基于SWOT分析法構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理機制

甘鳳 何家莉

摘 要：本文應(yīng)用SWOT分析法對高職院校干部人事檔案管理發(fā)展的優(yōu)勢、機會和劣勢、威脅進行深入分析，提出通過完善規(guī)章制度建設(shè)、造就專業(yè)檔案人才隊伍、加快檔案數(shù)字化進程、發(fā)揮干部人事檔案功能、確保檔案安全管理等措施，加強高職院校干部人事檔案管理機制建設(shè)，提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：SWOT分析法;高職院校;干部人事檔案;管理機制

SWOT分析法，是在調(diào)查與研究對象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機會、威脅等基礎(chǔ)上，運用系統(tǒng)分析的思想，制訂發(fā)展戰(zhàn)略、計劃及對策的一種綜合分析方法。運用SWOT分析法對高職院校干部人事檔案管理進行分析，是面對新時期、新形勢，在高職院校干部人事檔案管理過程中，需要正確認識到其內(nèi)部環(huán)境中優(yōu)勢和劣勢，以及外部環(huán)境帶來的機會與威脅，通過“內(nèi)外兼修、知行并重”，實現(xiàn)干部人事檔案管理水平有效提高。

一、高職院校干部人事檔案管理SWOT分析

高職院校干部人事檔案是直接反映學校人才情況的真實記錄和重要載體，是學校人事管理的重要組成部分。隨著社會快速發(fā)展，人才競爭愈演愈烈，干部人事檔案對學校發(fā)展的作用日益凸顯，為學校未來規(guī)劃、發(fā)展提供了強有力的人才支撐。應(yīng)用SWOT分析法，綜合分析高職院校干部人事檔案管理的內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢以及外部機遇、挑戰(zhàn)，有利于正確認識其內(nèi)外部形勢，構(gòu)建科學的管理機制。

1.優(yōu)勢（Strengths）分析

高職院校干部人事檔案是學校檔案管理的重要內(nèi)容，是“重中之重”。學校干部人事檔案記錄了教師、職工的相關(guān)個人信息以及個人經(jīng)歷過的大事件，是個人成長軌跡的客觀記錄，也是一個人從出生、學習到工作的縮影。在強調(diào)“人才是第一資源”的新時期，干部人事檔案管理對高職院校各項事業(yè)的基礎(chǔ)性、支撐性作用更為突出，尤其是在人力資源管理方面，干部人事檔案管理的科學化、合理化、信息化水平直接影響了學校人力資源開發(fā)和利用水平。

干部人事檔案為學校進行人力資源管理提供了客觀、可靠、可信的依據(jù)。從微觀來看，干部人事檔案是學校對教師和職工進行信息核查、考核錄用、培訓培養(yǎng)的重要途徑;從宏觀來看，通過查閱學校內(nèi)部教師和職工的檔案信息，更加充分了解教職工的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)績成果、工作表現(xiàn)等，合理配置、優(yōu)化人才資源，針對性開發(fā)和應(yīng)用，促使人崗匹配、才盡其用。同時，掌握學校的人才結(jié)構(gòu)，找出人才空缺，為學校的人力資源規(guī)劃做出合理、科學的預(yù)測。

2.劣勢（Weaknesses）分析

一是干部人事檔案管理人員意識薄弱。高職院校干部人事檔案管理體現(xiàn)了內(nèi)部性、保密性強的工作特性，從事該項管理工作的人員多是默默無聞，難以凸顯工作成績。因此，常常處于“口頭上重視、行動上忽視”的尷尬地位。此外，大多數(shù)人存在“檔案管理沒有難度、誰都可以做”的偏見，忽視了檔案管理的專業(yè)性，尤其是干部人事檔案管理的專門性、特殊性，導(dǎo)致干部人事檔案管理隊伍力量薄弱。

二是干部人事檔案管理體制機制落后。從目前很多高職院校來看，干部人事檔案存在各自為政、分散管理的現(xiàn)象，未能按要求及時統(tǒng)一規(guī)整到人事管理部門。例如，反映教師學術(shù)研究、學生管理工作、教學獎懲等材料，分散保存在了相關(guān)業(yè)務(wù)科室，加劇了干部人事檔案收集、歸檔的困難。

