國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與策略探討

常艷

摘要：國(guó)有企業(yè)是國(guó)家經(jīng)濟(jì)的重要支柱，近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的管理模式也隨之變化。在此背景下，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，國(guó)有企業(yè)的管理方法和發(fā)展趨勢(shì)也需引起管理者的高度重視，同時(shí)應(yīng)對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室行政部門進(jìn)行精細(xì)化管理。精細(xì)化管理模式作為一種新型的現(xiàn)代化管理模式，在國(guó)有企業(yè)行政管理工作中的應(yīng)用效果并不理想，很多人對(duì)精細(xì)化管理并不了解，無(wú)法更加科學(xué)地將其運(yùn)用到行政管理工作中，不能產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性價(jià)值和推動(dòng)作用。在國(guó)有企業(yè)辦公室行政工作中，精細(xì)化管理是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的推動(dòng)作用。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，辦公室行政部門作為企業(yè)發(fā)展的重要職能部門，必須要進(jìn)一步加強(qiáng)管理，所采用的管理模式和各種管理體系必須科學(xué)有效，從而保證整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)工作的總體效率，推動(dòng)企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);精細(xì)化管理;必要性;思路分析

一、新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作現(xiàn)狀

（一）工作內(nèi)容傳統(tǒng)

行政管理工作主要包括企業(yè)內(nèi)外的聯(lián)系溝通、各類信息的上傳下達(dá)、各項(xiàng)工作的牽頭匯總、各個(gè)部門的督查催辦等，雖然辦公室工作內(nèi)容看似特別繁雜，但很多是零散重復(fù)的工作，而且工作效率不高，量大且無(wú)規(guī)律，常有積壓現(xiàn)象，在工作中，一份文件批閱，需要層層審批，一份文件批閱完成需要較長(zhǎng)時(shí)間，很多工作每日任務(wù)都會(huì)以文本文檔、檔案資料的方式下發(fā)給工作人員。結(jié)合實(shí)際，檔案資料工作分類也存在難題。首先，檔案資料搜集整理工作不達(dá)標(biāo)。一部分工作人員因自身工作能力不足和對(duì)工作內(nèi)容不了解，造成工作效率低下，也有工作人員僅做審查和存檔工作。其次，工作人員之間欠缺溝通交流，因而對(duì)專業(yè)性極強(qiáng)的檔案資料內(nèi)容未了解來(lái)龍去脈就盲目開展工作，為后續(xù)工作的開展埋下隱患，影響了整體的工作效率和進(jìn)程。

（二）管理理念滯后

當(dāng)前許多國(guó)有企業(yè)在開展精細(xì)化管理時(shí)，管理思想和方法上還存在缺陷，沒有制訂完善的規(guī)章制度對(duì)管理工作進(jìn)行有效地管束和監(jiān)督。許多企業(yè)在管理方法的運(yùn)用過程中，仍然是采取傳統(tǒng)的系統(tǒng)化管理方式，各類管理工作效果并不理想，進(jìn)而降低了系統(tǒng)化管理工作的效率和質(zhì)量，影響了企業(yè)的發(fā)展。

（三）管理手段單一

國(guó)有企業(yè)在發(fā)展過程中，已經(jīng)逐漸形成了一套管理文化與制度，但也存在一些問題。隨著社會(huì)發(fā)展水平的日益提高，國(guó)有企業(yè)過于單一的管理模式，已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，單一的管理模式還會(huì)造成人員工作職責(zé)劃分不明確，引發(fā)相互推諉等狀況。要?jiǎng)?chuàng)新國(guó)有企業(yè)內(nèi)部管理手段，改變由于單一管理模式引發(fā)的國(guó)企辦公室的一些管理問題，更好地適應(yīng)外部環(huán)境變化，爭(zhēng)取市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)，以此來(lái)提升國(guó)有企業(yè)整體管理效率。

（四）缺乏激勵(lì)機(jī)制

國(guó)有企業(yè)工作較為穩(wěn)定，整體工作競(jìng)爭(zhēng)壓力較小，同時(shí)也缺乏激勵(lì)機(jī)制，造成行政管理工作人員積極性不高。長(zhǎng)此以往，勢(shì)必會(huì)影響到企業(yè)的管理效率和管理水平，不利于國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)工作順利開展。在國(guó)有企業(yè)內(nèi)推行激勵(lì)制度，有利于提升企業(yè)內(nèi)員工積極性，不僅能夠吸引更多的高素質(zhì)優(yōu)秀人才，還能留住更多的老員工，讓老員工更注重提高自己的工作能力和水平，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

