科學(xué)管理和現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

郭未艾

摘 要：我國檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展雖然已經(jīng)取得了較大成就，但是依然存在著一定問題，制約著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，本文結(jié)合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展取得的成就、存在的問題進(jìn)行分析，從中探討科學(xué)管理和現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，借此更好地提升檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科學(xué)管理;現(xiàn)代化技術(shù);檔案管理;現(xiàn)狀;意義;措施

檔案記錄了人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活中重要的信息，內(nèi)容類型包括有文字、圖片、表格等，對(duì)于人們的生產(chǎn)生活決策制定起到了重要的輔助作用。隨著我國經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案在生產(chǎn)生活中的作用也越發(fā)重要，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的充分利用是檔案管理未來的發(fā)展趨勢(shì)。隨著社會(huì)發(fā)展，檔案信息數(shù)量不斷增加，使檔案管理的工作內(nèi)容不斷增多，工作更加復(fù)雜、煩瑣，因此對(duì)于檔案管理的工作要求也不斷提高。為了進(jìn)一步促進(jìn)我國檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，加強(qiáng)科學(xué)管理和現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用至關(guān)重要。

一、當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展取得的成就

隨著檔案管理在我國的發(fā)展，當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)水平也得到了較好的提高。近年來，我國檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展中取得了較多的成就。首先，目前我國關(guān)于檔案管理的技術(shù)比較成熟，應(yīng)用也比較廣泛，功能較為強(qiáng)大，對(duì)提升我國檔案管理整體質(zhì)量和效率都起著重要作用。其次，目前我國的檔案數(shù)據(jù)管理操作也比較規(guī)范，為進(jìn)入檔案管理自動(dòng)化階段奠定了重要的基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也較為普及和成熟，對(duì)于促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展起著重要作用。最后，我國檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展不僅取得了較好成績，關(guān)于現(xiàn)代化理論知識(shí)的研究也在不斷發(fā)展。隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，我國已經(jīng)在大量培養(yǎng)現(xiàn)代化技術(shù)水平高的專業(yè)人才，越來越多高素質(zhì)的年輕專業(yè)人才加入了檔案管理行業(yè)，使得檔案管理人才隊(duì)伍更加年輕化。

2.檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展存在的問題

雖然我國檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展階段中取得了較為優(yōu)秀的成績，但是在實(shí)際工作中，依然存在著許多問題，從而制約了檔案管理進(jìn)一步科學(xué)化和現(xiàn)代化發(fā)展。首先，部分檔案管理技術(shù)依然水平落后，雖然大部分檔案管理部門都建設(shè)有信息管理系統(tǒng)，但是關(guān)于系統(tǒng)功能的開發(fā)和利用水平不高，無法充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的積極作用。此外，由于檔案管理部門使用多個(gè)系統(tǒng)，部分系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案信息得不到及時(shí)交流和共享，甚至容易造成檔案信息的丟失，從而影響檔案信息的安全性。其次，部分檔案管理部門依然沒有建立現(xiàn)代化的管理體系，在日常工作中依舊是以人工管理方式為主，缺乏對(duì)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理的工作效率和質(zhì)量得不到有效提升。再次，目前對(duì)于檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率并不高，檔案利用意識(shí)也不高。因?yàn)榻涌跇?biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等各種問題，導(dǎo)致檔案管理各個(gè)信息系統(tǒng)之間的連通性不高，容易出現(xiàn)信息孤島現(xiàn)象，不僅影響信息交流效率，也會(huì)影響檔案信息的價(jià)值利用，不能充分發(fā)揮檔案信息在決策制定中的輔助作用。最后，當(dāng)前的檔案管理服務(wù)觀念不高。檔案管理為廣大用戶提供信息服務(wù)，但由于多種因素，在服務(wù)過程中設(shè)置了較多流程，使得檔案信息服務(wù)流程較為煩瑣，服務(wù)效率得不到提升，影響了檔案信息價(jià)值的發(fā)揮。目前，關(guān)于現(xiàn)代化的檔案管理人才還是比較缺乏的，許多檔案管理部門的人員年齡較大，綜合素質(zhì)不高，對(duì)于現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握和運(yùn)用不夠充分，進(jìn)而影響了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展步伐。

此外，部分檔案管理人員并非專業(yè)人員，無法使用專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)開展工作，容易出現(xiàn)工作錯(cuò)誤，不僅無法提升檔案管理工作效率，還影響管理質(zhì)量。

