企業(yè)檔案意識分析及培養(yǎng)策略探究

梁俊

摘要：檔案意識，始終被認(rèn)為是影響檔案學(xué)、檔案工作以及檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素。社會檔案意識一直是檔案界關(guān)注的重點(diǎn)問題，筆者嘗試從企業(yè)檔案管理的角度論述檔案意識的重要性及檔案意識培養(yǎng)策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案意識;培養(yǎng)策略

引言

一般認(rèn)為，檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認(rèn)識，包括對檔案工作的性質(zhì)、價值及地位、檔案法制觀念、檔案利用需求等方面的認(rèn)識和了解，是一個整體的觀念。企業(yè)檔案意識則是企業(yè)中不同的角色對于企業(yè)檔案及企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識，包括檔案管理的必要性、重要性等方面的觀點(diǎn)和看法。

1強(qiáng)化檔案意識的重要性

檔案意識的強(qiáng)弱直接關(guān)系著人們對檔案及檔案工作的認(rèn)識寬度和深度，關(guān)系著人們對檔案的重視程度。在企業(yè)中，則關(guān)系著檔案工作的開展、落實(shí)及企業(yè)檔案工作的管理水平，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：（一）支持檔案工作，減少檔案工作中的阻力。充分發(fā)揮檔案功能，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展，加大檔案工作的投入，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，緊跟社會發(fā)展水平，落實(shí)檔案信息化，提高檔案工作水平。（二）樹立檔案工作者的良好形象。改善檔案行業(yè)的從業(yè)環(huán)境，改善人才輸入及培養(yǎng)源頭，為檔案工作提供堅強(qiáng)的人才保障。

2企業(yè)檔案意識現(xiàn)狀

2.1缺乏對檔案管理的重視

受傳統(tǒng)管理思想影響，當(dāng)前部分企業(yè)自身對于檔案管理工作的重視程度較低，使得檔案管理工作一直處于較為薄弱的環(huán)節(jié)。除此之外，因?yàn)闄n案管理工作往往較為復(fù)雜、工作量較大，傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理工作效率較低，工作人員積極性較差。硬件設(shè)備和軟件設(shè)備較為落后，使得企業(yè)在開展檔案管理工作的時候往往容易出現(xiàn)質(zhì)量低、效率差等問題。同時相關(guān)管理人員自身的知識體系沒有及時進(jìn)行更新，管理質(zhì)量較差，使得企業(yè)檔案管理工作問題不斷凸顯。

2.2管理方法相對陳舊

隨著國家科學(xué)技術(shù)水平不斷提升，信息化時代正式來臨。在當(dāng)前的信息時代，檔案管理工作必須與時俱進(jìn)，逐漸由傳統(tǒng)的線下模式轉(zhuǎn)到電子信息模式，并以此來提升工作效率與工作質(zhì)量。但就實(shí)際運(yùn)行狀況而言，部分國有企業(yè)依然以傳統(tǒng)的人工核錄、整合登記的形式進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作，不僅不能夠提升自身的工作效率，而且極容易產(chǎn)生檔案管理質(zhì)量低、重要信息遺失等問題。

2.3檔案管理環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)范要求

根據(jù)專業(yè)數(shù)據(jù)分析，企業(yè)內(nèi)部檔案室必須具備儲存介質(zhì)、檔案用房、計算機(jī)、檔案柜和溫濕度控制器等基礎(chǔ)設(shè)備，并且需要定時檢測內(nèi)部環(huán)境，防止發(fā)霉、污染、著火和受潮等問題產(chǎn)生。與此同時，完整的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范同樣需要建立。然而就實(shí)際發(fā)展情況而言，部分國有企業(yè)出于成本問題考量沒有建立檔案管理用房。部分國有企業(yè)雖然設(shè)置了檔案管理用房，但是其規(guī)模較小，布局不夠科學(xué)與合理，整體的保密性較差，不利于國有企業(yè)健康發(fā)展與長遠(yuǎn)發(fā)展。因?yàn)闄n案架不規(guī)范、檔案盒質(zhì)量低、檔案用房不合規(guī)，使得整體的檔案管理質(zhì)量較低，與國家標(biāo)準(zhǔn)相去甚遠(yuǎn)，由此帶來了較大的安全隱患。

