《電子檔案移交接收操作規(guī)程》的解讀及相關(guān)問(wèn)題的思考

褚英東

摘要：《電子檔案移交接收操作規(guī)程》是國(guó)家檔案局為規(guī)范電子檔案移交接收操作流程實(shí)施的檔案行業(yè)重要標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)為各檔案機(jī)構(gòu)提供科學(xué)指導(dǎo)，提高了電子檔案移交接收工作的程序規(guī)范性。本文對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)的背景與特點(diǎn)、內(nèi)容的理解與認(rèn)識(shí)、與舊版標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)比更新等方面進(jìn)行解讀與評(píng)述，并對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)細(xì)節(jié)上的不足之處提出相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案 移交接收 操作規(guī)程

Abstract： The "Operational Procedures for Elec？ tronic Records Transfer and Accession " is an impor？ tant standard in the archives industry implemented by the State Archives Administration to standardize the operational procedures for the handover and re？ ception of electronic archives. This standard provides scientific guidance for archives institutions and im？ proves the standardization of procedures for the han？ dover and reception of electronic archives. This paper interprets and comments on the background and characteristics of the standard， the understanding and understanding of the content， and the compari？ son and update with the old version of the standard， and puts forward corresponding suggestions for the deficiencies in the details of the standard.

Keywords： Electronic Archives； Transfer and Ac？ cession； Operating Procedures

2022年4月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布了《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)程》）?！兑?guī)程》明確了電子檔案移交接收的工作流程，規(guī)定了電子檔案移交接收準(zhǔn)備工作和電子檔案移交接收操作的要求，設(shè)計(jì)了交接過(guò)程相關(guān)表單樣式和移交信息包結(jié)構(gòu)，適用于檔案移交單位與檔案館之間的電子檔案移交接收操作。《規(guī)程》的正式實(shí)施，為電子檔案移交、接收相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)又增添了一塊版圖。《規(guī)程》對(duì)加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化，建立健全電子檔案移交相關(guān)制度，全面開(kāi)展電子檔案移交接收工作，實(shí)現(xiàn)電子檔案應(yīng)收盡收目標(biāo)，具有示范作用和推動(dòng)應(yīng)用價(jià)值。本文將在介紹和說(shuō)明《規(guī)程》的核心內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步闡明《規(guī)程》的主要特點(diǎn)及其對(duì)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展電子檔案移交接收工作的現(xiàn)實(shí)意義，并對(duì)《規(guī)程》中存在的不足提出相關(guān)改進(jìn)建議。

一、《規(guī)程》的制定背景

（一）國(guó)家戰(zhàn)略背景

2021年6月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，將完善檔案移交和處置等主題的檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為“全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能”主要任務(wù)之一，并制定和實(shí)施引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系方案，重點(diǎn)推進(jìn)電子檔案、科研檔案、檔案資源共享服務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)供給。此外，“十四五”發(fā)展規(guī)劃在“深入推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)”主任務(wù)中，明確要進(jìn)一步規(guī)范檔案移交進(jìn)館和接收工作，提出了“細(xì)化檔案移交接收流程，明確檔案移交接收要求”的規(guī)劃[1]?？梢?jiàn)，《規(guī)程》的制定，錨定“十四五”時(shí)期檔案事業(yè)的主任務(wù)，緊扣檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的脈搏，符合“十四五”時(shí)期發(fā)展規(guī)劃的頂層戰(zhàn)略部署要求。

（二）行業(yè)發(fā)展背景

近年來(lái)，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型大趨勢(shì)下，檔案信息化工作持續(xù)進(jìn)步，數(shù)字檔案館的建設(shè)取得初步成效，檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型工作進(jìn)入了快車道。早在2013年的全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上，國(guó)家檔案局就提出了實(shí)施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，打出了加快數(shù)字檔案資源建設(shè)的旗幟[2]。全國(guó)各級(jí)檔案館全面響應(yīng)號(hào)召，紛紛將促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收，提升電子檔案在檔案資源體系中占比，作為新時(shí)代檔案館資源體系建設(shè)的主要目標(biāo)。在電子檔案數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)的同時(shí)，電子檔案資源結(jié)構(gòu)也愈加豐富，基本建立了覆蓋廣大人民群眾的電子檔案資源體系。在看到電子檔案豐厚成果的同時(shí)，各級(jí)檔案館在移交接收工作上與日俱增的壓力和矛盾不容忽視，主要表現(xiàn)在以下四方面：

