合同管理在企業(yè)內(nèi)控中的常見問題及改進(jìn)措施

戴娟

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速健康發(fā)展，我國的企業(yè)如雨后春筍般不斷發(fā)展壯大，企業(yè)之間的市場競爭逐漸不斷增大，而企業(yè)合同管理工作是企業(yè)持續(xù)發(fā)展壯大過程中最為重要的競爭關(guān)鍵因素之一，并且能夠在市場競爭中是具有非常重要的推動(dòng)作用，合同管理對(duì)于企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展與改革有著重要的影響作用，因此為了不斷提升企業(yè)內(nèi)控的質(zhì)量，需要對(duì)企業(yè)內(nèi)控的合同管理工作中所存在的問題進(jìn)行分析這些問題，不斷對(duì)合同管理機(jī)制進(jìn)行完善，能夠更加良好的控制合同管理工作當(dāng)中所存在的風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮合同管理工作對(duì)于提升企業(yè)內(nèi)控質(zhì)量的重要作用，提升企業(yè)管理水平有效帶動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：合同管理;內(nèi)控;問題;措施

一、合同管理概述

（一）合同管理的內(nèi)涵

當(dāng)前企業(yè)所進(jìn)行的合同管理主要是指企業(yè)對(duì)企業(yè)作為當(dāng)事人而制定的合同所進(jìn)行的訂立、審查、監(jiān)督、控制等相關(guān)行為的總稱，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中活動(dòng)管理越來越重要，它推動(dòng)著企業(yè)的改革轉(zhuǎn)型也越來越成為企業(yè)內(nèi)部管理公司當(dāng)中的重要組成部分，通過進(jìn)行較為完善的合同管理工作，能夠保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利進(jìn)行，也是企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制工作當(dāng)中的重要核心內(nèi)容。

（二）合同管理的重要性

當(dāng)前企業(yè)與企業(yè)之間所開展的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)當(dāng)中，企業(yè)在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)往來時(shí)主要是通過共同制定合同，以能夠通過運(yùn)用這些合同來規(guī)范各個(gè)企業(yè)之間所需要開展的業(yè)務(wù)，從而良好的維護(hù)企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)利益，以及推動(dòng)整個(gè)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，因此在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程當(dāng)中，合同管理有著重要的影響作用，在某一種程度上，合同管理也會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展方向及發(fā)展態(tài)勢。而企業(yè)通過不斷加強(qiáng)合同管理工作，對(duì)企業(yè)在進(jìn)行業(yè)務(wù)來往過程當(dāng)中所需要簽訂的合同進(jìn)行全方位的分析，以能夠在維護(hù)本企業(yè)的利益基礎(chǔ)之上，設(shè)定出更加合理的條例，從而良好的維護(hù)本企業(yè)的權(quán)益，使得整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的開展更加具有法律效應(yīng)?；蜻M(jìn)行較為全面的合同管理工作，也能夠有效降低企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程當(dāng)中所存在的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，良好的保障企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的順利開展，增強(qiáng)企業(yè)核心實(shí)力，推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。是在企業(yè)不在經(jīng)營發(fā)展過程當(dāng)中，企業(yè)的管理工作越來越成為企業(yè)發(fā)展的重要影響因素，而在企業(yè)管理當(dāng)中，合同管理是企業(yè)管理的核心內(nèi)容，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生一定的影響。

二、合同管理在企業(yè)內(nèi)控中的常見問題

（一）合同簽訂前期準(zhǔn)備工作不充分

為了能避免日后容易出現(xiàn)投資合同糾紛，在投資合同正式簽訂之前，合同企業(yè)甲方首先應(yīng)對(duì)投資合同企業(yè)乙方的長期履約業(yè)務(wù)能力、資格等條件做仔細(xì)進(jìn)行調(diào)查，若在日后雙方簽訂合同，并在履約的過程中，乙方不按事先合同約定按期履行，最終可能會(huì)給合資企業(yè)甲方造成難以得到挽回的直接經(jīng)濟(jì)損失。

