信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

陳忠杰

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，很多醫(yī)院在發(fā)展中以檔案信息化管理為主要核心內(nèi)容。本文主要討論了醫(yī)院在管理和發(fā)展過程中，對于醫(yī)院檔案信息化技術(shù)的處理，提供了有效的管理措施和應(yīng)用策略，并對醫(yī)院檔案管理信息化的應(yīng)用提出了新的討論方案，進一步加強醫(yī)院的規(guī)劃管理。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用探討

隨著社會不斷進步，我國政府為了促進各行各業(yè)的發(fā)展加大了對檔案管理信息化技術(shù)的建設(shè)，為數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息提供更加寬廣和全面的發(fā)展平臺。其中，醫(yī)院在管理和應(yīng)用過程中，涉及方面比較廣泛，檔案信息化數(shù)據(jù)比較龐大，存在著安全隱患問題，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。醫(yī)院管理人員應(yīng)根據(jù)實際發(fā)展?fàn)顩r規(guī)劃檔案管理制度，使其發(fā)展越來越順利。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

隨著社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)在的醫(yī)院發(fā)展要求。傳統(tǒng)檔案管理制度由于管理模式不健全，使醫(yī)院人力、物力資源無法得到合理應(yīng)用。工作人員對醫(yī)院檔案管理的一些相關(guān)資料進行查找和驗收時，會出現(xiàn)數(shù)據(jù)不精確或者找不到的現(xiàn)象。隨著我國科學(xué)技術(shù)不斷進步，醫(yī)院檔案管理在進行建設(shè)和發(fā)展的過程中，都會注重自身的信息化、數(shù)字化管理，也會根據(jù)實際發(fā)展?fàn)顩r制定詳細的策略方案和管理制度，同時構(gòu)建專業(yè)化的信息網(wǎng)絡(luò)平臺。檔案管理信息化數(shù)據(jù)的建設(shè)在社會發(fā)展中，具有非常重要的作用?？焖俚挠嬎銠C網(wǎng)絡(luò)、精準(zhǔn)度高的信息化技術(shù)，便于檔案管理人員對檔案信息及其相關(guān)資料進行查閱和分析，提高了工作人員的工作效率，還會降低失誤的產(chǎn)生。傳統(tǒng)的檔案管理制度需要醫(yī)院投入大量的人力、物力及資金成本，傳統(tǒng)的檔案管理是利用紙質(zhì)載體進行記錄，不僅需要大量的空間，同時由于保存時間過長，檔案經(jīng)過長時間的借閱和保存，會出現(xiàn)缺失和損壞的現(xiàn)象。利用信息化的檔案數(shù)據(jù)信息管理，通過使用光盤或優(yōu)盤對其進行儲存，不僅空間大，而且也便于存放，查找的時候更為快捷。

二、信息化技術(shù)在檔案管理中存在的問題

1.缺乏專業(yè)的管理人才

在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)以人為本，將人才管理作為醫(yī)院檔案管理的核心。在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理中，缺乏專業(yè)人才是主要問題，有些檔案管理人員缺乏檔案理論知識和信息化綜合能力。醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)知識、能力和工作水平，都是影響檔案信息化管理的基礎(chǔ)。但是，醫(yī)院在實際信息化技術(shù)發(fā)展過程中，也缺乏對檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的重視，檔案管理人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格的選拔，也沒有受過專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致信息化技術(shù)在檔案管理中出現(xiàn)一系列的問題。如果檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和工作能力，將會導(dǎo)致信息化技術(shù)在檔案管理的發(fā)展和運行過程中出現(xiàn)安全隱患。

2.檔案管理機制不健全

醫(yī)院檔案管理人員很多都認為信息化管理就是簡單的計算機接發(fā)文件，并沒有真正認識到信息化管理的意義。由于我國檔案管理信息化建設(shè)起步較晚，其在國內(nèi)實施得還不夠全面，有些醫(yī)院在檔案管理機制方面還有很大的不完善。醫(yī)院要想在競爭激烈的環(huán)境中脫穎而出，就必須進行各方面的人才培養(yǎng)，以滿足醫(yī)院發(fā)展多元化的要求。應(yīng)該以醫(yī)院發(fā)展為基礎(chǔ)，健全檔案管理機制。醫(yī)院管理人員應(yīng)該根據(jù)實際要求建立合理的規(guī)章制度和管理策略方案，對醫(yī)院檔案管理信息化提出重視。同時，對今后醫(yī)院檔案管理信息化開展提前做好風(fēng)險評估方案，避免導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中人力、物力資源過度消耗，給醫(yī)院帶來不必要的經(jīng)濟損失。在醫(yī)院檔案管理信息化中也會存在一些風(fēng)險，管理人員要根據(jù)實際要求不斷強化協(xié)調(diào)組織工作，加大對人力、物力資源的合理調(diào)配。另外，還應(yīng)該實行獎罰制度，將全新的管理方法運用到現(xiàn)在檔案管理信息化建設(shè)中。