（1）在標(biāo)準(zhǔn)的貫徹執(zhí)行上，檔案機(jī)構(gòu)對(duì)電子檔案的移交接收的原則、概念、基本流程熟悉，但是缺乏具體規(guī)范的流程展示，檔案工作初學(xué)者上手較慢。

（2）在檔案人才培養(yǎng)上，部分單位缺乏專職檔案人員，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)效率低。

（3）在軟硬件系統(tǒng)上，部分檔案機(jī)構(gòu)雖有財(cái)力支持，但卻不知“物力”該投資在何種系統(tǒng)和硬件上。

（4）在程序規(guī)范性上，信息包中沒(méi)有封裝目錄文件及編制說(shuō)明文件，而且缺乏固化下來(lái)的移交表單模版，在檢測(cè)手段上沒(méi)有對(duì)移交信息包在工作流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上進(jìn)行“四性”檢測(cè)，造成被移交的電子檔案在內(nèi)容規(guī)范和組織管理上的雙重混亂。

造成以上這些壓力和矛盾的根本原因是電子檔案指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)的量變，引發(fā)了對(duì)移交接收工作更高要求的質(zhì)變。電子檔案的移交接收實(shí)踐工作對(duì)配套的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也提出了新的需求。國(guó)家檔案局高屋建瓴，早在2019年6月的全國(guó)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第二十七次年會(huì)上，相關(guān)專家對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了認(rèn)真審議，并將制定《電子檔案移交接收操作規(guī)程》列入了需要制修訂計(jì)劃的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目。

二、對(duì)《規(guī)程》內(nèi)容的理解與認(rèn)識(shí)

《規(guī)程》由7部分組成，其中前3章為該標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍、規(guī)范引用文件、術(shù)語(yǔ)與定義。4至7章為本標(biāo)準(zhǔn)的核心內(nèi)容，第4章介紹電子檔案移交接收的整體工作流程，第5章為電子檔案移交接收工作準(zhǔn)備，第6章、7章為電子檔案移交與接收的具體工作流程。標(biāo)準(zhǔn)的最后為相關(guān)流程涉及的附錄。

（一）規(guī)范性引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義

《規(guī)程》所引用的規(guī)范性引用文件共有12條，其中引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)4項(xiàng)，引用檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)8項(xiàng)。主要涉及電子檔案等術(shù)語(yǔ)的繼承與界定，電子檔案管理系統(tǒng)功能的要求，符合國(guó)家長(zhǎng)期保存要求的文件格式管理，以及文書(shū)、照片、音像、錄音等不同類型文件的元數(shù)據(jù)組織錄入方案等。這一系列標(biāo)準(zhǔn)作為編制依據(jù)，在《規(guī)程》的正文內(nèi)容上多次被引用。繼承來(lái)自成熟標(biāo)準(zhǔn)的定義和規(guī)范，有助于大幅精簡(jiǎn)標(biāo)準(zhǔn)的篇幅，同時(shí)突出本標(biāo)準(zhǔn)作為操作流程指南的重點(diǎn)，保證了標(biāo)準(zhǔn)間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一性。

每一門科學(xué)都必須有自己的術(shù)語(yǔ)概念[3]。檔案學(xué)作為一門較成熟的社會(huì)科學(xué)學(xué)科，在融會(huì)貫通了其他學(xué)科術(shù)語(yǔ)概念的基礎(chǔ)上結(jié)合自身學(xué)科特色，形成了一系列檔案學(xué)名詞術(shù)語(yǔ)。術(shù)語(yǔ)概念的統(tǒng)一對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的制定起到至關(guān)重要的作用，是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性文件具有權(quán)威性的基石。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則《第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》（GB / T1.1-2020）的規(guī)定：“同一個(gè)概念宜使用同一個(gè)術(shù)語(yǔ)，避免使用同義詞”。因此每一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)在介紹過(guò)適用范圍和規(guī)范性引用文件后，都會(huì)在正文之前界定關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)概念?！兑?guī)程》自然也遵守這一要求，在術(shù)語(yǔ)和定義部分，電子文件和電子檔案的定義均繼承于《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB / T18894-2016）。移交、接收、信息包、元數(shù)據(jù)的定義均繼承于《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA / T 58-2014）。