二、辦公室精細(xì)化行政管理的必要性

（一）優(yōu)化員工考核制度，確保員工盡職盡責(zé)

精益化管理是一種能夠推動(dòng)國(guó)有企業(yè)平穩(wěn)且健康發(fā)展的管理手段。辦公室行政部門管理工作要做到精益化管理，要以規(guī)章制度為基礎(chǔ)，規(guī)范工作人員的各項(xiàng)行為，同時(shí)還需完善精益化管理體制，提升流程管理水平，提升國(guó)有企業(yè)辦公室行政部門管理人員的工作能力和水平。除此之外，國(guó)有企業(yè)也要注重國(guó)有企業(yè)工作人員的考核，促進(jìn)精細(xì)化管理工作順利進(jìn)行，對(duì)每日任務(wù)可以進(jìn)行量化考核。例如，月度的工作方案是依據(jù)國(guó)有企業(yè)規(guī)劃，每月都要制定工作計(jì)劃，對(duì)于每個(gè)階段的管理工作，都要進(jìn)行量化分析和研究，對(duì)每個(gè)階段工作實(shí)踐活動(dòng)的考核成績(jī)與每日任務(wù)進(jìn)展進(jìn)行明確。

現(xiàn)階段國(guó)有企業(yè)績(jī)效管理體系還不健全，還有許多員工沒有樹立恰當(dāng)?shù)目?jī)效意識(shí)，對(duì)考評(píng)了解不充分。從考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，也還存在一些問題。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)績(jī)效管理工作過程中，要讓企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到考評(píng)的重要性。企業(yè)員工也要正確看待考評(píng)，這樣才能充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，將自身發(fā)展和企業(yè)的發(fā)展緊密結(jié)合，在不斷提高個(gè)人能力的同時(shí)，推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展。

（二）提升企業(yè)內(nèi)部管理水平，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化治理

國(guó)企辦公室實(shí)施精細(xì)化管理不僅需要從企業(yè)各個(gè)層面進(jìn)行改革與完善，還需要防范日常管理工作中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，以此來(lái)加強(qiáng)國(guó)企內(nèi)部控制力度，為辦公室精細(xì)化管理工作有序推進(jìn)提供動(dòng)力。通過對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管理，辦公室人員能夠以更高效的方式落實(shí)工作任務(wù)，同時(shí)也能有效地完成傳達(dá)和協(xié)調(diào)，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。

（三）優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，保證員工的配合和溝通

對(duì)于優(yōu)化辦公室的行政管理工作來(lái)講，國(guó)企應(yīng)當(dāng)在其經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過程中，通過對(duì)辦公室工作的詳細(xì)劃分，有效分解整體目標(biāo)任務(wù)，權(quán)責(zé)明確地推進(jìn)辦公室工作的開展，有效改善和提高辦公室工作效率。讓決策執(zhí)行者明確自己工作的內(nèi)容和要求，促使管理者與決策執(zhí)行者實(shí)現(xiàn)有效地信息溝通，推動(dòng)決策的落實(shí)與執(zhí)行。進(jìn)一步明晰工作責(zé)任劃分，通過科學(xué)合理的制度引導(dǎo)，使辦公室各項(xiàng)行政管理工作有效落實(shí)，避免日常工作過程中出現(xiàn)責(zé)任落實(shí)不到位、相互推諉等問題，進(jìn)而保障辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都能夠落到實(shí)處，最終提升辦公室行政管理的質(zhì)量及效率。

其次，要優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)。作為調(diào)節(jié)工作的歸口部門，國(guó)企辦公室每日承擔(dān)的工作量巨大。為了提高效率，企業(yè)高管可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，提升工作效率。如可依照不同業(yè)務(wù)流程內(nèi)容，將不同業(yè)務(wù)崗位的優(yōu)秀人才進(jìn)行崗位調(diào)整，實(shí)現(xiàn)專職人員在個(gè)人專職領(lǐng)域發(fā)揮自身最大的優(yōu)勢(shì)。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的思路分析

