檔案外包監(jiān)理研究綜述

柴興轉(zhuǎn) 談雋

摘 要：隨著檔案信息化的高度發(fā)展，檔案外包監(jiān)理的相關(guān)研究亦愈加受到學(xué)界重視。分析發(fā)現(xiàn)，國內(nèi)檔案外包監(jiān)理相關(guān)文獻(xiàn)主要集中于檔案外包監(jiān)理的基本性質(zhì)、存在問題以及發(fā)展策略三個方面。根據(jù)當(dāng)前研究現(xiàn)狀歸納出三項研究特點與不足：檔案外包監(jiān)理實踐領(lǐng)先理論，研究深度不足；研究內(nèi)容寬泛，缺乏法規(guī)對照；實踐研究過于聚焦數(shù)字化項目，檔案特色匱乏等，并據(jù)此提出進(jìn)一步明晰概念與價值認(rèn)知，增加實踐案例對照；提升研究針對性，建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；立足檔案視角，凸顯檔案監(jiān)理特色等三點展望。

關(guān)鍵詞：檔案外包監(jiān)理；檔案服務(wù)外包；監(jiān)理策略

分類號：G270

Summary of Archival Outsourcing Supervision Research

Chai Xingzhuan，Tan Jun

（ 1.School of Information Resources Management of Renmin University of China， Beijing 100872； 2.Suzhou Archives， Suzhou， Jiangsu 215000 ）

Abstract： With the high development of archives informatization， the related research of archives outsourcing supervision has been paid more and more attention by the academic circles. Through analysis of the relevant literature on archives outsourcing supervision at home， this paper finds that the existing research focuses on the basic nature， existing problems and development strategies of archives outsourcing supervision. According to the current research status of archives outsourcing supervision， this paper summarizes three research characteristics and deficiencies： the practice of archives outsourcing supervision is leading theory， and the research depth is insufficient； the research content is broad and lack of laws and regulations； practical research focuses too much on digital projects and lacks archives characteristics， It also puts forward three prospects： clear concept and value perception and add practice case comparison； improve the pertinence of research and establish relevant standards and specifications； based on the perspective of archives， highlight the characteristics of archival supervision.

Keywords： Archives Outsourcing Supervision； Archival Service Outsourcing； Supervision Strategy

20世紀(jì)90年代以來，我國檔案信息化工作的理論與實踐發(fā)展?jié)u熱，并逐步帶動以檔案數(shù)字化為目標(biāo)的檔案服務(wù)外包等業(yè)務(wù)不斷拓展，而在檔案事業(yè)發(fā)展過程中，檔案移交、歸檔、數(shù)字化等檔案業(yè)務(wù)外包工作面臨不斷涌現(xiàn)出的檔案質(zhì)量監(jiān)控等問題的挑戰(zhàn)，從而引發(fā)學(xué)術(shù)界對檔案外包監(jiān)理相關(guān)問題的探討。

本文所述“檔案外包監(jiān)理”是指依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、檔案服務(wù)外包監(jiān)理合同等，具備監(jiān)理能力的相關(guān)單位在檔案服務(wù)外包項目實施的各階段內(nèi)對其開展的質(zhì)量控制、經(jīng)費控制、進(jìn)度控制和合同管理、信息管理、安全生產(chǎn)管理以及協(xié)調(diào)主體間的關(guān)系，實現(xiàn)檔案服務(wù)外包項目高質(zhì)量順利完成。其中檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)涵蓋檔案寄存、數(shù)字化、整理、管理咨詢、開發(fā)利用、銷毀等活動，[1]控制包含質(zhì)量、進(jìn)度、投資、安全、文件等內(nèi)容。

近年來關(guān)于檔案外包監(jiān)理的研究，在國內(nèi)呈現(xiàn)出總體波動緩增的趨勢，且由于國外涉及較少，故而本文主要針對國內(nèi)研究開展分析評述?？傮w上，當(dāng)前學(xué)界尚未對檔案外包監(jiān)理相關(guān)研究進(jìn)行歸納梳理與總結(jié)評價。本文通過文獻(xiàn)研究法，對國內(nèi)檔案外包監(jiān)理相關(guān)的研究成果進(jìn)行研讀分析與歸納述評，以期從整體上把握當(dāng)前研究現(xiàn)狀與熱點難題，為檔案外包監(jiān)理工作實踐提供方法論指導(dǎo)，為檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展獻(xiàn)智助力。

