企業(yè)公文寫作與處理中的常見問題及對策探討

王 麗

（大冶有色金屬集團(tuán)控股有限公司，湖北 黃石 435000）

我國社會經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，為推動企業(yè)的發(fā)展提供了良好機(jī)遇，但也使企業(yè)面臨著更加激烈的競爭環(huán)境，對企業(yè)管理工作提出了更高的要求。從某種程度上來說，企業(yè)公文寫作水平的高低體現(xiàn)了一個企業(yè)的辦事效率、辦事風(fēng)格，同時也展現(xiàn)出企業(yè)文化、企業(yè)形象、企業(yè)作風(fēng)和管理水平，是企業(yè)管理的一項重要工具。公文寫作集理論性、政策性、專業(yè)性、文字能力為一體，相關(guān)單位及工作人員在日常工作中需要通過不斷的鍛煉和學(xué)習(xí)，逐漸提高企業(yè)公文寫作的針對性、及時性和有效性，改正各種不良的寫作習(xí)慣，充分認(rèn)識到自身在公文寫作與處理方面的工作任務(wù)和職責(zé)，切實履行好崗位職責(zé)，并有效地提高公文寫作與處理的水平。

一、企業(yè)公文制作的標(biāo)準(zhǔn)與程序

企業(yè)公文寫作一般都是嚴(yán)格依照《國家黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704 -2012）、《2012 年黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)（2012）14號）進(jìn)行的，適用于企業(yè)的公文種類主要有決議、決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、紀(jì)要等10種，每種公文的寫作要求、標(biāo)準(zhǔn)格式等都有所差異，要求相關(guān)人員對此有全面的了解和認(rèn)知，能準(zhǔn)確把握每種公文寫作及處理的要點和關(guān)鍵。企業(yè)公文制作也需要嚴(yán)格地依照相關(guān)程序進(jìn)行，確保相關(guān)部門及其工作人員明確自身的職責(zé)和工作內(nèi)容，規(guī)范化做好公文的草擬、審核、簽發(fā)、登記編號、編制、復(fù)核、印發(fā)、存檔等一系列的工作。通過做好這方面的工作，推進(jìn)企業(yè)管理工作的高效化開展和實施，及時發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)各項工作中的不足，有效提高企業(yè)管理的水平，以便更好服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)活動的開展和實施，確保企業(yè)各項工作的規(guī)范性。

二、企業(yè)公文寫作與處理中的常見問題

1.材料不足

企業(yè)的公文寫作時效性比較強(qiáng)，服務(wù)于企業(yè)的中心工作和經(jīng)濟(jì)發(fā)展、日常運行和管理，要求保證企業(yè)公文的材料充實、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、附件資料翔實，而且公文具有很強(qiáng)的專業(yè)性，在公文寫作中一般需要做到專業(yè)術(shù)語到位、格式規(guī)范、文字言簡意賅。諸如企業(yè)報告、請示等類型的公文，還具有時間緊、事情急、任務(wù)重等特點，一般情況下要求做到一事一報、一事一文，強(qiáng)調(diào)在公文中清晰地闡明事情，充分地說明和闡述各項問題，能使人一目了然，便于清楚地了解事情，并及時進(jìn)行解決和處理。但是，在具體實施中很多時候并沒有做到這一點，部分人員的能力和水平有限，且公文規(guī)范意識不強(qiáng)，編寫和撰寫的公文正文空洞、主旨意圖表達(dá)和闡述不明確、基礎(chǔ)材料不足，需要多次修改，嚴(yán)重影響工作和辦事的效率，不僅無法為企業(yè)業(yè)務(wù)活動開展和管理工作服務(wù)，甚至對企業(yè)形象造成一定的不利影響。

