高校財務(wù)會計檔案存在的問題及其解決建議

王艷　武偉

高校的財務(wù)檔案在高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)方面發(fā)揮著巨大的作用，財務(wù)會計檔案在記錄和反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的方面充當(dāng)著重要史料和證據(jù)的角色，在高校檔案中占據(jù)著重要的地位。隨著我國的經(jīng)濟發(fā)展和社會的進步，社會主義市場經(jīng)濟的不斷崛起為高校會計檔案工作帶來了新的發(fā)展方向，高校的財務(wù)會計檔案管理方面要面對越來越多的問題。在全新的情況下如何將高校財務(wù)檔案進行有效的管理，以及采取相應(yīng)的措施來解決檔案管理過程中面對的問題，是當(dāng)前高校檔案管理中面對的重要問題。

財務(wù)會計檔案是高校中的重要經(jīng)濟檔案，它是記錄和反映各高校、單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的證據(jù)和參考資料，它不光在高校的會計工作中發(fā)揮著作用，在經(jīng)濟管理工作中也有多方面的利用價值，我國對于會計檔案管理方面作出了很多的相關(guān)規(guī)定，我國頒布的《會計法》和《會計檔案管理辦法》等都對高校及其他單位的檔案管理進行了有關(guān)方面的管理及規(guī)定。隨著社會的不斷發(fā)展和會計相關(guān)行業(yè)的日新月異，財務(wù)會計檔案管理的工作變得日益復(fù)雜，財務(wù)會計檔案管理成為了會計日常工作的重點工作內(nèi)容，也是會計最基礎(chǔ)的工作，對高校會計檔案進行規(guī)范化的管理可以有效地防止舞弊行為的出現(xiàn)。高校的財務(wù)檔案是否真實、齊全、準確、完整，關(guān)系到高校財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和高校未來的教育發(fā)展情況。

一、高校的財務(wù)會計檔案管理的主要內(nèi)容

《會計檔案管理辦法》中對會計檔案管理工作作出了詳細的說明，會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。其管理內(nèi)容包括：①會計憑證類：包括原始憑證、匯總憑證、記賬憑證、其他憑證;②財務(wù)報告類：包括月度財務(wù)報告、季度財務(wù)報告、年度財務(wù)報告，這里面有會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告;③會計賬簿類：包含總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)帳、輔助帳、其他會計賬簿;④還有一些例如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等財務(wù)檔案管理內(nèi)容;⑤電算化會計檔案：可以存儲會計憑證、賬簿、報告等，例如磁盤、磁帶、紙質(zhì)檔案等。

二、高校財務(wù)會計檔案目前存在的主要問題

（一）目前的高校財務(wù)檔案主要為紙質(zhì)檔案。目前我國高校的檔案大部分還是以紙質(zhì)形式，紙質(zhì)會計檔案存在一些外在風(fēng)險，例如紙質(zhì)檔案容易破碎、損壞，容易受到外界環(huán)境的影響，可控性差。在日常的檔案管理工作及日常查閱環(huán)節(jié)中，由于客觀環(huán)境和人為因素的影響，會計紙質(zhì)檔案有很大的概率會受到污漬或其他外在物體的影響，使紙質(zhì)檔案受到污染，造成紙質(zhì)檔案的字跡模糊、無法繼續(xù)使用的情況，更為嚴重的話會造成財務(wù)會計檔案的損壞，出現(xiàn)腐爛，最終導(dǎo)致會計紙質(zhì)檔案不能繼續(xù)使用。目前高校的領(lǐng)導(dǎo)部門經(jīng)常對學(xué)校內(nèi)部的科研項目、財政情況、學(xué)校建設(shè)項目進行經(jīng)濟方面的審查和經(jīng)濟審計，這需要查閱許多的會計憑證和項目明細賬，還需要對相關(guān)資料進行大量的復(fù)印，目前高校的財務(wù)檔案管理模式首先要通過查賬，之后通過人工進行翻查、復(fù)印紙質(zhì)憑證，這不僅需要大量的人力物力資源，在重復(fù)的查閱過程中容易對紙質(zhì)檔案造成損害，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的清晰度和完整度不斷下降。

（二）高校缺乏專職人員進行高校財務(wù)會計檔案的管理。目前的情況來看，會計檔案管理人員都是會計兼職管理，由于會計人員工作量大，人事變動頻繁，會計檔案的保管都是自己經(jīng)手的，導(dǎo)致很多年的財務(wù)檔案資料沒有向?qū)W校檔案管理機構(gòu)移交。嚴重違背了“會計檔案管理辦法”規(guī)定，財務(wù)檔案工作人員的工作情況沒有有效地完成。目前，大部分高校的財務(wù)部門都沒有設(shè)置檔案管理的專職人員，財務(wù)會計檔案管理工作也沒有專業(yè)化，高校的財務(wù)部門管理檔案的工作人員大部分都是會計人員，財務(wù)檔案管理只是他們的兼職工作，這些管理人員沒有受到檔案業(yè)務(wù)知識的專業(yè)培訓(xùn)，不了解財務(wù)會計檔案的管理范圍和管理標(biāo)準，所以工作人員對于財務(wù)檔案的管理重視程度不高，管理工作中的精細化也明顯不足，而且大部分的工作人員沒有專門的檔案管理工作經(jīng)歷，缺乏檔案管理方面的經(jīng)驗。財務(wù)會計檔案管理人員有時會有人手不夠的情況，所以財務(wù)管理部門會請學(xué)生或者其他非正式員工來進行檔案的裝訂工作，但是由于缺乏工作經(jīng)驗，對檔案的基本操作規(guī)程缺乏經(jīng)驗，這就導(dǎo)致工作人員整理的財務(wù)檔案沒有質(zhì)量保證，裝訂不規(guī)范，難以保證檔案的完整性和安全性，會計憑證裝訂成冊后，有可能不符合裝訂要求。

