某軍工單位無紙化結(jié)算系統(tǒng)的優(yōu)化探究

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)結(jié)算單;電子結(jié)算系統(tǒng);建立;結(jié)算效率

中圖法分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1前言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，無紙化結(jié)算系統(tǒng)也在快速發(fā)展。無紙化結(jié)算系統(tǒng)具有實(shí)時高效、查詢快捷、使用便利、資金周轉(zhuǎn)速度快的特點(diǎn)，同時可以大大降低勞動生產(chǎn)強(qiáng)度，為企業(yè)節(jié)約成本，被廣泛應(yīng)用于各大銀行、學(xué)校、企業(yè)等，同時在航天、航空、電子等軍工企業(yè)也廣泛應(yīng)用[1～2]。

本文主要以某軍工單位信息化建設(shè)、圖紙情報(bào)檔案建設(shè)、辦公用品耗材及維修以及多媒體制作等歸口部門存在結(jié)算費(fèi)用無法合理分配、不能做到最小核算的問題，通過調(diào)查紙質(zhì)結(jié)算單的現(xiàn)狀及存在問題進(jìn)行分析，找出人工核算的缺點(diǎn)，針對這些缺點(diǎn)提出對策進(jìn)而建立自動化電子結(jié)算系統(tǒng)，并將該電子結(jié)算系統(tǒng)應(yīng)用到某軍工單位的實(shí)際工作中，提高了結(jié)算效率，優(yōu)化了結(jié)算流程，取得了顯著的成效。

2紙質(zhì)結(jié)算單的現(xiàn)狀及存在的問題

某軍工單位信息交互部門負(fù)責(zé)整個單位的信息交互、紙質(zhì)文件、圖紙、光盤輸出等各項(xiàng)業(yè)務(wù)，每個季度需要定期與所屬各部門進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算，然后將結(jié)算數(shù)據(jù)報(bào)送單位財(cái)務(wù)部，單位財(cái)務(wù)部再根據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整個單位的費(fèi)用結(jié)算。在內(nèi)部結(jié)算過程中，由于結(jié)算內(nèi)容多，工作量大，無法合理合規(guī)的將結(jié)算費(fèi)用分?jǐn)偟礁鳈C(jī)構(gòu)成本中，同時針對各個保障業(yè)務(wù)無法進(jìn)行合理計(jì)價，業(yè)務(wù)工作煩瑣，流程復(fù)雜，結(jié)算效率低下，提高了單位的運(yùn)營成本。

2.1數(shù)據(jù)錄入現(xiàn)狀

目前，單位在每個季度進(jìn)行內(nèi)部結(jié)算時，各部門信息交互、圖紙輸出、光盤刻錄等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的費(fèi)用均為手工填寫錄入及手工統(tǒng)計(jì)核算，然后再手工將每個季度各部門內(nèi)部結(jié)算業(yè)務(wù)費(fèi)用進(jìn)行合計(jì)。因此，在實(shí)際使用過程中存在以下問題：（1）手工錄入效率低。由于現(xiàn)行的結(jié)算方式是手工錄入，可能存在數(shù)據(jù)錄入錯誤的風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)錄入一旦有誤，計(jì)算結(jié)果將存在較大誤差，影響結(jié)算效率;（2）信息保存風(fēng)險(xiǎn)大。紙質(zhì)結(jié)算單不易保存，易燃燒、易受蟲蛀，易受潮發(fā)霉，易丟失，影響結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性;（3）紙質(zhì)結(jié)算成本高。紙質(zhì)結(jié)算單增加了人工填寫的時間成本、統(tǒng)計(jì)成本、印刷成本以及紙張購買成本與保存成本等;（4）統(tǒng)計(jì)分析效率低。人工核算只有合計(jì)功能，沒有統(tǒng)計(jì)功能，結(jié)算統(tǒng)計(jì)結(jié)果流轉(zhuǎn)時效性差。人工核算一旦有誤，計(jì)算結(jié)果將存在較大誤差，影響結(jié)算效率;（5）數(shù)據(jù)輸出單一化。由于統(tǒng)計(jì)出的數(shù)據(jù)只有一種輸出形式，后期需要對數(shù)據(jù)再次進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，工作量極大。