（二）電子檔案移交接收工作流程

《規(guī)程》第4章介紹電子檔案移交接收的整體工作流程，總結(jié)了電子檔案移交接收工作流程的基本步驟，并以圖示說(shuō)明步驟順序和關(guān)聯(lián)關(guān)系。檔案的移交與接收工作，在物理維度上包含檔案實(shí)體和檔案信息的轉(zhuǎn)移，在權(quán)責(zé)維度上發(fā)生了檔案管理的責(zé)任主體的變更，涉及的主體主要是移交單位和檔案館，也包含其他機(jī)構(gòu)檔案部門之間。相比較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案具有鮮明的計(jì)算機(jī)軟硬件依賴性、信息與載體之間易分離性、信息易變性、信息存儲(chǔ)高密度性等技術(shù)特點(diǎn)，同時(shí)具有電子檔案種類多態(tài)性、電子檔案間有機(jī)聯(lián)系性等形成特性[4]。因此，電子檔案在移交接收時(shí)需要嚴(yán)格遵守工作流程標(biāo)準(zhǔn)，“因檔制宜”，根據(jù)具體歸檔方式的實(shí)際情況，制定適宜的信息包結(jié)構(gòu)，整理并組織好電子檔案移交接收信息包，并在移交和接收兩個(gè)階段對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)，保證電子檔案的真實(shí)、完整、可用、安全性。此外，在辦理相關(guān)交接手續(xù)時(shí)，通過(guò)電子檔案移交清單和移交接收登記表等文件保證移交接收全過(guò)程責(zé)權(quán)分明，消除管理風(fēng)險(xiǎn)，保障電子檔案的可靠可信[5]。

根據(jù)實(shí)際情況，電子檔案移交接收可以選擇在線或離線方式移交，涉及檔案移交單位與檔案館兩個(gè)責(zé)任主體。主要將電子檔案移交信息包作為管理對(duì)象。兩個(gè)責(zé)任主體對(duì)應(yīng)兩個(gè)管理階段，各有四個(gè)操作流程，在檔案移交單位方面為：組織電子檔案移交信息包、檢測(cè)電子檔案移交信息包、形成登記表和提交電子檔案移交信息包；在檔案館方面為：檔案館簽收電子檔案移交信息包、檢測(cè)電子檔案移交信息包、辦理交接手續(xù)和入庫(kù)電子檔案等步驟。在兩個(gè)管理階段，檢測(cè)電子檔案移交信息包不通過(guò)的都要返還，重新開(kāi)始整個(gè)電子檔案移交接收工作流程。

（三）電子檔案移交接收工作準(zhǔn)備

《規(guī)程》第5章介紹了電子檔案移交接收工作準(zhǔn)備，其中5.1為電子檔案移交工作準(zhǔn)備，5.2為電子檔案接收工作準(zhǔn)備，5.3為電子檔案移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備。

1.電子檔案移交工作準(zhǔn)備

電子檔案移交方式可分為在線移交與離線移交，因此在移交工作上需要考慮移交環(huán)境與移交方式分別進(jìn)行準(zhǔn)備，使其符合各自對(duì)應(yīng)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

如果采用在線移交方式，檔案移交單位應(yīng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)向檔案館移交電子檔案，配備相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備。

若使用離線移交，檔案移交單位應(yīng)當(dāng)配備符合安全管理要求的光盤、硬磁盤等存儲(chǔ)載體，存儲(chǔ)載體的選擇和檢測(cè)應(yīng)符合DA / T38-2021、DA / T74-2019、DA / T75-2019的要求，這里體現(xiàn)出《規(guī)程》的標(biāo)準(zhǔn)體系性和嚴(yán)謹(jǐn)性，選擇參考的以上三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)分別對(duì)電子文件歸檔光盤技術(shù)、電子檔案存儲(chǔ)可錄類藍(lán)光光盤技術(shù)和檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)提出了規(guī)范要求和指導(dǎo)，結(jié)合市場(chǎng)上技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，基本覆蓋了具備不同硬件設(shè)備條件的檔案管理部門的實(shí)踐需求。對(duì)于涉密檔案這類特殊情況，不論在線還是離線移交，都要嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)保密規(guī)定。離線移交還應(yīng)使用符合規(guī)范的涉密離線載體單獨(dú)移交。

2.電子檔案接收工作準(zhǔn)備

與《規(guī)程》的5.1移交工作準(zhǔn)備相對(duì)應(yīng)，接收工作的準(zhǔn)備上主要對(duì)接收電子檔案的信息化基礎(chǔ)環(huán)境提出要求，本文總結(jié)可分為三層架構(gòu)，自下而上分別為設(shè)施設(shè)備層、網(wǎng)絡(luò)層，以及基于前兩層支持的應(yīng)用系統(tǒng)層。不同于移交工作，《規(guī)程》中接收工作對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)的功能要求更為明確具體，參考GB /T 39784-2021中5.1、5.2、5.3、6.1、6.2、6.3、6.5的要求。