（二）合同管理不夠規(guī)范

《合同法》規(guī)定了15種有名合同?！逗贤ā分匀绱嗽敿?xì)地規(guī)定，旨在防止約定或者約定不明時(shí)能依法處理。因此，在合同的簽訂時(shí)，一定要明確地確定合同的名稱，以防糾紛發(fā)生時(shí)不知道如何適用合同中的相關(guān)條款。企業(yè)為了避免糾紛、防止約定不明確，常常使用格式化的合同，因?yàn)檫@樣的合同條款相對(duì)而言條款比較全面，因此，建議盡量采用此類合同。隨著企業(yè)所開展的業(yè)務(wù)內(nèi)容不斷增多，企業(yè)所簽訂的合同也逐漸增加，企業(yè)為了能夠更加良好的保證企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)效益，逐漸加強(qiáng)了合同管理工作，但在實(shí)際進(jìn)行合同管理工作當(dāng)中所簽訂的合同并沒有進(jìn)行較為完善的分析，因此也就導(dǎo)致所簽訂的合同文本的整體法律效用不強(qiáng)，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)是因?yàn)楫?dāng)前企業(yè)內(nèi)部的合同管理規(guī)范不夠完善，沒有設(shè)置出專門的合同管理部門，對(duì)企業(yè)所開展的合同工作進(jìn)行相應(yīng)的分析，也就使得企業(yè)內(nèi)部所擬定的整個(gè)合同條例不夠完善，而使得相應(yīng)合同內(nèi)容在實(shí)際運(yùn)行過程當(dāng)中，無法充分的維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)損失。出現(xiàn)合同管理體系不完善的原因是，企業(yè)沒有能夠?qū)ζ髽I(yè)當(dāng)前的運(yùn)營狀況進(jìn)行全方位分析，也沒有充分認(rèn)識(shí)到合同管理工作對(duì)于企業(yè)內(nèi)控的重要影響作用，導(dǎo)致了企業(yè)內(nèi)部所開展的各種合同管理工作規(guī)范性不足。

（三）合同管理缺少完善的規(guī)章制度，企業(yè)法治觀念淡薄，合同法律意識(shí)差

企業(yè)為了發(fā)展尋求持續(xù)發(fā)展，制訂和推出的企業(yè)政策措施過于嚴(yán)苛，可操作性相對(duì)不強(qiáng)，缺乏實(shí)際政策執(zhí)行中的效力。有時(shí)企業(yè)雙方間的交易也僅憑直接對(duì)方的聯(lián)系電話、傳真、發(fā)貨單等通知單就可以開展了，這樣的交易做法給企業(yè)合同書的履行過程帶來很大的經(jīng)濟(jì)安全隱患。合同管理即使不需要專人負(fù)責(zé)，也應(yīng)當(dāng)分工明確。既然《合同法》規(guī)定了表見代理，就應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)委托授權(quán)的管理。因授權(quán)不明而承擔(dān)民事責(zé)任的情況比比皆是。在實(shí)際工作中常常發(fā)現(xiàn)授權(quán)委托不明、委托期限沒有或者不詳以及合同專用章到處亂放的現(xiàn)象，這是法律意識(shí)淡薄造成的?！逗贤ā芬?guī)定，合同的簽定有書面形式及口頭等其他形式，除即時(shí)履行者外合同雙方在簽定合同時(shí)最好應(yīng)當(dāng)采用書面的形式。盲目親信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦一方失去信譽(yù)便糾纏不清引發(fā)不必要的糾紛。

（四）相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

企業(yè)內(nèi)部所開展的合同管理工作，對(duì)于企業(yè)內(nèi)控有著重要的影響作用，但是由于企業(yè)的合同管理工作所涉及的專業(yè)性，內(nèi)容相對(duì)較強(qiáng)，需要相關(guān)人員掌握充足的法律以及經(jīng)濟(jì)知識(shí)，并且要能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的運(yùn)營狀況進(jìn)行充分的了解，才能夠保證整個(gè)合同管理工作的科學(xué)性和有效性，但是由于當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的合同管理工作人員并沒有進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，而且這些人員所進(jìn)行合同管理的經(jīng)驗(yàn)不夠充分，同時(shí)又受到企業(yè)內(nèi)部整個(gè)合同管理體系不夠完善的影響，沒有能夠明確出企業(yè)所需要開展的合同管理工作的具體內(nèi)容，使得企業(yè)合同管理工作人員在開展工作時(shí)缺乏規(guī)范性，同時(shí)企業(yè)內(nèi)部沒有針對(duì)企業(yè)合同管理工作人員制定相對(duì)應(yīng)的培訓(xùn)方案，也就使得這些人員無法獲得到充足的發(fā)展機(jī)會(huì)。當(dāng)前企業(yè)沒有能夠?qū)贤芾砉ぷ髦贫ㄝ^為完善的工作體系，使得企業(yè)內(nèi)部工作人員在借閱合同時(shí)不能夠自主進(jìn)行登記或者不按期歸還，使得企業(yè)內(nèi)部合同檔案丟失，由于企業(yè)內(nèi)部合同管理工作人員掌握的信息不夠充足，影響了企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的順利開展。

