信息化項(xiàng)目全過程檔案管理質(zhì)量控制與管理研究

郭宇雄

檔案是指組織、個(gè)人或企業(yè)在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的資料，以文字、圖片或其他各種形式為載體。檔案從本質(zhì)上來說是一種信息資源，是信息和載體的統(tǒng)一體。但是隨著檔案數(shù)量的增加，檔案管理呈現(xiàn)出諸多需要解決的問題，對(duì)此，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展是解決這些問題的最好辦法。所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃與組織下，在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行處理、管理并為社會(huì)提供服務(wù)。促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展，需要從管理意識(shí)、設(shè)備配備、管理機(jī)制構(gòu)建、高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)搭建等方面著手。

信息化項(xiàng)目

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。智能化工具又稱信息化的生產(chǎn)工具，它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用等功能。與智能化工具相適應(yīng)的生產(chǎn)力，稱為信息化生產(chǎn)力。智能化生產(chǎn)工具與過去生產(chǎn)力中的生產(chǎn)工具有所不同，它不是一件孤立分散的物品，而是一個(gè)具有龐大規(guī)模的、自上而下的、有組織的信息網(wǎng)絡(luò)體系。這種網(wǎng)絡(luò)性生產(chǎn)工具將改變?nèi)藗兊纳a(chǎn)方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式、交往方式、生活方式、思維方式等，使人類社會(huì)發(fā)生極其深刻的變化。根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《2006—2020國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》，信息化是充分利用信息技術(shù)、開發(fā)利用信息資源、促進(jìn)信息交流和知識(shí)共享、提高經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)質(zhì)量、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。信息化項(xiàng)目的關(guān)鍵要素是時(shí)間、成本、質(zhì)量；信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)也主要來自于技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、管理風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。

信息化項(xiàng)目全過程檔案管理質(zhì)量現(xiàn)存問題

檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在信息化項(xiàng)目的實(shí)施過程中，相關(guān)單位及各級(jí)人員對(duì)于檔案工作不夠重視，對(duì)檔案文件標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、制度沒有做到嚴(yán)格執(zhí)行，在工作過程中也沒有認(rèn)真細(xì)致地檢查文件資料的生成和嚴(yán)格把控文件質(zhì)量，認(rèn)為信息化項(xiàng)目檔案管理就是將所生成的資料整理成冊(cè)即可，沒有對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行明確，導(dǎo)致其在人力、物力等方面的必要投入不足，有些單位甚至將部分信息化項(xiàng)目檔案管理工作付托給其他工作人員兼管或兼職人員進(jìn)行處理，造成了職責(zé)不清，兼而不顧的問題，從而導(dǎo)致信息化項(xiàng)目檔案管理工作難以落實(shí)。除此之外，參與項(xiàng)目的相關(guān)單位更注重現(xiàn)實(shí)消息，對(duì)規(guī)范檔案管理的重要作用不能做到正確認(rèn)識(shí)，這也在無形之中加劇了信息化項(xiàng)目檔案管理混亂的問題。

現(xiàn)階段信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中，相關(guān)單位更注重對(duì)設(shè)備及人員等方面的管理，忽略了對(duì)于檔案資料的管理，各參加單位都認(rèn)為其最終的項(xiàng)目質(zhì)量與成本是更為重要的，而對(duì)于在項(xiàng)目過程中所產(chǎn)生的檔案資料的管理并沒有做到足夠的重視，這就導(dǎo)致在項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施過程中，相關(guān)項(xiàng)目檔案管理并沒有做到專人負(fù)責(zé)，檔案管理制度的不健全也讓部分項(xiàng)目資料無法入檔，這些都是造成項(xiàng)目檔案資料不完善或者整理工作繁雜的原因。除此之外，在信息化項(xiàng)目的檔案管理中，由于管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高，或者相關(guān)管理人員變動(dòng)頻繁，檔案資料的管理與收集不能隨著項(xiàng)目的進(jìn)度開展，而是都在項(xiàng)目完成之后再進(jìn)行資料整理，或者在項(xiàng)目驗(yàn)收后補(bǔ)充資料，這對(duì)資料的真實(shí)性與準(zhǔn)確性造成了嚴(yán)重影響。

檔案資料管理制度不完善

現(xiàn)階段，雖然國(guó)家與地方政府針對(duì)檔案資料管理制定了相應(yīng)的規(guī)范與制度，明確了項(xiàng)目檔案資料管理的內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際操作過程中，項(xiàng)目實(shí)施方并沒有對(duì)項(xiàng)目檔案資料的收集與管理作出明確的規(guī)定，這就導(dǎo)致檔案資料的收集與管理并不能隨著項(xiàng)目的實(shí)施而開展，無形之中影響了檔案管理制度對(duì)參與項(xiàng)目的各個(gè)單位行為的約束，使管理制度難以發(fā)揮作用。

