新時期做好高校檔案管理工作的措施芻議

田淑華

摘 要：近年來，我國高校在快速發(fā)展的過程中檔案管理呈現(xiàn)出復雜性與煩瑣性特征，傳統(tǒng)的管理方式已經無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，無論是信息收集工作、記錄工作還是管理工作都存在一定的難題。新時期信息技術已經開始應用在各行各業(yè)，將其融入高校檔案管理工作領域具有十分重要的意義，因此高校應合理使用先進的信息技術開展檔案管理工作，同時按照實際工作情況完善管理制度和模式，不斷增強現(xiàn)代化發(fā)展水平，為滿足新時期的工作需求提供幫助。

關鍵詞：新時期;高校檔案管理;工作措施

高校在新時期要想更好地使用先進的檔案管理措施，就應充分認識到檔案管理工作的意義，遵循基本的原則要點，健全相關的管理制度，提升信息化技術的應用水平，利用綜合措施增強檔案管理工作的便利性、規(guī)范性以及標準化程度。

一、新時期做好高校檔案管理工作的意義

1.有助于發(fā)揮歷史記錄價值

我國高校檔案主要記錄著招生、教學、科研、管理等歷史信息，保存有借鑒價值的圖片、文字聲音和錄像等，具有一定的真實性和權威性，屬于高校在日常管理和發(fā)展過程中必不可少的部分，也是教育發(fā)展中重要的信息內容。新時期，科學執(zhí)行相應的檔案管理工作有助于全面發(fā)揮歷史記錄的價值，保證信息的完整性與準確性，確保在日常管理和教學創(chuàng)新中充分借鑒歷史經驗和做法，增強工作效果。

2.有助于發(fā)揮社會價值

高校檔案全面記錄著本校發(fā)展歷史和痕跡，屬于非常重要的核心資源，對各項工作的展開與教育工作的持續(xù)性進步有著一定的推動作用。近年來在高校教育水平有所提升的背景下，檔案管理工作取得了良好的成績，主要體現(xiàn)于功能性層面，具有一定的工作總結功能、會議記錄功能和文件保存功能等，同時記錄著所有的活動信息、文化信息、科學信息等，能夠為社會文化事業(yè)的建設提供基礎依據(jù)。在此情況下創(chuàng)新性、規(guī)范性落實檔案管理工作不僅可以增強文件管控的有效性，還能為社會提供高質量服務，體現(xiàn)其社會價值。

3.有助于提升信息服務水平

通常情況下，高校的檔案管理工作主要是對各類文獻資料和信息進行收藏，按照具體的主題要求明確管理范圍，為用戶提供查詢資料、文件的服務，同時也可以結合編寫與管理人員的具體需求，追蹤性處置管理文件，或者是為有需求者提供文獻信息資料與索引。新時期，網(wǎng)絡信息技術不斷進步，高校檔案管理工作也開始應用各類檢索技術，通過自動化的軟件系統(tǒng)為更多用戶提供便利性的信息服務，減少重復檢索的問題，預防出現(xiàn)浪費時間、浪費資源的現(xiàn)象。

二、新時期高校檔案管理工作原則

1.遵循時效性原則

日常檔案管理工作中應遵守時效性原則，除了第一時間獲取第一手資料，還要保證所有有價值的信息資源都能夠實時性、全面性地被開發(fā)利用。爭取能夠在高校創(chuàng)新、轉型的進程中利用信息資源將其各個發(fā)展階段的歷程、業(yè)績情況體現(xiàn)出來。同時，對于所有的信息資源都要有一定的敏感性，可以快速、準確地洞察不同來源的信息資源內容，準確提取由于歷史因素或是技術因素在庫房中所隱藏的有價值信息，在一定程度上能夠按照高校各部門以及不同服務對象的信息需求，提供具有應用性和含金量的檔案內容，增強檔案利用服務與管理服務的水平。