2.2結(jié)算數(shù)據(jù)與OA系統(tǒng)無法關(guān)聯(lián)

現(xiàn)行的紙質(zhì)結(jié)算單是通過人工統(tǒng)計(jì)分析而來，然后再將統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)輸入到相關(guān)系統(tǒng)，不僅增加了人工工作量，同時存在時間成本的浪費(fèi)，不能做到公開共享、透明化等弊端。

（1）時間流轉(zhuǎn)較長。通常財(cái)務(wù)部提出需求需要查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，信息化部門經(jīng)過統(tǒng)計(jì)核算，中間的流轉(zhuǎn)過程至少需要一個月的時間，時間成本太高。

（2）查詢流程單一。目前的紙質(zhì)結(jié)算單由于沒有查詢?nèi)肟?，員工查詢自己的相關(guān)結(jié)算記錄時都是通過電話查詢，除增加時間成本外，其中的溝通難度可想而知。

（3）統(tǒng)計(jì)過程復(fù)雜。信息化部門員工目前的工作量與業(yè)務(wù)流程辦理情況關(guān)聯(lián)，統(tǒng)計(jì)到的數(shù)據(jù)需要經(jīng)過大量核算后才能得知，查詢過程復(fù)雜。

3自動化電子結(jié)算系統(tǒng)的建立

針對紙質(zhì)結(jié)算存在的數(shù)據(jù)錄入效率低以及算數(shù)據(jù)與OA系統(tǒng)無法關(guān)聯(lián)的問題，需將手工結(jié)算單與業(yè)務(wù)流程結(jié)合起來，依附于單位OA系統(tǒng)，采用Java開發(fā)方式，實(shí)現(xiàn)自動化結(jié)算系統(tǒng)的建立[3]。

3.1自動化電子結(jié)算系統(tǒng)的基本要求

該系統(tǒng)需滿足以下基本要求：（1）將業(yè)務(wù)流程與結(jié)算單關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)后臺自動抓取數(shù)據(jù)，替代手工錄入，實(shí)現(xiàn)申請人在結(jié)束業(yè)務(wù)流程的同時后臺自動錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。后臺通過訪問數(shù)據(jù)庫，將需要的信息抓取出來，再進(jìn)行計(jì)算得到相關(guān)報(bào)表;（2）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程并設(shè)計(jì)相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，界面設(shè)定完成后，數(shù)據(jù)來源必須從各項(xiàng)業(yè)務(wù)流中抓取，現(xiàn)優(yōu)化各項(xiàng)流程，將各個數(shù)據(jù)來源進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化要求，增加相關(guān)節(jié)點(diǎn)，進(jìn)行更加合理的設(shè)置。

3.2自動化電子結(jié)算系統(tǒng)的建立

以實(shí)際應(yīng)用中的打印、復(fù)印、刻錄、掃描等四項(xiàng)業(yè)務(wù)為例，對紙質(zhì)結(jié)算進(jìn)行優(yōu)化，同時增加設(shè)計(jì)相關(guān)查詢?nèi)肟?，再對其測試，以達(dá)到自動化電子結(jié)算的目的。

3.2.1“打印審批單”的優(yōu)化

修改內(nèi)容：打印審批單表格中增加“結(jié)算”節(jié)點(diǎn)，可填實(shí)際打印頁數(shù)、份數(shù)、裝訂方式變?yōu)榭蛇x（不裝訂、書裝、壓扣）、紙張類型選擇（A3、A4、B5）、顏色（黑白、彩色）可選辦理人，增加項(xiàng)目令號等信息。

