企業(yè)合同審核過程中的風險點及防范策略探討

周 淼

（廣東省中小企業(yè)服務中心（廣東省生產服務業(yè)促進中心），廣東 廣州 510030）

買賣合同是商品交換或提供服務的一種法律形式，具有法律效應，企業(yè)在日常生產經營中離不開對買賣合同的應用。同時，合同也是交易雙方建立信用、獲取信任的重要途徑。為此，合同所包含的各項條款內容均需要做好審核工作，以此提高企業(yè)對合同的掌控力度，有效規(guī)避相關風險因素。企業(yè)需要確保簽訂合同的過程符合目標任務完成的實質要求、符合單位內部的程序化規(guī)定、符合法律法規(guī)的強制性規(guī)范和要求。部門人員審核過程中要嚴格遵守與之相關的法律法規(guī)，避免與強制性規(guī)范產生沖突導致合同條款和約定無效，同時認真摸查簽訂合同的另一方當事人是否擁有簽約能力、履約能力。

一、合同審核的要點

1.合同主體是否適格

對于所有種類的合同而言，主體享有訴訟實施權，即適格與否是需要重點審核的指標，所以，在審核環(huán)節(jié)需要將另一方合同當事人的工商登記信息、經營許可證、經營范圍、資質進行考察。當合同相對方為自然人時，應將其身份證等信息作為合同附件以證實其有簽約能力。例如，合同相對方為分公司時，還需查證其是否有簽約主體資格；合同相對方為個人獨資企業(yè)，是以個人名義簽訂合同抑或是以企業(yè)名義簽訂合同；簽約代表的授權范圍等。

2.合同內容和程序是否合法

審查合同過程中需要運用相關法律法規(guī)，這其中會涉及多種法律法規(guī)條款。例如，對履約地的約定、對不動產和動產物權的設立、變更、轉讓等方式的約定是否與國家強制性規(guī)范相沖突，同時，需要對抵押物進行必要查冊，避免因受償順序導致己方債權無法實現(xiàn)。如果合同中的交易方式、爭議解決方式等內容存在法律強制性規(guī)定，雙方需要遵守條款規(guī)定，以充分確保合同的執(zhí)行效果。另外，雖然內部簽約程序的設定只產生約束內部的效果，但內部程序的不嚴謹不嚴格而產生的問題，往往會產生直接的對外效果。同時，在審核過程中只有使用法人合同專用章完成合同簽訂才能確保合同權益得到發(fā)揮，如果使用其他印章，很可能導致合同功能失效。

3.權利義務是否明確、具體，表述是否規(guī)范

需要確定合同中的各類約定都指向一個主題，如果約定存在模棱兩可、相互沖突的問題，很可能不利于己方維權。特別是當己方為格式合同的制定者時，往往會采取不利于格式合同制定方的解釋。若為保證安全交易，應對合同內的各項權利義務劃分界限，防止合同存在風險問題。合同嚴謹、規(guī)范的表述是一份標準合同的重要指標之一，模糊不清的表述，例如，“等”字的濫用，往往給對方以可乘之機；“定金”和“訂金”的區(qū)分，直接關系是否資金返還、雙倍賠償?shù)葐栴}；過于考慮己方利益而將損失、風險全部歸于合同相對方承受，則可能導致因違反公平原則而使合同無效或部分無效的結果。

4.交易目的是否滿足

交易目的是貫徹合同的主線，對于后續(xù)變更合同、糾紛時合同的解釋具有重要作用。在合同起草簽訂過程中須確保其內容是根據(jù)雙方當事人的具體需求而建立的，如果雙方存在合同糾紛，則需要進行合同變更，所以，在合同的正文前可以簡述簽訂合同的目的。通過設立合同目的的表述，對產生糾紛后的解釋、糾紛處理原則具有指導意義。通過優(yōu)先考慮合同目的，能夠避免和減少出現(xiàn)雙方交易糾紛，并豐富相應條款。例如，當遇到惡劣天氣或交通情況受阻的情況下，可靈活采取對易腐易壞等商品進行緊急變賣處理，而非不顧實際情況，固守條款約定導致商品腐爛變質。此時應按照合同目的，善意促進合同的履行，推定合同相對方同意；對合同兜底性的“等、其他”的表述進行解釋，合同目的也是解釋的一項重要依據(jù)。

5.合同內部審核要設有專人把關

合同是對外合作溝通的重要文件之一，代表著雙方的意思表示。然而在合同審批流轉期間往往涉及業(yè)務、財務、法務等多部門，各部門從部門職能提出的意見可能出現(xiàn)一致、有所參差甚至完全相悖的情況。因此，當各部門提出意見后，往往需要專門人員進行匯總整合、溝通協(xié)調，如何將模糊甚至可能有沖突的各方意見整合為單位（法人）整體意見，并翻譯成法律語言體現(xiàn)在合同上，顯得尤為重要。