（五）缺乏健全的合同風(fēng)險(xiǎn)管控體系

企業(yè)內(nèi)控的合同管理，工作當(dāng)中合同風(fēng)險(xiǎn)的管控工作，對(duì)于企業(yè)合同管理工作水平的提升有著重要的影響作用，但是當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部缺乏較為完善的合同風(fēng)險(xiǎn)管控體系，也就使得當(dāng)前企業(yè)在進(jìn)行合同管理工作當(dāng)中存在著較多的風(fēng)險(xiǎn)，使得企業(yè)的整體合同管理質(zhì)量較差?，F(xiàn)在這種因素的原因，一是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部合同管理工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不夠充足，沒有能夠根據(jù)當(dāng)前企業(yè)所開展的各種合同管理工作構(gòu)建出以一個(gè)較為完善的合同風(fēng)險(xiǎn)管控體系，同時(shí)也是因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員對(duì)于企業(yè)運(yùn)營狀況的掌握程度不夠充分，在合同制定過程當(dāng)中缺乏對(duì)于各項(xiàng)因素的考慮，而導(dǎo)致了整個(gè)合同條例設(shè)置的不夠完善，從而對(duì)企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生一定的威脅。

三、合同管理在企業(yè)內(nèi)控中的改進(jìn)措施

（一）構(gòu)建科學(xué)完善管理規(guī)范

為了不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控工作，在進(jìn)行合同管理過程當(dāng)中，要能夠構(gòu)建更加完善的合同管理規(guī)范，以能夠根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要構(gòu)建出符合企業(yè)發(fā)展和內(nèi)控管理的合同管理機(jī)制，增加科學(xué)的規(guī)范和管理企業(yè)的合同行為，有效的減少企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程當(dāng)中所存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，促使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益最大化，也有效的減弱企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展過程當(dāng)中所存在的風(fēng)險(xiǎn)。需要企業(yè)在進(jìn)行合同管理工作當(dāng)中，要能夠疏通整個(gè)管理流程，以及對(duì)在合同管理工作當(dāng)中所存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，從而針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)構(gòu)建出較為完善的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，并對(duì)以往在進(jìn)行合同管理工作當(dāng)中的缺陷問題進(jìn)行分析，從而不斷對(duì)整個(gè)合同管理體系進(jìn)行彌補(bǔ)，保證整個(gè)合同管理體系能夠按照內(nèi)控要求，而不斷進(jìn)行完善，使得合同管理流程能夠更加詳細(xì)和全面，在企業(yè)進(jìn)行合同管理當(dāng)中，要能夠明確整個(gè)合同管理的程序，明確出對(duì)于活動(dòng)管理的會(huì)簽審批制度，從而不斷加強(qiáng)對(duì)于整個(gè)合同全過程的管理工作。