2.4檔案法制觀念淡薄

法制觀念淡薄基于對檔案及檔案工作的認(rèn)識不足，對于檔案工作中存在的風(fēng)險及可能造成的后果認(rèn)識不足。對于檔案丟失、檔案篡改、檔案泄密、檔案損毀、偽造檔案等違法事實(shí)應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任沒有清晰的認(rèn)識，給檔案工作的規(guī)范化管理造成很大阻力。

3企業(yè)檔案意識培養(yǎng)策略探究

3.1領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識的培養(yǎng)

領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識是企業(yè)檔案意識提升的決定性因素。只有讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到檔案及檔案管理工作的重要性才能充分調(diào)動企業(yè)的資源，獲得資金和人力等方面的支持，自上而下推動企業(yè)檔案工作的開展。建立完善的管理制度，充分利用企業(yè)的宣傳途徑和手段，加強(qiáng)檔案知識宣傳，培養(yǎng)員工的檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識培養(yǎng)主要通過外部學(xué)習(xí)和內(nèi)部問題反饋兩條途徑進(jìn)行。利用培訓(xùn)、會議、工作匯報等方式向領(lǐng)導(dǎo)者傳達(dá)檔案管理的理念，加深領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案及檔案工作的認(rèn)識，不斷提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識。

3.2形成者檔案意識的培養(yǎng)

檔案形成者是檔案質(zhì)量控制的源頭，檔案形成者的檔案意識直接影響檔案收集的完整性和檔案的質(zhì)量，因此要想提升企業(yè)的檔案意識，檔案形成者首當(dāng)其沖。檔案形成者的檔案意識形成首先應(yīng)該從制度方面進(jìn)行規(guī)范，企業(yè)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，制訂詳細(xì)的歸檔范圍及歸檔文件實(shí)施細(xì)則，讓檔案形成者在日常工作中有據(jù)可依。其次，應(yīng)定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)宣傳，不斷強(qiáng)化檔案意識。

3.3管理者檔案意識的培養(yǎng)

檔案管理者是檔案工作鏈條的主要環(huán)節(jié)責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案形成、整理、日常維護(hù)及開發(fā)編研。檔案管理者的檔案意識影響檔案整理的規(guī)范性、檔案實(shí)體的安全性及檔案工作開展的深度和廣度，因此檔案管理者的檔案意識培養(yǎng)尤為重要。首先，應(yīng)保證檔案隊伍專業(yè)化，檔案專業(yè)和非檔案專業(yè)的管理者對檔案及檔案管理的認(rèn)知偏差較大，直接影響檔案工作水平。其次，應(yīng)建立常規(guī)化的培訓(xùn)機(jī)制，定期參加外部培訓(xùn)，了解行業(yè)新法新規(guī)，跟上行業(yè)發(fā)展。另外，要培養(yǎng)良好的職業(yè)習(xí)慣，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和提升。

3.4利用者檔案意識的培養(yǎng)

檔案利用者是檔案工作的客體，培養(yǎng)利用者的檔案意識有利于減少檔案工作阻力，降低檔案利用過程中的風(fēng)險，也有利于充分發(fā)揮檔案功能，提升檔案工作的地位。利用者的檔案意識培養(yǎng)主要通過宣傳的方式進(jìn)行，可結(jié)合企業(yè)日常宣傳途徑和現(xiàn)代化的宣傳方式，比如公眾號、短視頻、宣傳板、知識競賽等方式，讓利用者從客體的角度配合檔案工作的順利開展。

結(jié)束語

綜上，檔案意識的培養(yǎng)是一個認(rèn)識活動的展開過程，面對當(dāng)前企業(yè)檔案意識水平，必須認(rèn)清形勢，對癥下藥，充分發(fā)揮主觀能動性，不斷增強(qiáng)檔案意識，達(dá)到提高檔案管理水平的目的。

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