結(jié)算金額：參考表1和表2。

結(jié)算金額=頁數(shù)×份數(shù)×單價+份數(shù)×裝訂方式單價

3.2.2“載體復(fù)印申請表”的優(yōu)化

修改內(nèi)容：結(jié)算功能表格中增加“結(jié)算”節(jié)點(diǎn)，可填實(shí)際打印頁數(shù)、份數(shù)、裝訂方式變?yōu)榭蛇x（不裝訂、書裝、壓扣）、紙張類型選擇（A3、A4、B5）、顏色（黑白、彩色）可選辦理人，增加項(xiàng)目令號等信息。

結(jié)算金額：參考表3和表4。

結(jié)算金額=頁數(shù)×份數(shù)×單價+份數(shù)×裝訂方式單價

3.2.3“刻錄申請表”的優(yōu)化

修改內(nèi)容：可選光盤類型表格增加“結(jié)算”節(jié)點(diǎn)，其中包括CD/DVD以及盤面、盤盒、項(xiàng)目令號等信息。

結(jié)算金額：參考表5。

結(jié)算金額=單價×份數(shù)+盤面×份數(shù)+盤盒×份數(shù)

3.2.4“掃描申請表”的優(yōu)化

修改內(nèi)容：掃描審批表格增加“結(jié)算”節(jié)點(diǎn)以及填寫頁數(shù)選項(xiàng)框、項(xiàng)目令號等信息。

結(jié)算金額=單價×頁數(shù)（2元/頁）

3.2.5設(shè)計(jì)相關(guān)查詢?nèi)肟?/p>

為了方便查詢，我們在單位OA系統(tǒng)首頁申請上線載體結(jié)算系統(tǒng)，并且開通不同角色查詢?nèi)肟?，用戶辦理完成后只需結(jié)束流程，后臺自動錄入數(shù)據(jù)，結(jié)算結(jié)果自動錄入后臺數(shù)據(jù)庫。由于收集到的數(shù)據(jù)做不到精準(zhǔn)分類，生成的統(tǒng)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)類型單一，現(xiàn)設(shè)計(jì)分角色分類型的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。查詢角色分為三種，分別為員工結(jié)算、辦理人結(jié)算、各部門結(jié)算。不同角色的用戶可根據(jù)自己的需求即時查詢。

（1）員工結(jié)算界面：此頁面員工可通過輸入姓名或工卡號，選擇收費(fèi)類型及時間，即可實(shí)時查詢自己的業(yè)務(wù)辦理結(jié)算情況，并可關(guān)聯(lián)自己的業(yè)務(wù)流程，點(diǎn)擊任意一條記錄即可跳轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)流程頁面，如對結(jié)果有疑問，可自行查看業(yè)務(wù)流程進(jìn)行比對，并且報(bào)表具有即時更新的功能。

（2）辦理人結(jié)算界面：此頁面辦理人可通過輸入辦理人姓名或工卡號，選擇收費(fèi)類型及時間，即可實(shí)時查詢某段時間內(nèi)的業(yè)務(wù)收費(fèi)情況。此頁面清楚地顯示了部門、項(xiàng)目令號、項(xiàng)目類型、金額、申請人、處理人、時間等相關(guān)信息，此記錄與業(yè)務(wù)流程一一對應(yīng)，點(diǎn)擊任意一條記錄即可跳轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)流程頁面，后臺在業(yè)務(wù)流程結(jié)束時及時錄入數(shù)據(jù)。

（3）各部門結(jié)算界面：此頁面通過選擇部門和時間即可查詢各部門各項(xiàng)目的消費(fèi)總額，財(cái)務(wù)部直接查詢此頁就能及時統(tǒng)計(jì)相關(guān)數(shù)據(jù)。

3.2.6客戶端的調(diào)試測試

將做好的程序模塊在OA系統(tǒng)平臺上試運(yùn)行，在調(diào)試運(yùn)行過程中收集數(shù)據(jù)，后臺監(jiān)控并改進(jìn)，一個月后未發(fā)現(xiàn)任何故障，經(jīng)批準(zhǔn)，正式投入使用。