三是干部人事檔案管理方法滯后。大數(shù)據(jù)背景下，干部人事檔案管理要跟上新時代智能化發(fā)展的腳步，實現(xiàn)數(shù)字化管理。但其數(shù)字化管理仍然相對滯后，體現(xiàn)在起步較遲、設(shè)備較差、利用率較低、從事干部人事檔案管理工作的人員不夠?qū)I(yè)。

3.機會（Opportunities）分析

一是黨和國家高度重視檔案工作。檔案記錄了歷史、傳承了文明，在現(xiàn)代乃至未來都發(fā)揮著服務(wù)社會、造福人民的作用，是黨和國家事業(yè)發(fā)展、社會治理過程中不可或缺的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作。習近平總書記曾指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！?021年5月31日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，指明了“十四五”時期檔案事業(yè)發(fā)展的目標方向、主要任務(wù)，為今后檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供了行動指南。干部人事檔案作為檔案的重要類別，同樣面臨著新的發(fā)展機遇。

二是檔案管理法規(guī)制度的保障日益堅實。隨著《干部人事檔案工作條例》和新《檔案法》的先后頒布實施，干部人事檔案管理的制度設(shè)計和體制建設(shè)進一步完善，在干部人事檔案管理體制機制、內(nèi)容建設(shè)、日常管理、利用審核、紀律監(jiān)督等方面有了更加明確的、統(tǒng)一的標準和規(guī)范，是新時代各學校干部人事檔案工作的基本遵循。同時，這也對各學校依法治檔、提高干部人事檔案治理能力和水平、擴大干部人事檔案利用及提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)提出了更新、更高的要求。

三是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代推動檔案管理思路轉(zhuǎn)變?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的到來，使各行各業(yè)發(fā)生了不同程度的變化。檔案管理體系作為社會管理系統(tǒng)的重要組成部分，也在適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的過程中進行創(chuàng)新和融合?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代給檔案管理工作帶來的不僅僅是技術(shù)和內(nèi)容上的改變，更是理念上的更新，也是難得跨越數(shù)字化發(fā)展的機會，檔案管理工作需要思考如何與互聯(lián)網(wǎng)深度融合，以創(chuàng)新形式實現(xiàn)庫藏增量，改善服務(wù)效能等。在新時代背景下，各學校、各檔案管理人員需深入思考如何將不斷完善的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到干部人事檔案管理工作中，實現(xiàn)信息化管理和服務(wù)效能的有效提高。

4.威脅（Threats）分析

一方面，檔案安全問題堪憂。長期以來，由于干部人事檔案的嚴肅性、權(quán)威性、規(guī)范性，我國干部人事檔案實行的是內(nèi)向型、封閉式的管理模式，保密性要求十分嚴格。然而，大數(shù)據(jù)時代的影響以及學校人力資源管理的需要，從檔案收集、整理、歸檔、使用各環(huán)節(jié)都融入了信息化技術(shù)，要求在一定程度上的信息開放、共享。這對人事檔案管理的安全提出了巨大挑戰(zhàn)，帶來了安全威脅。一是檔案實體安全隱患，如存放環(huán)境惡劣、保存不當、書寫不規(guī)范、查閱時破壞等;二是檔案信息安全隱患。比如，移交、查閱等規(guī)章制度不規(guī)范，管理人員疏忽、泄密、不嚴謹?shù)取?/p>

另一方面，部分檔案真實性問題存在異議。一是材料填寫失真。例如，干部個人的年度考核表、獎懲情況等由個人填寫，有些存在夸大其詞的記錄、統(tǒng)計，甚至是虛假內(nèi)容，在歸檔時有關(guān)部門、單位未對其進行嚴格把關(guān)、認真核對、批評指正。這些失真失實的材料，誤導(dǎo)了相關(guān)部門、單位的干部考核、管理，極易造成人事管理誤判;二是材料真假混雜。例如，假學歷、假學位、假年齡、假進修培訓、假文件等材料，給人事檔案管理帶來了一定困難。