1 文獻(xiàn)統(tǒng)計分析

1.1 文獻(xiàn)檢索方法與檢索結(jié)果

筆者選用中國期刊全文數(shù)據(jù)庫和萬方數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)—數(shù)字化期刊全文庫，經(jīng)過概念辨析以及多次檢索嘗試，最終確定“檔案監(jiān)理”和“檔案服務(wù)外包”為中文檢索詞；同時，為通過高質(zhì)量文獻(xiàn)來反映學(xué)界研究動態(tài)，限定期刊來源和學(xué)科類別為檔案相關(guān)領(lǐng)域，檢索日期截至2022年2月20日，剔除重復(fù)或無關(guān)文獻(xiàn)，最終得到有效文獻(xiàn)74篇（如表1所示）。

1.2 研究現(xiàn)狀

1.2.1 文獻(xiàn)發(fā)表時間分布

如圖1所示，分析圖中數(shù)據(jù)可知：（1）我國檔案外包監(jiān)理研究相關(guān)文獻(xiàn)最早出現(xiàn)在1996年，這與我國檔案信息化理論與實踐發(fā)展時間吻合。在檔案服務(wù)外包實踐過程中，檔案質(zhì)量監(jiān)控問題逐漸顯現(xiàn)，從而引起學(xué)界關(guān)注并開始對此類問題進(jìn)行研究。（2）我國檔案外包監(jiān)理相關(guān)研究成果發(fā)表時間總體上呈現(xiàn)出波浪式前進(jìn)并逐步緩增的趨勢，說明學(xué)界對該問題一直保持一定的研究熱度。（3）上圖呈現(xiàn)出5個文獻(xiàn)數(shù)量峰值，具體為1999—2000年、2002年、2007年、2013年、2020年。分析可知，峰值出現(xiàn)均與檔案信息化、服務(wù)外包相關(guān)規(guī)范的出臺有關(guān)，如2020年5月，國家相繼出臺3部關(guān)于檔案服務(wù)外包工作規(guī)范的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

1.2.2 文獻(xiàn)主題特征統(tǒng)計

通過對相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行關(guān)鍵詞共現(xiàn)統(tǒng)計分析并進(jìn)一步歸類整理（圖2），可知：（1）研究主要集中于監(jiān)理檔案和檔案監(jiān)理兩個方面，前者主要是指對于工程監(jiān)理工作中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行管理的活動，后者是指對檔案工作進(jìn)行監(jiān)理活動；其中研究監(jiān)理檔案的文章占比遠(yuǎn)高于檔案監(jiān)理類。（2）檔案外包監(jiān)理類文章主要圍繞檔案外包監(jiān)理的基本認(rèn)識、存在問題、實施策略等方面進(jìn)行闡述。（3）關(guān)于檔案外包監(jiān)理“是什么”“為什么”的研究較少且缺少研究深度，而關(guān)于檔案外包監(jiān)理“怎么做”的研究占比較高且更為全面深入，“怎么做”主要從監(jiān)理的不同主體、不同內(nèi)容、不同階段和不同要素等角度分類展開。

2 研究主題與內(nèi)容分析

現(xiàn)有研究主要聚焦檔案外包監(jiān)理的基本性質(zhì)、問題、策略三個方面。其中基本性質(zhì)包含檔案外包監(jiān)理的概念、業(yè)務(wù)范圍及內(nèi)容。

2.1 檔案外包監(jiān)理概念界定

方彥從檔案數(shù)字化的角度出發(fā)，指出：“檔案數(shù)字化監(jiān)理是受檔案部門委托，具有相關(guān)資質(zhì)、獨立的第三方機構(gòu)，其對檔案數(shù)字化項目實施全過程進(jìn)行專業(yè)化監(jiān)督、檢查、控制和評價等相關(guān)服務(wù)。”[2]蔡明娜認(rèn)為，檔案數(shù)字化項目監(jiān)理是從監(jiān)理角度出發(fā)對檔案數(shù)字化進(jìn)行質(zhì)量控制，是控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的一項有效方法和手段。[3]李步德主要從工程監(jiān)理概念角度來闡述，認(rèn)為“檔案數(shù)字化項目監(jiān)理服務(wù)是檔案數(shù)字化項目實施過程中，監(jiān)理人受項目委托人的委托，按照相關(guān)法律法規(guī)、檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、合同、方案等，對檔案數(shù)字化項目的質(zhì)量、進(jìn)度進(jìn)行控制，對合同、信息進(jìn)行管理，對檔案數(shù)字化項目實施相關(guān)方的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)并履行檔案數(shù)字化項目全過程監(jiān)督管理的服務(wù)活動”。[4]

