流程管理在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作中的運(yùn)用

王昕杰 何海洋 馬志敏

[摘要] 隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，公立醫(yī)院的規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，管理能力將直接影響當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展。2017年 7月 14日，國(guó)務(wù)院辦公廳頒布了《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》，該政策旨在提高醫(yī)院的管理水平，建立科學(xué)規(guī)范、權(quán)責(zé)清晰、運(yùn)行高效、閉環(huán)式的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度。昆明市兒童醫(yī)院是一所綜合性兒童?？乒⑨t(yī)院。本文結(jié)合醫(yī)院在提升管理能力專項(xiàng)工作中積累的工作經(jīng)驗(yàn)，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)的管理提升為切入點(diǎn)，對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作存在的問(wèn)題進(jìn)行整理和分析，結(jié)合流程管理在醫(yī)院運(yùn)用后產(chǎn)生的效果，從流程建立、流程優(yōu)化、工作分工、數(shù)據(jù)化、內(nèi)控制度等方面介紹如何建立采購(gòu)流程。并對(duì)流程管理對(duì)提升采購(gòu)工作管理水平的作用進(jìn)行充分說(shuō)明。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)療設(shè)備;采購(gòu)工作;流程管理;政府采購(gòu);內(nèi)控制度

[中圖分類號(hào)] R197.32??? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A??? [文章編號(hào)] 2095-0616（2022）06-0173-05

The application of process management in medical equipment procurement

WANG? Xinjie???? HE? Haiyang???? MA? Zhimin

Procurement Department， Kunming Children’s Hospital， Yunnan， Kunming 650228， China

[Abstract] With the development of medical and health services， the scale of public hospitals continues to expand， and the management ability of these hospitals will directly affect the development of today’s hospitals. On July 14， 2017， the General Office of the State Council promulgated the "Guiding Opinions on Establishing a Modern Hospital Management System"， with the main goal to improve the management level of hospitals and establish a scientific and standardized， and closed-loop modern hospital management system with clearly defined powers and responsibilities， and efficient operation. Kunming Children’s Hospital is a comprehensive public hospital specializing in children. Based on the experience accumulated by the hospital in the special work of improving management capacity， this paper organizes and analyzes the problems of medical equipment procurement by taking the management improvement in medical equipment procurement as the starting point， and introduces how to establish the procurement process from the aspects of process establishment， process optimization， work division， digitalization， and internal control system， in combination with the effect of process management in the hospital. In addition， it gives a full explanation of the role of process management in improving the management level of procurement work.

[Key words] Medical equipment; Procurement work; Process management; Government procurement; Internal control system

在國(guó)家加快公立醫(yī)院發(fā)展的大背景下，2017年 7月 14日，國(guó)務(wù)院辦公廳頒布了《關(guān)于建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的指導(dǎo)意見》（國(guó)辦發(fā)〔2017〕67號(hào)），旨在推動(dòng)各級(jí)各類醫(yī)院管理規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化，基本建立權(quán)責(zé)清晰、管理科學(xué)、治理完善、運(yùn)行高效、監(jiān)督有力的現(xiàn)代醫(yī)院管理制度[1]。政府對(duì)醫(yī)院的“預(yù)算計(jì)劃和內(nèi)部控制管理”[2]有著較高要求。特別是醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作，占醫(yī)院全年預(yù)算比例較大，同時(shí)也是參加政府采購(gòu)最多的采購(gòu)類型。但是近年來(lái)，政府采購(gòu)與招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)逐年提高，在限額標(biāo)準(zhǔn)之外賦予了醫(yī)院更多自主采購(gòu)的權(quán)力，由此也可能導(dǎo)致較大的利益尋租空間，存在較大的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)[3]。并且我國(guó)醫(yī)療器械行業(yè)起步較晚，發(fā)展水平參差不齊，對(duì)同類產(chǎn)品的技術(shù)指標(biāo)等尚無(wú)標(biāo)準(zhǔn)化、制式化文件，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)醫(yī)療器械名稱基本一樣，但內(nèi)容或功能卻大不相同的情況。另外，醫(yī)療器械配置的不一致或功能的不同及區(qū)域問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致同一名稱、同一品牌的醫(yī)療器械銷售價(jià)格出現(xiàn)差異[4]?，F(xiàn)結(jié)合昆明市兒童醫(yī)院在應(yīng)用流程管理提高工作效率的實(shí)踐中取得的經(jīng)驗(yàn)和遇到的問(wèn)題，對(duì)流程管理的重要性進(jìn)行分析。

