信息時(shí)代職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案管理創(chuàng)新路徑

韓偉

摘 要：人事檔案作為職業(yè)院校人員任職的核心參考;文書(shū)檔案記載職業(yè)院校發(fā)展，是衡量職業(yè)院校檔案管理水平的核心指標(biāo)。信息時(shí)代背景下，促進(jìn)檔案各項(xiàng)事業(yè)良好發(fā)展，人事、文書(shū)檔案在政治、社會(huì)等方面的價(jià)值愈發(fā)凸顯。隨著職業(yè)院校不斷擴(kuò)招、合并、變更，人事、文書(shū)檔案信息不斷增加，對(duì)檔案管理提出要求。傳統(tǒng)檔案管理模式、體制等難以滿(mǎn)足其實(shí)際發(fā)展需要，如何高效管理人事、文書(shū)檔案，精準(zhǔn)為應(yīng)用者提供信息，是職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案管理人員著重思考的問(wèn)題，同時(shí)也為職業(yè)院校檔案管理帶來(lái)新機(jī)遇。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;職業(yè)院校;檔案管理;創(chuàng)新路徑

受多方面因素影響，現(xiàn)下職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案仍局限于原有利用層面，對(duì)其信息難以實(shí)現(xiàn)定量化分析，影響科學(xué)決策目標(biāo)達(dá)成。信息化主要以計(jì)算機(jī)為核心載體，借助各類(lèi)先進(jìn)技術(shù)，對(duì)人事、文書(shū)檔案進(jìn)行匯總、分析及應(yīng)用，從而為應(yīng)用者及時(shí)提供所需信息，提高職業(yè)院校檔案管理水平。受多方面因素影響，人事、文書(shū)檔案管理中，仍存在部分制約因素，需積極對(duì)其進(jìn)行分析研究，提出信息化時(shí)代管理創(chuàng)新路徑，提高檔案管理利用率，促進(jìn)職業(yè)院校良好發(fā)展。

一、職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案特征分析

人事檔案主要形成于人事管理活動(dòng)中，主要為職業(yè)院校發(fā)展過(guò)程中，記載和反映人員經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治狀況，包含特征為：（1）真實(shí)性。真實(shí)性作為人事檔案最核心特征之一，主要是指內(nèi)容可靠性及真實(shí)性，需嚴(yán)格依照相關(guān)要求審核其內(nèi)容真實(shí)性。（2）現(xiàn)實(shí)性。人事檔案是職業(yè)院校發(fā)展過(guò)程中，在實(shí)際活動(dòng)中形成，可為管理工作提供服務(wù)，其具備較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用。（3）動(dòng)態(tài)性。由于人員在不斷發(fā)展中，其檔案處于動(dòng)態(tài)化中，主要體現(xiàn)在遞增性、流動(dòng)性、信息可變性及材料可去除性。（4）保密性。人事檔案完整、客觀(guān)記載個(gè)人實(shí)際狀況，屬于國(guó)家機(jī)密，任何人不得泄露或私自保存他人人事檔案。文書(shū)檔案在職業(yè)院校行政管理、經(jīng)營(yíng)管理中形成，其內(nèi)容包含工作計(jì)劃、報(bào)告等，主要以文書(shū)形式轉(zhuǎn)化而成，可作為職業(yè)院校發(fā)展的重要憑證。文書(shū)檔案特征如下：（1）綜合性。文書(shū)檔案管理包含內(nèi)容種類(lèi)較多，如黨務(wù)工作、基礎(chǔ)建設(shè)、科學(xué)研究等，均需通過(guò)內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合性管理。（2）專(zhuān)業(yè)性。文書(shū)檔案作為職業(yè)院校實(shí)踐發(fā)展過(guò)程中形成的文書(shū)，是其專(zhuān)業(yè)性?xún)?nèi)容的客觀(guān)呈現(xiàn)。（3）階段性。由于職業(yè)院校文書(shū)檔案管理內(nèi)容較多，且與不同階段內(nèi)容密切相關(guān)，所以需重視其階段性整體。

