“科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定”修訂背景下對科研檔案管理工作的思考

張 晗

（中國飛機強度研究所，陜西 西安 710000）

0 引言

隨著科技體制改革的深化和創(chuàng)新驅(qū)動戰(zhàn)略的實施，我國科技實力不斷提升，科研檔案管理工作也不斷發(fā)展。2020 年 9 月 11 日，國家檔案局、科技部對《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱 《暫行規(guī)定》）進行了修訂，以第15 號令發(fā)布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）。 該規(guī)定的修訂，符合當前科研工作的管理現(xiàn)狀和科技體制改革的要求。同時，也對科研院所檔案部門的實際工作帶來巨大的影響。 筆者認為，檔案部門應(yīng)該根據(jù)《規(guī)定》的最新要求，根據(jù)工作實際情況進行思考，調(diào)整科研檔案管理方法，提升檔案工作服務(wù)科研活動的能力，從而促進科技發(fā)展和創(chuàng)新。

1 科研檔案管理工作中存在的問題

1.1 科研檔案管理各主體職責(zé)界限模糊

《暫行規(guī)定》 對科研部門及其人員的權(quán)責(zé)規(guī)定較為模糊，這造成部分科研人員對自己在檔案工作中的責(zé)任不夠明確，往往在項目前期不注重資料的收集歸檔，臨近檢查驗收節(jié)點時才發(fā)現(xiàn)資料缺失。 對于合作完成的科研項目，項目牽頭單位和參加單位科研人員有時不能夠準確劃分自己需要收集和歸檔的文件范圍，容易造成管理的混亂。 此外，《暫行規(guī)定》在檔案的鑒定銷毀工作方面也沒有明確職責(zé)劃分，在實際工作中容易產(chǎn)生爭議，不利于檔案工作的開展。

1.2 科研檔案的歸檔范圍有待優(yōu)化

《暫行規(guī)定》 是按照科研準備階段、 研究試驗階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應(yīng)用階段對歸檔內(nèi)容進行列舉的[1]，與現(xiàn)在的科研項目管理流程、形成文件內(nèi)容不完全相符，對檔案收集工作的指導(dǎo)性不強。 同時，在科研項目中歸檔內(nèi)容偏重于結(jié)論性文件，對過程性文件資料收集不足，不能夠反映科研項目實施的全流程，也很難在未來對項目或試驗的復(fù)現(xiàn)提供有效依據(jù)。 此外，科研檔案的歸檔載體比較單一，歸檔的內(nèi)容以文字、照片形式的資料為主，對實物、數(shù)據(jù)等科研文件收集較少，不符合檔案收集齊全、完整的要求。

1.3 科研檔案的開發(fā)利用不足

在以往的工作中，科研檔案大多面臨著“重藏輕用”的問題。 一方面，由于檔案人員對科研專業(yè)知識掌握不足，開發(fā)有深度的編研產(chǎn)品難度較高。 另一方面，由于保密和知識產(chǎn)權(quán)保護等因素，科研檔案開發(fā)利用涉及的問題較多，編研產(chǎn)品稍有考慮不周就會被束之高閣，容易影響檔案人員開發(fā)利用的積極性。 在此背景下，科研檔案的利用仍是以借閱為主，大多數(shù)檔案的開發(fā)利用也僅限于為本單位的科研人員提供服務(wù)，檔案資源的共享存在很大困難。

1.4 科研電子文件單套制管理推行困難

單套制管理將是未來科研檔案管理的重要趨勢，然而目前推行單套制仍存在諸多困難。 一是部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺少檔案接口，很多文件、數(shù)據(jù)形成后不會直接以電子文件的形式歸檔。 二是缺乏配套的科研電子檔案驗收制度。 部分科研單位檔案數(shù)字化的步伐較快，文件已經(jīng)可以在網(wǎng)上完成審簽發(fā)布，實現(xiàn)對電子文件的有效控制，初步具備了單套制管理的條件。 然而在一些科研項目驗收時， 仍需要檔案原件作為檢查依據(jù)。 檔案部門為了服務(wù)科研工作，只能采用雙套制歸檔。 三是電子文件可用性掣肘檔案的長期保存。 由于科研電子文件格式多樣，部分格式的文件脫離其原始的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行歸檔保存，后續(xù)是否能再次復(fù)原其功能進行利用需要逐一試驗考證。 基于當前的科研電子文件管理水平，這些問題有礙于單套制管理模式的實施和推廣。