（二）加強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)的提升

人才是各個(gè)領(lǐng)域想要發(fā)展的一個(gè)非常重要的推動(dòng)因素，如果沒有人才的推動(dòng)，很多事情很難深入科學(xué)的開展，相反如果有了人才的推動(dòng)，面臨的各種事情也會(huì)得到有效的解決。因此企業(yè)要想提高合同管理水平，防范風(fēng)險(xiǎn)，必須要重視人才的培養(yǎng)，將一批人才培養(yǎng)成技術(shù)嫻熟的優(yōu)秀從業(yè)者，既可以有效的解決工作中存在的不必要問題，也能提升工作效率，避免出現(xiàn)因?yàn)楣ぷ魅藛T不專業(yè)而出現(xiàn)的問題。隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展，企業(yè)之間所進(jìn)行的業(yè)務(wù)往來逐漸增多，因此企業(yè)之間合同法律關(guān)系的復(fù)雜性逐漸提升，也就使得企業(yè)合同管理工作的難度在不斷增強(qiáng)，而合同管理對(duì)于企業(yè)內(nèi)控的影響力度也逐漸提高，這也就使得內(nèi)控對(duì)于合同管理的要求在相應(yīng)提升。為了不斷提升在企業(yè)內(nèi)控中合同管理的工作水平也需要能夠加強(qiáng)整個(gè)合同管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)工作，培養(yǎng)出一支業(yè)務(wù)水平相對(duì)較高，工作能力較強(qiáng)的合同管理隊(duì)伍，以能夠更加科學(xué)地完成企業(yè)所需要開展的合同管理工作，在合同管理工作當(dāng)中需要相應(yīng)的工作人員，具有較強(qiáng)的法律和經(jīng)濟(jì)專業(yè)知識(shí)，并且對(duì)企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營情況較為熟悉，因此就需要不斷加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)培養(yǎng)工作，聘請(qǐng)專業(yè)性的人員，對(duì)合同管理人才隊(duì)伍成員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)引導(dǎo)其學(xué)習(xí)法律和經(jīng)濟(jì)專業(yè)知識(shí)，并且?guī)ьI(lǐng)這些人員熟悉企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營狀況，使其能夠更加全面地掌握企業(yè)的各項(xiàng)信息，運(yùn)用企業(yè)的信息以及所學(xué)習(xí)的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行合同管理，從而不斷加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)控工作，提升企業(yè)的競爭能力。能夠不斷激勵(lì)合同管理人員進(jìn)行提升，也需要健全相應(yīng)的績效考核制度，以能夠通過定期的對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的考核，從而根據(jù)考核結(jié)果設(shè)計(jì)出更加具有針對(duì)性的培訓(xùn)指導(dǎo)方案，帶領(lǐng)企業(yè)管理工作人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)和提升，同時(shí)為了保證企業(yè)所開展的合同管理工作的科學(xué)性，也需要能夠聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)的律師或者專家，對(duì)企業(yè)所開展的合同管理工作進(jìn)行一定的評(píng)價(jià)和分析，有效推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部合同管理工作的改善和優(yōu)化，從而充分發(fā)揮企業(yè)合同管理工作對(duì)于企業(yè)內(nèi)控的重要推動(dòng)作用，有效提升企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量。

（三）合同管理方式信息化

目前我國市場上合同事務(wù)管理信息查詢系統(tǒng)已經(jīng)十分普及，該信息系統(tǒng)基本涵蓋了以處理合同事務(wù)管理信息為業(yè)務(wù)重點(diǎn)等十個(gè)主要業(yè)務(wù)管理功能模塊。以現(xiàn)在市面上中石化合同管理系統(tǒng)樣板工程的管理方式為例子，中石化合同管理的合同信息管理服務(wù)模塊基本成功實(shí)現(xiàn)了企業(yè)合同信息線上線下申報(bào)、會(huì)簽登記備案等功能，但該系統(tǒng)還應(yīng)從合同相對(duì)人的資信審查、合同示范文本、合同結(jié)算等方面不斷完善。其中特別要高度重視有關(guān)合同的履行動(dòng)態(tài)變化管理，合同履行主辦主管部門一定要及時(shí)準(zhǔn)確掌握有關(guān)合同書在履行過程中的動(dòng)態(tài)變化，向有關(guān)合同履行主管部門及時(shí)反饋相關(guān)信息。對(duì)有關(guān)合同內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)修改、變更、補(bǔ)充或解除。同時(shí)，注重合同管理的主管部門對(duì)合同的依法履行過程監(jiān)督和合同結(jié)算前的管理也是非常十分必要的。