綜上，學(xué)界對檔案外包監(jiān)理這一概念尚未形成統(tǒng)一認(rèn)識，但總體上表現(xiàn)出兩個明顯特征：一是對工程監(jiān)理概念的參考借鑒，二是檔案數(shù)字化項目在外包業(yè)務(wù)中的實踐內(nèi)涵應(yīng)用。

2.2 檔案外包監(jiān)理范圍及內(nèi)容

方彥[5]、蔡明娜[6]、李步德[7]、呂玉潔[8]均從項目管理的角度出發(fā)，認(rèn)為檔案外包監(jiān)理主要是圍繞數(shù)字化加工項目展開；而陳國云[9]、秦平[10]則從信息化建設(shè)的角度出發(fā)，認(rèn)為檔案外包監(jiān)理屬于檔案信息化完整環(huán)節(jié)（包括信息化規(guī)劃、信息化組織、信息化監(jiān)理、信息化評價和信息化創(chuàng)新）中的一項；王娟[11]、張帆[12]、李海濤[13]認(rèn)為檔案外包監(jiān)理包含于檔案服務(wù)外包工作內(nèi)容中，視其為監(jiān)督評價外包服務(wù)質(zhì)量的一項有效手段。上述關(guān)于檔案外包監(jiān)理具體范圍及內(nèi)容的認(rèn)識不一而同，但有一點又是明確和一致的，即監(jiān)理范圍主要圍繞檔案服務(wù)外包展開，檔案監(jiān)理內(nèi)容包含專業(yè)的監(jiān)督、控制、管理和評價等服務(wù)。

目前，多數(shù)研究將“檔案外包監(jiān)理”與“檔案數(shù)字化項目監(jiān)理”“檔案信息化監(jiān)理”直接劃等號，缺乏全面性和規(guī)范性，易產(chǎn)生范圍模糊、實踐誤導(dǎo)等問題。綜合研究文獻(xiàn)可知，檔案外包監(jiān)理伴隨檔案信息化、數(shù)字化而產(chǎn)生，檔案主管部門將服務(wù)外包作為有效途徑，從而構(gòu)成檔案外包監(jiān)理的主要業(yè)務(wù)對象。檔案外包監(jiān)理的范圍涵蓋所有以獨立第三方機構(gòu)承接的檔案業(yè)務(wù)工作，具體包括檔案寄存、數(shù)字化、整理、管理咨詢、開發(fā)利用、銷毀等業(yè)務(wù)范圍。另外，學(xué)界關(guān)于檔案外包監(jiān)理內(nèi)容的認(rèn)識雖然不同，但基本包含“四控一管一協(xié)調(diào)”[14-17]，即質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、安全控制，文件管理和多方協(xié)調(diào)；這對于檔案外包監(jiān)理的實踐具有較強的指導(dǎo)性。

2.3 檔案監(jiān)理實踐困境

近年來，寧波市檔案局、廣東省檔案局、湖南省檔案局、福建省檔案館、廣東電網(wǎng)等紛紛獨立招標(biāo)采購數(shù)字化監(jiān)理服務(wù)。檔案外包監(jiān)理在實踐應(yīng)用方面已領(lǐng)先于理論研究，在實踐中產(chǎn)生的各類問題及需求推動了理論研究的發(fā)展。眾多學(xué)者對其在實踐過程中存在的各方面問題及困境做了分析，總結(jié)如下：

2.3.1 檔案外包監(jiān)理制度標(biāo)準(zhǔn)匱乏

方彥在研究檔案數(shù)字化監(jiān)理運行模式中提到，目前因缺乏檔案數(shù)字化監(jiān)理資質(zhì)評定標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案部門所委托的檔案數(shù)字化監(jiān)理單位沒有明確的檔案外包監(jiān)理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范參照，只能借助《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》及相關(guān)規(guī)定的要求對檔案數(shù)字化工作進(jìn)行管控。[18]此外，李步德在檔案數(shù)字化項目監(jiān)理服務(wù)研究中也提及，因缺乏健全的規(guī)章制度而使監(jiān)理內(nèi)容不夠具象明確。[19]由此可見，檔案外包監(jiān)理缺乏明確規(guī)章制度，監(jiān)理內(nèi)容不明晰。

