淺析高職院校檔案信息化管理模式

李曉丹

【摘要】當(dāng)前高職院校對(duì)檔案管理工作的重視度逐漸提高，開始探索檔案信息化管理方式。在此背景下，本文提出了檔案信息化管理模式的三大要點(diǎn)，分別為檔案信息化管理原則、檔案信息化管理各要素的動(dòng)態(tài)關(guān)系和檔案信息化管理的流程。針對(duì)這三大要點(diǎn)，本文對(duì)高職院校檔案信息化管理模式進(jìn)行詳細(xì)的闡述，旨在真正實(shí)現(xiàn)高職院校檔案管理工作的信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】高職;檔案;信息化;管理;模式

一、提出檔案信息化管理模式的必要性

隨著高職院校在教育領(lǐng)域地位的提高，高職院校開啟了校園建設(shè)新時(shí)代，其中，檔案管理工作成為高職院校建設(shè)的重要內(nèi)容，并開始規(guī)范校內(nèi)的檔案管理工作，設(shè)立了專門的檔案館或者檔案室，聘請(qǐng)工作人員專職管理檔案，開始嘗試建設(shè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，把檔案管理信息化建設(shè)歸入重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容。然而，在檔案信息化建設(shè)的過程中，由于檔案管理工作人員缺乏對(duì)檔案信息化方式的理解，使得部分檔案信息化建設(shè)處于停滯不前的狀態(tài)。在此情況下，建立高職院校檔案信息化管理模式對(duì)檔案管理工作起到了指導(dǎo)作用。

二、檔案信息化管理模式的要點(diǎn)

高職院校檔案信息化管理模式具有三大要點(diǎn)，分別為檔案信息化管理原則、檔案信息化管理各要素的動(dòng)態(tài)關(guān)系和檔案信息化管理的流程。

（一）檔案信息化管理原則。1.技術(shù)支持原則。檔案信息化需要技術(shù)人員的建設(shè)和校內(nèi)硬軟件的支持。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，必須建設(shè)資源豐富、符合學(xué)校檔案管理實(shí)際情況的檔案信息化管理系統(tǒng)。檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)是一項(xiàng)巨大的任務(wù)，不僅要建設(shè)國家規(guī)定的檔案基本分類，還需要把校內(nèi)的檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，對(duì)應(yīng)上傳到系統(tǒng)上。巨大的檔案信息量對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的要求高，因此，高職院校必須提供充足的人力物力進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，才能保證檔案信息化管理的有效實(shí)現(xiàn)。2.檔案電子化原則。高職院校移交校內(nèi)檔案館的檔案中，純電子版檔案所占比例少，而占最大比例的是紙質(zhì)版檔案。紙質(zhì)版的檔案查詢耗費(fèi)時(shí)間，將檔案電子化，及時(shí)掛接到檔案系統(tǒng)中，檔案管理人員通過系統(tǒng)檢索，能具體定位到相應(yīng)字段，精準(zhǔn)地查詢到所需檔案，檔案利用人員能快速有效地調(diào)出檔案，提高了檔案的利用率。檔案電子化使得檔案的查詢變得更加直觀，也讓檔案利用途徑變得更加方便，滿足了檔案利用人員的需求，也規(guī)范了檔案管理人員的工作。3.安全保密原則。為了保證檔案長(zhǎng)久保存，重要的檔案都會(huì)掃描成電子版掛接到檔案系統(tǒng)里。檔案信息化后，要面對(duì)網(wǎng)絡(luò)中各種各樣的信息安全隱患，特別在科技發(fā)達(dá)的現(xiàn)代，網(wǎng)絡(luò)信息安全是各個(gè)工作單位都需要關(guān)注的要點(diǎn)。檔案掛接到系統(tǒng)上后，必須指定一位或者多位系統(tǒng)技術(shù)管理人員，時(shí)刻關(guān)注著檔案系統(tǒng)的信息安全，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并且消除網(wǎng)絡(luò)隱患，保護(hù)好檔案的安全。因此，作為檔案系統(tǒng)的管理人員，必須提高自身的安全意識(shí)，管理好自己的賬號(hào)密碼，防止校內(nèi)的檔案系統(tǒng)被外界入侵，保證校內(nèi)檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，保護(hù)好檔案資料。