1 醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作

1.1? 特點(diǎn)

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)主要有4 個(gè)特點(diǎn)：①金額大。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院各類采購(gòu)中，金額較大的一種;②數(shù)量多。醫(yī)療設(shè)備招采項(xiàng)目占醫(yī)院招標(biāo)項(xiàng)目絕大部分;③周期長(zhǎng)。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)是較長(zhǎng)周期的工作;④重要性。醫(yī)療設(shè)備是醫(yī)院科研和治療的重要資源，醫(yī)療設(shè)備也是影響醫(yī)院整體發(fā)展的重要影響因素之一[5]。

1.2? 難點(diǎn)

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作具有特點(diǎn)的同時(shí)，難點(diǎn)也來(lái)自5 個(gè)方面：①滯后性。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)周期較長(zhǎng)，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備到位有滯后性，與臨床需求形成矛盾;②嚴(yán)肅性。預(yù)算管理嚴(yán)格，一般是“先預(yù)算、再審批、后執(zhí)行”的管理模式，采購(gòu)前端臨床科室應(yīng)按照醫(yī)院的采購(gòu)預(yù)算管理規(guī)定做好每年的年度采購(gòu)預(yù)算工作，臨時(shí)或緊急增加的采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)按采購(gòu)預(yù)算管理規(guī)定報(bào)批財(cái)務(wù)科同意，獲得資金調(diào)撥后方可發(fā)起[6];③連貫性。采購(gòu)是一個(gè)流水線式的工作，前期一旦出現(xiàn)失誤，會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目后期失敗或造成醫(yī)院損失;④協(xié)同合作。采購(gòu)工作應(yīng)是一項(xiàng)多科室協(xié)同完成的工作[7-9]，容易出現(xiàn)推諉、效率低下的情況;⑤風(fēng)險(xiǎn)高。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)是一個(gè)具有極大風(fēng)險(xiǎn)的工作，特別是在實(shí)施政府采購(gòu)時(shí)，如果沒(méi)有及時(shí)防范相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，必然會(huì)阻礙政府采購(gòu)工作有序落實(shí)，影響國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展[10]。

2 流程管理的重要性

在新形勢(shì)下，醫(yī)療單位應(yīng)建立符合現(xiàn)階段市場(chǎng)要求的管理模式，實(shí)現(xiàn)責(zé)任分?jǐn)?，確保管理工作井井有條。流程管理是一種以規(guī)范化業(yè)務(wù)流程為中心，以提高組織績(jī)效為目的的管理方法。在傳統(tǒng)人員管理結(jié)構(gòu)下，相關(guān)科室往往需要承擔(dān)一個(gè)或多個(gè)管理任務(wù)，在管理需求與實(shí)際管理環(huán)境脫軌的情況下，管理職能并不能落實(shí)到實(shí)處[11]。這是工作分配的問(wèn)題，也是沒(méi)有找到管理需求的問(wèn)題。設(shè)備采購(gòu)工作的復(fù)雜程度決定了管理的難度。

