機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標準化的途徑分析

禹敏

[摘 要]在機關(guān)事業(yè)單位管理中，檔案管理是極其重要的環(huán)節(jié)，其規(guī)范化和標準化對事業(yè)單位的持續(xù)正常運行和未來發(fā)展具有重要作用。事業(yè)單位要充分結(jié)合自身的檔案管理實際，加快檔案規(guī)范化與標準化的建設(shè)，以便能夠為事業(yè)單位的發(fā)展提供科學(xué)合理的檔案信息支持。文章分析了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性，闡述了檔案管理規(guī)范化和標準化的定義，探討了阻礙機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化進程的因素，并提出了其規(guī)范化和標準化建設(shè)的有效策略，以期能夠為同行提供參考。

[關(guān)鍵詞]機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理規(guī)范化標準化；途徑

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2022）06-0094-03

檔案管理是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工作，涵蓋的內(nèi)容相當復(fù)雜。近年來，隨著檔案管理現(xiàn)代化的提出和實施，檔案管理的要求更加嚴格，內(nèi)容也更加精細化[1]。在此情況下，傳統(tǒng)的檔案管理理念由于缺乏規(guī)范化和標準化，已不能適應(yīng)當前的檔案管理標準。機關(guān)事業(yè)單位作為國家特殊的業(yè)務(wù)機構(gòu)，對檔案管理應(yīng)該有更加科學(xué)、規(guī)范的要求。然而，由于諸多因素的影響，我國大多數(shù)機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作還存在一些不足。如果不及時采取有效措施進行改進和優(yōu)化，必然會影響機關(guān)事業(yè)單位的長期健康發(fā)展。因而，如何促進檔案管理的規(guī)范化和標準化發(fā)展，是當前該行業(yè)工作者普遍關(guān)注的話題。

眾所周知，機關(guān)事業(yè)單位檔案是對機關(guān)事業(yè)單位自身發(fā)展歷程的客觀、真實記錄，是事業(yè)單位開展各項工作的主要依據(jù)和標準，加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理，對機關(guān)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要[2]。

（一）為機關(guān)事業(yè)單位工作的開展提供重要依據(jù)

檔案管理在一定程度上可以為事業(yè)單位工作的開展提供重要依據(jù)。機關(guān)事業(yè)單位在實際發(fā)展中，積累了眾多的檔案信息，做好檔案信息管理工作，可以為事業(yè)單位重大決策提供相應(yīng)依據(jù)。

（二）是推進內(nèi)控制度改革的重要內(nèi)容

近年來，隨著體制改革的不斷推進，機關(guān)事業(yè)單位為了順應(yīng)這一時代發(fā)展要求，開始注重內(nèi)部控制體系的建設(shè)。而檔案管理是推動單位長遠發(fā)展的重要組成部分，直接關(guān)系到單位內(nèi)部控制制度的改革和發(fā)展[3]。檔案蘊含的信息相當豐富，事業(yè)單位內(nèi)部控制制度改革，可以從中獲取重要的參考依據(jù)；此外，檔案記錄著事業(yè)單位以往改革項目的成果，管理者可以從中參考積累的成功經(jīng)驗，為實際發(fā)展目標制定明確的改革措施。

（三）為文書資料管理工作創(chuàng)造內(nèi)在條件

在機關(guān)事業(yè)單位實際管理工作中，文書工作非常重要，檔案管理會在一定程度上影響其工作質(zhì)量。相關(guān)管理人員要對內(nèi)部工作信息進行整理，逐步形成文書資料，并將文書資料及時上交檔案部門，從而構(gòu)建起完善的檔案系統(tǒng)。通過對內(nèi)部數(shù)據(jù)和信息的整合，機關(guān)事業(yè)單位的文書資料管理工作逐漸系統(tǒng)化。

在《標準化法條文解釋》中，關(guān)于標準的論述為：對重復(fù)性事物和概念做出的統(tǒng)一規(guī)定稱為標準[4]。通常標準是在科學(xué)、技術(shù)和各領(lǐng)域的基礎(chǔ)上，需要經(jīng)過多方協(xié)商一致，由主管部門或機構(gòu)批準，并以專門的方式對外進行公布，從而使之成為各方共同遵守的準則和依據(jù)。具體到檔案管理領(lǐng)域，比如相繼頒布和實施的《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理規(guī)定》等，使得檔案管理有了統(tǒng)一的規(guī)范和標準，檔案管理逐漸進入了更加規(guī)范的范疇。其中涉及的“標準化”，即檔案管理的實施標準、制定標準、研究標準，以及后期的修訂和補充標準等[5]。不難發(fā)現(xiàn)，檔案的規(guī)范化管理最終落到了制度層面，強調(diào)充分發(fā)揮檔案管理者的價值，通過已經(jīng)頒布和實施的檔案管理規(guī)范等規(guī)章制度，實現(xiàn)檔案管理標準化。

