疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案的分類管理技巧探討

羅茂燁 郭彥伶

摘要：疾病控制文書檔案管理工作對于國家在疾病控制方面的記錄具有非常重要的意義，同時疾病控制文書檔案的內(nèi)容對于以后的疾病防治具有非常重要的參考作用，因此檔案管理工作至關(guān)重要。但是就現(xiàn)階段疾病控制文書檔案的管理工作而言，尚未形成全國統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。本文對疾病控制機(jī)構(gòu)在檔案分類管理中存在的問題進(jìn)行分析，并提出具有針對性的解決措施。

關(guān)鍵詞：疾病控制機(jī)構(gòu);文書檔案;分類管理

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1673-9026（2022）07--01

文書檔案是將以往發(fā)生的事件進(jìn)行文字記錄，并將記錄的內(nèi)容按照時間的順序進(jìn)行管理，以便后期能夠進(jìn)行快速查找。文書檔案管理的主要工作是對檔案信息進(jìn)行整理、保管以及查找等。疾病機(jī)構(gòu)文書檔案分類管理是其檔案管理工作中的重點(diǎn)，作為疾病控制機(jī)構(gòu)，主要工作是對疾病的預(yù)防及控制工作，為相關(guān)政府和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)救治提供意見和建議。雖然我國在文書檔案管理方面已經(jīng)有了一定創(chuàng)新，管理技術(shù)上也有了顯著提升，但是依然存在一些問題需要進(jìn)一步解決。

1疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案分類中存在的問題

1.1分類標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性

我國目前文書檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)是寬泛的，針對特殊行業(yè)、部門的標(biāo)準(zhǔn)還有不足，導(dǎo)致疾病控制機(jī)構(gòu)在進(jìn)行文書檔案分類管理時嚴(yán)重缺乏規(guī)范性。我國部分地區(qū)有自行制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是其中卻存在一些問題，導(dǎo)致檔案管理信息的不完整性或分類不合理性。

1.2檔案劃分層次缺乏細(xì)致型

國內(nèi)部分疾病控制機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案分類管理時，并沒有做到詳細(xì)分析，即很多機(jī)構(gòu)在檔案分類上只進(jìn)行了一級分類，并沒有制定更為詳細(xì)的二級分類，導(dǎo)致后期在疾病防制過程中查找不到疾病的具體防制方法從而延緩疾病防制的最佳時期，嚴(yán)重時將導(dǎo)致疾病傳播范圍擴(kuò)大和傳播速度加快，從而影響大眾身體健康，甚至影響生命安全。

1.3檔案收集及分類交叉嚴(yán)重

檔案管理分類的交叉管理在一定程度上降低了檔案查找的效率。疾病控制機(jī)構(gòu)在對檔案進(jìn)行分類管理過程中，經(jīng)常出現(xiàn)分類不明確的情況，比如將疾病專業(yè)方面的資料分到了規(guī)范做法類中，使得規(guī)范做法中的數(shù)據(jù)量增多，相對的疾病專業(yè)方面的資料就相應(yīng)的少了一些，當(dāng)后期需要查找這方面內(nèi)容時，會嚴(yán)重增加查找的時間，同時因此重復(fù)資源的出現(xiàn)，使得查找的技術(shù)增大，進(jìn)而降低查找效率[2]。

1.4分類檔案查找時間花費(fèi)大

疾病控制機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理時，管理人員需要對檔案進(jìn)行分類，但傳統(tǒng)的檔案分類管理方法過于繁瑣，使得分類工作費(fèi)時費(fèi)力，同時無法保證檔案分類管理的準(zhǔn)確性。此外，目前疾病控制機(jī)構(gòu)中涉及病例、流行學(xué)分析等檔案主要還是以紙質(zhì)檔案為主，在查找和存儲過程中都會帶來很大不便。在管理過程中，非常容易出現(xiàn)檔案信息丟失、老化損壞等情況，而在查找方面，由于需要通過人工進(jìn)行查找，從而延長查找時間，費(fèi)時費(fèi)力[3]。

2疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案分類管理的思考

2.1完善檔案分類管理制度

受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，目前很多機(jī)構(gòu)依然使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行方案分類管理，這樣在管理過程中很容易出現(xiàn)分類不科學(xué)的情況，同時分類的界限也不明顯[5]。而建立健全檔案分類管理制度能夠有效解決上面出現(xiàn)的問題，首先能夠規(guī)范管理人員在進(jìn)行檔案分類時的標(biāo)準(zhǔn)，而當(dāng)檔案分類管理更為科學(xué)，那么也會對后期的查找工作提供便利，從而提高檔案查找的效率。

2.2提高檔案分類管理人員綜合素質(zhì)

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對于各行各業(yè)工作人員的學(xué)習(xí)能力有了更高的要求，同樣對于檔案管理人員的要求一樣也有所提高。以往的檔案管理人員僅僅只是負(fù)責(zé)檔案的分類、儲存和查找工作，但是隨著時代進(jìn)步，目前檔案管理人員除了要會以上的基礎(chǔ)工作之外，還需要加強(qiáng)自身對檔案信息的分析能力，在現(xiàn)在的檔案管理工作中，對檔案管理人員一共提出了兩個方面的要求。一方面是檔案管理人員需要具備良好地學(xué)習(xí)能力，以便能夠隨著時代的發(fā)展學(xué)習(xí)全新的管理技能，從而保證管理工作能夠高效執(zhí)行。另一方面就是要對檔案工作有一個深入的認(rèn)識，以便能夠?qū)n案供的創(chuàng)新提出建設(shè)性意見。對于疾病控制機(jī)構(gòu)也提出了新的要求，就是需要工作人員進(jìn)行合理管理，對崗位人員進(jìn)行合理分配，以便每一項工作都能夠高效的開展。

2.3細(xì)致劃分檔案分類管理層次

在疾病控制機(jī)構(gòu)的檔案管理體系中，需要對檔案信息進(jìn)行再次細(xì)化分類，這樣能夠方面查找和檔案信息管理。比如可以將檔案內(nèi)的公共衛(wèi)生方面的檔案信息進(jìn)行二次分類，可以再次分成公共衛(wèi)生檢測、公共衛(wèi)生評價以及傳染病等等。這樣分類的主要目的在于能夠?qū)⒚恳粋€專業(yè)的每一個業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分類，這樣既能夠方便詳情查找，同時還能夠?qū)Σ“Y的詳細(xì)情況進(jìn)行歸檔，也便于分析。

2.4采用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

隨著時代的發(fā)展，科學(xué)信息技術(shù)已經(jīng)正式走進(jìn)人們生活中的方方面面，使得人們無論在生活中還是在工作中都獲得了極大的方便。因此，我們可以將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案分類管理中，不僅能夠是文書檔案管理和分析更加精細(xì)化，同時還能夠省去在管理過程中的人工成本和時間成本。另外還可以建立一個資源共享平臺，這樣能夠方便全國范圍內(nèi)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源查找和參考，進(jìn)而有效促進(jìn)我國疾病預(yù)防控制效果。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時期，人們需要進(jìn)行手動查找，并且需要根據(jù)多級分類進(jìn)行逐級查找，浪費(fèi)時間，但通過使用計算機(jī)信息技術(shù)，可以通過輸入關(guān)鍵字進(jìn)行查找，效率得到了極大的提升。因此數(shù)字化技術(shù)的引入，也減輕了檔案管理工作人員的工作壓力。

結(jié)束語：

疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案管理水平的高低不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，同時要給疾病控制工作的發(fā)展和執(zhí)行帶來一定影響。因此疾病控制機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視文書檔案工作的創(chuàng)新、檔案管理人員的專業(yè)性問題。首先可以通過強(qiáng)化管理人員的專業(yè)能力來提升檔案管理工作的工作效率，此外，還可以引用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字技術(shù)對檔案分類管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從而有效的提高工作效率，減少人工成本。同時全面實現(xiàn)文書檔案分類管理的規(guī)范化和制度化以及科學(xué)化，為疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案分類管理工作的有序開展提供了極大幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]王晨.分析醫(yī)院檔案分類管理[J].智庫時代，2019（25）：236+240.

[2]鄧葦喆.疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案的分類管理探討[J].人力資源，2018（08）：114-115.

[3]郭金菊.淺談文書檔案管理工作的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）：27-28.