巴基斯坦核電項(xiàng)目交巴文件的管理實(shí)踐分析

孫海燕

摘? 要：本文從巴基斯坦核電項(xiàng)目文檔資料的產(chǎn)生特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)交巴文檔管理工作難點(diǎn)進(jìn)行分析，通過(guò)不斷積極實(shí)踐和總結(jié)，提出解決措施，旨在為公司海外核電文檔的規(guī)范化管理提供寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：巴項(xiàng)核電;項(xiàng)目文件;文檔管理

Abstract： Starting from the characteristics of Pakistan nuclear power project documentation， this paper analyzes the difficulties of document management in Pakistan， and proposes solutions through continuous active practice and summary， aiming to provide valuable practical experience for the standardized management of overseas nuclear power documents of the company.

Keywords： Pakistan nuclear power project; Project documents; Document management

隨著中國(guó)“一帶一路”倡議的提出，我國(guó)海外核電事業(yè)呈蓬勃發(fā)展的趨勢(shì)。目前中核集團(tuán)出口巴基斯坦的核電站已達(dá)6座，已經(jīng)積累了豐富的海外核電建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。筆者有幸參與了恰?，?、4號(hào)機(jī)組和卡拉奇2、3號(hào)機(jī)組的工程建設(shè)，在工程建設(shè)中我們深刻體會(huì)到，與巴方保持良好的文件接口方式和溝通渠道，是保證工程順利進(jìn)行的有效保障，其文件管理模式和管理理念，也將對(duì)其他海外核電項(xiàng)目的文檔管理提供良好的借鑒作用。

1 巴基斯坦核電項(xiàng)目交巴文件資料特點(diǎn)

1.1 項(xiàng)目管理文件產(chǎn)生地點(diǎn)的分散性。巴基斯坦核電建設(shè)項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)為巴項(xiàng)）涉及北京、上海、現(xiàn)場(chǎng)三地跨國(guó)家、跨區(qū)域聯(lián)合辦公，文件的“產(chǎn)出口”比較多。項(xiàng)目建設(shè)期間高層之間的往來(lái)函件多數(shù)存于北京，設(shè)備采購(gòu)及招投標(biāo)文件多數(shù)產(chǎn)生于上海，工程建設(shè)文件又多數(shù)產(chǎn)生于巴基斯坦現(xiàn)場(chǎng)。整個(gè)工程項(xiàng)目文件產(chǎn)生和存放的地點(diǎn)比較分散，其多國(guó)家、多地域文件資料的整合與國(guó)內(nèi)核電文檔管理相比，難度是有過(guò)之而無(wú)不及的，如果沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)范的文件管理體系，是無(wú)法保證項(xiàng)目工程文件完整性的。

1.2 文件傳遞方式的局限性。巴基斯坦由于國(guó)內(nèi)政局等各方面的影響，其基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，信息化程度、網(wǎng)絡(luò)普及率及穩(wěn)定性與國(guó)內(nèi)項(xiàng)目是無(wú)法相比的?，F(xiàn)場(chǎng)文檔與現(xiàn)場(chǎng)巴方的文件接口依然采用當(dāng)面遞交紙質(zhì)版的文件傳遞方式，與伊斯蘭堡總部之間的文件傳遞多數(shù)采用傳真，接收傳遞文件的方式比較落后。

1.3 涉外工程文件的保密性。國(guó)內(nèi)的核電項(xiàng)目基本不涉密，但國(guó)外的核電項(xiàng)目卻有對(duì)巴方知悉范圍的限定。在C1～C4項(xiàng)目的交巴文件中，涉及核島堆芯部分的設(shè)計(jì)文件、一些重要大型設(shè)備的規(guī)格書(shū)及其計(jì)算方法、某些權(quán)威機(jī)構(gòu)出具的含檢測(cè)方法的檢測(cè)報(bào)告等文件，由于保密等原因都未曾提供給巴方業(yè)主。

1.4 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性。目前巴基斯坦核電項(xiàng)目還是以移交巴方業(yè)主為主要戰(zhàn)略目標(biāo)，項(xiàng)目驗(yàn)收文件的交付還是以合同約定的內(nèi)容為準(zhǔn)，沒(méi)有接受過(guò)國(guó)家檔案局、集團(tuán)等國(guó)家部委的檔案驗(yàn)收，項(xiàng)目文檔的管理基本還停留在文件管理環(huán)節(jié)，整個(gè)工程項(xiàng)目資料之間缺乏系統(tǒng)性的整理和關(guān)聯(lián)。