二、構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理機制的建議

高職院校干部人事檔案管理水平直接影響著學校人事管理的質(zhì)量、水平和效率。新時期，構(gòu)建符合國家教育發(fā)展方針以及高職院校發(fā)展實際的干部人事檔案體制機制迫在眉睫。在SWOT分析基礎(chǔ)上，對構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理機制做了一些探索。

1.強化組織領(lǐng)導(dǎo)，完善規(guī)章制度建設(shè)

一是貫徹執(zhí)行《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》、新《檔案法》及相關(guān)政策規(guī)定，嚴格落實《干部人事檔案工作條例》，按要求完成干部人事檔案專項審核工作，并結(jié)合學校實際情況，制定科學的、有效的、配套的、切實可行的干部人事檔案管理制度，規(guī)范檔案建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞等流程，細化檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔、信息化等規(guī)定，確保干部人事檔案管理有章可循、有制可守。

二是將干部人事檔案管理納入高職院校檔案事業(yè)建設(shè)中來，列入學校的發(fā)展規(guī)劃，組建檔案管理相應(yīng)機構(gòu)，高效、切實解決干部人事檔案管理中遇到的重大問題，確保干部人事檔案管理工作正常有序，且順利開展，發(fā)揮干部人事檔案的重要作用。

三是重視檔案工作宣傳教育，組織領(lǐng)導(dǎo)干部學習干部人事檔案以及檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范，促使各級領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案管理，擴大教職工的知曉度，使廣大領(lǐng)導(dǎo)干部真正意識到檔案與其切身利益的密切相關(guān)性，從而樹立起強烈的檔案管理、維護意識，進而促進干部隊伍建設(shè)、師資隊伍建設(shè)，提升學校人文內(nèi)涵。

2.強化學習培養(yǎng)，造就專業(yè)檔案人才隊伍

首先，加強人事檔案專業(yè)管理隊伍建設(shè)。高職院校人事管理部門作為干部人事檔案集中管理部門，應(yīng)選擇一些政治素質(zhì)高、專業(yè)能力強、忠誠擔當、作風正派的專職干部從事干部人事檔案管理工作，并進行擇優(yōu)培養(yǎng)，實現(xiàn)干部人事檔案專業(yè)化、專門化管理。為了滿足人事管理需要，還需培養(yǎng)和儲備一些兼職的檔案管理人員，使其掌握基本的人事檔案收集、整理規(guī)范，逐漸形成一支專兼職相配合的干部人事檔案管理隊伍。

其次，加強對其他業(yè)務(wù)科室的指導(dǎo)培訓。人事管理部門會同檔案管理部門，對其他業(yè)務(wù)科室相關(guān)人員進行指導(dǎo)培訓，強化干部人事檔案管理工作流程，明確與干部人事有關(guān)的材料、信息應(yīng)及時歸類歸檔，移交人事管理部門，避免丟失、缺漏，逐漸形成各部門協(xié)同管理機制。

最后，強化人事檔案管理人員繼續(xù)教育。鼓勵、支持人事檔案管理人員參加有關(guān)檔案管理部門舉行的業(yè)務(wù)培養(yǎng)、行業(yè)內(nèi)繼續(xù)教育，進一步了解、熟悉人事檔案管理的內(nèi)容、流程，引導(dǎo)他們主動不斷更新理念、提高技能、創(chuàng)新工作方式方法，造就學習型、創(chuàng)新型管理人才。

3.強化信息建設(shè)，加快檔案信息化進程

隨著信息化時代的到來，大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)推動檔案信息化向縱深發(fā)展，也對高職院校干部人事檔案管理提出了信息化、數(shù)字化要求。為確保干部人事檔案管理工作的有效、高效運作，在規(guī)范人事紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，各高職院校應(yīng)利用現(xiàn)代化科技手段實現(xiàn)檔案信息化。