二、職業(yè)院校人事、文書(shū)信息化檔案管理價(jià)值

第一，優(yōu)化資源配置。信息技術(shù)不斷趨于成熟，現(xiàn)下各檔案部門(mén)配置相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，人事、文書(shū)檔案管理需通過(guò)信息化建設(shè)，以科學(xué)化、信息化舉措完成檔案管理工作，為職業(yè)院校各類(lèi)資源配置提供保證。第二，提高人事、文書(shū)檔案管理效率。原有人事、文書(shū)檔案管理過(guò)于依賴(lài)人工，造成不同管理部門(mén)間的信息壁壘，信息內(nèi)容缺乏規(guī)范化，影響檔案管理效率及質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)人事、文書(shū)檔案信息化管理，利用現(xiàn)代信息技術(shù)可消除上述瓶頸，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享，對(duì)其檔案資源進(jìn)行篩選、分類(lèi)及匯總，可進(jìn)一步提高人事、文書(shū)檔案管理的有效性。由于數(shù)字檔案存儲(chǔ)、查詢(xún)及可修改優(yōu)勢(shì)，有助于提高人事、文書(shū)檔案應(yīng)用率，降低管理成本支出，為職業(yè)院校良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。第三，增強(qiáng)人事、文書(shū)檔案管理活力。經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展下，職業(yè)院校處于動(dòng)態(tài)化變更中，人事、文書(shū)檔案內(nèi)容持續(xù)性增加，隨時(shí)可能產(chǎn)生新信息，管理部門(mén)可依托管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息更新，保證信息的有效性。

三、信息時(shí)代職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題

新時(shí)期背景下，信息技術(shù)不斷普及，為各領(lǐng)域帶來(lái)機(jī)遇，職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案管理也不例外，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。但受多方面因素影響，其檔案信息化管理建設(shè)中仍存在瓶頸，影響人事、文書(shū)檔案管理的有效性，需積極明確其存在的問(wèn)題，為后續(xù)制定創(chuàng)新性措施提供保證。以下為人事、文書(shū)檔案信息化建設(shè)管理中存在的不足。

1.思想認(rèn)識(shí)不足，信息化意識(shí)滯后

思想缺乏重視度，成為職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理的核心瓶頸，也因其引發(fā)一系列問(wèn)題產(chǎn)生，需從本質(zhì)層面加以改善，逐步強(qiáng)化職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理工作。一方面領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)人事、文書(shū)檔案缺乏重視。部分職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)將核心工作放在招生、擴(kuò)展規(guī)模等層面，錯(cuò)誤地認(rèn)為人事、文書(shū)檔案管理僅將資料保存完整即可，對(duì)其帶來(lái)的價(jià)值有所忽視，并未及時(shí)投入較大的基礎(chǔ)設(shè)施、人力等資源，造成人事、文書(shū)檔案信息化管理滯后。另一方面管理人員意識(shí)不足，學(xué)校未及時(shí)對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，其思想仍局限于原有的管理模式下，缺乏專(zhuān)業(yè)性指導(dǎo)，接受新鮮事物基礎(chǔ)能力薄弱，現(xiàn)代信息技術(shù)工具操作水平低，缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)意識(shí)，難以滿(mǎn)足人事、文書(shū)檔案信息化管理要求。

2.檔案材料失真，存儲(chǔ)格式缺乏規(guī)范化

人事、文書(shū)檔案對(duì)職業(yè)院校發(fā)展具有直接性影響，隨著檔案資料種類(lèi)、信息增多，管理難度也不斷加大。由于多方面因素影響，部分檔案內(nèi)容真實(shí)性有待深究，管理人員匯總分析過(guò)程中，未嚴(yán)格依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)審核，造成材料真實(shí)性及有效性難以保證。同時(shí)，統(tǒng)一格式、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理的核心，但現(xiàn)下檔案管理部門(mén)并未做好其存儲(chǔ)、收集格式及標(biāo)準(zhǔn)，影響一體化存儲(chǔ)，加大后續(xù)查詢(xún)、整合難度。