從業(yè)人員綜合素質(zhì)有待提高

現(xiàn)階段，信息化項(xiàng)目檔案資料管理人員在開展項(xiàng)目全過程的管理工作中，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程不熟悉，缺乏專業(yè)的檔案資料管理知識(shí)。這是因?yàn)樵诋?dāng)前項(xiàng)目檔案資料管理工作中，大部分管理人員是兼職，甚至有一部分是高校實(shí)習(xí)生，由于管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)就展開檔案管理工作，對(duì)實(shí)際檔案管理工作的內(nèi)容并不熟悉，從而導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)出管理無序的情況。除此之外，由于部分管理人員缺乏專業(yè)的法律法規(guī)知識(shí)以及相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)，導(dǎo)致其沒有嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目檔案資料收集，使收集上來的檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，影響項(xiàng)目檔案歸檔時(shí)間，也難以為后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施提供完善的檔案信息服務(wù)。

信息化項(xiàng)目全過程檔案管理質(zhì)量控制與管理探究

加強(qiáng)信息化項(xiàng)目全過程檔案管理信息化建設(shè)

1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，構(gòu)建數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，建立健全的內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)絡(luò)與公眾服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。通過網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)的搭建，不僅可以促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，還可以依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)以及實(shí)際建設(shè)需求配備必要的硬件設(shè)備，為檔案系統(tǒng)的運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的硬件基礎(chǔ)，提升檔案管理軟件的技術(shù)與應(yīng)用水平，為檔案信息交換、檔案信息資源共享等創(chuàng)造良好條件。通過制定相關(guān)措施，可以確保檔案網(wǎng)站中資源的原始性、安全性與可靠性，更好地發(fā)揮項(xiàng)目檔案的功能。

2.加強(qiáng)電子文件管理

在信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中，所生成的資料大多是以電子文件的形式呈現(xiàn)的，但是電子文件這一載體存在穩(wěn)定性差、易損壞等問題，對(duì)此，加強(qiáng)電子文件管理顯得十分重要。隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)的建立與發(fā)展，重要文件傳輸上網(wǎng)也逐漸被相關(guān)單位所認(rèn)可。為加強(qiáng)電子文件管理，相關(guān)資料傳輸上網(wǎng)前需要依據(jù)信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，這在一定程度上確保了資料數(shù)據(jù)的可靠性與通用性，對(duì)于那些未上傳到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)上且具有保存價(jià)值的電子文檔，也需要由相關(guān)部門對(duì)其進(jìn)行編目整理，之后再依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門進(jìn)行傳輸。借助信息管理網(wǎng)絡(luò)，可以在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立起依附于信息管理網(wǎng)絡(luò)的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過系統(tǒng)傳輸給相關(guān)的檔案部門。

關(guān)于歸檔電子文件的格式要求，需由檔案部門與項(xiàng)目實(shí)施單位進(jìn)行協(xié)商之后共同制定，無論采取何種途徑進(jìn)行資料歸檔，都必須由電子文件形成單位按照統(tǒng)一格式進(jìn)行編目整理后再傳輸給檔案部門。檔案部門不能自行從網(wǎng)絡(luò)下載相關(guān)資料，這是電子文件形成部門確保對(duì)數(shù)據(jù)真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)的重要手段。檔案部門在接收電子文件之后，要一律采取光盤存儲(chǔ)，最好不要使用磁盤存儲(chǔ)。

電子文件歸檔所涉及的問題相對(duì)比較廣泛，且其在歸檔過程中所受到的制約因素也比較多，僅依靠檔案部門很難完成這一系列的操作。因此，在信息化項(xiàng)目全過程檔案管理中，需要采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三方結(jié)合的方式，共同對(duì)電子文件檔案歸檔工作進(jìn)行負(fù)責(zé)與處理。在此過程中，電子文件的形成部門需要對(duì)各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)做到了熟于心，對(duì)電子文件的形成規(guī)律與歷史聯(lián)系也要進(jìn)行充分了解，從這一角度來看，電子文件的形成部門是歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)也最有發(fā)言權(quán)。檔案管理部門則需要掌握電子文件歸檔的原則與方法，并對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施情況有所了解，做好檔案資料的把關(guān)與統(tǒng)籌工作，發(fā)揮自身作用。而計(jì)算機(jī)與信息管理部門，不僅是電子文件的形成單位，也是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，因此，在電子文件歸檔制度化與標(biāo)準(zhǔn)化工作中，計(jì)算機(jī)與信息管理部門處于重要地位。三個(gè)部門要通力合作，各部門之間也要做到相互滲透、揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，三者要在電子文件歸檔中合為一體，共同為形成高質(zhì)量的電子檔案而努力。