2.遵循實用性原則

從本質層面講，一旦檔案信息缺乏實用性將會導致整體工作效果降低，無法充分發(fā)揮各項工作的服務功能。因此，在新時期必須要結合高校檔案信息需求和相關服務需求，追求實用性基本原則，從龐大信息資源中采集和挖掘有價值、能夠開發(fā)利用以及具有利用優(yōu)勢的信息資源內容，全面運用到高校的科研、教育、教學、管理工作領域中，為管理人員、教師和學生提供良好的服務。

3.遵循服務性的基本原則

多數(shù)高校的檔案管理工作都具有服務性的本質特征，服務屬于整體管理活動的核心要素，只有增強服務效果和質量，才能充分將檔案信息內容的經濟與社會效益充分發(fā)揮出來。因此，在實際工作中轉變傳統(tǒng)單的管理理念，做好服務方面的定位。一方面，考慮到檔案有著憑證價值和情報價值，能夠為教育或管理工作提供基礎依據(jù)，但應考慮到此類價值具有潛在性特點，只有合理開發(fā)服務產品并制定完善的服務方案，才能有效挖掘其中的價值。另一方面，應完善檔案查閱服務模式、匯總信息服務模式、開發(fā)利用服務模式等，健全收集環(huán)節(jié)、開發(fā)環(huán)節(jié)、統(tǒng)計環(huán)節(jié)和其他環(huán)節(jié)的工作機制，從根本層面增強服務工作的有效性。

三、新時期的高校檔案管理工作措施

1.強化數(shù)字化館藏建設力度

（1）使用數(shù)字化編研技術

近年來，我國網(wǎng)絡技術快速發(fā)展的過程中信息內容的收集和整理工作速度不斷提升，與傳統(tǒng)的手工操作方式相比速率非常高，因此高校在新時期環(huán)境下應重點關注先進數(shù)字化技術的使用，在檔案管理的環(huán)節(jié)中引進數(shù)字化編研技術，創(chuàng)建專門的計算機系統(tǒng)，利用數(shù)字掃描技術和軟件技術等進行文件內容的分類、歸檔、保存處理，保證歸檔工作的準確性，增強所有文件內容的完整性，簡化編研工作模式，避免出現(xiàn)重復性工作、壓力過高、編研過于煩瑣的問題。

（2）使用數(shù)字化信息存儲技術

數(shù)字化技術在信息存儲工作中的應用主要是將紙張類型和實體類型的文檔轉變成為數(shù)字化信息內容，高校在相關的工作領域中可以利用先進的數(shù)字化技術創(chuàng)建檔案信息存儲的專業(yè)性系統(tǒng)平臺，無論是信息的整理、存儲、分類管理工作，還是后續(xù)的檢索利用工作，都可以通過數(shù)字化系統(tǒng)完成，轉變傳統(tǒng)的模式，提升各類信息和資源的利用效果。

（3）采用數(shù)據(jù)庫檢索技術

目前，我國多數(shù)高校在檔案檢索方面主要使用人工操作方式，不僅會導致工作量過高，還會使信息資源的利用效率降低，難以全方位進行各類優(yōu)勢資源和信息的開發(fā)利用。在此情況下，應積極按照當前的管理工作具體需求和現(xiàn)狀等，積極建設檔案的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用先進數(shù)據(jù)庫技術明確設置不同的目錄，在目錄中設置各類檔案信息檢索的索引，使各部門人員和需求者在檢索操作方面可以快速鎖定目標，利用檢索的鏈接獲取自身需要的信息、文件、圖片、視頻等各類資源，進一步提升信息資源和內容的利用效率。