3.檔案管理信息化采集手段滯后。目前，職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案管理模式主要以?xún)?nèi)部人員進(jìn)行封閉式管理，為內(nèi)部人員應(yīng)用。由于管理模式的局限性，制度不健全，其系統(tǒng)運(yùn)行秩序缺乏完善，尚有部分兼職人員進(jìn)行管理，使檔案收集過(guò)于被動(dòng)，產(chǎn)生的影響十分顯著。封閉式管理模式，難以為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，且無(wú)法為學(xué)校人事制度改革等各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展提供完整的資料信息。

4.經(jīng)費(fèi)支持力度不足。職業(yè)院校各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，占據(jù)大量資金，造成人事、文書(shū)檔案信息化管理缺乏充足資金支持，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化管理建設(shè)目標(biāo)。信息化管理技術(shù)優(yōu)化升級(jí)、數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)件等均需資金支持，信息化發(fā)展速度較快，各類(lèi)基礎(chǔ)設(shè)施更新需滿(mǎn)足時(shí)代潮流，更需大量經(jīng)費(fèi)支撐。對(duì)職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案管理資金投入力度較小，難以完成信息化建設(shè)目標(biāo)。

5.安全問(wèn)題。新時(shí)期背景下，職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理過(guò)程中，安全問(wèn)題不可忽視，尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)興起后，信息泄露風(fēng)險(xiǎn)增加，如果人事、文書(shū)檔案信息泄露，就會(huì)造成嚴(yán)重?fù)p失。各類(lèi)防護(hù)系統(tǒng)安全系數(shù)是否達(dá)標(biāo)、網(wǎng)絡(luò)是否安全，均是檔案信息化建設(shè)需著重考量的問(wèn)題，為保證職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理水平的提高，需積極做好安全防護(hù)，保證檔案資料信息的安全性。

四、信息時(shí)代職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案管理創(chuàng)新路徑

信息化時(shí)代背景下，職業(yè)院校發(fā)展過(guò)程需逐步提高檔案利用率，優(yōu)化資源配置，跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，加快人事、文書(shū)檔案信息化建設(shè)步伐，提出創(chuàng)新路徑，提高檔案利用率，保證職業(yè)院校良好發(fā)展。

1.提高職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化意識(shí)

思想意識(shí)驅(qū)動(dòng)行為實(shí)踐，為保證職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化建設(shè)，需從思想層面為切入點(diǎn)，增強(qiáng)各方主體信息化意識(shí)，為后續(xù)工作開(kāi)展提供保證。首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視。職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)需立足院校戰(zhàn)略發(fā)展層面，學(xué)習(xí)關(guān)于國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)的文件精神及政策，明確信息化發(fā)展趨勢(shì)，關(guān)注檔案信息化建設(shè)新動(dòng)態(tài)，改變自身對(duì)人事、文書(shū)檔案管理的原有意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理是時(shí)代發(fā)展潮流，更是提高學(xué)校管理水平的重要舉措。其次，檔案管理人員信息化意識(shí)。檔案管理人員作為人事、文書(shū)檔案管理核心實(shí)施者，其思想意識(shí)是否具有先進(jìn)性十分關(guān)鍵，可通過(guò)繼續(xù)教育、培訓(xùn)、報(bào)告會(huì)等，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí)，從思想層面緊跟學(xué)校和社會(huì)信息化發(fā)展步伐，為后續(xù)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理提供保證。最后，信息應(yīng)用者意識(shí)。職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案加強(qiáng)信息化管理，核心目的在于為使用者提供便捷性，因其具有雙重身份，即受益者、反饋者，需積極掌握實(shí)際應(yīng)用成效，對(duì)不足之處優(yōu)化改善，使信息化系統(tǒng)更具完善性。人事、文書(shū)檔案利用者需重視自身角色，及時(shí)將發(fā)現(xiàn)問(wèn)題反饋至管理人員，便于高效進(jìn)行處理，促進(jìn)人事、文書(shū)檔案信息化建設(shè)。