二、加強(qiáng)科學(xué)管理和現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用意義

1.是社會(huì)時(shí)代發(fā)展的需求

加強(qiáng)科學(xué)管理和現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，提高檔案管理的科學(xué)化水平和現(xiàn)代化水平，是當(dāng)前社會(huì)時(shí)代發(fā)展的需求。隨著時(shí)代發(fā)展，我國的科學(xué)理論水平和現(xiàn)代化技術(shù)水平也不斷提升，當(dāng)前檔案管理的信息量不斷增加，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，可以有效解決當(dāng)前檔案管理存在的各項(xiàng)問題，提高管理效率。

2.是當(dāng)前檔案發(fā)展的需求

隨著我國社會(huì)的發(fā)展，我國檔案管理也取得了一定成就，管理效果也逐步提升，但是依然存在著部分問題，制約著檔案管理的發(fā)展。因此，加強(qiáng)科學(xué)管理和現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，也是當(dāng)前檔案發(fā)展的急切需求。

三、加強(qiáng)科學(xué)管理在檔案管理中的應(yīng)用措施

1.樹立科學(xué)的檔案管理觀念

加強(qiáng)科學(xué)管理在檔案管理中的應(yīng)用，有利于提升其科學(xué)化管理，提升管理效率。在開展檔案管理工作時(shí)，工作人員必須要樹立科學(xué)的檔案管理觀念，學(xué)習(xí)科學(xué)的檔案管理知識(shí)，用更加科學(xué)的思想和知識(shí)來指導(dǎo)檔案管理工作的開展。此外，建立完善的科學(xué)管理體系也十分重要，工作人員在完善檔案管理體系時(shí)，要注重完善檔案信息的收集、歸檔、使用和管理制度以及相關(guān)的獎(jiǎng)罰制度，借助制度來確保檔案管理工作的規(guī)范化。在檔案管理工作中，必須要明確責(zé)權(quán)，明確領(lǐng)導(dǎo)、主管、專人的具體責(zé)任和工作內(nèi)容，保證檔案管理工作的有效落實(shí)。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

要提升檔案管理的科學(xué)化水平，提升管理的信息化水平至關(guān)重要，因此在開展檔案管理中，工作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息化工具的運(yùn)用。在傳統(tǒng)的檔案管理中，我國大部分的檔案材料是紙質(zhì)版的，但是隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，開始采用電子記錄，因此實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)十分重要。隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，人們對(duì)于信息的需求不斷提升，信息質(zhì)量要求也不斷提升，因此要為人們提供更高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，必須要提升檔案管理的信息化水平，借助信息搜索能力為人們提供更有價(jià)值的檔案信息。因此，檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用，如加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，建立完善的檔案信息化平臺(tái)，用戶可以在平臺(tái)隨時(shí)搜索自己想要的檔案信息，有效滿足自身的檔案信息需求。

3.提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

檔案管理人員的工作素質(zhì)直接影響著管理效率和科學(xué)化水平，因此要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，必須要提升管理人員的工作素質(zhì)。特別是當(dāng)前檔案管理要求不斷提高，檔案管理的工作范圍不斷擴(kuò)大、管理技術(shù)不斷提升，對(duì)于工作人員的綜合素質(zhì)要求也不斷提升，因此提升工作人員的工作素質(zhì)十分重要。當(dāng)前檔案管理，不僅要進(jìn)行紙質(zhì)版的檔案管理，也要進(jìn)行電子化的檔案管理，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，也要具備較高的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)，從而開展更加高效的工作。檔案管理具有很強(qiáng)的服務(wù)性質(zhì)，需要為用戶提供優(yōu)秀的服務(wù)，而管理人員的工作質(zhì)量直接決定了服務(wù)質(zhì)量，因此檔案管理部門要重視對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升管理人員的綜合素質(zhì)。

4.完善檔案管理方法

隨著信息社會(huì)的發(fā)展，用戶對(duì)于檔案信息的需求類型和需求量不斷增加，因此檔案管理的復(fù)雜性也隨之增加，要保證檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，必須要完善當(dāng)前的檔案管理方法。檔案管理不再只是簡單地為用戶提供信息查詢，而是轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒆稍兎?wù)，所以在開展工作中可以嘗試將部分檔案管理權(quán)限進(jìn)行下放，減少檔案管理的工作壓力，提升工作效率。

