事業(yè)單位檔案管理信息化建設探析

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

中圖法分類號：G270 文獻標識碼：A

信息技術的應用給人們帶來了諸多便利，體現了科技的進步。借助信息技術能夠完善檔案管理工作，有利于促進檔案管理工作的高效開展。傳統(tǒng)的檔案管理模式面對日益增多的歸檔材料顯露出了許多弊端，無法與現階段檔案管理工作的發(fā)展需要相匹配。因此，為了更好地滿足事業(yè)單位檔案管理工作的開展需求，需要通過改進現有的方式方法，加大對檔案管理信息化設備的投入力度，加強事業(yè)單位檔案管理信息化的建設。

1事業(yè)單位檔案管理信息化的特點

（1）優(yōu)化檔案存儲環(huán)境

紙質檔案是傳統(tǒng)檔案管理工作的重要存儲媒介，在傳統(tǒng)檔案管理過程中基本采用人工方式對檔案進行記錄與歸檔，隨著檔案的增多，這些檔案被統(tǒng)一放置在大型檔案室內，占用很大空間才能滿足紙質檔案的儲存需求，并且在歸檔過程中，檔案管理人員往往需要做大量的工作，消耗了大量的精力與時間。另外，紙質檔案對存儲環(huán)境有一定的要求，如果處在高溫、潮濕并伴有強光及有害化學氣體等的環(huán)境中時，會對紙質檔案造成一定影響，因氧化反應造成紙張結構松散并縮短紙張壽命，使得紙質檔案上的字跡發(fā)生擴散反應而變得模糊。利用信息化的管理模式可以轉變傳統(tǒng)檔案管理的方式，同時信息化的檔案管理是采用電子硬盤將檔案直接存儲，這在一定程度上節(jié)省了檔案存儲的空間，優(yōu)化了檔案存儲的環(huán)境，使得檔案不易因環(huán)境的影響而被破壞，因此在事業(yè)單位檔案管理中應用信息技術是一個必然趨勢[1]。

（2）提高檔案管理的便捷性

調動檔案是檔案管理工作的一項內容，傳統(tǒng)檔案管理在對檔案進行調動的過程中首先需要檔案管理人員人工查找檔案，檔案資料繁多，查找需要花費一定時間，并在一定程度上加大了檔案管理人員的工作量，同時也降低了調動檔案的效率。因而需要為事業(yè)單位檔案管理工作構建信息化系統(tǒng)管理平臺，依靠計算機強大的儲存數據功能，在檔案數據庫中高效、精準地查詢所需檔案資料，同時對歸檔的檔案信息進行及時更新，并且通過有效應用加密數據庫系統(tǒng)中的軟件加密技術就可實現檔案管理的保密功能，極大保護了檔案的安全性。因此，大力推行檔案信息化平臺的搭建，將有助于提高事業(yè)單位檔案管理部門的工作效率，并極大降低事業(yè)單位檔案管理部門相關工作人員的工作量。

（3）增強檔案管理的安全性

在事業(yè)單位中，需要對人事檔案管理采取一定的保護措施，從而確保收錄檔案資料庫中人事檔案信息的準確性與真實性，而通過應用信息化管理方法能夠有效增強檔案管理的安全性[2]。在信息化程度還不是很高的年代，人事檔案的錄入方式都是采用人工錄入，該方式無法避免人為原因造成的數據記錄錯誤的情況，甚至可能有人非法竊取員工的個人信息并私自篡改個人信息，從而導致人事檔案信息數據錄入發(fā)生錯誤。而針對此類情況，可以利用員工個人信息系統(tǒng)管理平臺技術，從而有效防止員工信息被竊取或出現錄入錯誤的問題。同時，使用個人信息平臺不僅可以實時存儲管理大量的員工個人信息，也可以有效防止員工信息錄入產生錯誤，對于一些惡意非法竊取及更改員工個人信息的情況，信息化網絡平臺可以及時建立良好的個人信息安全防護網，有效增強事業(yè)單位人事檔案信息管理的安全。

2制約事業(yè)單位進行檔案信息化管理的因素

檔案信息對事業(yè)單位的發(fā)展至關重要，能否實現對檔案信息的有效處理更是直接關乎相關工作能否正常開展。事業(yè)單位若要跟上時代腳步，完成檔案的信息化管理已成必然趨勢。但是，事業(yè)單位的相關工作卻進展緩慢，其中自然存在不少的制約因素。