2 巴基斯坦核電項(xiàng)目管理中交巴文件的管理難點(diǎn)

2.1 巴方永遠(yuǎn)的tomorrow、OK、not receive對(duì)中方管理工作的困擾。由于中巴雙方生活習(xí)慣、工作理念、思維方式、信仰等文化背景的差異，在與巴方的接口協(xié)調(diào)中，經(jīng)常會(huì)聽(tīng)到這些詞匯。他們習(xí)慣把事情往后拖，如遇節(jié)假日這種拖沓懶散的工作作風(fēng)更為嚴(yán)重。每當(dāng)中方人員將工程圖紙資料送抵巴方，提請(qǐng)巴方當(dāng)面清點(diǎn)簽收時(shí)，巴方文檔人員總是說(shuō)“tomorrow……”，之后雖經(jīng)中方多次提醒催促，巴方人員也總是回答：“tomorrow……OK……”，而一旦出現(xiàn)因簽收時(shí)間過(guò)長(zhǎng)文件丟失，他們又會(huì)說(shuō)“not receive……”。在K2/K3工程建設(shè)初期，由于文件遞送和簽收時(shí)間差，雙方對(duì)文件提交數(shù)量存在統(tǒng)計(jì)差異，曾差點(diǎn)造成合同款支付障礙。

2.2 巴方文件多渠道“進(jìn)出口”對(duì)中方的影響。在巴項(xiàng)核電建設(shè)中，中巴雙方接口部門(mén)比較多，內(nèi)容涉及信函、工程文件、質(zhì)保、安保等方方面面。由于巴方?jīng)]有明確文件資料的接口部門(mén)，致使中方多部門(mén)收到巴方“出口”文件。在卡拉奇K2/K3項(xiàng)目建設(shè)初期，現(xiàn)場(chǎng)文檔部就曾收到巴方文函部發(fā)出的一份函件，幾天后又收到巴方安保部發(fā)來(lái)的相同函件，兩份函件內(nèi)容相同，附件相同。經(jīng)與巴方相關(guān)部門(mén)溝通確認(rèn)，此為重復(fù)發(fā)函。此類(lèi)事情之后還發(fā)生過(guò)幾次，使中方工程技術(shù)人員對(duì)同一事情進(jìn)行多次處理，造成中方人員時(shí)間和精力上不必要的牽扯和浪費(fèi)。巴方各類(lèi)文件“出口”部門(mén)不僅多，其文件傳遞過(guò)程中使用的通信編碼重號(hào)率也非常高，不僅造成文件查找的不便，還會(huì)使中方回函不能做到指向唯一。

2.3 巴方本地承包商交工文件的整理提交缺乏規(guī)范性。根據(jù)中巴合同約定，會(huì)有巴方承包商參與到部分土建項(xiàng)目和巴制設(shè)備的制造和建設(shè)中。也許是語(yǔ)言理解和溝通上的障礙，也許是他們本身的懶散隨意性，他們對(duì)交工資料的整理標(biāo)準(zhǔn)總是不能完全領(lǐng)會(huì)理解。在恰?，擟1/C2項(xiàng)目建設(shè)中，巴方承包商普遍對(duì)此部分交工文件提交時(shí)間滯后，內(nèi)容缺失，文件的完整性、系統(tǒng)性都較差。

2.4 遠(yuǎn)距離傳送文件的完整性有待提高。在C項(xiàng)目建設(shè)中傳真是中巴雙方信函往來(lái)的重要傳遞方式，巴方發(fā)給中方的信函及中方發(fā)送伊斯蘭堡總部的文件基本都是采用傳真方式。隨著時(shí)代的發(fā)展，僅通過(guò)傳真遠(yuǎn)距離傳輸文件的弊端就逐漸凸顯出來(lái)，如遇幾十頁(yè)甚至上百頁(yè)的文件，傳真是根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效遞送的。如何確保接收和發(fā)出文件的完整性和有效性，也就成為中方人員無(wú)法回避的問(wèn)題。