（二）檔案信息化管理各要素的動(dòng)態(tài)關(guān)系。在檔案信息化管理的實(shí)際操作中，存在著高職院校檔案管理人員、檔案利用人員、技術(shù)人員以及檔案信息化系統(tǒng)這四個(gè)關(guān)鍵的要素，要素間的動(dòng)態(tài)關(guān)系如“圖1”所示。高職院校檔案管理人員管理檔案信息化系統(tǒng)，技術(shù)人員為系統(tǒng)提供技術(shù)支持，他們之間通過互相溝通和協(xié)助共同建設(shè)、維護(hù)檔案信息化系統(tǒng)。檔案系統(tǒng)則為檔案利用人員提供了一種快捷查詢的渠道。檔案管理人員根據(jù)檔案利用人員的需求提供檔案查詢和利用服務(wù)。檔案利用人員在查詢、利用檔案的過程中所遇到的問題則是技術(shù)人員的重要關(guān)注點(diǎn)。技術(shù)人員可以根據(jù)這些問題進(jìn)行檔案系統(tǒng)的優(yōu)化。因此，這四個(gè)要素之間的關(guān)系是緊密相連的，促進(jìn)了檔案管理的信息化。

（三）檔案信息化管理的流程。高職院校在檔案管理建設(shè)中，應(yīng)堅(jiān)持創(chuàng)新發(fā)展，以信息化為導(dǎo)向，積極推進(jìn)檔案管理信息化。因此，在高職院校管理檔案的過程中，需根據(jù)時(shí)代的要求去更新校內(nèi)檔案信息化管理的流程，使其更加適合校內(nèi)檔案信息化管理的實(shí)際情況，有利于校內(nèi)檔案管理工作的開展。檔案信息化管理流程歸納起來分為三大環(huán)節(jié)：檔案整理信息化、檔案利用信息化和檔案維護(hù)信息化，詳見“圖2”所示。

在檔案整理環(huán)節(jié)，除了常規(guī)的移交流程之外，檔案管理人員需要把所接收的檔案進(jìn)行分類、分卷、分件，把檔案信息錄入檔案信息化系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)檔案信息化系統(tǒng)和傳統(tǒng)檔案庫的連接，同時(shí)也讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檔案信息化系統(tǒng)上實(shí)現(xiàn)永久的保存。在檔案利用信息化環(huán)節(jié)，檔案管理人員則可以在檔案信息化系統(tǒng)中進(jìn)行操作，做到了省時(shí)省力，也保證了檔案查詢和利用的效率。在檔案維護(hù)信息化環(huán)節(jié)，檔案管理人員可以在檔案系統(tǒng)直觀地看到所有檔案的信息，可以根據(jù)系統(tǒng)上記載的信息，如檔案的移交部門、歸檔日期、保存期限、檔案標(biāo)記和形成時(shí)間等，進(jìn)行檔案的后期維護(hù)，方便了檔案管理人員對(duì)校內(nèi)整個(gè)檔案庫房的管理。檔案整理信息化、檔案利用信息化和檔案維護(hù)信息化這三個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，共同實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。

三、結(jié)語

高職院校檔案信息化管理模式在整個(gè)檔案管理信息化的過程中具有重要作用，能夠引導(dǎo)檔案管理人員理解檔案管理信息化的原則、各要素的動(dòng)態(tài)關(guān)系和管理流程等，深化檔案管理人員的檔案管理信息化意識(shí)和提高他們的檔案信息化管理能力。隨著高職院校檔案管理工作的開展，校內(nèi)檔案管理工作人員應(yīng)緊跟信息時(shí)代的腳步，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，用自身的職業(yè)能力使檔案管理實(shí)現(xiàn)真正的信息化。

【參考文獻(xiàn)】

[1]吉志林.高職院檔案數(shù)字化探索——以江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].市場(chǎng)周刊，2018（12）：18-19.

[2]萬玉俠.高職院校檔案管理信息化的實(shí)踐探究[J].科學(xué)大眾（科學(xué)教育），2019（03）：130.