近年來，辦公OA自動化進程的加快和事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，在一定程度上推動了事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化進程。一系列諸如《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《檔案資料目錄報送方案》《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等規(guī)范性文件陸續(xù)頒布，《黨政機關(guān)電子文件歸檔規(guī)范》（GB/T39362-2020）和《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）等國家標準、行業(yè)標準相繼出臺，至此，機關(guān)事業(yè)檔案工作規(guī)范化和標準化體系的輪廓初現(xiàn)，對機關(guān)事業(yè)檔案工作規(guī)范化、標準化理論研究和實踐探索也陸續(xù)展開[6]。

當前，隨著機關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，其檔案管理工作中也存在著諸多問題，這些問題在一定程度上阻礙了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化的進程。

（一）檔案管理沒有得到重視

當前階段，雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)意識到了檔案管理工作的重要作用，并及時根據(jù)實際情況調(diào)整了工作內(nèi)容。但是仍有一部分事業(yè)單位對內(nèi)部檔案管理的規(guī)范化不夠重視，對自身機構(gòu)的檔案管理沒有給予過多的精力、人力、物力支持，從而造成事業(yè)單位檔案管理混亂，大大降低了檔案管理效率，對實現(xiàn)檔案管理標準化產(chǎn)生了不利影響。

（二）宣傳不到位

目前，隨著機關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化建設(shè)的推進，仍有部分單位由于不夠重視，宣傳工作不到位，導(dǎo)致了機關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在一些漏洞，亟待完善。如果宣傳不到位，工作人員對檔案管理規(guī)范化、標準化的認知也不到位，也使得檔案管理的各項工作存在敷衍狀態(tài)，無法真正落實規(guī)范化和標準化的要求，最終會導(dǎo)致整個機關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的下降[7]。

（三）相關(guān)機制不完善

當前，在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的實際過程中，由于機制不完善，不夠標準化、未能結(jié)合實際，導(dǎo)致了很多工作在實際運作中并沒有很好的標準可循，這使得檔案不能得到有效利用，不能真正發(fā)揮作用。

（四）檔案信息化管理水平低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。然而，目前我國機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低，無法實現(xiàn)檔案管理的辦公自動化，對檔案管理的規(guī)范化產(chǎn)生負面影響，也限制了檔案管理工作的提升，不利于事業(yè)單位各項工作的開展[8]。

（五）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足

目前，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高，這是由于對這項工作缺乏重視，使得檔案管理人員缺乏強烈的責任感和積極性。此外，機關(guān)事業(yè)單位在選拔任用檔案員方面存在一些問題，影響了工作人員的專業(yè)水平，導(dǎo)致工作人員缺乏足夠的檔案管理經(jīng)驗。機關(guān)事業(yè)單位沒有加強檔案管理人員的崗位培訓(xùn)，使得機關(guān)事業(yè)單位無法適應(yīng)檔案管理規(guī)范化發(fā)展的要求。

為實現(xiàn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化，需要事業(yè)單位相關(guān)人員立足實際，采取科學(xué)高效的檔案管理手段，有序推動事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化。在促進完善檔案管理的同時，穩(wěn)步推進事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化。

（一）深化對檔案管理標準化和規(guī)范化的認知

為了更好地促進機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化和標準化，首先需要加強相關(guān)工作人員對檔案管理規(guī)范化和標準化的認知，使他們認識到標準化和規(guī)范化對檔案管理的重要性，從而按照規(guī)范化和標準化的要求做好各項檔案管理工作，以便不斷推動整個檔案管理工作的有序開展[9]。為此，可以定期對檔案管理人員進行規(guī)范化和標準化的專題培訓(xùn)，同時要定期對其技能進行考核，可以更好地督促管理人員做好規(guī)范化和標準化建設(shè)，更好地推動整個檔案管理業(yè)務(wù)向前發(fā)展。