2.流程不規(guī)范

企業(yè)的公文寫作與處理涉及的部門及人員比較多，要求依照一定的程序規(guī)范化進(jìn)行，落實好草擬、審核、簽發(fā)、登記編號、編制、復(fù)核、印發(fā)、存檔等方面的工作，以保證公文內(nèi)容材料完整、真實、有效，滿足企業(yè)業(yè)務(wù)實施和管理控制所需。各環(huán)節(jié)人員要求明確自身的職責(zé)和工作內(nèi)容，在層層監(jiān)督和把關(guān)下，確保公文寫作的規(guī)范性與處理的科學(xué)性及時性。但在具體實施中，很多部門及人員并不能完全吃透文件精神及各項政策，對企業(yè)公文寫作及處理的各項規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，相關(guān)的法律法規(guī)等缺乏全面的把握和分析，進(jìn)而存在比較多的問題。例如，在草擬公文時內(nèi)容信息不完整，公文文種、格式、語言等方面都不同程度地存在問題；審核不夠嚴(yán)格、細(xì)致，公文中的很多不規(guī)范、不合理的地方?jīng)]有及時發(fā)現(xiàn)和處理；公文簽發(fā)不規(guī)范；登記不及時、編號不規(guī)范；復(fù)核工作未得到有效執(zhí)行和落實，存在走過場的情況；存檔和歸檔不及時，沒有充分認(rèn)識到這一環(huán)節(jié)工作的重要性，存在資料文件遺漏、丟失等情況。這些問題嚴(yán)重影響公文的質(zhì)量和權(quán)威性，也阻礙了相關(guān)功能和作用的發(fā)揮。

3.照搬照抄

在很多企業(yè)內(nèi)部都不同程度地存在照搬和照抄公文寫作的情況，很多都是用一個所謂的萬能模板，然后將內(nèi)容信息生搬硬套進(jìn)模板內(nèi)，沒有結(jié)合企業(yè)自身的實際情況和現(xiàn)實需要。這種方式雖然效率比較高、簡單方便易操作、不容易出現(xiàn)格式等方面的基礎(chǔ)性錯誤，但容易導(dǎo)致所編制的公文缺乏一定的可行性，導(dǎo)致工作無功而返。例如，原封不動轉(zhuǎn)發(fā)國家相關(guān)政策到基層群體，未對這些政策進(jìn)行深入的解讀和分析，導(dǎo)致很多基層人員對公文內(nèi)容不理解，工作過程中摸不著頭腦，從而對相關(guān)政策的執(zhí)行和落實造成不利影響。

4.文件冗余

在很多企業(yè)內(nèi)部都不同程度地存在公文寫作與處理形式化、表面化的情況，也就是內(nèi)部的文件比較多，盲目要求編制和印發(fā)公文，但卻沒有什么實質(zhì)性的內(nèi)容，存在大量可發(fā)可不發(fā)的文件，這嚴(yán)重影響企業(yè)的辦事效率。例如，在推動企業(yè)發(fā)展及各項工作開展和實施的過程中，就某一項活動或業(yè)務(wù)工作相關(guān)行業(yè)部門及機(jī)關(guān)政府單位作出了一系列的安排，印發(fā)了很多的紅頭文件，此時要求企業(yè)根據(jù)自身的實際情況，在綜合考慮和分析服務(wù)基層、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各項需求及中心利益等的基礎(chǔ)上，對這些文件的貫徹和執(zhí)行進(jìn)行深入的考慮和分析，制定適合自身、切實可行、利于基層操作的各項方案，形成正式的公文，而不是盲目、籠統(tǒng)地去貫徹和執(zhí)行這些文件。但是，具體實施中很多企業(yè)并沒有做到這一點。

5.創(chuàng)新性不足

部分企業(yè)的文秘人員綜合素質(zhì)和專業(yè)化能力不強(qiáng)，在公文寫作和處理的過程中經(jīng)常存在照貓畫虎的情況，且過于強(qiáng)調(diào)形式和格式，很多只是簡單地修改了年月日等基礎(chǔ)的信息，導(dǎo)致公文內(nèi)容不夠新穎、“有氣無力”、不夠通俗易懂。而且，公文處理的手段和方式比較落后。企業(yè)公文涉及的內(nèi)容和形式比較多，且公文處理的流程復(fù)雜，因此，加強(qiáng)信息化、數(shù)字化建設(shè)能有效提高公文管理和處理的水平，簡化和優(yōu)化公文寫作和處理的流程，方便這項工作的順利開展，還能為公文歸檔和管理提供了更大的空間，也有助于相關(guān)信息的傳遞和利用，更好地服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)工作及管理工作。但是，很多企業(yè)并沒有做到這一點，數(shù)字化、信息化水平有待提升。