醫(yī)院通常會(huì)采取多種方式來(lái)完善設(shè)備管理體系，以達(dá)到有效控制醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)成本的目的，在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備管理的過(guò)程中，需要根據(jù)設(shè)備的使用情況來(lái)制訂相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃，并嚴(yán)格規(guī)范相應(yīng)的采購(gòu)制度、檔案制度以及驗(yàn)收制度等，以防出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤[12]。流程管理可以有效幫助醫(yī)院對(duì)復(fù)雜工作進(jìn)行管理。流程是組織機(jī)構(gòu)運(yùn)作的基礎(chǔ)，流程為路，無(wú)論是人或物都需要按照路徑行動(dòng)，最終達(dá)到既定目標(biāo)。沒(méi)有流程，人會(huì)亂走，物會(huì)丟失，成本會(huì)增加。

2018年開始，昆明市兒童醫(yī)院正式將流程管理、完善健全的內(nèi)控制度、提高效率、增加效益作為未來(lái)幾年的工作重點(diǎn)，其中最核心的就是流程管理，并對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作首先進(jìn)行試點(diǎn)。

3 建立醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)流程

3.1? 建立采購(gòu)流程注意事項(xiàng)

要設(shè)計(jì)合理的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)流程，首先應(yīng)明確該流程由哪些環(huán)節(jié)組成，并以國(guó)家法律法規(guī)、醫(yī)院制度為基礎(chǔ)，使用科學(xué)的方法進(jìn)行流程設(shè)計(jì)。在建立采購(gòu)流程時(shí)應(yīng)注意以下8 個(gè)方面。①分類。采購(gòu)工作因?yàn)榻痤~、資金性質(zhì)、項(xiàng)目類別區(qū)分為多種類型，執(zhí)行的方式各有不同，分類建立采購(gòu)流程，可以避免在執(zhí)行中出現(xiàn)失誤和混淆。比如：政府采購(gòu)和自行采購(gòu)，政府采購(gòu)遵循政府采購(gòu)相關(guān)法律法規(guī)，自行采購(gòu)遵循院內(nèi)內(nèi)控制度。像這樣遵循不同制度的采購(gòu)就不能整合成一種流程。②目的。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)流程的目的是完成年度預(yù)算。但是根據(jù)醫(yī)院所處階段、環(huán)境的不同，有時(shí)候采購(gòu)目的需要調(diào)整。比如：疫情期間、突發(fā)公共衛(wèi)生事件。③分工。流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都是獨(dú)立且不同的工作內(nèi)容。只有充分了解工作目的、工作內(nèi)容和職工專長(zhǎng)，才能實(shí)現(xiàn)量化分工。如企業(yè)在分工中，就是對(duì)不同部門、不同崗位職責(zé)人員的專業(yè)技能表現(xiàn)進(jìn)行科學(xué)評(píng)判。最好可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需求進(jìn)行合理設(shè)定[13]。④標(biāo)準(zhǔn)化。流程的標(biāo)準(zhǔn)化包括：工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、信息標(biāo)準(zhǔn)化、審核標(biāo)準(zhǔn)化等。每一崗位的工作人員都應(yīng)按照流程進(jìn)行工作，并且按照流程的標(biāo)定的路線完成工作。⑤權(quán)利制衡。做好醫(yī)院采購(gòu)的內(nèi)部控制工作，應(yīng)從采購(gòu)工作前、中、后、末端進(jìn)行全流程控制，集體決策，分級(jí)審批、權(quán)力制衡[8]。⑥公開性。采購(gòu)必須遵循公開的原則。特別是在市場(chǎng)調(diào)研、單一來(lái)源、進(jìn)口論證、公開招標(biāo)等環(huán)節(jié)，都必須做到公開。因?yàn)椴少?gòu)?fù)该?[14]是唯一降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的方法。⑦監(jiān)督。對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的全過(guò)程進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督。一方面可以杜絕徇私腐敗的發(fā)生，另一方面，可以提高招標(biāo)采購(gòu)的質(zhì)量和效率，及時(shí)梳理、總結(jié)、改進(jìn)采購(gòu)過(guò)程存在的問(wèn)題，不斷提升風(fēng)險(xiǎn)控制能力[15]。⑧管理者。流程管理其中最大的困難是如何使管理者改變管理風(fēng)格和角色，使流程再造與組織文化相融合，避免流程再造過(guò)程變成裁員過(guò)程[16]。管理者，是流程運(yùn)行的掌舵者。