3 解決措施

3.1 敦促巴方確定文函接口部門(mén)，規(guī)范文件傳遞編碼。在卡拉奇K2/K3核電項(xiàng)目的管理中，我們通過(guò)參加現(xiàn)場(chǎng)總經(jīng)理例會(huì)等方式，不斷與業(yè)主積極溝通，通過(guò)典型案例的舉證，最終使巴方業(yè)主在經(jīng)理例會(huì)的紀(jì)要中明確：PAEC（Pakistan Atomic Energy Commission）的K項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)文函部為K項(xiàng)目巴方現(xiàn)場(chǎng)一般信函發(fā)出和接收的唯一接口部門(mén)，巴方現(xiàn)場(chǎng)文件都通過(guò)該部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一編碼和傳遞，至此困擾中方許久的多接口、編碼重復(fù)問(wèn)題從根本上得到了解決。

3.2 改變工程技術(shù)文件遞送方式，由被動(dòng)變主動(dòng)。針對(duì)之前文件遞送方式的弊端，我們?cè)诳ɡ鍷2/K3核電項(xiàng)目的管理中采用了新的巴方認(rèn)可的工程文件遞送方式，其具體做法是：工程技術(shù)文件抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，中方文檔人員清點(diǎn)整理后，會(huì)向巴方文檔室發(fā)出《工程文件到場(chǎng)通知單》，此通知單一式兩份，巴方人員簽字后返還中方一份。通知單上會(huì)寫(xiě)明此批待簽收文件的數(shù)量、遞送單編號(hào)，并附上詳細(xì)的文件清單。巴方文檔人員會(huì)在通知單簽收之日起3個(gè)工作日內(nèi)前往中方現(xiàn)場(chǎng)文檔部門(mén)當(dāng)面清點(diǎn)文件資料，中方將為巴方提供專(zhuān)門(mén)的文件核查場(chǎng)所，并提供一臺(tái)巴方專(zhuān)用計(jì)算機(jī)（未連接網(wǎng)絡(luò)），用于巴方人員對(duì)電子版文件的核查。核查無(wú)誤后，巴方人員會(huì)在文件清單上簽字確認(rèn)，之后中方會(huì)負(fù)責(zé)將此批文件運(yùn)送至PAEC文檔部門(mén)。通過(guò)這種當(dāng)面清點(diǎn)核對(duì)的方式，把被動(dòng)的文件清點(diǎn)工作轉(zhuǎn)為主動(dòng)，大大提高了工程文件的簽收率，避免了職責(zé)不清的扯皮現(xiàn)象。

3.3 建立質(zhì)保文件專(zhuān)用通道，規(guī)范文件接收遞送工作。在項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，涉及巴方必須批準(zhǔn)和參與的質(zhì)保類(lèi)信函文件，如現(xiàn)場(chǎng)見(jiàn)證點(diǎn)和見(jiàn)證時(shí)間的確定，檢查和試驗(yàn)計(jì)劃的報(bào)審及確認(rèn)等文件，要求巴方反饋的及時(shí)性都較強(qiáng)，其文件的處理進(jìn)度有時(shí)還會(huì)直接影響到工程的建設(shè)進(jìn)度。針對(duì)這類(lèi)質(zhì)保文件，我們?cè)诜瞎ぷ鞒绦虻幕A(chǔ)上，結(jié)合巴方實(shí)際現(xiàn)狀，與中方質(zhì)保部團(tuán)結(jié)協(xié)作，建立了質(zhì)保文件專(zhuān)用通道。我們首先通過(guò)正式函件告知巴方業(yè)主，信息文檔部為現(xiàn)場(chǎng)工程文件的唯一接口部門(mén)，并附上接口人員名單（內(nèi)含質(zhì)保部相關(guān)人員），在函件中明確指出只有名單中的人員才有簽收和遞送文件的權(quán)限。其次明確中方質(zhì)保部門(mén)與巴方質(zhì)保部門(mén)為直接接口部門(mén)。最后雙方直接對(duì)口收發(fā)的文件由中方質(zhì)保人員統(tǒng)一移交信資部流轉(zhuǎn)存檔。通過(guò)這種點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的文件遞送方式，大大提高了文件的處理效率，有效保障了工程建設(shè)的順利進(jìn)行。