（三）對財務(wù)檔案管理缺乏重視，工作重要性意識淡薄。高校的財務(wù)會計檔案管理工作是一項非常重要的工作，它關(guān)系到學(xué)校歷史的保存，起到了服務(wù)現(xiàn)實，承上啟下的作用。但是很多高校的管理人員對財務(wù)檔案工作沒有明確的認識，對于檔案管理工作不夠重視，把高校財務(wù)工作中的大量原始憑證的整理當(dāng)成了一件浪費時間和財力的事，沒有將財務(wù)資料的整理歸檔工作作為財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容看待。造成了財務(wù)會計檔案資料堆積如山的現(xiàn)象，由于會計檔案管理辦法中有一項規(guī)定，當(dāng)年形成的會計檔案要由單位會計管理機構(gòu)臨時保管一年，一年后再交到單位檔案管理機構(gòu)。但是財務(wù)部門對于這一相關(guān)工作沒有很好地處理，導(dǎo)致其他與財務(wù)相關(guān)的資料堆積如山，對于資料的保管時間也缺乏了解，這些檔案經(jīng)過長時間的積累成為了財務(wù)檔案管理部門棘手的問題。

（四）財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。財務(wù)檔案管理機構(gòu)是財務(wù)檔案管理工作能夠順利進行的重要保證，設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是高校必須要重視的一項工作，也是國家法律規(guī)章的要求，但是目前很多高校對于檔案管理的實際工作缺乏足夠的重視，導(dǎo)致各高校財務(wù)檔案工作均不夠完善和規(guī)范，財務(wù)會計檔案管理工作的人員不夠?qū)I(yè)，造成了檔案管理工作的分散，管理環(huán)節(jié)的分散造成檔案管理工作形成了很多不規(guī)范的現(xiàn)象，檔案管理的設(shè)施也不夠完善，沒有專業(yè)化的設(shè)備來參與檔案管理工作，例如財務(wù)檔案沒有設(shè)立專門的庫房，不符合“七防” 要求，沒有檔案檢索工具，查找不方便。

三、高校會計檔案管理的改進方法

隨著社會的不斷發(fā)展，高校會計檔案管理的工作也在不斷改革與完善，這對高校會計檔案管理工作帶來了更多的問題，提出了更多的要求。會計檔案管理是高校會計工作中最基本的一項工作，所以高校要提高財務(wù)會計檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。

（一）會計資料歸檔要安排專人負責(zé)

會計檔案中包含很多與高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)相關(guān)的重要資料和有效憑證，包含了會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等，財務(wù)會計檔案在高校的經(jīng)濟業(yè)務(wù)中發(fā)揮著很大的作用，會計檔案在日常生活中的使用頻率很高，所以為了提高財務(wù)會計檔案的使用效率，要加大對財務(wù)會計檔案規(guī)范管理工作，對檔案的整理和歸檔提出更加嚴格的要求。高校的管理人員要提高對會計檔案的重視，對于檔案管理人員的選擇要符合檔案管理人員的相關(guān)要求，要挑選有責(zé)任心、思想品質(zhì)優(yōu)良的財務(wù)人員專職進行會計檔案的裝訂和保管工作。財務(wù)檔案的管理工作包含很多零碎的工作，除了會計檔案管理辦法里規(guī)定的對會計憑證、賬簿、財務(wù)會計報告進行整理，還要對財務(wù)相關(guān)的收據(jù)、發(fā)票、工資冊及其他財務(wù)支撐材料進行整理，這些材料的整理要符合要求，這些資料的整理及保管需要有相關(guān)工作經(jīng)驗、有專業(yè)知識、工作細致認真的工作人員完成。還要提高財務(wù)管理人員素質(zhì)。高校財務(wù)檔案工作要和當(dāng)前不斷發(fā)展的檔案管理模式相適應(yīng)，要對財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)加強培養(yǎng)，提高工作能力，不斷對檔案人員進行多方面的教育培訓(xùn)，讓財務(wù)檔案人員緊跟時代的發(fā)展，不斷提高其在工作上的責(zé)任心和工作能力，可以根據(jù)管理標(biāo)準來對檔案進行科學(xué)的分類、整理。