電子檔案系統(tǒng)功能主要分為電子檔案接收和接手后電子檔案的整理兩類功能需求。在系統(tǒng)接收功能要求方面，要求電子檔案管理系統(tǒng)具備接收處理功能，支持在線和離線的批量接收與處理，并保存過(guò)程信息。此外，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)擬接收電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)范性等進(jìn)行檢查和標(biāo)注，具有完備的接收檢查功能。系統(tǒng)還應(yīng)具備對(duì)檢查合格的電子檔案進(jìn)行登記的功能，支持電子檔案數(shù)量的清點(diǎn)、內(nèi)容和元數(shù)據(jù)有效性的驗(yàn)證，賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)。

在電子檔案系統(tǒng)整理功能方面，首先應(yīng)具備電子檔案的聚合、分類與排序等功能，支持分類與排序的調(diào)整。另外，系統(tǒng)應(yīng)具備電子檔案的著錄、標(biāo)引等功能，以便形成電子檔案目錄。電子檔案的種類多態(tài)性主要體現(xiàn)在文件格式多樣性，因此系統(tǒng)應(yīng)具備格式轉(zhuǎn)換功能，將不同格式的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的長(zhǎng)期保存和利用要求的格式[6]。最后，作為移交接收工作流程的最后一個(gè)操作程序，系統(tǒng)的電子檔案入庫(kù)功能必不可少，實(shí)現(xiàn)對(duì)入庫(kù)處理過(guò)程的記錄和后期維護(hù)，具備查詢、瀏覽、反饋、打印移交接收結(jié)果的功能，完成移交接收工作在管理系統(tǒng)級(jí)的“最后一公里”。

3.電子檔案移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

移交的電子檔案數(shù)據(jù)主要包含三個(gè)類型數(shù)據(jù)，分別是提供索引信息的電子檔案目錄數(shù)據(jù)、電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)。在實(shí)際工作當(dāng)中，歸檔電子文件通常以件為基本整理單位，電子檔案以件為單位進(jìn)行管理，其目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)目應(yīng)至少包括：順序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等。

多層級(jí)管理是指根據(jù)檔案整理結(jié)果，從文件級(jí)、案卷級(jí)、類別級(jí)到全宗級(jí)分級(jí)整理檔案信息[7]?！兑?guī)程》要求若電子檔案以多層級(jí)進(jìn)行管理，目錄數(shù)據(jù)宜按照《檔案著錄規(guī)則》（DA / T18-2022），以及《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA / T-39）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA / T-50）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA / T-78）、《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA / T-85）等不同層級(jí)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行設(shè)置，并保持各層級(jí)之間的關(guān)聯(lián)。

內(nèi)容數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備上主要考量文件類型與文件格式。GB / T18894-2016中8.3部分，對(duì)電子文件歸檔格式進(jìn)行了翔實(shí)說(shuō)明，考慮到電子檔案的計(jì)算機(jī)軟硬件依賴性、信息載體易分離性、信息易變性、種類多態(tài)性等特點(diǎn)，內(nèi)容數(shù)據(jù)在格式上應(yīng)具備格式轉(zhuǎn)換便捷、不綁定軟硬件、顯示一致性、便于轉(zhuǎn)換、易于利用等特性[8]。

在版式文件格式管理方面，涉及對(duì)數(shù)字內(nèi)容對(duì)象按照一定規(guī)則進(jìn)行版面固化呈現(xiàn)的，應(yīng)按照《版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求》（DA/T 47-2009）執(zhí)行，采用PDF、PDF/A格式。此外，《電子文件存儲(chǔ)與交換格式》（GB /T 33190-2016）對(duì)版式電子文件的存儲(chǔ)與交換格式，包括文件結(jié)構(gòu)、基本結(jié)構(gòu)、頁(yè)面描述、圖形、圖像、文字、視頻等方面進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，適用于版式文檔存儲(chǔ)、閱讀、交換和利用[9]。在文件類型上，針對(duì)不同信息類型、文件格式及文件形成系統(tǒng)，對(duì)文書(shū)類、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)類、數(shù)據(jù)庫(kù)類、照片類、電子公文類電子檔案的格式，《規(guī)程》要求參考GB / T18894 -2016和《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》（GB / T 39362-2020）的具體規(guī)范指導(dǎo)。

對(duì)于元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備，不同門類電子檔案的元數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合與其相關(guān)的國(guó)家或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。文書(shū)類電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/ T46-2009）、GB / T39362-2020中7.2、《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA / T85-2019）中8.1、8.2、8.3的相關(guān)要求。照片類電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)符合《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014）的要求，錄音錄像類應(yīng)符合《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA / T63-2017）的要求，其他門類電子檔案的元數(shù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