（1）事業(yè)單位檔案管理信息化制度不完善

在當前的經營管理過程中，事業(yè)單位檔案管理信息化制度不夠完善。完善的制度是任何一個工作在開展過程中的指導基礎，同時也會對工作起到保障作用，但是目前很多事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設過程中，僅僅停留在對硬件設備的引進，卻忽略了信息化制度的建立以及完善。盡管事業(yè)單位已經制定了大量的與檔案管理相關的制度和守則，但是這些管理內容更多是針對傳統(tǒng)的管理方式而制定，并不適用于新時期下的管理方式，這也導致管理質量在不斷下降。管理系統(tǒng)無法在這一時代下，完全發(fā)揮出其積極作用，同時相關制度也沒有得到及時的更新與完善，導致檔案管理信息與實際工作有著十分明顯的出入，直接阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，也影響了檔案管理信息化建設的整體進程[3]。

（2）事業(yè)單位檔案管理信息化人才缺乏

在新經濟時代，各行各業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源都是人才資源，而實施檔案信息化管理，不僅僅需要融合信息技術，同時還需要一大批能夠熟練操作相關設備并且靈活應用大數據技術的人才。但是，通過對事業(yè)單位在進行檔案管理過程中的現狀進行分析，能發(fā)現事業(yè)單位檔案管理的特點之一就是工作人員仍舊使用傳統(tǒng)的管理方式，他們對傳統(tǒng)的管理方式十分熟悉，但是對現代化信息技術的掌握較為欠缺，并且不愿意主動調整心態(tài)，不愿意主動加強對技術的學習，導致工作人員的專業(yè)素質無法滿足信息化檔案管理的要求，從而直接阻礙了檔案信息化管理工作的穩(wěn)定發(fā)展以及有效落實。對事業(yè)單位而言，人才發(fā)揮著不可替代的作用，特別是在信息時代這一獨特的大背景下，人才顯得尤為重要。在事業(yè)單位開展檔案管理的過程中，信息化建設離不開人才，專業(yè)人才能夠讓檔案信息化管理質量得到明顯提升，同時也為檔案管理提供了人才動力。因此，人才對事業(yè)單位發(fā)展而言極為重要。

（3）檔案管理工作缺少技術支持

不少事業(yè)單位對于檔案管理的信息化建設還處于概念階段。換言之，很多事業(yè)單位沒有將檔案管理信息化這一目標付諸實踐。某些事業(yè)單位甚至沒有給處理檔案信息的相關部門引進專業(yè)的現代化設備。沒有硬件的支持，無法錄入檔案信息。此外，就算有硬件設備，相關的軟件條件也很難滿足錄入需求。若沒有專門的檔案系統(tǒng)處理軟件，工作人員對檔案的處理只能停留在保存、收集等表淺層面，無法對信息進行深度操作。

（4）事業(yè)單位對信息化檔案利用程度不足

事業(yè)單位對信息化檔案的利用程度普遍不足，相關工作人員對檔案信息的認知仍舊停留在信息的采集、保存方面，沒有看到信息化檔案在開發(fā)、加工方面的巨大潛力。利用不足也就無法產生相關需求，嚴重限制了檔案管理信息化的發(fā)展。

（5）管理者忽視信息化相關工作

管理者的態(tài)度直接代表了整個單位對某件事的態(tài)度。而很多管理者沒有認識到信息化的檔案對檔案處理有關工作的重大意義和作用，于是出現了上層人員對檔案信息化建設疏于管理、指導;下層人員對檔案管理信息化工作不上心，不主動提升自己，也不學習相關知識的現象，這阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設。若要扭轉當前局面，事業(yè)單位管理者必須收起對檔案管理信息化建設的輕視之心，在工作中展現出對其的看重。上行下效，由管理者帶動事業(yè)單位全體員工轉變對檔案管理信息化建設的態(tài)度，激發(fā)他們對檔案管理的熱情，這將極大地促進事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提高。