（二）會計檔案保管和管理要利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段

由于目前大多數(shù)高校都以紙質(zhì)檔案為主，但是紙質(zhì)檔案容易損壞，且損壞具有不可逆性，現(xiàn)在上級主管部門的專項審計、檢查任務(wù)逐漸增多且時間跨度大，高校中的上級部門也經(jīng)常對財務(wù)會計檔案進行查閱，這樣就造成了會計檔案的管理難度大，檔案的損壞程度高等問題。在會計檔案管理辦法中有相關(guān)的規(guī)定，單位的財務(wù)檔案可以加入計算機等現(xiàn)代化技術(shù)來參與管理，隨著當(dāng)前的信息化技術(shù)不斷進步，高校財務(wù)信息化平臺的建設(shè)進程也在不斷加快，越來越多的輔助財務(wù)會計檔案的現(xiàn)代化技術(shù)不斷出現(xiàn)，市場上已經(jīng)出現(xiàn)了憑證影像系統(tǒng)、財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)可以有效解決紙質(zhì)化檔案中存在的缺點，可以通過掃描的方式來將紙質(zhì)會計檔案及紙質(zhì)憑證轉(zhuǎn)換成清晰的電子文件，這樣可以對紙質(zhì)檔案進行備份，防止因為紙質(zhì)檔案損壞、丟失帶來不可逆的損失，還可以提高會計憑證的使用效率，實現(xiàn)檔案的快速調(diào)閱，簡單方便，不受時間和地點的影響，減少了人為因素對紙質(zhì)檔案的影響，有效降低了紙質(zhì)檔案的損壞程度，降低檔案管理成本，使紙質(zhì)檔案得到更好的保護。在使用電子檔案的過程中也要符合會計檔案管理辦法中的規(guī)定，要保證電子會計資料的真實性和準確性，在對紙質(zhì)檔案電子化的過程中要保證電子檔案的正確匹配，在電子檔案的管理中，要提高電子檔案的安全性和隱私性，采取有效防范措施，防止電子會計檔案被篡改和泄露。電子檔案管理系統(tǒng)的建立提高了檔案的管理效率，對電子會計檔案的長久保存有很大的保證，該系統(tǒng)可以實現(xiàn)電子會計檔案與紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。隨著當(dāng)前信息化技術(shù)的不斷進步，財務(wù)會計檔案的信息化管理技術(shù)也在不斷完善，高校要提高對信息化紙質(zhì)檔案管理的建設(shè)，加大對其的經(jīng)濟投入，加大電子檔案技術(shù)在財務(wù)檔案管理中的比重，提高檔案管理的工作效率。

（三）加大財務(wù)與檔案管理部門的溝通

財務(wù)部門要設(shè)置整理會計檔案資料的專職人員，專職人員要加大與學(xué)校檔案管理部門的交流，相關(guān)部門學(xué)習(xí)相關(guān)工作經(jīng)驗，財務(wù)工作人員的工作不僅僅是裝訂憑證、賬表，將裝訂完成的檔案移交到檔案管理部門，檔案管理部門缺少與財務(wù)部門的溝通，對于相關(guān)檔案缺乏認識，會造成檔案管理的失誤。財務(wù)部門對檔案的整理和裝訂工作要按照會計檔案管理辦法的要求，這就需要與檔案管理部門進行溝通來確定整理和裝訂的具體要求，學(xué)校檔案管理部門要給予正確的指導(dǎo)。財務(wù)檔案管理要做到權(quán)責(zé)明晰，工作有序，財務(wù)檔案歸檔標(biāo)準化、 規(guī)范化的要求。

（四）建立健全高校財務(wù)檔案管理的規(guī)章制度

要實現(xiàn)高校財務(wù)檔案規(guī)范化，要制定檔案工作管理的明確規(guī)章制度，建立檔案管理的責(zé)任化制度，并建立一套科學(xué)完善的檔案管理制度，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等工作，讓財務(wù)檔案管理工作有明確的規(guī)章制度來管理。財務(wù)檔案信息化是當(dāng)前信息化時代的成果，也是現(xiàn)代檔案工作的重要組成部分，是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。所以，大力改善財務(wù)檔案工作的管理水平及管理設(shè)施條件是非常重要的，首先要確保檔案的完整性，要不斷地更新檔案管理部門的設(shè)施，例如防火設(shè)備、防盜設(shè)備等，建立檔案管理流程的規(guī)范，讓工作人員的工作嚴格按照流程來進行，保證檔案管理的準確性和安全性。其次是加快檔案工作現(xiàn)代化進程，在檔案工作室加入計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，對于設(shè)施的管理也要建立管理辦法，利用大量的會計檔案資料實現(xiàn)各類財務(wù)檢查的真實性。

結(jié) 語

綜上所述，高校財務(wù)會計檔案管理工作的開展關(guān)系到學(xué)校未來的發(fā)展，這需要會計基礎(chǔ)工作要更加科學(xué)化和規(guī)范化。所以，高校管理層要加強對會計檔案管理工作的重視程度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，不斷完善高校會計檔案管理體系，提高高校的會計檔案管理工作的效率，提升檔案信息的利用效率，促進高校會計檔案管理水平的不斷提升。