（四）電子檔案移交

《規(guī)程》第6章介紹了電子檔案移交與接收的具體工作流程。其中6.1為組織電子檔案移交信息包，6.2為檢測(cè)電子檔案移交信息包，6.3為形成登記表，6.4為提交電子檔案移交信息包。

1.組織電子檔案移交信息包

準(zhǔn)備工作結(jié)束后正式進(jìn)入移交階段，組織電子檔案移交信息包是移交階段的第一步工作，共有3個(gè)具體操作程序，并隨之產(chǎn)生和整理3個(gè)文件，即電子檔案移交清單、說(shuō)明文件、移交信息包。這三個(gè)文件可作為組織電子檔案移交信息包工作的檢查節(jié)點(diǎn)。一線檔案工作者應(yīng)該理解并掌握三項(xiàng)操作程序的用意和工作要點(diǎn)，從而順利組織信息包。

操作程序上首先要確定待移交電子檔案。檔案移交單位應(yīng)按照電子檔案移交范圍和時(shí)間要求確定待移交電子檔案，并填寫生成電子檔案移交清單，與電子檔案共同移交。為確保表單內(nèi)容和布局不變，清單應(yīng)采用版式文件格式或由檔案移交單位與檔案館雙方約定文件格式。電子檔案移交清單除了要填寫移交單位及移交時(shí)間兩項(xiàng)必要內(nèi)容外，還要由移交單位工作人員填寫電子檔案序號(hào)，以及每個(gè)檔案的檔號(hào)、題名、包含的文件數(shù)量、密級(jí)、保管期限和備注。

其次檔案移交單位應(yīng)編制說(shuō)明文件，說(shuō)明文件存放與移交電子檔案有關(guān)的信息，包括電子檔案的移交單位、內(nèi)容描述、起止檔號(hào)、檔案數(shù)量、讀取電子檔案所需要的軟硬件環(huán)境和其他有助于說(shuō)明移交電子檔案的信息。

最后形成移交信息包，檔案移交單位應(yīng)對(duì)電子檔案移交清單與待移交電子檔案的一致性進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，導(dǎo)出待移交電子檔案的目錄數(shù)據(jù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)，形成電子檔案移交信息包。電子檔案移交信息包的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)在標(biāo)準(zhǔn)的附錄B中有詳細(xì)的展示。

《規(guī)程》給出了以“件”的方式整理的電子檔案移交信息包結(jié)構(gòu)的示例。具體包含.txt格式的說(shuō)明文件用以存放與移交電子檔案及其載體有關(guān)的信息，以及.xml格式的目錄文件來(lái)存放與每份電子檔案相對(duì)應(yīng)的目錄信息。電子檔案移交接收信息包還囊括一個(gè)“其他”文件夾，用來(lái)存放各種與本次移交接收工作相關(guān)的文件。電子檔案文件夾應(yīng)以檔號(hào)來(lái)命名，并按分類層次來(lái)組織放在全宗文件夾下。這4部分組織起來(lái)，共同構(gòu)成了電子檔案移交接收信息包。在2012《電子檔案移交接收方法》（以下簡(jiǎn)稱《方法》）中，也有相近的電子檔案存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)展示，《方法》給出的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，是將擬移交的電子檔案數(shù)據(jù)按“年度—案卷—文件”的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)從其辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)或電子檔案歸檔管理系統(tǒng)中導(dǎo)出，同時(shí)生成相應(yīng)的說(shuō)明文件和目錄文件[10]。盡管在2012年沒(méi)有采用移交信息包的說(shuō)法，但是也可以將兩者進(jìn)行交叉比較學(xué)習(xí)。

2.檢測(cè)電子檔案移交信息包

檔案移交單位應(yīng)對(duì)電子檔案移交信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可提交。電子檔案移交信息包的檢測(cè)方案宜按照DA / T700-2018中5.2的要求執(zhí)行。移交信息包的具體檢測(cè)方案，在真實(shí)性上檢驗(yàn)說(shuō)明文件、目錄文件的規(guī)范性，確保移交信息包信息組織結(jié)構(gòu)和內(nèi)容符合移交要求。另外，要對(duì)信息包在移交前后的一致性進(jìn)行檢測(cè)。在完整性上，需要進(jìn)行信息包內(nèi)容數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)，確保移交信息包中內(nèi)容數(shù)據(jù)的齊全、完整。移交信息包的可用性主要對(duì)所包含的內(nèi)容數(shù)據(jù)格式合規(guī)性進(jìn)行檢測(cè)，保證其中的電子檔案可讀、可利用。在安全性上，一方面檢測(cè)系統(tǒng)環(huán)境是否安裝殺毒軟件，另一方面檢測(cè)電子檔案數(shù)據(jù)有沒(méi)有感染病毒。