4自動化電子結(jié)算系統(tǒng)的應(yīng)用探討

經(jīng)過對動化電子結(jié)算系統(tǒng)客戶端的測試，未出現(xiàn)故障，現(xiàn)將其應(yīng)用到實(shí)際工作中，從數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計(jì)對賬以及數(shù)據(jù)查詢?nèi)齻€方面進(jìn)行應(yīng)用分析。

4.1數(shù)據(jù)錄入應(yīng)用分析

由表6的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可得出，在流程結(jié)算、錯單漏單和填寫時長方面，結(jié)算系統(tǒng)比傳統(tǒng)的手填結(jié)算單有壓倒性的優(yōu)勢，尤其是在客戶體驗(yàn)方面，客戶不用額外填寫結(jié)算單，這樣一來，不但為大家提供了便利，還極大地提高了員工辦理業(yè)務(wù)的效率。

4.2統(tǒng)計(jì)對賬應(yīng)用分析

結(jié)算系統(tǒng)與手填結(jié)算單相比，摒棄了長期以來的手工統(tǒng)計(jì)方式，將工作人員從大量的手工作業(yè)中解放出來，極大地提高了工作效率。通過增加項(xiàng)目令號統(tǒng)計(jì)，報(bào)表可直觀展示各部門各項(xiàng)目之間的費(fèi)用結(jié)算情況，滿足了財(cái)務(wù)部門的結(jié)算需求，使財(cái)務(wù)部門擺脫了人工劃分項(xiàng)目分類結(jié)算的困難，同時有效提高了各項(xiàng)目結(jié)算賬目的清晰程度，并且在統(tǒng)計(jì)時長方面由原來的“一季度一統(tǒng)計(jì)”提高為實(shí)時進(jìn)行結(jié)算統(tǒng)計(jì)，方便了財(cái)務(wù)部門按照各部門和項(xiàng)目的財(cái)務(wù)期間進(jìn)行結(jié)算數(shù)據(jù)采集。與此同時，各部門預(yù)算（結(jié)算）管理員可實(shí)時查詢本部門的業(yè)務(wù)辦理金額明細(xì)，對本部門的運(yùn)營成本進(jìn)行預(yù)估[4～5]。

從以上幾個角色實(shí)現(xiàn)了分類統(tǒng)計(jì)，做到了完全解放人力，并且為各個角色提供了便利。

4.3數(shù)據(jù)查詢應(yīng)用分析

由表7可知，自動結(jié)算系統(tǒng)達(dá)到了結(jié)算數(shù)據(jù)錄入零錯誤、結(jié)算數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分類化、數(shù)據(jù)查詢即時化的預(yù)期目標(biāo)。

5結(jié)語

本文通過分析某軍工單位現(xiàn)行的紙質(zhì)結(jié)算方式存在的缺點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際工作情況，對其打印、復(fù)印、刻錄以及掃描四項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行了優(yōu)化，增加了設(shè)計(jì)相關(guān)查詢端口，建立了自動化電子結(jié)算系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有以下特點(diǎn)：（1）以電子結(jié)算取代了傳統(tǒng)的手工結(jié)算，將人力從大量的手工勞動中解放出來，取得了顛覆性的革命勝利，徹底解決了結(jié)算效率低下的問題;（2）將傳統(tǒng)的手工結(jié)算單與單位OA系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，無須手動錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動提取數(shù)據(jù)，自動算統(tǒng)計(jì)功能，達(dá)到了可實(shí)時按條件查詢、統(tǒng)計(jì)結(jié)算信息的目的;（3）此系統(tǒng)為多接口程序，可嵌入到需要有結(jié)算功能的其他應(yīng)用系統(tǒng)中，為后期所有需要收費(fèi)業(yè)務(wù)全面實(shí)現(xiàn)自動化結(jié)算提供了重要基礎(chǔ)，同時也為其他軍工企業(yè)結(jié)算業(yè)務(wù)起到重要的指導(dǎo)意義。

作者簡介：

楊曉燕（1992—），本科，助理工程師，研究方向：軍工單位信息化建設(shè)。