2.實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及統(tǒng)一化

人事、文書(shū)檔案管理模式、手段等方面仍存在不足，影響職業(yè)院校檔案資源利用率，不利于職業(yè)院校良好發(fā)展。信息時(shí)代背景下，加強(qiáng)職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案規(guī)范化管理，從本質(zhì)層面提高檔案利用率，為職業(yè)院校各項(xiàng)工作開(kāi)展提供保證十分重要。首先，將人事、文書(shū)檔案納入整個(gè)檔案事業(yè)系統(tǒng)中，嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。針對(duì)數(shù)字化文件形成、歸檔、存儲(chǔ)及傳輸?shù)确矫嬷贫ㄒ?guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案資料格式，審核其內(nèi)容真實(shí)性及完整性。利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將每一份檔案存儲(chǔ)實(shí)際位置、名稱(chēng)、調(diào)用狀況及其相關(guān)負(fù)責(zé)人記錄，并布設(shè)相應(yīng)的識(shí)別碼，掃碼可顯示檔案管理基本信息。其次，將各類(lèi)檔案按照實(shí)際類(lèi)別、年份及性質(zhì)進(jìn)行劃分、收集、存儲(chǔ)，并嚴(yán)格依照電子檔案收集方式實(shí)施，為后續(xù)便捷調(diào)閱提供保證，檔案歸類(lèi)收集實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及統(tǒng)一化。

3.完善職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)

（1）逐步推進(jìn)職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理

職業(yè)院校檔案信息化管理作為一項(xiàng)綜合性、復(fù)雜性工作，建設(shè)任務(wù)目標(biāo)繁重，需基于信息化戰(zhàn)略層面實(shí)現(xiàn)，其建設(shè)方案需立足職業(yè)院校未來(lái)發(fā)展?fàn)顩r。首先，應(yīng)用人事、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，需積極構(gòu)建完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，作為信息系統(tǒng)基礎(chǔ)。信息數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)際構(gòu)建過(guò)程中，應(yīng)保證人事、文書(shū)信息真實(shí)性、精準(zhǔn)性，更需注意檔案中規(guī)格缺乏統(tǒng)一性問(wèn)題，原始材料應(yīng)進(jìn)行全方位審核。其次，人事、文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化過(guò)程中，需確保其自身完整性、精準(zhǔn)性，若需將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化時(shí)，需對(duì)其檔案信息做好校對(duì)，保證電子檔案信息與原有材料信息的統(tǒng)一性。最后，人事、文書(shū)檔案需保證完整、信息精準(zhǔn)。例如，人事檔案中內(nèi)容不僅局限于人員基本狀況，還需針對(duì)其學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職務(wù)變更、科研成果研究等狀況進(jìn)行記載。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)有助于應(yīng)用部門(mén)查找、比較及分析的檢索工具，具備良好的人機(jī)交互界面，且用戶(hù)信息導(dǎo)入便捷性較高。同時(shí)，具有可修改、檢索等功能，隨著文件信息更改進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，不僅為職業(yè)院校人員任免等提供參考，而且可將管理人員進(jìn)行匯總研究，為領(lǐng)導(dǎo)人員決策提供信息統(tǒng)計(jì)資料。

（2）加快人事、文書(shū)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享

人事、文書(shū)檔案信息化管理核心目的是實(shí)現(xiàn)資源信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并提供高效性應(yīng)用服務(wù)。按照檔案信息內(nèi)容差異性，其實(shí)際開(kāi)放范圍需予以嚴(yán)格限定，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)驗(yàn)證系統(tǒng)，確保信息具有安全性的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)人事、文書(shū)檔案資源共享。不僅需保證職業(yè)院校內(nèi)人員利用相關(guān)檔案信息資料的便捷性，而且需保證各機(jī)構(gòu)調(diào)用的規(guī)范性。為從本質(zhì)上實(shí)現(xiàn)檔案信息共享目標(biāo)，為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，應(yīng)在校園網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事、文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，可為利用者提供相關(guān)資料參考。此外，需加強(qiáng)與同類(lèi)院校合作交流，未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)為實(shí)現(xiàn)省市區(qū)域乃至全國(guó)范圍內(nèi)人事、文書(shū)檔案信息網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)的安全問(wèn)題不容小覷，隨著各類(lèi)新技術(shù)興起，需高效處理管理和應(yīng)用關(guān)聯(lián)性，依托嚴(yán)密的身份認(rèn)證，以及內(nèi)外網(wǎng)分隔，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份，享受網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)便捷性的同時(shí)，保證其檔案資料安全性及可靠性。