3.形成登記表

檔案移交單位在提交電子檔案信息包之前應(yīng)按照附給出的樣式和內(nèi)容將相關(guān)信息寫入《電子檔案移交接收登記表》，這里《規(guī)程》與《方法》在登記表的樣式和表述上有所不同，檔案工作者應(yīng)當(dāng)了解兩者之間區(qū)別并要適應(yīng)工作習(xí)慣變化。首先是關(guān)于四性檢測(cè)的界定，經(jīng)過(guò)文書(shū)類電子檔案檢測(cè)手段的發(fā)展與總結(jié)，按照DA/T 70的檢測(cè)指標(biāo)表述，“四性”為真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，登記表不再采用《方法》中表述的“準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性”。

登記表的第二項(xiàng)改動(dòng)是相比較《方法》，《規(guī)程》刪除掉載體外觀檢測(cè)，這里筆者猜想是標(biāo)準(zhǔn)制定者考慮到線上移交的全面普及情況，但是筆者認(rèn)為保留一項(xiàng)載體外觀檢測(cè)無(wú)可厚非，不論是標(biāo)準(zhǔn)正文詳細(xì)介紹了離線移交的可能，還是在登記表表頭保留移交載體類型，都意味著規(guī)范離線移交具體操作符合標(biāo)準(zhǔn)制定的需要。

4.提交電子檔案移交信息包

《規(guī)程》推薦檔案移交單位采用在線方式，使用相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)向檔案館提交電子檔案移交信息包。如果采用離線移交方式時(shí)，檔案移交單位應(yīng)按規(guī)定方式將電子檔案移交信息包存儲(chǔ)在準(zhǔn)備好的離線存儲(chǔ)載體上。存儲(chǔ)電子檔案移交信息包的載體或載體盒上應(yīng)標(biāo)注可反映其內(nèi)容的標(biāo)簽，載體和載體盒的標(biāo)注方法在標(biāo)準(zhǔn)的附錄D有詳細(xì)展示。

這里《規(guī)程》作為一個(gè)操作規(guī)程，切實(shí)改善了具體的操作說(shuō)明，在具體操作指南和附錄部分有多處升級(jí)改造。以附錄D《電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容》為例，在《辦法》中也有相同的指導(dǎo)說(shuō)明，《規(guī)程》相比較于前者增刪了一些標(biāo)注條目，并且調(diào)整了載體和載體盒標(biāo)注內(nèi)容的順序，為載體的移交接收環(huán)節(jié)提供了新的載體整理命名標(biāo)準(zhǔn)，如表1所示。

具體來(lái)看，《規(guī)程》在載體標(biāo)注上給出的格式是“全宗號(hào)—檔案門類代碼—起止年度—載體順序號(hào)”，相對(duì)比《辦法》的“全宗號(hào)—年度—順序號(hào)”，最顯著的改變是增加了檔案門類代碼設(shè)置，檔案門類代碼可以直觀展示出載體內(nèi)存儲(chǔ)檔案信息的類別，利用英文大寫字母表示，如文書(shū)檔案WS、科技檔案KJ等。全宗號(hào)、年度、載體順序號(hào)雖然都做出保留，但是《規(guī)程》引入了全宗號(hào)新的內(nèi)涵為檔案館給定每個(gè)全宗的代碼。載體順序號(hào)在《方法》中注明的由阿拉伯?dāng)?shù)字組成的順序號(hào)外，新加入了載體代號(hào)，將載體代號(hào)分為三類：硬磁盤用DK表示、光盤用DVD表示、藍(lán)光光盤用BD表示。此外，載體標(biāo)注的提示中由《方法》中的“年度”改成如今的“起止年度”，盡管在填寫時(shí)具體的格式體例沒(méi)有改變，都為開(kāi)始年度/終止年度，但說(shuō)法的改變彌補(bǔ)了過(guò)去可能造成年度指向不明、語(yǔ)義不明的問(wèn)題，更加直觀地提示檔案工作者填寫起止年度。