2.強化信息化技術應用保障力度

（1）建設軟件與硬件基礎設施

信息化建設的目的在于增強檔案管理工作的標準化水平和現(xiàn)代化程度，建議按照自身的工作需求完善硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。一方面，如果資金充足可以與軟件開發(fā)企業(yè)相互合作，要求按照本校的檔案管理工作特點和類型等，因地制宜開發(fā)軟件系統(tǒng)，同時引進先進的硬件基礎設施保證工作的高質量落實。另一方面，如果資金不足可以積極借鑒其他高校的成功經驗，在引進其他學校檔案管理系統(tǒng)的情況下，按照本學校的情況有針對性地進行完善和改變。

（2）建設高素質的人才隊伍

要想在工作中提升信息化建設水平，就應確保人才的專業(yè)化程度，在人才的支持下提升信息技術在日常等管理工作領域中的應用效果。一方面，結合當前的信息技術應用情況聘用專業(yè)素質符合標準并且工作經驗豐富的優(yōu)秀人才，使其在日常的檔案管理工作中做出一定的貢獻。另一方面，對于現(xiàn)有的工作人員進行培訓，提升其信息技術的應用能力。在培訓的過程中，引導每位工作人員學習信息技術和數(shù)字化技術在工作中的使用措施、技能，承擔自身的工作職責。

（3）強化信息安全管理

網(wǎng)絡信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等都處于開放性的網(wǎng)絡環(huán)境，如果不能嚴格落實安全管理工作，很容易埋下風險隱患，甚至會出現(xiàn)信息泄露、被篡改的現(xiàn)象。因此，高校在使用信息技術執(zhí)行檔案管理工作期間，應著重關注安全層面的管控，采用先進的防火墻、病毒查殺技術、入侵掃描技術、加密技術等，提升所有文件和信息資源的安全水平，達到預期的信息技術安全應用目標。

3.構建完善的高校檔案管理體系

（1）實行領導責任制

高校領導人員應當加強對檔案管理工作的重視，并且提升日常檔案管理工作的觀念意識，這是高校有關工作順利開展的核心基礎與重要保障，無論是經費投入還是檔案制度保障，都需要得到校領導的高度支持與高度重視。因此，科學開展管理體系建立需要從上至下構建領導責任制度，建立由校長為核心的工作小組，成立相關委員會，并且提升督促、監(jiān)管以及指導效率，站在高校發(fā)展的全局進行問題處理，將日常檔案管理工作納入高校管理工作的核心內容，深度落實各項管理規(guī)定，將檔案管理工作融入高校的發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展計劃當中，并且積極做好相關的布置工作、檢查工作、總結工作以及驗收工作，為檔案機制優(yōu)化提供助力。

（2）設置必要的競爭機制

首先，競爭機制可以提升人員的工作效率，調動全體檔案工作者的主觀能動性與工作積極性，從而顯著提升人員的責任意識與業(yè)務水平以及日常工作效率。其次，應當積極開展崗位工作評比活動，提升全體相關人員的重視程度，通過定期開展檢查與評比，可以在高校內部形成良好的工作氛圍，不僅對高校的管理部門起到警醒作用，而且對各學院的檔案兼職工作部門也可以起到良好的促進效果。轉變傳統(tǒng)的被動式工作理念，將相關的工作列入工作考核以及崗位職責考核的標準之一，有助于提升各個部門的工作積極性，從而確保檔案管理工作更加全面、系統(tǒng)。最后，引入必要的競爭機制，可以有效激勵個人，使每個崗位的人員都感受到自我工作的價值，并且形成一定的工作動力和積極態(tài)度。正所謂，“壓力與動力并存”，通過競爭，壓力可以形成良好的工作動力，更好地完成本職工作，在檔案管理工作優(yōu)化環(huán)節(jié)創(chuàng)新高校的檔案管理工作，為高校科研、教學工作奠定堅實而穩(wěn)固的基礎。與此同時，還應重點為高校發(fā)展提供精準的數(shù)據(jù)、信息支持，使高校收獲更加良好的發(fā)展空間與生存空間。