3.檔案管理信息化缺少規(guī)范性

有些醫(yī)院在對檔案信息化管理的過程中，缺少相關(guān)部門間的有效溝通和交流，使檔案信息化管理工作無法進行有效實施和開展，工作人員在開展工作過程中缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，影響醫(yī)院檔案管理信息化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，使工作的難度有所增加，檔案信息化管理無法科學(xué)、理性地開展。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息平臺在數(shù)據(jù)化信息技術(shù)管理的過程中，也缺少規(guī)范力度，這些都會使資源共享的難度增大，準(zhǔn)確度不高，影響后期醫(yī)院檔案管理信息化的有效開展。

4.信息化水平低下

目前，有些公立醫(yī)院的檔案管理信息化軟件技術(shù)開發(fā)不夠成熟，缺乏一定的實踐性，影響了管理質(zhì)量。我國的很多醫(yī)院對檔案信息化建設(shè)還不夠重視，建設(shè)水平還比較低下。醫(yī)院依然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理為主，收藏難度增大，使檔案得不到有效保存。與先進的信息化軟件相比，傳統(tǒng)檔案管理方式存在著很大差距，醫(yī)院檔案管理信息化技術(shù)必須根據(jù)實際工作進行全面改革和創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理信息化水平低下，簡接影響醫(yī)院的經(jīng)濟效益，導(dǎo)致人力、物力資源調(diào)配不夠合理，影響了醫(yī)院的健康發(fā)展。因此，醫(yī)院應(yīng)不斷引進先進的軟件技術(shù)，將最符合醫(yī)院的檔案管理信息化技術(shù)研發(fā)出來，使醫(yī)院檔案管理能夠開展得更加順利。

5.信息技術(shù)所需要的硬件設(shè)施不齊備

醫(yī)院檔案管理工作中，硬件設(shè)施齊備是非常重要的。如果管理人員不能對軟硬件設(shè)備進行維護和管理，將會導(dǎo)致其在使用過程中發(fā)生問題。不健全的軟硬件也會對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境產(chǎn)生很大的安全隱患，影響醫(yī)院檔案管理信息化技術(shù)的管理和應(yīng)用。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的特點

1.精確性特點

傳統(tǒng)的檔案管理工作往往是以紙質(zhì)形式來存儲的，雖然能夠保障提供資料的清晰，直接進行查閱，但是需要將檔案信息存儲在固定場所，具有不可移動性。隨著醫(yī)院發(fā)展不斷提升，醫(yī)院的規(guī)模也越來越大，科室的增多使得檔案管理的資料越來越多，如果采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法的話，不僅需要一定的空間來儲存，同時也妨礙了我國現(xiàn)代化進程。通過信息技術(shù)在醫(yī)院檔案中的運用，利用多媒體掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將檔案信息以電子文件的形式存儲，能夠?qū)n案進行反復(fù)利用，不僅能夠節(jié)約場地，同時也能夠強化對醫(yī)院檔案的數(shù)字編碼和分類，使得醫(yī)院檔案精準(zhǔn)性的特點發(fā)揮出來。

2.及時性特點

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中所形成的檔案資料，需要交給專門的檔案管理部門進行保存，各職能部門對檔案歸檔工作的重視度并不高，在檔案管理部門經(jīng)常存在著工作人員效率低、壓力大等多種情況。出現(xiàn)了檔案不能夠快速歸檔的情況。隨著現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展規(guī)模的不斷提高，醫(yī)療技術(shù)也在不斷地完善，通過制定相關(guān)的制度，能夠有效地保障工作流程的科學(xué)性，實現(xiàn)了檔案管理的及時性。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，各部門能夠?qū)ψ陨頇n案文書進行信息化處理，并將相關(guān)檔案以電子文件方式傳給檔案管理部門，不僅能夠緩解檔案管理人員的工作壓力，同時也能夠極大地保障檔案信息的歸檔率，彰顯信息技術(shù)的特點。