首先，重視檔案信息化的軟件、硬件等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是檔案信息化取得實效的關(guān)鍵。其次，對照國家關(guān)于干部人事檔案管理的規(guī)范要求，進行高職院校干部人事檔案的標準和規(guī)范建設(shè)，形成一整套可操作、合規(guī)范、高標準的管理體系，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案數(shù)字化。最后，在上述基礎(chǔ)上，探索并逐步建立學校人事檔案管理平臺，設(shè)置檔案信息數(shù)據(jù)共享平臺。利用數(shù)字化技術(shù)授予不同使用者相應(yīng)的利用權(quán)限，當事人可以直接從計算機中調(diào)閱和打印檔案，對人事檔案內(nèi)容信息進行刪減、添加、修改、更新等，實現(xiàn)檔案的動態(tài)管理和補充完善。

4.強化服務(wù)管理，發(fā)揮干部人事檔案功能

“管好檔案”最終是為“用好檔案”服務(wù)，干部人事檔案管理，最終目的是為干部人事工作提供真實、有效、準確的信息，為干部考核、任免、晉升、調(diào)動等工作服務(wù)，為學校干部隊伍建設(shè)、師資力量建設(shè)提供重要的基礎(chǔ)資料參考。因此，高職院校應(yīng)強化干部人事檔案管理服務(wù)意識，提高檔案利用率，以充分發(fā)揮干部人事檔案資政、服務(wù)功能。

一方面，必須加強對檔案日常工作的管理，仔細核查干部身份，包括年齡、學歷、任職情況等，確保提供的個人信息真實有效。另一方面，實現(xiàn)檔案信息的動態(tài)管理，根據(jù)實際情況進行檔案信息更新，如工資、職稱、職務(wù)變動等，確保檔案服務(wù)效能提高。與此同時，應(yīng)建設(shè)完善干部人事檔案利用、查閱等管理制度，明確干部人事檔案利用范圍、查詢流程，做好查詢登記、防止檔案信息泄露。

5.強化風險控制，確保檔案安全管理

檔案安全是檔案工作的底線。高職院校干部人事檔案安全關(guān)乎學校、教職工的發(fā)展、切身利益，無論是損毀、丟失檔案實體還是泄露檔案所記載的特定信息，都將對學校、教職工造成難以估量且無法挽回的損失。因此，高職院校必須堅持檔案工作的安全底線。

一是建立完善干部人事檔案工作責任制，明確人員分工、落實責任。形成以黨委領(lǐng)導(dǎo)班子為核心的干部人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，從領(lǐng)導(dǎo)層面重視檔案安全工作。同時，以人事管理部門為主要成員組建干部人事檔案管理辦公室或工作組，建立完善安全管理制度，加強日常監(jiān)督檢查，宣揚檔案安全防范意識，形成“人人有責”的檔案安全管理氛圍。

二是建立健全檔案安全工作機制以及風險和應(yīng)急管理機制，形成檔案安全工作常態(tài)化管理，讓管理人員充分認識到各類風險因素的特點及后果，進而采取積極有效的措施應(yīng)對，推進人事檔案管理風險防控體系建設(shè)，確保干部人事檔案實體安全、信息安全。

三、結(jié)語

通過SWOT分析，明確了高職院校干部人事檔案管理面臨的內(nèi)外形勢、機遇與挑戰(zhàn)。為了實現(xiàn)干部人事檔案的有效管理、高效利用，充分發(fā)揮其在學校發(fā)展、教職工發(fā)展中的重要作用，探索從規(guī)章制度建設(shè)、專業(yè)人才培養(yǎng)、檔案數(shù)字化管理、安全保障等方面構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理機制，以實現(xiàn)高職院校干部人事檔案專業(yè)化、科學化、規(guī)范化管理，彰顯新時期干部人事檔案管理工作的實效。

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[3]蔣碧蓉.基于SWOT模型的新時期人事檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020

（作者單位：1.廣西醫(yī)科大學附設(shè)玉林衛(wèi)生學校;2.玉林師范學院）