在載體盒標(biāo)注方面，同樣相對(duì)于《方法》做出了調(diào)整和升級(jí)，除了與前文載體標(biāo)注中提到的全宗號(hào)、檔案門類代碼和起止年度保持前后一致性外，刪除了《方法》中用A、B、C三個(gè)字母分別表示封存保管、查閱利用和異地備份的“套別”設(shè)置；增加了在載體盒標(biāo)注“起止檔號(hào)”，這一創(chuàng)新舉措或許可以實(shí)現(xiàn)“小升級(jí)、大作用”，更加便捷地整理載體及其存儲(chǔ)的電子檔案，在存儲(chǔ)資源上避免浪費(fèi)，在移交接收管理上避免混亂。在這部分附錄的最后，《規(guī)程》給出了載體標(biāo)注的例子，降低了檔案工作者學(xué)習(xí)門檻，幫助從業(yè)者快速上手標(biāo)注電子檔案載體標(biāo)注內(nèi)容，同時(shí)也在一定程度上減少了檔案培訓(xùn)單位的工作量。這些改變值得檔案工作者在移交接收一線工作中重點(diǎn)關(guān)注，新的內(nèi)涵和體例也體現(xiàn)了《規(guī)程》的與時(shí)俱進(jìn)、科學(xué)規(guī)范的優(yōu)點(diǎn)，為一線檔案工作人員提供了切實(shí)的指引，起到了科學(xué)規(guī)范的示范作用，具有現(xiàn)實(shí)意義。

（五）電子檔案接收

《規(guī)程》的第7章介紹了電子檔案接收流程。其中7.1為簽收電子檔案移交信息包，7.2為檢測(cè)電子檔案移交信息包，7.3為辦理交接手續(xù)，7.4為入庫(kù)電子檔案。

1.簽收電子檔案移交信息包

檔案館收到電子檔案移交信息包后，應(yīng)向檔案移交單位進(jìn)行確認(rèn)。在線移交時(shí)，可通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)簽收功能或系統(tǒng)日志記錄等方式進(jìn)行確認(rèn)。離線移交時(shí)，可將簽收人、簽收時(shí)間等信息記錄到電子檔案移交接收登記表上。

2.檢測(cè)電子檔案移交信息包

與移交環(huán)節(jié)的檢測(cè)電子檔案移交信息包類似，檔案館也應(yīng)對(duì)簽收的電子檔案移交信息包的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)方案宜按照DA / T70 -2018中5.2的要求執(zhí)行，檢測(cè)不合格時(shí)應(yīng)將電子檔案移交信息包退回檔案移交單位，并將檢測(cè)結(jié)果信息一并退回，要求移交單位應(yīng)重新組織提交。

3.辦理交接手續(xù)

如果電子檔案移交信息包檢測(cè)合格，檔案館與檔案移交單位雙方應(yīng)辦理電子檔案交接手續(xù)，填寫完成電子檔案移交接收登記表，由交接雙方確認(rèn)，各自留存。根據(jù)檔案館自身情況，如具備符合國(guó)家有關(guān)要求的電子印章系統(tǒng)或其他形式可確保電子檔案移交接收登記表上電子印章的有效性，電子檔案移交接收登記表可采用電子形式辦理和保存，否則應(yīng)以紙質(zhì)形式蓋章留存。

4.入庫(kù)電子檔案

電子檔案移交接收的最后一步是入庫(kù)操作，檔案館將接收的電子檔案納入檔案數(shù)字資源庫(kù)管理，妥善保存電子檔案移交信息包、電子檔案移交清單和電子檔案移交接收登記表，至此完成電子檔案移交接收的全部工作。

三、《規(guī)程》存在的問(wèn)題及修改建議

（一）術(shù)語(yǔ)和定義部分引用協(xié)調(diào)性可再斟酌

在術(shù)語(yǔ)和定義部分，信息包的定義和已發(fā)布的其他標(biāo)準(zhǔn)大體相近，但細(xì)節(jié)上有所取舍。本標(biāo)準(zhǔn)采用延續(xù)DA/ T-58的信息包定義，“由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體?！边@里信息包的表述參考OAIS信息包模型，內(nèi)容數(shù)據(jù)對(duì)象與對(duì)其進(jìn)行理解和描述的表征信息組織共同組成內(nèi)容信息。保存描述信息包括參考信息、背景信息、來(lái)源信息和固化信息等元數(shù)據(jù)，它們共同記錄了內(nèi)容信息在創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)過(guò)程中的狀態(tài)變化和相互聯(lián)系。內(nèi)容數(shù)據(jù)和保存描述信息共同構(gòu)成信息包。在DA/T 70中，信息包定義為“包含電子檔案元數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)，按照一定的結(jié)構(gòu)組織，可用于不同環(huán)節(jié)之間信息傳遞的信息集合對(duì)象”，DA/T-58的信息包表述在信息包構(gòu)成要素上與DA/ T70的類型相近，但表述更加廣義。內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息在OAIS信息模型中分別是內(nèi)容數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)的父集。兩者有一點(diǎn)明顯不同的是DA/T70在表述上除了說(shuō)明信息包構(gòu)成要素以外，增加了信息包的用法和用途，這一點(diǎn)DA/T 58沒(méi)有體現(xiàn)。

