、環(huán)境因素和技術(shù)因素的影響，將難以保證其操作安全、載體安全和環(huán)境安全。

第一，管理因素。電子檔案信息管理需配套成熟的管理流程以對(duì)電子檔案信息妥善保管，防止因管理流程出現(xiàn)漏洞而導(dǎo)致信息受到威脅，需確保電子檔案信息的操作安全。

第二，環(huán)境因素。電子檔案信息依賴載體存取和傳輸，因此需防止自然災(zāi)害或人為災(zāi)害而導(dǎo)致載體損壞的事情發(fā)生，以確保電子檔案信息的載體安全。

第三，技術(shù)因素。當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展飛快，電子文件的形成系統(tǒng)一般5年后就會(huì)面臨淘汰的趨勢(shì)，而電子檔案的保存期限至少為10年，兩者的保存周期相差較大。[19]并且電子檔案信息的軟硬件設(shè)備更新、載體不穩(wěn)定、格式轉(zhuǎn)換兼容、對(duì)接問(wèn)題等，都會(huì)對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期識(shí)讀和長(zhǎng)期保存方面產(chǎn)生影響。

第四，人員因素。檔案人員對(duì)電子檔案信息的安全保護(hù)技術(shù)不了解與對(duì)風(fēng)險(xiǎn)敏感度不高和應(yīng)急能力不強(qiáng)都會(huì)使電子檔案信息的安全受到影響。

3 新《檔案法》背景下保障電子文件信息演進(jìn)流程憑證價(jià)值的應(yīng)對(duì)策略

3.1 基于“來(lái)源可靠”的責(zé)任主體與運(yùn)行環(huán)境保障策略?！皝?lái)源可靠”是電子文件成為電子檔案的前提。[20]來(lái)源可靠對(duì)電子文件內(nèi)容的真實(shí)性與可靠性提出要求，即電子文件的內(nèi)容從形成到長(zhǎng)期保存需保持一致。為保障電子文件的憑證價(jià)值，將從責(zé)任主體和運(yùn)行環(huán)境兩個(gè)方面對(duì)電子文件的來(lái)源進(jìn)行分析。

3.1.1 責(zé)任主體可靠。為確保電子信息的來(lái)源可靠，需保證電子信息責(zé)任主體的可靠。電子文件信息演進(jìn)流程中不同層級(jí)的責(zé)任主體權(quán)責(zé)各有不同。

首先，電子信息層的責(zé)任主體包括形成者和收集者。電子信息層屬于信息的收集階段，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境信息龐雜，在對(duì)電子信息進(jìn)行收集時(shí)不僅需要對(duì)信息形成者身份進(jìn)行辨別，還要對(duì)信息收集者的技能、知識(shí)和信息素養(yǎng)等提出要求。一是對(duì)于信息形成者需更多關(guān)注于公信度高、權(quán)威力強(qiáng)的官方網(wǎng)站、檔案部門、專業(yè)機(jī)構(gòu)等所形成的信息，對(duì)于個(gè)人需明確其真實(shí)身份并進(jìn)行身份認(rèn)證，以防形成主體身份不明確而使信息缺乏可信度。二是信息收集者的知識(shí)、能力和經(jīng)驗(yàn)等對(duì)于電子信息的收集和篩選起到?jīng)Q定性作用。由于此時(shí)的電子信息處于變動(dòng)狀態(tài)，為保證電子信息的內(nèi)容一致性，信息收集者應(yīng)注意收集電子信息的動(dòng)態(tài)信息和相關(guān)背景信息，保證信息的組件完整、內(nèi)容可靠與真實(shí)。

其次，現(xiàn)行電子文件信息層的責(zé)任主體包括管理者和利用者?，F(xiàn)行電子文件信息層在接收電子信息時(shí)，管理者需控制電子文件的形成質(zhì)量，采取相關(guān)技術(shù)檢測(cè)其內(nèi)容的真實(shí)性、關(guān)聯(lián)性和可用性，熟悉技術(shù)的使用與系統(tǒng)的操作，確保這一層級(jí)的順利運(yùn)行。并且現(xiàn)行電子文件信息在事務(wù)辦理階段有多方參與，需對(duì)相關(guān)主體實(shí)行責(zé)任制及規(guī)定其工作范圍，若電子文件的內(nèi)容發(fā)生變化可快速定位責(zé)任人，對(duì)其操作時(shí)間、操作情況、操作權(quán)力等進(jìn)行審查，并追究相關(guān)責(zé)任。