2 《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的新要求

2.1 科研檔案管理職責(zé)更加明確

在檔案管理部門和人員的職責(zé)方面，在《暫行規(guī)定》提出的“對本單位科研文件材料的歸檔工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)”的基礎(chǔ)上，《規(guī)定》還補充了以下三點：一是“集中統(tǒng)一管理本單位科研檔案[2]”；二是“協(xié)助科研人員做好收集、整理、歸檔及項目結(jié)題驗收等工作”；三是劃定了科研檔案鑒定的職權(quán)， 即檔案部門牽頭，有關(guān)部門共同進行。 在科研部門和人員的職責(zé)方面，《規(guī)定》 明確了科研項目承擔單位對所承擔科研項目的檔案工作負總責(zé)，同時應(yīng)由專人負責(zé)文件材料的收集、整理、審核。 對于分工合作形式的科研項目，應(yīng)以書面形式明確約定科研檔案的歸屬、流向、處置和利用共享事項，避免給檔案實際工作造成不便。

2.2 科研文件資料的歸檔范圍大幅調(diào)整

《規(guī)定》 在多處修訂中調(diào)整了科研檔案管理的范圍。 一方面，將科研檔案定義中，將“具有保存價值的數(shù)據(jù)、標本、樣本”納入歸檔范圍，完善和拓展了“科研檔案”概念的內(nèi)涵。 另一方面，《規(guī)定》按照現(xiàn)有科研項目管理過程增補了應(yīng)納入歸檔范圍的科研文件材料，如研究實施及過程管理階段的“實驗、探測、測試、考察等的原始記錄、整理記錄”，以及“設(shè)計文件、圖樣等過程記錄性文件資料”。 此外，還有“項目經(jīng)費預(yù)算、經(jīng)費的調(diào)整變更、已使用經(jīng)費”等財務(wù)類文件材料。

2.3 強調(diào)科研檔案的開發(fā)共享

《規(guī)定》 的實行進一步鼓勵了科研檔案開發(fā)利用工作，提出：“建立健全科研檔案開放利用機制，促進信息共享，加強檔案資源深度開發(fā)”。 此外，對于合作完成的科研項目規(guī)定中，提出了“應(yīng)當以書面形勢明確約定利用共享事項”。 這些條款為科研檔案有序開發(fā)利用奠定了基礎(chǔ)， 也為檔案資源的共享勾畫了藍圖。 同時，規(guī)定還強調(diào)了“科研檔案的開發(fā)應(yīng)嚴格按制度執(zhí)行，符合知識產(chǎn)權(quán)保護要求，遵守保密規(guī)定”，并指出了未來科研檔案開發(fā)工作中的重點問題。

2.4 細化電子文件的管理要求

隨著科研管理信息化的趨勢日漸顯著，《規(guī)定》中進一步明確了科研檔案電子文件管理的要求。 一是對科研項目管理系統(tǒng)中電子文件歸檔接口做出了規(guī)定：“建設(shè)科研項目管理系統(tǒng)時，應(yīng)考慮檔案管理需要，設(shè)置電子文件歸檔管理接口。 ”這一舉措能夠減少科研人員歸檔的工作環(huán)節(jié)，提升電子文件利用效率。 二是首次提出了符合指定條件，科研文件可僅以電子形式歸檔保存。 規(guī)定對電子文件單套制管理合規(guī)性的確認，將促進檔案部門單套制管理的探索，給科研檔案管理工作帶來了更多可能。

3 科研檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1 梳理科研檔案歸檔范圍，調(diào)整檔案收集重點

基于《規(guī)定》對歸檔范圍的調(diào)整，檔案部門應(yīng)該結(jié)合本單位科研工作實際， 對歸檔范圍進行調(diào)整和細化，修訂單位內(nèi)部的科研檔案管理規(guī)定。 一方面，檔案部門應(yīng)加強與科研部門進行溝通，必要的可以成立規(guī)定編制小組，共同梳理各科研部門的業(yè)務(wù)流程及形成的資料形式，結(jié)合最新規(guī)定，共同確定新歸檔范圍。 歸檔范圍既要能夠完整地反映科研項目的過程，又要確保符合科研人員的工作實際和利用需求。 另一方面，在調(diào)整歸檔范圍時要有所側(cè)重。 例如，《規(guī)定》中增補了“研究實施及過程管理階段”的材料。 在調(diào)整歸檔范圍的過程中，要加強對過程文件的梳理。 此外，也要關(guān)注科研數(shù)據(jù)、實物檔案、軟件等新形式的文件資料，確定其歸檔的具體內(nèi)容、形式及保管期限。