3.2? 采購(gòu)流程的重要環(huán)節(jié)

通過(guò)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)跨職能流程圖，來(lái)說(shuō)明流程中的重要環(huán)節(jié)，詳見圖1。

①流程始終。該流程圖是從設(shè)備科收到采購(gòu)申請(qǐng)開始，直到付款為止。設(shè)備科和采購(gòu)部是該流程的主要執(zhí)行部門。②執(zhí)行。執(zhí)行是采購(gòu)流程中最核心的環(huán)節(jié)，承擔(dān)著流程中絕大部分工作。執(zhí)行部門一般由1 ～2 個(gè)部門負(fù)責(zé)，超過(guò)2 個(gè)部門，該流程就會(huì)變得復(fù)雜。③信息傳遞。信息處理環(huán)節(jié)，應(yīng)統(tǒng)一流程中產(chǎn)生的信息文件的格式，最好使用能夠貫穿整個(gè)流程的表格，方便信息錄入和傳遞。④審批。審批是閘口，應(yīng)分級(jí)審批，做到大事大審，小事小審。審核條件應(yīng)具有客觀因素，避免主觀審批。⑤監(jiān)督。監(jiān)督應(yīng)貫穿在整個(gè)采購(gòu)流程中，如果監(jiān)督崗位捉襟見肘，可以只在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)置監(jiān)督，次要環(huán)節(jié)通過(guò)授權(quán)或不定期抽查的方式來(lái)監(jiān)督。

從流程圖可以看出，流程圖中豎向連接，工作效率較高，橫向連接則相反。流程圖可以直觀表達(dá)工作順序、運(yùn)行規(guī)則等，便于管理者進(jìn)行管理。比如該流程圖總共25個(gè)環(huán)節(jié)，采購(gòu)部負(fù)責(zé)9 個(gè)，設(shè)備科負(fù)責(zé)6 個(gè)，審批環(huán)節(jié)有8 個(gè)，直觀顯示執(zhí)行部門為采購(gòu)部和設(shè)備科，審批環(huán)節(jié)占流程1/3，說(shuō)明該工作比較復(fù)雜且為醫(yī)院的重要工作，分級(jí)審批，說(shuō)明該流程審批有層次。

4 采購(gòu)流程管理

管理者在實(shí)際工作中想要干預(yù)，很難找到切入點(diǎn)，建立流程后，可以幫助管理者直觀地發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并通過(guò)協(xié)調(diào)和干預(yù)，最終把工作和人都管理好。以下4點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)流程管理的幾個(gè)方法。

（1）追溯。采購(gòu)流程需具有完整的檔案，才能實(shí)現(xiàn)追溯。包括工作內(nèi)容、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、審批意見、監(jiān)督痕跡、立項(xiàng)申請(qǐng)、科研報(bào)告、論證報(bào)告、招標(biāo)方案、采購(gòu)（招標(biāo)）文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、投標(biāo)文件、定標(biāo)文件、影音資料、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。

（2）檢查。檢查的主要目的是保持流程的規(guī)范性，并不斷優(yōu)化流程。管理者要定期組織執(zhí)行部門檢查工作情況。主要檢查兩方面：①規(guī)范性，包括工作步驟、文件格式、工作方法等;②時(shí)間節(jié)點(diǎn)，通過(guò)同類項(xiàng)目的對(duì)比，找出流程堵塞的地方并予以改進(jìn)。