（6）事業(yè)單位員工困于傳統(tǒng)模式，檔案信息化水平落后

此前，受限于科技水平不高，事業(yè)單位的檔案信息幾乎全部由紙張記錄。如今，全球信息化已成趨勢，檔案信息載體的選擇已不受科技水平的限制。事實上，紙質檔案有諸多缺陷，但即使如此，很多事業(yè)單位員工還是受限于傳統(tǒng)模式，思維固化，認為利用傳統(tǒng)的檔案管理模式得心應手，對進行檔案信息化建設主觀上比較懈怠，在工作上還是偏向于采用紙張記錄事業(yè)單位的檔案信息，而不選擇更加優(yōu)秀的電子信息化載體。相比于傳統(tǒng)的紙張載體，將檔案以信息化的形式保存在網絡上擁有諸多優(yōu)點。例如，信息化的檔案管理更加方便，借助一些管理程序，可以在幾秒鐘內完成過去要耗時幾周甚至幾個月的檔案信息排序、編輯、收錄等工作。其次，信息化的檔案易于存儲，保存條件不像紙張文件那樣苛刻?？梢哉f，信息化檔案在諸多方面優(yōu)于紙質檔案。事業(yè)單位的檔案管理人員要迅速改掉自己的習慣，適應時代發(fā)展，在檔案管理工作上利用電子設備進行記錄、處理，促進本單位檔案管理的信息化發(fā)展。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設措施

（1）擺脫傳統(tǒng)模式，適應信息化環(huán)境

事業(yè)單位的檔案管理人員普遍受困于傳統(tǒng)模式，還在用以前的思維看待事物。這使得他們習慣于在紙張上記錄檔案信息，而很難適應目前更加高效的信息化處理模式，更不用提主動地促進傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉變。員工要順應時代改變，擺脫傳統(tǒng)模式的桎梏，主動走出舒適區(qū)，去接觸發(fā)達的電子信息技術，學習相關知識。事業(yè)單位要做好相關員工的思想工作，幫助他們完成思想上的轉變。

（2）保證事業(yè)單位檔案信息的安全性

信息化檔案與紙質檔案相比擁有諸多優(yōu)點，但是其也和紙質檔案一樣存在安全問題。如果事業(yè)單位在進行檔案管理信息化建設的過程中出現了信息化檔案遺失、缺漏、遭竊等安全問題，勢必會引起單位上下對信息化檔案的安全性的顧慮，極大挫傷員工的積極性。為此，事業(yè)單位要做好防范工作，杜絕以上事件的發(fā)聲。在這一要求下，事業(yè)單位可以聘請專業(yè)的網絡安全人員擔任信息化檔案安全顧問，建立信息化檔案防火墻，防止檔案信息泄露[4]。

（3）建立數據庫，搭建數據庫基本框架

電子版的人事檔案其實就是一個數據庫，在這個數據庫中可以快速查找所需信息，提高工作效率。至于數據庫的建立，首先要根據事業(yè)單位的規(guī)模，確定數據庫的基本架構和所需功能。要使數據庫能在日后有效運行，前期的準備工作十分重要，這就需要收集一部分人員的數據，將這些人員的基本信息作為建立電子檔案的基礎，用這些數據建立模型，并以此模型作為檢驗對象，測試人事檔案數據庫在運行中可能出現的問題。將這些問題歸納總結，最后完善基本數據庫?；镜娜耸聶n案數據庫建成后，并不代表可以一勞永逸，后續(xù)還需要不斷對其進行維護和更新。

（4）云儲存和備份

在事業(yè)單位檔案管理工作過程中，信息技術嶄露頭角的第一步便是通過人工錄入或掃描渠道完成紙質文件到電子文件的轉變，而后將其輸入計算機系統(tǒng)進行備份和保存。在大數據時代背景下，越來越多的領域開始注意到大數據技術的優(yōu)勢，并將其不斷完善，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外。如果將大數據技術與檔案管理相結合，紙質文件將變?yōu)殡娮訑底只畔ⅲ瑑Υ娴攸c則為云端，以便更好地管理檔案，更新工作人員的認知，提升檔案管理工作的整體效率，為事業(yè)單位減少不必要的麻煩[5]。

（5）通過計算機程序進行管理

計算機技術的應用范圍逐漸擴大，且有關專業(yè)程序也會應用到檔案管理工作中。若繼續(xù)優(yōu)化該程序，將起到提高檔案信息調出速度、降低人工接觸檔案概率及避免信息泄露的作用，以此確保檔案資料的完整性、安全性。因此，相關工作人員必須提高專業(yè)素養(yǎng)，事業(yè)單位也要重視人員培訓及設備改進，從而促進檔案管理工作的信息化建設。

4結語

事業(yè)單位在激烈的市場競爭中也要尋求最佳發(fā)展目標，面對信息化建設的不斷推進，事業(yè)單位也在逐漸轉型，加快信息化建設的步伐。為實現信息化建設目標，要建立健全檔案管理信息化制度、增強檔案管理信息化意識、強化檔案管理信息化人才隊伍建設，讓檔案管理信息化為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護航。

作者簡介：

黃林鳳（1980—），本科，研究方向：檔案管理的信息化建設。