而《規(guī)程》對(duì)移交信息包的定義沒(méi)有顯示繼承于其他標(biāo)準(zhǔn)，定義為“由檔案移交單位向檔案館進(jìn)行移交的信息包?！痹贒A/T 70-2018 3.12中對(duì)移交信息包界定為“電子檔案移交時(shí)立檔單位向檔案館提交的信息包”。不難發(fā)現(xiàn)兩個(gè)定義具有高度的重合性，并且沒(méi)有明顯的變化，造成的結(jié)果是信息包采用DA/T 58的定義，而移交信息包定義在質(zhì)上采用DA/T 70的說(shuō)法，這種交叉繼承引用可以取各標(biāo)準(zhǔn)定義之長(zhǎng)為本標(biāo)準(zhǔn)所用，但協(xié)調(diào)性一致性的問(wèn)題不容忽視。建議對(duì)于信息包和移交信息包的定義，本文件可以直接繼承DA/T 70，或者在書(shū)面上對(duì)移交信息包進(jìn)行類本文件定義3.8內(nèi)容數(shù)據(jù)的處理，在下方標(biāo)注為“DA / T 70- 2018 3.8，有修改”，以提高標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)性。

（二）引用其他標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容序號(hào)存在筆誤

在《規(guī)程》原文5.1.1電子檔案移交工作準(zhǔn)備這部分內(nèi)容里，采用在線移交方式的，檔案移交單位應(yīng)通過(guò)符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)向檔案館移交電子檔案，配備相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)施設(shè)備。本處提到的應(yīng)用系統(tǒng)，通常指的是“電子檔案管理系統(tǒng)”，《規(guī)程》還建議所采用系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備開(kāi)放性和可擴(kuò)展性，“滿足GB / T39784 - 2021中5.1、5.2的要求?！?/p>

這里，筆者認(rèn)為此條存在引用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容不準(zhǔn)確的情況，在《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）中，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的必選功能和拓展功能做出了明確的規(guī)定，其中5.1和5.2的具體內(nèi)容為，“檔案接收處理”和“檔案接收檢查”，提出電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備接收功能，支持在線和離線的批量接收與處理，保存過(guò)程信息。具備對(duì)電子檔案的數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)范性等進(jìn)行檢查和標(biāo)注的功能，并分別給出具體的要求。與系統(tǒng)的開(kāi)放性和可拓展性并無(wú)顯著關(guān)聯(lián)。事實(shí)上，系統(tǒng)的開(kāi)放性和可擴(kuò)展性的具體展示，是在GB / T39784的4.1和4.2處，并非5.1、5.2。在開(kāi)放性上要求電子檔案管理系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)應(yīng)具備開(kāi)放性，可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)交換與共享，在功能拓展性上要求滿足當(dāng)前及可預(yù)見(jiàn)時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，實(shí)現(xiàn)可方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展，并分別提出了具體的功能要求，以實(shí)現(xiàn)既符合檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的需要，又滿足管理信息系統(tǒng)建設(shè)水平的持續(xù)升級(jí)。由此可見(jiàn)《規(guī)程》在此處引用出現(xiàn)筆誤。

總而言之，移交接收工作是電子檔案管理流程的重要環(huán)節(jié)之一?！峨娮訖n案移交接收操作規(guī)程》是指導(dǎo)各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)移交接收工作的依據(jù)，標(biāo)準(zhǔn)通篇用清晰的邏輯，豐富的內(nèi)容規(guī)范了電子檔案移交接收的操作流程，提升了程序規(guī)范性，進(jìn)一步加強(qiáng)電子檔案管理能力。本標(biāo)準(zhǔn)的制定和發(fā)布，進(jìn)一步健全了電子檔案移交接收制度，為各級(jí)檔案部門實(shí)現(xiàn)電子檔案應(yīng)收盡收提供了操作指南。各級(jí)檔案部門應(yīng)當(dāng)積極開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)中形成新的工作習(xí)慣，以點(diǎn)帶面全面引領(lǐng)新時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化，在實(shí)踐中形成移交進(jìn)館和接收工作的第一手反饋信息，從而反哺形成檔案標(biāo)準(zhǔn)新成果，幫助完善中國(guó)檔案法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，提升檔案治理效能。

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院