（3）評(píng)估。采購(gòu)工作的評(píng)估，可以從耗時(shí)、效率、效益三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估結(jié)果體現(xiàn)了流程運(yùn)行的情況，同時(shí)能使管理者時(shí)刻了解各部門的工作能力，這對(duì)今后制訂工作計(jì)劃有至關(guān)重要的作用。①耗時(shí)。每個(gè)項(xiàng)目的耗時(shí)代表了項(xiàng)目的難易。方法是記錄流程節(jié)點(diǎn)的時(shí)間，通過(guò)單個(gè)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)與平均值橫向?qū)Ρ龋檎覇?wèn)題，見表1 ～2。通過(guò)對(duì)比發(fā)現(xiàn) A ～ B、B ～ C 區(qū)間差距較大，說(shuō)明各項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)間并不統(tǒng)一，經(jīng)調(diào)查，是因?yàn)槎鄠€(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)導(dǎo)致互相影響，故進(jìn)行分批次采購(gòu)的調(diào)整，從而減少同時(shí)啟動(dòng)的項(xiàng)目數(shù)量，避免項(xiàng)目間的相互影響。 C ～ D、D ～ E、E ～ F 區(qū)間耗時(shí)基本相同，只有個(gè)別案例出現(xiàn)較大差別，著重檢查這些項(xiàng)目。發(fā)現(xiàn)是采購(gòu)要求與實(shí)際需求不一致導(dǎo)致后期工作受阻，見表 3～ 4。通過(guò)對(duì)比政府采購(gòu)和自行采購(gòu)各區(qū)間耗時(shí)，可以明顯看出，自行采購(gòu)的效率高于政府采購(gòu)，見表5。通過(guò)數(shù)據(jù)檢查能快速的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，通過(guò)優(yōu)化流程、調(diào)整崗位等方式，確保流程正常運(yùn)行。②效率。效率體現(xiàn)了工作人員的工作能力。方式是計(jì)算單位時(shí)間內(nèi)的同類項(xiàng)目完成的數(shù)量。③效益。效益代表的是采購(gòu)流程的合規(guī)性，也是采購(gòu)部門能力的體現(xiàn)。醫(yī)院應(yīng)建立市場(chǎng)調(diào)研的數(shù)據(jù)庫(kù)和歷史成交價(jià)格的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)用采購(gòu)價(jià)格與橫向和縱向的數(shù)據(jù)對(duì)比，從而實(shí)時(shí)反映出采購(gòu)工作的效益。

例：數(shù)據(jù)： B（效益）、L（歷史數(shù)據(jù)的最低值）、 A（其他單位采購(gòu)價(jià)格平均值）、P（實(shí)際采購(gòu)價(jià)格），同類設(shè)備采購(gòu)效益： B=[（H-L）/L+（O-A）/O]/2，正數(shù)值為正效益，負(fù)數(shù)值則為負(fù)效益。

（4）PDCA 循環(huán)。運(yùn)用 PDCA 循環(huán)，將采購(gòu)工作做出計(jì)劃，針對(duì)計(jì)劃進(jìn)行實(shí)踐，在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)而解決問(wèn)題。如果還有遺留的問(wèn)題，那么就留到下一個(gè)環(huán)節(jié)再去解決這個(gè)問(wèn)題。每年根據(jù)政策變化，進(jìn)行流程優(yōu)化，周而復(fù)始，才能保證流程的正常運(yùn)行。

目前，昆明市兒童醫(yī)院已基本建立了權(quán)責(zé)清晰、運(yùn)行高效、監(jiān)督有力、科學(xué)規(guī)范的現(xiàn)代醫(yī)院采購(gòu)流程管理制度。在流程管理的實(shí)踐中，已經(jīng)把粗獷分工轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)定量的分工模式。并把每一次進(jìn)步通過(guò)流程圖和數(shù)據(jù)圖的變化直觀地記錄下來(lái)，使得管理更加有效，工作人員的工作更輕松。這不僅提高了工作效率，更把昆明市兒童醫(yī)院采購(gòu)工作的管理水平提高了一個(gè)層次，可以從容應(yīng)對(duì)醫(yī)院的年度計(jì)劃工作和應(yīng)急工作。同時(shí)，流程管理可以在應(yīng)用信息化平臺(tái)時(shí)少走彎路，并為最終實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化的現(xiàn)代化醫(yī)院打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（收稿日期：2021-07-12）