2.3.2 檔案外包監(jiān)理主體關(guān)系不明

陳國云在分析檔案信息化建設(shè)中引入監(jiān)理機制的必要性時提出，監(jiān)理主體的組成標(biāo)志了其主體關(guān)系，主體關(guān)系不明往往導(dǎo)致權(quán)責(zé)不清、易發(fā)糾紛。指出，在信息化建設(shè)項目過程中，檔案部門與承建方很難權(quán)衡工程質(zhì)量、進(jìn)度、預(yù)算的占比關(guān)系，而監(jiān)理方作為獨立的第三方若未能擔(dān)負(fù)起科學(xué)公正、有效協(xié)調(diào)的主體責(zé)任，易引發(fā)歸責(zé)糾紛問題。[20]李步德在分析已有的檔案數(shù)字化監(jiān)理服務(wù)問題時提出，傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化項目由于各方主體專業(yè)能力受限，在未厘清彼此關(guān)系的前提下很難對數(shù)字化的質(zhì)量與進(jìn)度控制等內(nèi)容進(jìn)行精確把握，在此基礎(chǔ)上權(quán)責(zé)問題歸屬亦面臨著巨大挑戰(zhàn)。[21]

2.3.3 檔案外包監(jiān)理機構(gòu)資質(zhì)不足

蔡明娜認(rèn)為，檔案外包監(jiān)理機構(gòu)的資質(zhì)缺乏認(rèn)證，易導(dǎo)致監(jiān)管質(zhì)量不足、監(jiān)管效力低下。檔案數(shù)字化外包過程中存在的質(zhì)量問題，究其原因是“部分外包服務(wù)商惡性競爭，以低于成本的報價競標(biāo)，中標(biāo)后在各環(huán)節(jié)偷工減料，而檔案工作人員缺乏檔案數(shù)字化的知識與經(jīng)驗，未能有效監(jiān)管各個流程”。由此可以看出，監(jiān)理方資質(zhì)不足，難以對檔案外包服務(wù)的整體質(zhì)量、進(jìn)度、造價等方面進(jìn)行有效的監(jiān)管與協(xié)理，導(dǎo)致數(shù)字化過程中存在質(zhì)量隱患，繼而影響數(shù)字化項目預(yù)期目標(biāo)的達(dá)成。[22]李步德也指出，在檔案數(shù)字化項目中，監(jiān)理方違背職業(yè)操守與實施方串謀、損害業(yè)主利益，主要源于監(jiān)理方機構(gòu)資質(zhì)不足。[23]

2.3.4 檔案外包監(jiān)理質(zhì)量缺乏評估

當(dāng)前研究主要聚焦監(jiān)理方對承建方在檔案業(yè)務(wù)工作方面的監(jiān)理，但尚未有研究明確指出監(jiān)理方應(yīng)由誰進(jìn)行評估和督察，以確保監(jiān)理質(zhì)量和監(jiān)理水平。而缺乏對檔案外包監(jiān)理方工作質(zhì)量的考核與評估，易形成“一證在手，從業(yè)無憂”的怠惰心理，不利于檔案外包監(jiān)理行業(yè)的良性科學(xué)發(fā)展。

2.3.5 檔案外包監(jiān)理人才亟待建設(shè)

方彥從檔案數(shù)字化項目實踐困境出發(fā)，認(rèn)為“由于檔案部門受到人力資源的嚴(yán)重制約，對委托加工方管理存在經(jīng)驗不足、人手不夠、專業(yè)不強等問題，在合同履行、質(zhì)量控制、進(jìn)度安排等諸多方面面臨巨大的挑戰(zhàn)。”[24]秦平認(rèn)為，信息化檔案管理與紙質(zhì)檔案管理存在較大差異，“信息化檔案管理要求工作人員掌握一定的信息技術(shù)，對建設(shè)監(jiān)理人員文化水平和專業(yè)技能要求也較高”。[25]目前，融合信息技術(shù)的人才相對稀缺，檔案監(jiān)理業(yè)務(wù)缺乏優(yōu)質(zhì)后備軍。

綜上，相關(guān)研究多從學(xué)者自行定義或借鑒他人界定的檔案外包監(jiān)理概念入手，分析了檔案外包監(jiān)理在制度標(biāo)準(zhǔn)、主體關(guān)系、機構(gòu)資質(zhì)與評估、人才建設(shè)等方面的困境。但現(xiàn)有分析多立足于項目管理或工程監(jiān)理角度，從檔案業(yè)務(wù)角度出發(fā)進(jìn)行分析的研究較少。

2.4 檔案外包監(jiān)理服務(wù)策略

針對上述問題，學(xué)界通過實踐研究和理論探析總結(jié)出了一系列發(fā)展策略。綜合當(dāng)前研究可知，檔案外包監(jiān)理服務(wù)策略主要圍繞檔案外包監(jiān)理的不同主體、不同內(nèi)容、不同階段、不同要素等四個方面展開。