6.合同審核要關注效率和風險

合同審核要同時對合同的可行性進行研判，在執(zhí)行效率和風險把控兩者中尋找平衡點。作為甲方，過于嚴厲苛刻的合同不僅有違公平原則，也可能造成合同無法履行導致工作難以推進的情況；而過于寬松的合同，則容易帶來風險隱患，一旦產生糾紛則將使己方處于被動地位。因此，合同審核工作不僅要從法律、業(yè)務層面考慮，也要有一定的組織協(xié)調能力，更要擅長從效率和風險兩者之間尋找平衡點，既要高效率也盡量地減少和降低風險。合同審核不僅考驗專業(yè)知識，也同樣考驗執(zhí)業(yè)素質。

二、合同風險的表現(xiàn)類型

1.合同簽訂過程中帶來的風險

這類風險的產生主要是在簽訂過程中對合同價格、付款方式、履約條件、結算條款等產生的異議，導致潛在簽約風險，所以此類風險就必須在合同審核的時候進行認真把關。例如，對合同的價格是采用固定價格還是浮動價格、合同金額是否含稅、對稅務發(fā)票是需要增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票；對結算方式是一次性結算還是采取留質保金、銀行保函等方式；設定給對方的義務是否明確、重要條款是否作了明顯提示性標記等。如果對上述內容和條款把握不準，則將給后期執(zhí)行帶來潛在風險。此外，在合同簽訂之前的商榷階段，需要保留關鍵信息的書面溝通材料。例如，在大額訂單簽訂前，履約方往往會為準備履行合同做準備工作，此時會消耗一定的人力和物力，但合同并未正式訂立，因此要謹防對方是否存在為假借訂立合同，惡意進行磋商，是否存在故意隱瞞與訂立合同有關的重要事實或者提供虛假等情況。因此，可在合同審核時設定一定條件達成、一定期限屆滿即生效的約定，即附加生效條件、期限的合同。

2.合同履約方面的風險

這類風險多存在于較為具體和特殊的情況，包括自身的和客觀的原因難以執(zhí)行而被對方起訴、對方不能正常履行合同需要按法律流程起訴、國家政策等外部環(huán)境的變化等方面的原因，在這種風險情況下，就需要合同的管控方充分發(fā)揮主觀能動性，通過采取積極措施提前介入處理，從維護己方利益的角度出發(fā)，對合同爭議條款進行解釋和溝通，本著友好協(xié)商的原則盡量促成合同目的達成，通過變更合同、簽訂補充協(xié)議等方式做出雙方都認可的讓步，以促共贏。在無法協(xié)商的情況下，如何使仲裁或訴訟能夠更便于己方行權則顯得尤為重要。故此，合同審核階段即要將此類情形充分考慮，在合同中約定更便于己方的仲裁、訴訟方式和管轄法院，為后期維權提前做好鋪墊工作。

三、企業(yè)合同風險的識別方法

1.考察法

如果合同涉及交易金額過大，并且對交易方的信譽不了解的情況下，可以考慮通過實地考察的方法，分析合同交易方的資質和信譽，也可通過走訪其他與之合作過的企業(yè)溝通了解相關情況，確定其提供的商品（服務）是否符合合同預期。進行實地考察前，一定要對合同所可能涉及的各個方面進行分析，準備好相應的資料，帶著問題、有針對性地進行考察和分析，獲取對合同簽訂有力的證據(jù)資料。合同中涉及作為履約保證的抵押物時，還須盡可能對抵押物進行查冊，查明抵押物是否一物多押、受償順序是否優(yōu)先等具體情況。

2.測試法

根據(jù)測試法模式分階段地對合同進行測試，查找在有效期內合同各階段存在的風險以及控制缺陷，對其存在的潛在影響進行分析，并從整體確定風險的重要程度，制定風險防范方案。合同測試的主要目的就是全過程跟蹤合同的執(zhí)行控制過程，對整個合同執(zhí)行期內的變化進行反饋，降低風險，例如，因宏觀政策變化導致合同不能如約履行，應及時地與對方進行溝通協(xié)調；如果因合同方經營不善等原因導致合同未來很難執(zhí)行下去，應立即采取相應的措施降低風險。