三、提高企業(yè)公文寫作與處理水平的對策

1.注重材料的積累

要保證企業(yè)公文具有時效性、針對性、專業(yè)性，確保公文的材料充實、內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、附件資料翔實、專業(yè)術(shù)語到位、格式規(guī)范、文字言簡意賅。一是要求相關(guān)企業(yè)及其工作人員對企業(yè)公文寫作與處理進(jìn)行全面的了解和把握，并充分地認(rèn)識自身的職責(zé)和任務(wù)，規(guī)范化做好公文寫作與處理工作，確保相關(guān)工作的開展能更好地服務(wù)于企業(yè)的中心工作和經(jīng)濟(jì)發(fā)展、日常運行和管理。二是相關(guān)人員需要對黨和國家各項方針政策、理論、法規(guī)等有基本的了解，明確黨和政府關(guān)于行業(yè)和企業(yè)發(fā)展的各項指示、決策、部署、要求、政策法規(guī)，為企業(yè)公文寫作提供明確的方向和指導(dǎo)。三是相關(guān)工作的開展和實施需要準(zhǔn)確把握和分析公司領(lǐng)導(dǎo)的工作思路、思想作風(fēng)、意圖，明確企業(yè)的文化理念等，清楚公文的目的和用途，確保公文寫作的有效性和針對性。四是需要保證相關(guān)人員明確企業(yè)公文寫作的各項規(guī)范要求及基本知識，在實際工作中嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)、要求和程序進(jìn)行，以確保公文寫作的規(guī)范性。此外，企業(yè)公文寫作要為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)營管理提供服務(wù)，相關(guān)人員在工作中需要全面把握和分析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的各項資料信息，明確企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動及項目的開展情況、職工的思想動態(tài)、企業(yè)發(fā)展的目標(biāo)要求、文化建設(shè)等相關(guān)的信息，保證公文的內(nèi)容符合企業(yè)實際情況，保證公文主旨表達(dá)和闡述充分、明確，避免說空話、套話、外行話的情況。

2.規(guī)范流程和程序

相關(guān)企業(yè)及工作人員需要加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷提高知識儲備、專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，熟練掌握每一種公文的寫作格式及其基本結(jié)構(gòu)、通用模板，以便在工作中能夠靈活應(yīng)用，保證公文寫作和處理的效率。一是日常多進(jìn)行企業(yè)常用公文類型的寫作鍛煉，不斷積累經(jīng)驗和技巧，以提高公文寫作和處理的能力水平，確保在面對較難的公文時，也能做到游刃有余，可以快速、規(guī)范地寫作和處理公文，避免公文文種、格式、語言等方面的問題。二是各有關(guān)人員需要明確自身的職責(zé)和工作內(nèi)容，并加強(qiáng)溝通和交流，促使草擬、審核、簽發(fā)、登記編號、編制、復(fù)核、印發(fā)、存檔等工作規(guī)范落實，確保公文的質(zhì)量和權(quán)威性，促使其功能和作用有效發(fā)揮。例如，在草擬、審核公文的時候，需要根據(jù)現(xiàn)實需要及各項標(biāo)準(zhǔn)要求，對公文的主題、結(jié)構(gòu)、素材、文字等進(jìn)行仔細(xì)的斟酌和思考，并在這一過程中不斷對比和總結(jié)，摸索出適合企業(yè)自身的公文寫作技巧、規(guī)律和套路，不斷提高公文寫作與處理水平，及時發(fā)現(xiàn)和處理不規(guī)范、不合理的地方，確保公文內(nèi)容完整、新穎，能夠有效地服務(wù)企業(yè)經(jīng)營決策和內(nèi)控管理工作。三是公文簽發(fā)要求印章、簽字等規(guī)范，公文等級要準(zhǔn)確，并根據(jù)公文特點和內(nèi)容等對其科學(xué)編號，以實現(xiàn)高效地歸檔、管理和利用公文。做好公文信息安全管理方面的內(nèi)容，減少資料文件遺漏、丟失等造成的影響損失。