3.4 建立函件定期核對(duì)制度，以保證雙方往來(lái)函件的完整性。為避免文件接收遺漏，恰?，擟3/C4核電項(xiàng)目還與巴方總部建立了函件定期核對(duì)制度。每月初巴方伊斯蘭堡總部會(huì)給北京文檔部提供一份伊斯蘭堡總部上月收到和發(fā)出的函件清單，里面會(huì)標(biāo)注出函件頁(yè)數(shù)和主送人，北京文檔部會(huì)聯(lián)合上海和現(xiàn)場(chǎng)的文檔部門(mén)對(duì)此清單進(jìn)行核對(duì)，各自核查對(duì)巴文件的收發(fā)情況。若清單中有遺漏文件，則統(tǒng)一由北京信息文檔部匯總，通過(guò)正式函件反饋并補(bǔ)發(fā)巴方或提請(qǐng)巴方再次提供，以此來(lái)保證雙方往來(lái)函件的完整性。

3.5 全程參與巴制設(shè)備文件管理，確保交工文件完整規(guī)范。隨著巴項(xiàng)建設(shè)承包商本土化的介入，如何保證他們的交工文件符合中方的接收標(biāo)準(zhǔn)，是擺在中方文檔管理人員面前的又一項(xiàng)難題。我們根據(jù)恰?，擟1、C2項(xiàng)目建設(shè)中巴制設(shè)備交工資料出現(xiàn)的普遍問(wèn)題，在C3/C4的項(xiàng)目管理中進(jìn)行了改進(jìn)，采用全程跟蹤指導(dǎo)的方式方法，聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人，督促其配合完成資料整理收集任務(wù)。在工程早期我們就向巴方承包商說(shuō)明交工資料應(yīng)包含的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)交工資料的模板、編碼提出統(tǒng)一規(guī)范的要求;在工程中期通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)部相關(guān)負(fù)責(zé)人密切關(guān)注巴制設(shè)備進(jìn)展情況、資料產(chǎn)生收集情況，必要時(shí)提供技術(shù)指導(dǎo);在工程后期聯(lián)合質(zhì)保部、質(zhì)監(jiān)部和工程部對(duì)交工資料進(jìn)行聯(lián)合審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。

在巴制設(shè)備的管理中，我們還找出合格交工資料供巴方參考學(xué)習(xí)，通過(guò)實(shí)物講解、手把手地培訓(xùn)和全程跟蹤，巴方交工文件的完整性和規(guī)范性得到很大程度的提高。

3.6 不斷完善交工資料審查流程，把好交工資料驗(yàn)收關(guān)。隨著巴基斯坦核電建設(shè)項(xiàng)目的不斷深入，巴方業(yè)主的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)也在逐漸提高。為了能使交工資料達(dá)到巴方驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)順利移交給巴方業(yè)主，我們對(duì)之前項(xiàng)目交工資料中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，有針對(duì)性地對(duì)交工資料審查流程進(jìn)行了優(yōu)化，逐步建立了合理規(guī)范的土建安裝交工資料聯(lián)合審查流程。承包商的交工資料在正式移交前會(huì)先提交一份電子版，文檔部會(huì)聯(lián)合工程部、質(zhì)保部、質(zhì)監(jiān)部對(duì)交工資料進(jìn)行聯(lián)合審查。審查沒(méi)有通過(guò)的交工資料文檔部會(huì)退回承包商，并在《交工資料審核意見(jiàn)單》中進(jìn)行審核意見(jiàn)匯總，標(biāo)出整改項(xiàng)和整改內(nèi)容;審查通過(guò)的交工資料文檔部在審核意見(jiàn)會(huì)簽后，發(fā)出《同意組卷通知單》，此時(shí)承包商才能對(duì)紙質(zhì)版交工文件進(jìn)行打號(hào)裝訂。通過(guò)這種聯(lián)合審查，減少了交工資料中間流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，節(jié)省了文件審查時(shí)間，提高了審查效率，有效地保證了案卷質(zhì)量。

（作者單位：中國(guó)中原對(duì)外工程有限公司 來(lái)稿日期：2021-12-22）