最后，電子檔案信息層的責(zé)任主體為保管者。該層級(jí)為電子檔案長(zhǎng)期保存環(huán)節(jié)，保管者需先對(duì)電子文件遷移的過(guò)程，即時(shí)間、空間和環(huán)境變化進(jìn)行來(lái)源可靠性的驗(yàn)證，檢測(cè)通過(guò)后即可接收并進(jìn)行長(zhǎng)期保存。[21]由于技術(shù)的飛速發(fā)展，在對(duì)電子檔案進(jìn)行長(zhǎng)期保存時(shí)，可能會(huì)因載體的更新?lián)Q代或損壞等原因而導(dǎo)致電子檔案讀取困難，因此保管者需定期對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的長(zhǎng)期保存。

另外，由于電子檔案信息層應(yīng)確保電子檔案的長(zhǎng)期可讀與保存，因此該層級(jí)相對(duì)前兩個(gè)層級(jí)來(lái)說(shuō)面臨的風(fēng)險(xiǎn)最大，對(duì)于保管者的應(yīng)急能力和風(fēng)險(xiǎn)敏感度有極高要求。[22]

3.1.2 保障技術(shù)可靠。電子文件信息演進(jìn)流程可能會(huì)因惡意攻擊、系統(tǒng)對(duì)接、載體更新等而導(dǎo)致電子文件內(nèi)容的篡改、丟失或不可讀，采取防篡改技術(shù)對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程進(jìn)行保護(hù)具有可行性，并有助于保障電子文件的憑證價(jià)值。

一是數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)技術(shù)。為防止電子文件內(nèi)容的篡改和丟失，應(yīng)對(duì)電子文件的數(shù)據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，及時(shí)獲取數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和運(yùn)行情況。電子數(shù)據(jù)若出現(xiàn)異常，將自動(dòng)對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行修復(fù)與保全，恢復(fù)至原來(lái)內(nèi)容。

二是固化技術(shù)。為防止電子文件的內(nèi)容遭到刪改，需利用固化技術(shù)將電子文件的數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為只讀狀態(tài)，使文件內(nèi)容以固定形式呈現(xiàn)與傳遞，確保電子文件在電子文件信息演進(jìn)流程中內(nèi)容不變，進(jìn)而提高電子文件的歸檔質(zhì)量。

三是哈希數(shù)值校驗(yàn)技術(shù)。即通過(guò)對(duì)電子文件進(jìn)行哈希運(yùn)算進(jìn)而得出相應(yīng)的哈希數(shù)值，每份文件有其特定的哈希數(shù)值，通過(guò)對(duì)同一份文件使用或流轉(zhuǎn)前后的特定值進(jìn)行檢驗(yàn)即可得知電子文件是否遭到篡改。

四是數(shù)字遷移技術(shù)。為保證電子檔案內(nèi)容在長(zhǎng)期保管的過(guò)程中穩(wěn)定、可讀，需對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)字遷移，即將電子檔案內(nèi)容從某一軟硬件環(huán)境轉(zhuǎn)移至另一軟硬件環(huán)境。目前，遷移是保證電子檔案長(zhǎng)期可讀最有效的方法。[23]

五是防火墻技術(shù)。這種訪問(wèn)控制和過(guò)濾技術(shù)可對(duì)通過(guò)防火墻的外部技術(shù)進(jìn)行監(jiān)控，可有效應(yīng)對(duì)外部環(huán)境對(duì)電子文件的惡意攻擊和非法訪問(wèn)，進(jìn)而保障電子文件內(nèi)容的可靠性和完整性。利用技術(shù)以保障電子文件從形成到永久保存的環(huán)境是真實(shí)可靠的。

3.2 基于“程序規(guī)范”的管理保障策略?！俺绦蛞?guī)范”是對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程中所涉及的操作過(guò)程進(jìn)行規(guī)范化管理。為保障各層級(jí)電子文件的憑證價(jià)值，將從法規(guī)制度和管理制度兩個(gè)方面進(jìn)行分析。