（二）加強檔案管理規(guī)范化和標準化的宣傳教育

檔案管理工作并不僅僅是由檔案管理人員完成的，還需要機關(guān)事業(yè)單位的其他人員的參與。因而，事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化和標準化的建設(shè)要覆蓋到所有人員，使得所有人員都有規(guī)范化和標準化的意識。為此，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)充分利用本單位的宣傳欄、工作會議、專題講座等機會，向全體員工傳達檔案管理規(guī)范化和標準化的重要性，從而形成人人重視檔案管理的良好氛圍，并為檔案管理部門提出建設(shè)性意見。此外，還要將檔案管理的規(guī)范化和標準化納入人員考核范圍，特別是那些能改遵守檔案的崗位需要嚴格考核，以更好地提高管理人員和其他工作人員對檔案管理的規(guī)范化和標準化的認知，進一步規(guī)范自身行為，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化和標準化。

（三）建立健全規(guī)范化和標準化機關(guān)事業(yè)單位檔案管理機制

機關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身實際情況，構(gòu)建分工明確、運行順暢、管控高效的檔案管理機制和制度體系[10]。首先，在檔案管理過程中，機關(guān)事業(yè)單位必須加強制度的完善。通過機制和體系的創(chuàng)新，使檔案管理工作中的相關(guān)環(huán)節(jié)能夠有效發(fā)揮作用，明確檔案管理的職責；其次，在整合檔案系統(tǒng)的過程中，需要提高檔案管理的專業(yè)化水平，形成標準化和規(guī)范化管理模式，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，使檔案工作更快、更高效；最后，要明確檔案管理的相關(guān)職責，特別是對于檔案管理混亂的現(xiàn)象，要加強計劃的制定，明確每個人的管理職責，對各種事項進行細化管理，充分發(fā)揮檔案管理的作用。

（四）應(yīng)用先進技術(shù)，為檔案管理的規(guī)范化和標準化提供技術(shù)支撐

管理方式的技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理規(guī)范化和標準化的重要支撐[11]。當前機關(guān)事業(yè)單位要著力提高檔案管理現(xiàn)代化水平，加大科技創(chuàng)新和基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案管理軟硬件條件。可以在檔案規(guī)范化和標準化管理工作之中，引入信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)字掃描識別技術(shù)等新興技術(shù)，從而構(gòu)建電子信息管理系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)保護系統(tǒng)和信息采集系統(tǒng)。通過檔案管理數(shù)字化、信息化建設(shè)，在保證數(shù)據(jù)安全的前提下，提升檔案管理的工作效率和檔案資料資源的利用率，同時也方便檔案的查閱、分析和整理。

（五）提升檔案管理人員水平

要做好檔案管理工作，就要充分發(fā)揮檔案管理人員的作用。當前機關(guān)事業(yè)單位要著力提高檔案工作者水平，明確檔案工作者職責，尤其要加強檔案工作者操作的規(guī)范化和標準化意識。為此，其一，要構(gòu)建全面長效的檔案管理人才培訓(xùn)機制，對階段性培訓(xùn)重點進行精準定位，從而滿足階段性檔案管理規(guī)范化需求；其二，要注意檔案管理隊伍新鮮血液的注入，引進具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才，充分利用檔案管理工作力量，依靠專業(yè)技術(shù)人員提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化水平；其三，構(gòu)建完善的考核和獎懲體系，充分調(diào)動檔案管理者的積極性，依靠檔案管理者自身的業(yè)務(wù)水平的不斷提升，最終促進檔案管理的規(guī)范化、標準化發(fā)展。

（六）根據(jù)規(guī)范標準對檔案管理進行全新整合

除上述措施外，推進檔案管理規(guī)范化和標準化是有效解決機關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題的重要舉措。對檔案資源進行重新組卷，是一種更有效的檔案整理方式，通過對一些聯(lián)系較大的檔案資料的收集整理，將一些缺頁缺目錄的檔案資料進行重新編制，從而有效提高檔案管理工作的規(guī)范性和標準性[12]。作為檔案管理人員，每月要定期對各類檔案進行整理、分類，并進行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的同步。此外，還要對那些沒有標號和頁碼的檔案進行重新編排，從而實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。

綜上所述，在機關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中，檔案管理是不可或缺的核心環(huán)節(jié)。推進檔案管理的規(guī)范化和標準化發(fā)展，既是新時代對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的新要求，又是促進機關(guān)事業(yè)單位檔案價值最大化的關(guān)鍵。為適應(yīng)時代的發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實際情況和檔案管理過程中存在的問題，采取建設(shè)性的強化措施，以推進檔案管理工作的規(guī)范化和標準化進程。

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