3.注重對公文的靈活運用

一般而言，企業(yè)公文寫作需要嚴(yán)格依照相關(guān)條例和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，公文的種類、格式、行文規(guī)則等都需要遵循各項條例的有關(guān)規(guī)定。同時，也需要確保公文的美觀性和實用性，相關(guān)企業(yè)及工作人員需要準(zhǔn)確地把握相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和條例，根據(jù)企業(yè)的實際情況，對公文進(jìn)行靈活地運用。要強(qiáng)調(diào)學(xué)習(xí)范文，進(jìn)行參照模仿，用于規(guī)范公文寫作，但不是所有類似的公文都可以套用同一個模板，還要保證公文的新穎性；在具體實施中，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況和公文想要表達(dá)的主旨內(nèi)容，有針對性地選擇行文思路、語言風(fēng)格、立場觀點、思想內(nèi)容，保證公文能將有關(guān)內(nèi)容直觀地表達(dá)。

4.精煉公文寫作

企業(yè)各項工作的開展和實施都需要基于利益最大化的考慮和分析，所有印發(fā)的公文，既要服務(wù)于企業(yè)的各項經(jīng)營管理工作，又要為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。在公文寫作和處理的時候，要強(qiáng)調(diào)優(yōu)化流程，有效地提高企業(yè)的辦事效率。企業(yè)的公文寫作需要切實地改進(jìn)文風(fēng)，進(jìn)一步精簡文件，避免文件過多的情況，減少沒有實質(zhì)性內(nèi)容、可發(fā)可不發(fā)的公文，杜絕企業(yè)盲目要求編制和印發(fā)公文的情況。企業(yè)需要根據(jù)自身的實際情況及經(jīng)濟(jì)目標(biāo)，制定切實可行、利于基層操作的各項方案，形成正式的公文，要避免盲目籠統(tǒng)貫徹和執(zhí)行文件資料信息的情況。新時期，可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)，打造電子公務(wù)系統(tǒng)，構(gòu)建完善的信息化平臺，并加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，為公文寫作和處理提供支撐，確保該項工作更加便捷、高效的開展和落實，更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

5.提高公文寫作悟性

企業(yè)的公文不能只局限于格式、形式，相關(guān)人員在寫作之前要經(jīng)過深思熟慮及科學(xué)的規(guī)劃，并對公文進(jìn)行不斷的修改和完善，有效提高公文的質(zhì)量。在公文寫作時，需要準(zhǔn)確把握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)律，在綜合考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不同時期現(xiàn)實工作的需要、企業(yè)發(fā)展和管理目標(biāo)要求、企業(yè)戰(zhàn)略和生產(chǎn)經(jīng)營要求、文件資料信息及想要表達(dá)的內(nèi)容等基礎(chǔ)上，選擇適合的公文種類和形式，確保公文的適合性、規(guī)范性。要有效規(guī)避公文寫作中的復(fù)制粘貼等行為，可以借鑒和參考公文寫作的技巧和方法，向優(yōu)質(zhì)公文、范文借鑒、取經(jīng)。此外，要強(qiáng)化相關(guān)人員的創(chuàng)新意識、大局意識，為公文寫作提供創(chuàng)新思維。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)要充分認(rèn)識到公文寫作與處理對管理工作的重要作用，重視此項工作的開展和實施。由于公文寫作是一項復(fù)雜性的工作，相關(guān)部門及其工作人員需要明確自身的職責(zé)和工作內(nèi)容，通過一系列的培訓(xùn)和教育學(xué)習(xí)，強(qiáng)化相關(guān)人員的政治理論、責(zé)任意識、大局意識，促使其掌握公文寫作的新知識和技巧，明確公文寫作的標(biāo)準(zhǔn)和要求，有效提高相關(guān)人員的公文寫作與處理水平。