（一）加強(qiáng)辦公室文化建設(shè)，統(tǒng)一員工思想

國(guó)有企業(yè)要想從本質(zhì)上提升辦公室的行政管理水平，最為關(guān)鍵的是建立符合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)及經(jīng)營(yíng)理念的企業(yè)文化。首先，要根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和愿景，全面分析面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，提出切實(shí)可行的企業(yè)文化建設(shè)戰(zhàn)略，形成企業(yè)獨(dú)具特色的精神文化、制度文化、行為文化和物質(zhì)文化;其次，建立健全科學(xué)合理的規(guī)章制度，規(guī)范優(yōu)化日常工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，將企業(yè)發(fā)展導(dǎo)入科學(xué)管理軌道，確保員工工作行為符合企業(yè)發(fā)展的需要，促進(jìn)企業(yè)管理規(guī)范化、科學(xué)化。最后，要立足企業(yè)發(fā)展實(shí)際，研究制定企業(yè)愿景、發(fā)展理念、價(jià)值觀等方面的具體策略，通過組織開展各種多樣性的活動(dòng)，強(qiáng)化員工對(duì)于企業(yè)的價(jià)值觀、發(fā)展宗旨、企業(yè)精神的認(rèn)同，形成思想上的共識(shí)。牢固樹立“用文化管企業(yè)”“以文化興企業(yè)”的價(jià)值觀和經(jīng)營(yíng)理念，實(shí)施大力推進(jìn)文化強(qiáng)企戰(zhàn)略，增強(qiáng)企業(yè)的自主創(chuàng)新能力，樹立企業(yè)的品牌形象，為企業(yè)營(yíng)造良好的內(nèi)外部協(xié)調(diào)發(fā)展環(huán)境。

（二）促進(jìn)制度化標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建，打造標(biāo)準(zhǔn)化流程

對(duì)于企業(yè)而言，實(shí)施辦公室精細(xì)化管理，對(duì)其整體管理能力的提升有所幫助。企業(yè)在進(jìn)行精細(xì)化管理的過程中要將精細(xì)化的管理觀點(diǎn)滲透到每一個(gè)員工的思想中，首先，必須根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)建立一套合理有效的管理體系，在銷售、財(cái)政、薪資、調(diào)研、宣傳等環(huán)節(jié)做出詳盡地指導(dǎo)與規(guī)定。對(duì)其他的重大事項(xiàng)，采取民主決策的機(jī)制，同時(shí)秉持公平、公正、公開的基本原則，進(jìn)一步提高輔助性決策行動(dòng)的有效性和服務(wù)質(zhì)量。對(duì)于符合當(dāng)前實(shí)際情況和需求的企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理機(jī)制予以保留，逐步建立起一套有效、科學(xué)、合理的企業(yè)精細(xì)化經(jīng)營(yíng)管理體系。最后，要求全體職工必須依照制度辦事，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依，有責(zé)可循，各個(gè)部門既彼此獨(dú)立，又能夠相互配合，彼此之間進(jìn)行監(jiān)督，形成互動(dòng)性強(qiáng)、且高效的經(jīng)營(yíng)管理和監(jiān)督機(jī)制。

（三）推進(jìn)精細(xì)化工作模式，建立績(jī)效考核機(jī)制

針對(duì)國(guó)有企業(yè)而言，績(jī)效考核管理方式對(duì)各項(xiàng)工作產(chǎn)生巨大影響，要保證績(jī)效考核管理工作的順利開展，就離不開績(jī)效考核管理工作。企業(yè)要根據(jù)績(jī)效管理體制設(shè)立專門的績(jī)效考核組織，設(shè)薪資與考評(píng)聯(lián)合會(huì)或是相似的組織來(lái)具體指導(dǎo)和承擔(dān)績(jī)效考核機(jī)構(gòu)的工作，制訂和審批各類績(jī)效考核管理規(guī)章制度、業(yè)績(jī)考核與獎(jiǎng)勵(lì)方案、處理各類業(yè)績(jī)考核管理工作中有可能發(fā)生的問題。在業(yè)績(jī)考核管理工作的實(shí)施中，人力資源部一定要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，相關(guān)單位和部門也要充分認(rèn)識(shí)績(jī)效管理工作的重要性，并配合績(jī)效管理工作，確保業(yè)績(jī)考核管理工作順利開展。

要設(shè)置績(jī)效考核融處理機(jī)構(gòu)，便于應(yīng)對(duì)在績(jī)效考核全過程中可能發(fā)生的各種風(fēng)險(xiǎn)，薪資與考評(píng)聯(lián)合會(huì)還可以由每個(gè)企業(yè)的高層管理人員、每個(gè)部門的核心成員等組成，以更加公平、合理的方式解決在績(jī)效考核中出現(xiàn)的各種問題。通過執(zhí)行績(jī)效考核來(lái)促進(jìn)相關(guān)部門進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量，對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室工作人員工作能力工作成績(jī)等展開考評(píng)，做到張弛有度，提升管理實(shí)際效果。