（四）建立健全有效的合同風(fēng)險(xiǎn)管控規(guī)范

在合同管理工作當(dāng)中，合同風(fēng)險(xiǎn)會(huì)對(duì)整個(gè)合同管理工作產(chǎn)生巨大的影響，因此為了不斷提升合同管理的水平和質(zhì)量，從而加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，保證企業(yè)在市場當(dāng)中穩(wěn)定發(fā)展，就需要健全有效的合同風(fēng)險(xiǎn)管控體系，能夠?qū)ζ髽I(yè)所簽訂的合同內(nèi)容進(jìn)行全方位分析，將整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防范工作貫穿到企業(yè)合同的擬定調(diào)整準(zhǔn)備等環(huán)節(jié)當(dāng)中，從而有效的對(duì)合同管理工作當(dāng)中所存在的各種法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控，有效減少外部風(fēng)險(xiǎn)而對(duì)企業(yè)合同管理產(chǎn)生的影響。在整個(gè)合同風(fēng)險(xiǎn)管控體系當(dāng)中，提升工作人員分管防控意識(shí)也是非常有必要的，因此在不斷對(duì)內(nèi)部合同管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，也要注重對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)進(jìn)行相應(yīng)的培養(yǎng)，使其能夠?qū)φ麄€(gè)合同條例內(nèi)容進(jìn)行全方位分析，剖析其中潛在的風(fēng)險(xiǎn)，從而推動(dòng)整個(gè)合同條例的完善工作，以有效的減少合同當(dāng)中所存在的風(fēng)險(xiǎn)問題。

（五）強(qiáng)化合同管理，加強(qiáng)合同審核

合同管理工作中要重視過程的監(jiān)管，以實(shí)現(xiàn)管理風(fēng)險(xiǎn)的事中控制，企業(yè)與合作方建立合作關(guān)系需要保證合同能夠切實(shí)得到履行，保證合同法律效能的實(shí)現(xiàn)。法律顧問部門或者崗位人員對(duì)合同的履行過程進(jìn)行監(jiān)管和指導(dǎo)，是合同管理工作的重要環(huán)節(jié)，通過過程監(jiān)管，洞察合同管理工作中存在的問題、企業(yè)運(yùn)營及管理工作中存在的不足，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行階段性記錄，以跟蹤整個(gè)合同的執(zhí)行流程，通過管控關(guān)鍵控制點(diǎn)的方法管理合同履行過程。當(dāng)合同出現(xiàn)履行不到位等情況時(shí)，合同管理部門或崗位工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)與企業(yè)其他管理部門反饋相應(yīng)問題，并對(duì)管理策略的制訂提供可行參考意見。在簽訂合同之前，相關(guān)工作人員需要積極爭取起草合同文本的權(quán)利，在初步制定完成合同文本后，相關(guān)管理人員還需要組織法律顧問和專業(yè)律師對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審查，并提出修改意見。在此過程中，合同管理相關(guān)工作還需要以此為基礎(chǔ)進(jìn)行科學(xué)整改。對(duì)于已經(jīng)完成簽署儀式開始生效的合同，執(zhí)行部門必須確保嚴(yán)格履行合同條款，嚴(yán)禁私自修改或變更，如果改動(dòng)內(nèi)容得到雙方許可，還需要簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。

四、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，當(dāng)前企業(yè)在經(jīng)營管理過程當(dāng)中也越來越重視企業(yè)內(nèi)部控制工作，以能夠良好的保證企業(yè)所開展的各項(xiàng)工作更加符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，有效減少企業(yè)在開展業(yè)務(wù)過程當(dāng)中所進(jìn)行的成本消耗，而在企業(yè)不斷進(jìn)行內(nèi)控過程當(dāng)中，與合同管理的聯(lián)系較為密切，會(huì)對(duì)企業(yè)內(nèi)控的質(zhì)量產(chǎn)生一定的影響，因此為了能夠有效提升企業(yè)內(nèi)控的質(zhì)量，就需要對(duì)在進(jìn)行合同管理工作當(dāng)中所存在的問題進(jìn)行分析，針對(duì)這些問題進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，將合同管理與企業(yè)內(nèi)控充分結(jié)合推動(dòng)企業(yè)內(nèi)控水平的提升，通過良好提升企業(yè)的質(zhì)量，不斷增強(qiáng)企業(yè)的整體競爭實(shí)力，使其能夠在市場當(dāng)中立足并獲得更加豐富的發(fā)展機(jī)遇，帶動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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