（3）建立完善的評估機制

對高校檔案管理準確評估、評價分析，不應當局限于基礎建設指標，在某些特定的歷史時期基礎指標設定對于整體工作有著積極效果。然而，隨著社會發(fā)展基礎建設指標的劣勢也逐漸凸顯出來，檔案管理工作的價值與作用得到有效體現(xiàn)才是衡量工作質量、日常工作水平的核心標準。因此，檔案管理應當加強對信息建設以及資源管理，轉變傳統(tǒng)的工作機制和體系，運用現(xiàn)代化管理技術來開展科學管理、合理管理，以此發(fā)揮文件、信息、資源內容的作用與價值，充分服務于社會經濟發(fā)展，為高校管理以及其他服務對象等提供更加精準的衡量標準，促使整個資源庫的信息內容日漸豐富，滿足全體師生的基本需求。除此之外，自我評估的價值不在于掌握具體管理工作的發(fā)展近況，而是掌握工作的開展動態(tài)，并且結合以往的發(fā)展經驗來尋求發(fā)展機遇，以此滿足高校長遠發(fā)展的途徑與目標。

4.完善高校檔案管理職能

（1）提升整體工作效率

高校檔案管理工作者應當積極開展科學化的管理和研究活動，要求對其規(guī)范性水平、安全性、準確性等提供有力保障。與此同時，還要對各項工作內容、策略與措施展開適當?shù)膬?yōu)化與調整，使其不再是簡單的信息保管、收集、查閱，而是要遵循具體的發(fā)展規(guī)律，對現(xiàn)狀等展開科學分析與研究，結合以往工作經驗來提升整體層面的工作、服務效率。以往的高校檔案管理目的性不明確，單純注重信息服務層面的各項工作，很容易造成重收藏、輕開發(fā)問題，使工作出現(xiàn)嚴重的“孤島”問題，處于信息絕緣狀態(tài)，各種信息、文件、資源相互之間處于密閉狀態(tài)，無法實現(xiàn)相互促進，更無法實現(xiàn)有效銜接。檔案管理工作的職能之一就是開發(fā)檔案信息，這也是檔案管理人員的職責所在。因此，為保證檔案管理效率需要明確提出人員的工作職能，要結合服務對象的需求以及社會實際需求等進行資料和信息內容系統(tǒng)化開發(fā)，對重點信息與內容展開創(chuàng)新與重組，使信息、文件、相關的資源等作用都可以得到有效發(fā)揮，確保整體管理效率得到顯著提升。

（2）完善檔案教育職能

檔案教育并不是具體工作職能的表現(xiàn)形式之一，而是與服務職能同等重要的地位。換言之，檔案教育可以有效拓寬其服務功能。首先，加強輿論宣傳，增強高校與社會的共識程度，通過多元化形式開展對高校檔案管理工作提供助力，將信息開發(fā)成果進行展示，對校內師生進行教育宣傳，使全體師生都能獲得自身需要的各類信息，在一定程度上起到良好的教育作用。其次，借鑒其他高校圖書館等各類檔案管理成功做法，增設特定的知識獲取途徑，提升校內學生與教師的觀念意識，并且結合新型的工作模式來推動整體效率和水平的提高。高校還應當主動承擔校史館管理工作與建設工作，校史館是重要的校園文化展示平臺與展示窗口，通過校史館參與，可以顯著提升高校有關信息管理和服務工作的效率，拓寬檔案教育職能。

四、結語

綜上所述，新時期的，高校在檔案管理工作方面探索最佳的措施，有助于將其歷史價值、社會價值和信息服務價值等充分發(fā)揮出來。因此，各部門應形成正確的檔案意識，充分認識到科學化執(zhí)行檔案管理工作的重要意義，遵循時效性與實用性的基本原則，采用先進的數(shù)字化館藏技術與數(shù)字化檢索存儲技術，積極完善信息化技術的基礎保障措施，健全并優(yōu)化相應的工作機制與職能模式，從根本層面提升各項檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

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