（四）確定辦公室崗位責(zé)任，形成崗位工作規(guī)范

企業(yè)是一個(gè)整體，而這個(gè)整體又是由眾多部門、人員組成的，要做好國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理工作，必須確定好各個(gè)員工和部門的崗位責(zé)任。

首先，要明確崗位職責(zé)。從目前國(guó)企辦公室管理現(xiàn)狀來(lái)看，精細(xì)化管理最主要的內(nèi)容之一就是針對(duì)具體工作進(jìn)行詳細(xì)職責(zé)劃分。明確各工作崗位的權(quán)利和責(zé)任。第一，明確劃分崗位工作職責(zé)。國(guó)有企業(yè)要合理安排辦公室工作人員的具體工作內(nèi)容，引導(dǎo)各崗位人員針對(duì)自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作情況進(jìn)行深入研究，提出合理化的建議。第二，認(rèn)真落實(shí)工作任務(wù)和崗位責(zé)任。要制訂具體詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，實(shí)施期間應(yīng)該要保證各個(gè)部門間能夠及時(shí)、有效地交流，有效地提高國(guó)企各部門的工作效率。

其次，要精簡(jiǎn)工作流程。辦公室工作人員的精準(zhǔn)化業(yè)務(wù)效率直接影響著整改后企業(yè)決策的執(zhí)行成效，國(guó)企內(nèi)部要針對(duì)辦公室的精準(zhǔn)化業(yè)務(wù)內(nèi)容劃分精細(xì)化界限。如在運(yùn)行機(jī)制方面，辦公室的管理層要準(zhǔn)確地標(biāo)定各種業(yè)務(wù)內(nèi)容的動(dòng)態(tài)尺度與其相應(yīng)的工作方向;同時(shí)在日常企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中，一旦被發(fā)現(xiàn)工作人員未有效落實(shí)崗位職責(zé)，要及時(shí)加以教育。

（五）依托先進(jìn)的工作方法，提升整體信息化水平

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，國(guó)有企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，充分采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，有效提升了業(yè)務(wù)發(fā)展質(zhì)量和日常工作效率，保障了企業(yè)綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力的穩(wěn)步提升。因此，要提升國(guó)有企業(yè)辦公室行政管理水平，必須全面推廣信息化技術(shù)應(yīng)用，積極引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)，確保管理人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息化技術(shù)，全面掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、市場(chǎng)發(fā)展等方面的信息，建立內(nèi)部電子數(shù)據(jù)庫(kù)，服務(wù)經(jīng)營(yíng)管理者的日常決策。企業(yè)通過辦公系統(tǒng)建立內(nèi)部通訊和信息傳遞系統(tǒng)，提升了員工間的溝通效率，加快信息在企業(yè)內(nèi)部的傳遞速度。

員工能根據(jù)權(quán)限分配對(duì)各類文檔進(jìn)行共享、編輯、保存等操作，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化，大大減少了紙張的使用量。也能夠推進(jìn)重要文件、日常檔案等規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)不同文檔資料的分類化管理，提高行政管理人員工作效率。

有助于打破地域限制，在協(xié)同辦公系統(tǒng)被廣泛使用之前，企業(yè)為了解決員工間的溝通交流、文件傳遞等問題，大多采取集中辦公的形式。協(xié)同辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)打破了地域的限制，不管員工身在何方只要有網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備就能辦公。

三、結(jié)語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)在其發(fā)展過程中，必須對(duì)辦公室和行政機(jī)關(guān)的工作進(jìn)行改革創(chuàng)新，嚴(yán)格遵照當(dāng)代國(guó)有企業(yè)管理制度，革新運(yùn)營(yíng)管理機(jī)制和內(nèi)容，對(duì)各個(gè)階段的工作展開精細(xì)化管理。在開展企業(yè)精細(xì)化管理的全過程中，要牢固樹立運(yùn)營(yíng)管理意識(shí)，打造系統(tǒng)化、規(guī)范化的運(yùn)營(yíng)管理機(jī)制，切實(shí)將管理工作落實(shí)、落地。

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（作者單位：中國(guó)石化銷售股份有限公司北京石油分公司）