首先，根據(jù)檔案外包監(jiān)理的不同主體，呂玉潔、吳湘華、向禹提出構(gòu)建不同的監(jiān)理模式以適應(yīng)不同的實際需要。[26]在研究中，他們結(jié)合檔案外包監(jiān)理主體的確定性需求，并根據(jù)檔案機構(gòu)的館藏規(guī)模大小、檔案種類、載體形式、專業(yè)管理能力等不同的適用場景，探索得出檔案數(shù)字化加工的“自管式、代管式、單管式、全管式”四種監(jiān)理模式。其中“自管式”主要是指監(jiān)理工作由檔案機構(gòu)為主體自行承擔(dān)，不再委托監(jiān)理單位；“代管式”指檔案機構(gòu)通過招標(biāo)，以代建單位為主體，同時承擔(dān)加工工作和監(jiān)理工作；“單管式”由獨立于檔案機構(gòu)和加工單位以外的第三方為主體承擔(dān)監(jiān)理工作；“全管式”以監(jiān)理單位為主體在負(fù)責(zé)監(jiān)理工作的同時另外招標(biāo)加工單位來提供項目管理工作。其次圍繞檔案外包監(jiān)理的不同內(nèi)容，李步德從質(zhì)量控制、進(jìn)度控制等方面提出相應(yīng)的監(jiān)管措施。[27]再次，圍繞檔案外包監(jiān)理的不同階段，方彥[28]、蔡明娜[29]著眼于質(zhì)量控制目標(biāo)下的檔案數(shù)字化監(jiān)理，提出數(shù)字化前期、過程中、事后等不同階段的監(jiān)理策略。最后圍繞檔案外包監(jiān)理的不同要素，秦平以加強監(jiān)理人才建設(shè)、增強監(jiān)理意識、增加監(jiān)理資金引進(jìn)等要素提出檔案外包監(jiān)理的路徑。[30]

監(jiān)理的主體、內(nèi)容、階段和要素等視角雖有不同，但綜合來看，共提到了四項主要策略，即：構(gòu)建檔案外包監(jiān)理模型、賦予監(jiān)理機構(gòu)資質(zhì)、建立監(jiān)理環(huán)境保障、加強監(jiān)理人才培養(yǎng)。綜上所述，檔案外包監(jiān)理服務(wù)的不同發(fā)展策略均以客觀的現(xiàn)實情況和主觀的實際需求為出發(fā)點，通過綜合協(xié)調(diào)主客觀條件來進(jìn)行策略安排。

3 研究述評

首先，在加強檔案外包監(jiān)理理論研究的基礎(chǔ)上，需要進(jìn)一步明晰概念與價值認(rèn)知。通過分析研究文獻(xiàn)可知，當(dāng)前檔案外包監(jiān)理服務(wù)相關(guān)的理論研究總體上滯后于實踐需要。在今后的理論研究中，可從檔案外包監(jiān)理的實踐表象反推其理論本質(zhì)，繼而讓理論研究指導(dǎo)檔案外包監(jiān)理實踐。從當(dāng)下檔案外包監(jiān)理的定義及概念出發(fā)，從“是什么”的角度明晰研究對象、深入挖掘研究價值；同時，盡快促成檔案外包監(jiān)理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的出臺和監(jiān)理機構(gòu)的資質(zhì)研究。

其次，鑒于實踐對檔案外包監(jiān)理制度規(guī)范的迫切需求，需要促進(jìn)檔案外包監(jiān)理研究與法規(guī)制度建設(shè)相結(jié)合。在密切關(guān)注檔案外包監(jiān)理實踐需求的同時，應(yīng)注重與國家政策法規(guī)相契合，通過及時、主動跟蹤最新動態(tài)，在檔案外包監(jiān)理領(lǐng)域進(jìn)一步開拓創(chuàng)新；突出針對性，通過建立本域標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范鋪設(shè)科學(xué)實踐路徑。

最后，在借鑒已有領(lǐng)域研究成果的基礎(chǔ)上，立足檔案視角進(jìn)行特色研究。在借鑒其他領(lǐng)域已有成果（如實體工程和信息工程領(lǐng)域的監(jiān)理概念和制度）的同時，更需從檔案自身視角出發(fā)，結(jié)合檔案業(yè)務(wù)工作特色，研究檔案外包監(jiān)理的最佳實踐模式。以此構(gòu)建的檔案外包監(jiān)理理論研究可真實反映實踐需求，從而推動檔案事業(yè)長足發(fā)展。

*本文系中國人民大學(xué)重大項目“政府大數(shù)據(jù)治理與綜合利用的標(biāo)準(zhǔn)化協(xié)同管理體系構(gòu)建與應(yīng)用研究”（項目編號：21XNL019）階段性研究成果。

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