第一，法規(guī)制度可分為三個(gè)層面對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程進(jìn)行規(guī)范。一是基礎(chǔ)性管理，即對(duì)電子文件管理的基礎(chǔ)問(wèn)題進(jìn)行規(guī)范，如《中華人民共和國(guó)網(wǎng)絡(luò)安全法》《中華人民共和國(guó)電子商務(wù)法》《最高人民法院關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問(wèn)題的規(guī)定》等，對(duì)電子文件的性質(zhì)、效力和電子文件管理的設(shè)置等進(jìn)行了規(guī)范。二是專門性管理，即對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程中的特定環(huán)節(jié)專門進(jìn)行規(guī)范，如《電子文檔真實(shí)性鑒定技術(shù)規(guī)范》《電子檔案移交與接收辦法》《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》等，對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程所涉及的鑒定、移交、接收、長(zhǎng)期保存等程序進(jìn)行了規(guī)范。三是綜合性管理，即對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程進(jìn)行全程管理的規(guī)范，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》等，對(duì)電子文件的管理流程和關(guān)鍵問(wèn)題進(jìn)行規(guī)范與指導(dǎo)。

第二，管理制度。憑證價(jià)值在電子文件信息演進(jìn)流程中處于動(dòng)態(tài)升華的過(guò)程，因此對(duì)憑證價(jià)值的保障是一個(gè)動(dòng)態(tài)且持續(xù)的管理工作，各層級(jí)都要嚴(yán)格遵守相應(yīng)的管理制度。一是要對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程涉及的工作內(nèi)容和操作要求進(jìn)行規(guī)定，對(duì)電子文件信息演進(jìn)流程進(jìn)行全程性與動(dòng)態(tài)性的跟蹤、控制和管理。二是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估管理制度。電子檔案信息層的信息需長(zhǎng)期保存，不僅需要關(guān)注當(dāng)下可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，還需對(duì)將來(lái)可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測(cè)，因此可根據(jù)《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》對(duì)電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并參考《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》對(duì)檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)構(gòu)建保護(hù)框架。三是應(yīng)急保障管理制度。當(dāng)安全風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，需立即做出響應(yīng)，對(duì)丟失的電子信息內(nèi)容及時(shí)恢復(fù)。當(dāng)因安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生而影響下一階段工作時(shí)，需采取措施以確保各項(xiàng)工作的持續(xù)進(jìn)行。

3.3 基于“要素合規(guī)”的信息保障策略。“要素合規(guī)”即滿足相應(yīng)類別電子檔案的要素構(gòu)成條件。[24]為保障電子檔案的完整性，則需確保電子檔案的要素合規(guī)。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景組成，而元數(shù)據(jù)是對(duì)電子文件或電子檔案內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程進(jìn)行描述的數(shù)據(jù)。[25]因此，元數(shù)據(jù)是檢驗(yàn)電子文件完整性的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。

為保證不同類型的電子文件和電子檔案的要素合規(guī)，需依照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范做好管理工作。如根據(jù)載體的不同，對(duì)元數(shù)據(jù)的管理制定了《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》《口述歷史電子檔案元數(shù)據(jù)方案》等相關(guān)要求。元數(shù)據(jù)貫穿于電子文件信息演進(jìn)流程的全過(guò)程，將對(duì)元數(shù)據(jù)管理應(yīng)用至電子文件憑證價(jià)值的保障之中，可對(duì)信息變動(dòng)、使用方式、使用時(shí)間等進(jìn)行描述與記錄，且電子文件和電子檔案在辦理事務(wù)和歸檔的過(guò)程中，難以避免格式的轉(zhuǎn)換，利用元數(shù)據(jù)管理可使電子文件憑證價(jià)值的保障處于全面可控之中。

因此，可利用元數(shù)據(jù)封裝以實(shí)現(xiàn)電子檔案的自包含與自描述，即將元數(shù)據(jù)與電子檔案的內(nèi)容關(guān)聯(lián)為一體，打包成為數(shù)據(jù)包，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。[26]電子檔案封裝包不受軟硬件變化的影響，是電子檔案長(zhǎng)期保存的有效形式，對(duì)于電子文件憑證價(jià)值的保障具有重要意義。

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