四、加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用措施

1.加強(qiáng)對(duì)檔案保管環(huán)境控制技術(shù)的應(yīng)用

為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化發(fā)展，加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)在管理中的應(yīng)用十分重要。首先，工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案保管環(huán)境控制技術(shù)的應(yīng)用，該技術(shù)內(nèi)容主要包含兩方面，分別是環(huán)境溫濕度控制和安全防范控制。第一，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理環(huán)境的溫度和濕度控制。一般的檔案資料室包含有紙質(zhì)資料和電子資料，工作人員將室內(nèi)的溫度控制在14℃～24℃，有設(shè)備的房間要保證溫度日變化不能超過2℃。關(guān)于資料室的濕度控制，要將相對(duì)濕度控制在45%～60%，設(shè)備房間要將每日的濕度變化幅度控制在5%以內(nèi)。為了加強(qiáng)對(duì)檔案管理室的溫度和濕度控制，可以采用增減溫度、增減濕度、密閉、通風(fēng)等方式進(jìn)行調(diào)整，一般采用的調(diào)整設(shè)備有空調(diào)、加濕機(jī)、去濕機(jī)等。第二，要加強(qiáng)對(duì)檔案保管環(huán)境安全防范技術(shù)的使用，因?yàn)闄n案資料在保管中，由于受到多種因素影響，容易造成安全危害。比如，紙質(zhì)資料檔案在保管過程中，容易受到蟲咬、水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等因素影響，從而對(duì)紙質(zhì)資料造成損害，進(jìn)而影響檔案信息資料的完整性。因此，為了進(jìn)一步保證檔案信息的安全性，工作人員要采取各種安全防范措施。例如，應(yīng)對(duì)霉變，可以通過加強(qiáng)對(duì)室內(nèi)溫濕度的控制，營造良好的室內(nèi)環(huán)境，避免霉變問題的發(fā)生。也可以選擇在檔案管理室放置防蟲藥劑，如常見的樟腦丸等，避免昆蟲的滋生。針對(duì)水災(zāi)、火災(zāi)危害，必須要做好預(yù)防措施，工作人員需要在檔案管理室安裝火警自動(dòng)報(bào)警器和滅火器，及時(shí)檢查和更新滅火器等消防設(shè)備，并制定火災(zāi)應(yīng)急方案，切實(shí)保護(hù)檔案信息安全。此外，工作人員還要加強(qiáng)對(duì)檔案資料室的排水管、通風(fēng)口的檢查，加強(qiáng)對(duì)濕度的控制，盡量構(gòu)建一個(gè)較為干燥的室內(nèi)環(huán)境，減少潮濕對(duì)紙質(zhì)檔案資料造成的影響。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案復(fù)制技術(shù)的應(yīng)用

要做好檔案管理工作，不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的利用，更要做好檔案信息的保管，因此要促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，必須要加強(qiáng)對(duì)檔案復(fù)制技術(shù)的應(yīng)用。目前，檔案復(fù)制技術(shù)主要有靜電復(fù)印、縮微攝影技術(shù)和光盤，加強(qiáng)對(duì)這些技術(shù)的運(yùn)用，可以有效提升檔案信息的收集、整理和保管效率。首先，工作人員要加強(qiáng)對(duì)靜電復(fù)印技術(shù)的運(yùn)用，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的調(diào)閱和使用中，盡量選擇復(fù)制件，減少對(duì)原件的使用，進(jìn)而保護(hù)好原件，保護(hù)好檔案的信息源，避免由于使用不當(dāng)導(dǎo)致檔案原件出現(xiàn)損壞或丟失現(xiàn)象，而影響檔案信息的完整性。其次，工作人員要加強(qiáng)對(duì)縮微攝影技術(shù)的運(yùn)用，在進(jìn)行檔案收集保管中，可以使用該技術(shù)來對(duì)體積較大的檔案資料進(jìn)行復(fù)制保管。通過使用專門的縮微攝影機(jī)，對(duì)體積較大的檔案原件進(jìn)行影像縮小，然后投影到縮微膠片上，從而完成檔案原件的復(fù)制。最后，工作人員要加強(qiáng)對(duì)光盤技術(shù)的應(yīng)用，光盤的儲(chǔ)存量較大，能夠儲(chǔ)存大量的檔案信息，檢索也較為方便快捷，因此在進(jìn)行檔案信息儲(chǔ)存時(shí)，可以選用光盤進(jìn)行儲(chǔ)存，也可以充分實(shí)現(xiàn)檔案原件的全文儲(chǔ)存，為提高檔案信息的交流和共享提供重要基礎(chǔ)。通過借助光盤技術(shù)，可以將檔案的原貌進(jìn)行恢復(fù)，因?yàn)楣ぷ魅藛T可以將檔案原件用光盤的形式進(jìn)行保存，在使用過程中能夠直接通過光盤方式來再現(xiàn)檔案的原貌，也可以通過光盤方式使用檔案原件，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。工作人員也可以通過使用光盤方式來建立檔案數(shù)據(jù)庫，因?yàn)楣獗P的信息儲(chǔ)存量極大，可以結(jié)合原始檔案的特點(diǎn)形成不同類型的檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)于提升檔案信息的收集、整理和使用等都起到了重要作用。