3.分析法

針對合同方與其他合作方建立的合同關系進行審查，并深入分析相對方的財務往來數(shù)據(jù)、統(tǒng)計資料以及企業(yè)歷史管理資料等信息，并結合現(xiàn)今市場環(huán)境發(fā)展趨勢和未來可能變更的法律條款，判斷對方是否具有履約實力，明確其中存在的風險因素，制定有效的風險規(guī)避策略。采用分析法需要企業(yè)的合同審核人員建立單位合同管理檔案庫，由簽約部門對擬簽約合同方資質等進行審核、服務比價。同時，合同審核人員形成檔案庫詳細記錄，分析合同方的履約情況、信譽資質、經營管理狀況等方面，及時反饋到合同的執(zhí)行過程中。

四、加強合同管理的相關策略

1.嚴格遵守合同簽訂流程規(guī)定

企業(yè)在簽訂合同時需嚴格按照流程規(guī)定分步驟進行，通常合同管理負責人主要來自業(yè)務部門、財務部門、合同管理部門的工作人員。各部門在管理合同時應考慮機構、制度、人員這三項條件，并且管理和統(tǒng)計合同的部門由合同管理部門承擔，同時也負責監(jiān)督合同執(zhí)行狀態(tài)，具有履行行政管理合同的職權；財務部門主要負責監(jiān)管合同經費。在簽訂合同之前，這三個部門應先調查和了解合同主體的自信度、履約能力是否可信，且遵守相關法律條文，如果合同涉及金額較大，需要管理合同的工作人員與財務部門一同參與談判環(huán)節(jié)，合同登記表由業(yè)務部門人員進行填寫，并填列簽訂合同的具體時間、合同相對方所處單位、項目名稱、合同執(zhí)行期、前期審查情況等。并將登記表和合同文稿一起提交給業(yè)務部門進行審核，簽署審核建議后將其再次轉交到財務部門審核。

2.規(guī)范合同審核管理

合同審核是合同簽訂環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)，各部門都要發(fā)揮自身的職能加強對合同的審核力度。例如，在審核時財務部門需要結合國家有關法規(guī)條款和財務制度，在考慮風險資金、稅收籌劃的前提下，根據(jù)前期調研、談判狀況審計合同文稿，在簽署審核建議后轉到業(yè)務部門進行優(yōu)化調整。合同的終稿審核應是在所有合同流程走完后匯集到經辦人，經辦人根據(jù)各部門提出的修改意見與合同對方進行溝通，完善合同簽訂過程。在合同簽訂審核時，如遇到合同所涉及金額過大，合同審核人員提交的合同決議必須由公司的決策會議進行討論、通過，并制定相應的風險防范措施。在合同未正式生效前，經辦部門不可擅自履行合同內容，應積極地配合合同審核人員做好審核管理工作，防止先履行義務再簽訂合同的情況發(fā)生，避免給公司帶來被動的影響。同時，合同審核人員要對所有簽訂的合同進行登記管理，整理成卷，為后續(xù)的檔案查詢提供方便，并將合同審核發(fā)現(xiàn)的問題在單位內部進行傳閱，以避免同類型審核問題再次地出現(xiàn)。

3.加強合同后續(xù)管理

管理人員對合同登記表進行裝訂工作，形成合同臺賬，并根據(jù)性質對合同進行分類統(tǒng)計，并對合同文本的份數(shù)、附件、處置記錄、履行情況記錄、糾紛處理記載等定期進行整理匯總，并建立檔案。正式簽訂合同后需要一式兩份或根據(jù)各單位要求的份數(shù)準備，其中必須提交給綜合管理檔案部門一份。此外，也可以提交財務部門進行備案，財務部門在后續(xù)付款的時候需要根據(jù)合同的內容跟進下審核，查看是否滿足合同支付條件。合同的執(zhí)行期間，經辦部門應及時收集合同執(zhí)行過程中的資料，包括相應的支付憑證、變更內容、補充附件等，如果涉及對合同的重大影響事項，應單獨對合同的事項走內部流程進行決策，制定完善的應對措施。通過嚴格化的合同管理工作，能夠優(yōu)化企業(yè)內部合同管理制度，與此有關的部門之間也能夠相互督促，互相銜接，這種方式在一定程度上能夠減少企業(yè)經營環(huán)節(jié)產生的個人不良行為或者領導者過度集權的問題，并可降低資金風險以及經營風險。

五、結語

綜上所述，合同帶有一定的經濟性質，并且在簽訂完成后受法律保護，交易雙方只有在完成合同簽訂的環(huán)節(jié)后才能進行后續(xù)的合作。為加強合同簽訂的安全性，應加強合同審核力度，做好風險預判工作，并且在合同運行期間，應全面履行其合同規(guī)定的條款，存在爭議時，及時整理、收集證據(jù)，以此維護自身權益，并堅持零訴訟，以此促進企業(yè)有序、健康地發(fā)展。