3.共享化的特點

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式是以文書的形式呈現(xiàn)，具有歷史悠久、跨度時間長等特點，而且其中所涉及內(nèi)容比較煩瑣，分類比較多，在固定的檔案室進行保存。有關(guān)人員如果需要查找相關(guān)資料的話，還需要專門跑到檔案室進行查找和借閱，同時還需要開展一系列復(fù)雜的操作，同時還容易出現(xiàn)檔案丟失或破損的情況。根據(jù)檔案的性質(zhì)特點不同，使用的頻率并不相同，有一些檔案長期沒有人翻閱，而有些檔案查閱的頻率比較，又不能夠多人同時查閱，這極大地影響了檔案信息的使用價值，降低了工作效率。而利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進行保存，能夠有效地通過網(wǎng)絡(luò)空間進行傳輸和共享，充分發(fā)揮出了檔案信息庫的作用。而且也不需要專門跑到檔案室去查閱，隨時隨地就可以查看相關(guān)信息，節(jié)省了更多的時間和精力，保障了醫(yī)院運行的效率。

四、信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用措施

有關(guān)人員要充分認識到醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的重要意義，從而更好地保障醫(yī)院檔案信息化管理的重要效果。相關(guān)人員還需要及時了解信息化技術(shù)運用過程中存在的問題，從而更好地提高檔案管理水平的提升以下針對存在的主要問題進行分析。

1.加強軟硬件設(shè)施建設(shè)

醫(yī)院的檔案管理信息化在發(fā)展過程中具有特殊性，而且機密性比較高，專業(yè)性也比較強。做好檔案管理信息化，就要將醫(yī)院各部門的各類型數(shù)據(jù)信息進行保存和完善，這樣才可以做好后期的數(shù)據(jù)信息管理和整體的發(fā)展戰(zhàn)略。在現(xiàn)在的發(fā)展階段，一般醫(yī)院的檔案管理信息化采用的都是建立計算機區(qū)域網(wǎng)，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享。有些信息軟件由于更新?lián)Q代較快，使用壽命比較短，因此檔案管理人員要對軟硬件設(shè)備進行維護、更新和管理，使檔案管理信息化質(zhì)量有所提高。另外，在對檔案管理人員進行操作技術(shù)培訓(xùn)時，要保證其能夠掌握正確的專業(yè)知識。為了避免人員錯誤操作給計算機軟硬件帶來損傷，應(yīng)在軟硬件和網(wǎng)絡(luò)維護的過程中，對計算機網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進行不定時調(diào)整和分析，加大網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性和穩(wěn)定性。同時，管理人員要對計算機、文件資料等設(shè)置訪問權(quán)限，增強計算機儲存檔案數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性，避免非法人員盜取檔案資料，提高工作效率。

2.健全檔案管理信息化機制

檔案信息化管理，實際上就是對數(shù)據(jù)信息的整個流通和操作進行有效的提升和管理。為了達到這一目標(biāo)，醫(yī)院檔案管理信息化應(yīng)該根據(jù)實際發(fā)展情況和具體要求，建立完善的管理機制和發(fā)展策略，使各部門更加配合協(xié)調(diào)以及數(shù)據(jù)信息共享，使醫(yī)院檔案管理信息化得到有效管理。信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理發(fā)展和應(yīng)用過程中，應(yīng)該建立健全管理機制。另外，在數(shù)據(jù)信息共享和發(fā)展的過程中，還要建立集中、開放型的辦公結(jié)構(gòu)，為各部門的檔案信息資料提供更加安全、保密的存儲環(huán)境。檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)更加系統(tǒng)化和整體化，提高醫(yī)院檔案管理工作效率，提高醫(yī)院整體的工作效果。

3.提高員工的信息化技術(shù)水平

信息化技術(shù)與人們的生活和工作聯(lián)系比較緊密。醫(yī)院檔案管理人員不僅要具備醫(yī)學(xué)專業(yè)知識，還要具備一定的檔案管理信息化技術(shù)，能夠在檔案管理中進行正確操作，以加強對其有效控制和管理。為了提高醫(yī)院員工的信息技術(shù)，管理人員應(yīng)該從多方面入手，通過開設(shè)信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高工作人員的計算機網(wǎng)絡(luò)水平，提高他們工作的熱情和積極性，保證檔案管理隊伍的整體信息技術(shù)水平。