3.加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

要促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)發(fā)展，工作人員就要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，主要加強(qiáng)對(duì)檔案計(jì)算機(jī)管理前處理技術(shù)、局域網(wǎng)技術(shù)、因特網(wǎng)技術(shù)、微機(jī)應(yīng)用技術(shù)。第一，檔案管理人員要借助計(jì)算技術(shù)進(jìn)行檔案信息的收集、整理和編輯，然后按照檔案保存的格式來進(jìn)行檔案目錄和檔案全文的儲(chǔ)存，可以將檔案信息儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁盤和光盤中，并且利用計(jì)算機(jī)一次輸入和多次輸出功能，進(jìn)行自動(dòng)化的資料整理，減少不必要的人工勞動(dòng)，在減少工作人員勞動(dòng)量的同時(shí)也可以提升工作效率。第二，工作人員要借助計(jì)算技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索功能，從而為用戶提供更加方便快捷的信息查找服務(wù)，有效滿足用戶的信息需求。比如，工作人員可以借助聯(lián)機(jī)方式來進(jìn)行檔案檢索，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)不同部門之間的檔案聯(lián)機(jī)檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的交流和共享。第三，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)管理前處理技術(shù)的應(yīng)用，做好檔案信息數(shù)據(jù)管理的準(zhǔn)備工作，也就是做好檔案的目錄標(biāo)引。第四，工作人員要加強(qiáng)對(duì)微機(jī)應(yīng)用技術(shù)的應(yīng)用，通過借助微機(jī)技術(shù)來構(gòu)建信息化檔案應(yīng)用系統(tǒng)，包括檔案信息的收集、整理、保管、信息加工、信息傳遞和輸出環(huán)節(jié)等，因此檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)應(yīng)用軟件的開發(fā)和應(yīng)用。第五，要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，通過局域網(wǎng)技術(shù)的幫助來連接一定范圍內(nèi)的計(jì)算機(jī)硬件和軟件，從而實(shí)現(xiàn)信息共享。因此，檔案管理部門要加強(qiáng)局域網(wǎng)建設(shè)，并且將不同類型的檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字信息儲(chǔ)存到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的信息化管理。通過借助計(jì)算技術(shù)的幫助，復(fù)雜的檔案信息收集和處理環(huán)節(jié)都會(huì)得到一定簡化，有效提升檔案信息的收集和整理效率。第六，檔案管理人員要做好計(jì)算機(jī)的安全管理工作，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的安全控制。在日常工作中，要定期做好計(jì)算機(jī)硬件、通信線路和其他設(shè)備的檢查，保證各項(xiàng)設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)于檔案管理計(jì)算機(jī)軟件也要采取相應(yīng)的安全控制措施，必須要嚴(yán)格按照操作步驟來進(jìn)行，避免錯(cuò)誤操作，確保系統(tǒng)操作的準(zhǔn)確性。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)過程中，要盡量減少人為因素的影響和破壞，特別是人為因素破壞計(jì)算機(jī)硬件、黑客非法入侵計(jì)算機(jī)、盜竊檔案信息等，這些行為不僅會(huì)威脅到檔案信息的安全，也會(huì)影響檔案管理整體的質(zhì)量，不利于促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

綜上所述，為了進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展和現(xiàn)代化發(fā)展，檔案管理部門要正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理存在的問題，加強(qiáng)科學(xué)管理觀念和方法在工作中的應(yīng)用，積極運(yùn)用各項(xiàng)現(xiàn)代化技術(shù)來提升檔案管理的工作效率。加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用，保證檔案管理工作的高效開展，為進(jìn)一步挖掘檔案信息利用價(jià)值奠定重要的基礎(chǔ)。

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