3.2 明確各方權(quán)責(zé)關(guān)系，加強溝通協(xié)作

科研檔案管理工作中的各主體應(yīng)按照 《規(guī)定》明確具體權(quán)責(zé)關(guān)系。 作為檔案管理人員，一是要積極發(fā)揮自己在檔案管理工作中的作用，協(xié)助科研人員完成文件材料收集、整理及項目結(jié)題驗收等任務(wù)。 二是要厘清本單位各科研項目的業(yè)務(wù)內(nèi)容和管理流程，督促科研部門收集相關(guān)檔案。 三是要積極開展檔案宣傳、培訓(xùn)，宣貫《規(guī)定》的最新要求，使科研人員了解自身在檔案管理各環(huán)節(jié)中的職責(zé)。

科研人員要承擔起文檔管理的責(zé)任，提升檔案意識， 明確科研項目實施的全過程中需要歸檔的資料。在合作的科研項目中，更要把握好自身角色對應(yīng)的文檔管理責(zé)任。 若為項目承擔單位，除負責(zé)所承擔課題形成的檔案外，還負有對本單位所承擔課題的子課題所形成檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和驗收職責(zé)[3]。 此外，科研部門應(yīng)指定專人擔任“資料員”，成為科研部門和檔案部門之間溝通的橋梁，協(xié)助檔案部門做好歸檔工作。

3.3 加強科研檔案資源開發(fā)，促進信息共享

科研檔案資源是寶貴的科研財富，檔案部門要進一步深入挖掘科研檔案資源，發(fā)揮其重要價值。 一方面應(yīng)了解科研部門對檔案編研的需求，然后結(jié)合工作重點，利用檔案館藏優(yōu)勢，提供精準的檔案編研產(chǎn)品。另一方面可以通過合作檔案編研等方式，達到檔案部門與科研部門優(yōu)勢互補的效果，深化科研檔案編研成果的專業(yè)度。 此外，在檔案資源開發(fā)的過程中，要重點關(guān)注保密問題。 對涉密檔案進行開發(fā)利用時，要根據(jù)原檔案的情況對編研產(chǎn)品標明密級，嚴格執(zhí)行保密要求，明確劃定不同密級人員的利用權(quán)限，在保證安全的前提下讓科研檔案資源得到更好的開發(fā)和利用。

3.4 提高電子文件管理能力，助力科研檔案“單套制”管理

單套制管理將是未來科研檔案工作的重要趨勢?！兑?guī)定》對科研電子文件管理提出了要求，也為科研檔案單套制歸檔提供了具體依據(jù)。 現(xiàn)階段應(yīng)該在政策、軟件、硬件等層面充分提升科研項目的電子文件管理水平， 為推行科研電子文件單套制管理工作打好基礎(chǔ)。 第一，在建設(shè)科研項目管理系統(tǒng)時，就要嚴格按照《規(guī)定》要求，充分考慮檔案工作的需要，配置電子文件歸檔接口，提升電子文件歸檔效率。 第二，政府相關(guān)部門應(yīng)該積極協(xié)調(diào)，制訂配套的科研項目管理制度和電子檔案驗收方案，支撐檔案單套制管理的推行。 第三，要加快探索數(shù)據(jù)等載體的電子檔案管理方案。 做好科研檔案單套制管理，核心的問題是確保歸檔電子文件長期安全可用。 因此，針對科學(xué)數(shù)據(jù)、虛擬模型等載體的歸檔和長期保管等難題，建議檔案部門與信息化部門聯(lián)合組建研究團隊來攻關(guān)解決，發(fā)揮檔案部門和信息化部門在電子科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理中的優(yōu)勢，實現(xiàn)多元共治[4]。

4 結(jié)語

在科研事業(yè)不斷發(fā)展和變革的背景下，科研檔案的形式和內(nèi)容也發(fā)生了巨大變化。 檔案機構(gòu)和工作人員應(yīng)該以此為契機， 創(chuàng)新和優(yōu)化科研檔案管理工作，準確把握新時期科研檔案管理的特點，比照國家和行業(yè)層面對于科研檔案管理的最新要求，分析自身工作存在的問題，在此基礎(chǔ)上進一步完善歸檔方案、理順檔案部門與科研單位間的權(quán)責(zé)關(guān)系、促進檔案資源開發(fā)共享、提高電子文件管理能力，面向政策機遇和時代風(fēng)向，實現(xiàn)科研檔案管理工作的優(yōu)化提升。