4.加大職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化資金投入

職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理過(guò)程中，從初期人員培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施配置等工作開(kāi)始，均需大量資金支持，為其工作全面貫徹提供保證。由于原有職業(yè)院校領(lǐng)導(dǎo)等人員對(duì)檔案信息化管理意識(shí)缺乏正確認(rèn)識(shí)，并未給予相應(yīng)的資金支持，導(dǎo)致人事、文書(shū)信息化建設(shè)滯后。為保證職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案信息化管理良好發(fā)展，需將其建設(shè)、運(yùn)營(yíng)等環(huán)節(jié)資金耗損納入預(yù)算中，為其信息化建設(shè)提供持續(xù)性資金支持，保證其各項(xiàng)工作良好開(kāi)展。加大資金投入主要來(lái)源為財(cái)政，同時(shí)檔案相關(guān)管理部門(mén)可依法積極開(kāi)發(fā)人事、文書(shū)檔案資源，如向個(gè)人、組織及單位提供查詢(xún)服務(wù)，可適當(dāng)收取費(fèi)用，作為檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金。

5.加大職業(yè)院校人事、文書(shū)檔案安全保密工作

建設(shè)人事、文書(shū)檔案信息化系統(tǒng)，主要為利用更具便捷性，提高檔案管理效率及質(zhì)量，其涉及保密安全工作，尤其是近年來(lái)各項(xiàng)信息技術(shù)高速發(fā)展，為各領(lǐng)域帶來(lái)機(jī)遇優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也為不法分子竊取信息提供了機(jī)會(huì)。因此，做好人事、文書(shū)檔案信息安全保障，是現(xiàn)下信息化建設(shè)的核心內(nèi)容。一方面需從進(jìn)口、傳輸及應(yīng)用環(huán)節(jié)做好防護(hù)措施。信息錄入過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)做好數(shù)字檔案?jìng)浞?，并采取恢?fù)防護(hù)措施，以免計(jì)算機(jī)被病毒入侵造成信息丟失，也可減少因信息丟失需重新錄入而增加人員工作量。各類(lèi)基礎(chǔ)設(shè)施更新過(guò)程中，需對(duì)報(bào)廢設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn)，保證其信息已經(jīng)完全消除，以免造成信息泄露。針對(duì)檔案信息可選取物理隔離，并增設(shè)相應(yīng)的防火墻及專(zhuān)用網(wǎng)絡(luò)，防止人為干擾破壞。應(yīng)用過(guò)程中進(jìn)行權(quán)限電子身份認(rèn)證，保證人事、文書(shū)檔案信息的可靠性，依據(jù)保密等級(jí)對(duì)各類(lèi)信息資源進(jìn)行分類(lèi)，按照不同人員、部門(mén)提供相應(yīng)的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)、校際間等信息資源共享，不僅能夠提高檔案利用率，還促進(jìn)了檔案信息化管理。為避免信息泄露，不僅需安裝相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備，定期對(duì)其進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，還要加強(qiáng)保密制度建設(shè)。按照職業(yè)院校實(shí)際狀況，制定完善的保密制度，為管理人員提供工作導(dǎo)向，并隨著制度不斷落實(shí)深入，對(duì)其不斷進(jìn)行優(yōu)化完善，促使安全保密工作全面貫徹。

五、結(jié)語(yǔ)

人事、文書(shū)檔案作為職業(yè)院校檔案核心內(nèi)容，可為院校良好發(fā)展提供助力，是職業(yè)院校改革創(chuàng)新的基礎(chǔ)。信息技術(shù)興起，為人事、文書(shū)檔案管理提供新機(jī)遇，但受多重因素干擾，仍存在工作瓶頸難以消除，影響人事、文書(shū)檔案信息化建設(shè)，信息利用率較低，需明晰其形成的實(shí)際因素，多層次、多維度進(jìn)行路徑創(chuàng)新，提高檔案管理效率及質(zhì)量，為職業(yè)院校良好發(fā)展提供可靠保證。

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（作者單位：日照市技師學(xué)院）