五、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的幾點策略

1.保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

我國醫(yī)院在運行過程中，檔案信息的記錄依舊采用紙質(zhì)載體，管理人員根據(jù)實際發(fā)展要求，合理的方案、制度，保證單位檔案管理建設(shè)的安全性。隨著如今計算機網(wǎng)絡(luò)平臺技術(shù)不斷改進和創(chuàng)新，檔案信息化在管理中逐漸向機械化、智能化的模式發(fā)展。同時，為了提高工作效率，減少人力、物力資源的浪費，醫(yī)院管理人員應(yīng)根據(jù)實際發(fā)展要求和工作的規(guī)范性，全面構(gòu)建自動化檔案管理機制，應(yīng)用國家檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行合理和科學(xué)的處理。檔案數(shù)據(jù)信息在錄用的過程中應(yīng)該嚴(yán)格遵守國家法律，規(guī)范性使用所涉及的數(shù)據(jù)、信息內(nèi)容的文字和符號，進一步提高檔案查找效率和儲存質(zhì)量。

2.構(gòu)建專業(yè)化信息平臺

醫(yī)院檔案在建設(shè)和發(fā)展過程中，主要用于服務(wù)廣大人民。檔案管理人員要順應(yīng)時代的發(fā)展潮流對不同的檔案做好規(guī)劃和管理，對數(shù)據(jù)信息做好定位處理，這樣才可以更好地提高醫(yī)院檔案管理的服務(wù)水平。在檔案管理信息化平臺建設(shè)過程中，醫(yī)院管理人員要提前做好規(guī)劃，制定相應(yīng)的管理制度，加大對檔案信息管理的宣傳力度。醫(yī)院管理人員要結(jié)合檔案數(shù)據(jù)的真實情況，制定合理的管理制度，滿足醫(yī)院檔案管理需求，還要提高檔案的使用效率，加強檔案信息的管理力度，提高其管理質(zhì)量。

3.健全相關(guān)服務(wù)設(shè)施

醫(yī)院管理人員為了更好地檔案信息落實管理，會借助一些設(shè)備對檔案數(shù)據(jù)信息進行共享。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用，醫(yī)院管理人員也逐漸將計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備接入到檔案信息化管理。通過對系統(tǒng)設(shè)備進行升級和調(diào)整，將數(shù)據(jù)信息最大化利用，可以提高檔案管理數(shù)據(jù)信息的安全性，也更加保證了信息存儲和使用的一體化管理工作。

4.提高檔案信息的利用率

醫(yī)院管理人員要想更好提高檔案信息的利用率和質(zhì)量，就要在檔案分類和規(guī)劃管理之前做好數(shù)據(jù)整理，對每個數(shù)據(jù)信息做好目錄編輯，同時借助計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)信息進行融合和調(diào)整，這種有效的方法可以使工作人員在查閱數(shù)據(jù)信息的時候更加方便，也可以節(jié)省人力、物力資源的使用。醫(yī)院管理人員對檔案信息進行共享和處理，也提高了檔案管理信息建設(shè)的安全性和準(zhǔn)確性。同時，檔案數(shù)據(jù)信息進行儲存和查閱時，管理人員對檔案信息進行編號處理可以提高檔案管理的工作效率。同時，技術(shù)管理人員要做好查閱工作，這樣可以更好地提高醫(yī)院的檔案管理水平，提高服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院要加強工作人員的培訓(xùn)管理工作，提高其專業(yè)知識、工作素養(yǎng)和管理能力，更好地為醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)和管理提供基礎(chǔ)保障。

六、結(jié)語

綜上所述，隨著計算機、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展和改進，醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)工作也受到了政府等相關(guān)管理部門的重視，醫(yī)院為了更好地滿足自身發(fā)展需求，提高工作效率，就應(yīng)以檔案管理信息化建設(shè)為核心，控制人力、資金成本的投入，合理分配管理力度，科學(xué)調(diào)整人力、物力資源的使用，利用信息化技術(shù)提高檔案管理建設(shè)，使醫(yī)院未來發(fā)展更加健康、持久。

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