3.做好信息化項(xiàng)目電子文件的歸檔處理

隨著信息化項(xiàng)目的不斷發(fā)展，采用新型文件材料進(jìn)行歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、整理以及存儲(chǔ)工作給予指導(dǎo)，從源頭對(duì)電子文件的原始信息進(jìn)行保護(hù)，并對(duì)文件信息重新組合的來龍去脈有所了解。因此，對(duì)信息化項(xiàng)目全過程中所生成的資料，需要采取一定的技術(shù)進(jìn)行處理，將已歸檔的電子文件修改為只讀性文件，即相關(guān)部門在調(diào)取文件時(shí)只能查看而不能更改，從而對(duì)電子文件的原始結(jié)構(gòu)進(jìn)行識(shí)別與保護(hù)，確保電子文件的準(zhǔn)確性與可靠性，使其能與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效用。

4.解決好信息化項(xiàng)目電子文件檔案的保存問題

由于信息化項(xiàng)目所形成的檔案主要以電子文件的形式呈現(xiàn)，而電子文件存在穩(wěn)定性差、易損壞等問題，因此，解決好文件的保存問題是加強(qiáng)其質(zhì)量與管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。以化學(xué)磁性材料作為載體的電子文件，從理論上講可以做到長(zhǎng)期保存，這是因?yàn)閷?duì)其信息進(jìn)行讀取時(shí)是無接觸的，不存在磨損情況，電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層中，不受外界磁場(chǎng)的影響，同時(shí)也不會(huì)受到環(huán)境中所存在的灰塵、水分及有害氣體的影響。但是由于電子文件形成的時(shí)間較短，缺乏實(shí)際存儲(chǔ)的驗(yàn)證，因此，有關(guān)電子文件原始信息長(zhǎng)期保存的問題，仍需要檔案工作者展開深入研究?，F(xiàn)階段，對(duì)于需要長(zhǎng)期保存的電子文件，可以通過定期復(fù)制的方式，來避免信息損失問題的發(fā)生。

全面推行信息化項(xiàng)目檔案管理

信息化項(xiàng)目建設(shè)全過程就是檔案的形成過程，從檔案紙質(zhì)資料的收集與整理，到后續(xù)電子版的生成與上傳，這些都是需要相關(guān)人員做到仔細(xì)再仔細(xì)的，容不得出一點(diǎn)差錯(cuò)。因此，為實(shí)現(xiàn)信息化的有效管理，需從多個(gè)方面提升檔案管理的效率與效益。

首先，要加強(qiáng)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)，選取合適的專業(yè)的檔案管理人員，并制定出適合本企業(yè)實(shí)際工作的檔案信息化管理規(guī)章制度，對(duì)于不符合當(dāng)前檔案信息化要求的管理體制及時(shí)進(jìn)行改革與優(yōu)化，通過制度保障以及軟、硬件設(shè)備的支撐來提升內(nèi)部信息交換及共享水平，創(chuàng)造出更多有利于內(nèi)部檔案資料管理利用的條件。

其次，要構(gòu)建多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度與考評(píng)制度，全面提升相關(guān)崗位管理人員的綜合工作素養(yǎng)與工作能力，從人力方面來確保信息化項(xiàng)目全過程檔案資料的高效管理。

再次，要確保檔案管理的工作人員不斷進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)與信息管理化知識(shí)的學(xué)習(xí)，只有確保相關(guān)管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)有充足的了解，才能使其參與本單位的軟件開發(fā)工作，從而在提出正確的信息需求時(shí)，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好的狀態(tài)中。

最后，檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是決定計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)成敗的關(guān)鍵，因此需要嚴(yán)格做好檔案資料的數(shù)據(jù)把關(guān)工作，確保相關(guān)部門所輸入的資料是全面、準(zhǔn)確的，否則將影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行?？梢酝ㄟ^建立資料審核制度，在檔案資料輸入之前，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行審核，在資料輸入之后，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行校對(duì)，以確保檔案資料的質(zhì)量。

綜上所述，項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目實(shí)施全過程的真實(shí)記錄，可以為項(xiàng)目今后的稽查、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收、維護(hù)等環(huán)節(jié)提供最為可靠的原始信息，具備較高的保存價(jià)值。因此，要充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目實(shí)施檔案全過程控制管理的意義，并采取有效的措施，力爭(zhēng)在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)，都能做到檔案資料的真實(shí)記錄與及時(shí)積累，確保項(xiàng)目檔案資料的完整性與真實(shí)性，并為項(xiàng)目檔案整理歸檔和日后服務(wù)奠定良好的基礎(chǔ)。

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