電子文件歸檔與電子檔案移交進館規(guī)范路徑

詹逸珂 陳陽

摘要：數(shù)字環(huán)境下的檔案工作面臨深刻變革，電子文件歸檔與電子檔案移交進館的規(guī)范路徑亟待確立。該文基于相關實踐和理論背景，從全程觀出發(fā)探討電子文件歸檔和電子檔案移交進館流程設計與技術模式。具體而言，流程設計包含電子文件歸檔規(guī)范流程和電子檔案移交進館規(guī)范流程；技術模式包含離線對接模式、系統(tǒng)間在線對接模式、在線與離線對接相結合模式和基于云環(huán)境的對接模式，其中基于云環(huán)境的對接模式是未來歸檔和移交進館工作的發(fā)展趨向。電子文件歸檔與電子檔案移交進館規(guī)范路徑的確立和完善有助于提升業(yè)務效能，推動檔案工作的科學化。

關鍵詞：電子文件歸檔 電子檔案移交進館 規(guī)范路徑 流程設計 技術模式

Abstract： The archival work of government agen？ cies in the digital environment is facing profound changes， and the standardized route of electronic re？ cords filing and transfer to archives urgently needs to be established. The article reviews the practice back？ ground and the current theoretical research progress， discusses procedure design and technical modes for electronic records filing and transfer to archives from the view of whole process. Specifically， the proce？ dure design includes the standardized process of electronic records filing and transfer to archives； the technical modes include offline docking mode， intersystem online docking mode， online and offline dock？ ing combined mode and cloud-based docking mode， among which cloud-based docking mode is the fu？ ture development trend for electronic records filing and transfer to archives. The construction and en？ hancement of standardized route for electronic re？ cords filing and transfer to archives can improve the business efficiency and promote the normalization of archives management work.

Keywords： Electronic records filing； Electronic re？ cords transfer to archives； Standardized route； Proce？ dure design； Technical mode

在實踐和政策推動下，我國電子文件和電子檔案管理呈現(xiàn)從雙軌制向單軌制過渡的整體趨勢。檔案資源規(guī)范收集作為檔案工作的核心內容之一，是實現(xiàn)檔案有序保管和高效利用的前提，但在數(shù)字環(huán)境下，大量異構電子文件和非結構化數(shù)據(jù)給檔案收集帶來巨大挑戰(zhàn)。電子文件和電子檔案管理正面臨海量數(shù)據(jù)難以歸集、相關主管部門博弈艱難等現(xiàn)實課題[1]，而信息與載體的可分離性和非線性管理流程使文件歸檔和檔案移交與紙質環(huán)境相比更加復雜，對標準化、規(guī)范性的要求更為迫切。

在電子文件歸檔和電子檔案移交方面，學界在理論聯(lián)系實際的基礎上對相關問題進行了廣泛研究，理論體系不斷完善，成果趨于豐富。就電子文件歸檔而言，相關研究涉及電子文件歸檔存在的問題、電子文件歸檔管理制度、電子文件歸檔安全保障與責任劃分、歸檔電子文件保管方式和電子文件歸檔實現(xiàn)技術等；就電子檔案移交進館而言，相關研究涉及電子檔案移交技術規(guī)范、電子檔案移交系統(tǒng)建設、電子檔案移交流程和電子檔案移交制度等。然而就電子文件歸檔與電子檔案移交的全過程和關鍵環(huán)節(jié)來看，仍然缺乏著眼全局的研究成果。解決這一問題需以全程觀為導向，立足保障電子文件與電子檔案收得進、收得全、保得住這一出發(fā)點，從流程設計和技術模式兩方面出發(fā)，對電子文件歸檔與電子檔案移交進館規(guī)范路徑進行探討。

一、電子文件歸檔和電子檔案移交進館流程設計

（一）電子文件歸檔流程

有學者指出，“具有查考和使用價值同時還被視為檔案進行保管的電子文件被稱為歸檔電子文件，需要在一個‘分隔的邏輯或物理空間儲存，以免出現(xiàn)被非法改動、文件丟失或結構破壞等事件”[2]。廣義而言，電子文件歸檔涵蓋了電子文件形成、收集、鑒定和向檔案館移交等的完整過程；狹義而言，電子文件歸檔是分辨出應歸檔電子文件，在科學鑒定的基礎上確定保管期限，將其從硬盤存儲或互聯(lián)網存儲中復制到存儲載體上，進而離線存儲于檔案部門或通過網絡將電子文件登記、轉存至檔案部門控制的計算機系統(tǒng)中，以便實施永久或長期保存。[3]其中，預歸檔模塊和歸檔接口是“大入口”中的“小入口”，是電子文件歸檔的重要環(huán)節(jié)。完善的預歸檔模塊和接口設計對于優(yōu)化電子文件歸檔流程具有關鍵意義。

二、電子文件歸檔和電子檔案移交進館技術模式

（一）離線對接模式

這種模式將需要歸檔的電子文件和需要移交進館的電子檔案輸出到特定介質上傳遞給后端，并從業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中導出動態(tài)管理數(shù)據(jù)，集中起來存儲到脫機存儲介質上之后統(tǒng)一交給后端檔案部門。這要求前端在規(guī)定的時間內將管理對象統(tǒng)一導出到脫機載體上呈交送達，而無法實現(xiàn)實時的歸檔與移交。從表面來看，離線對接似乎是較為安全可靠的模式，這也是信息化進程早期我國電子文件歸檔和電子檔案移交進館的相關標準規(guī)范中提倡以離線為主、在線為輔的主要原因。但事實上，用于機構內辦公的OA系統(tǒng)部署在內網上，且機構內網與機構外網須實現(xiàn)物理隔離，因此非涉密文件和數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內在線傳送的可靠性、安全性是可以充分保障的。離線方式耗費的人力物力較在線方式更大，隨著在線對接模式的完善，事實上離線對接模式已被證明是缺乏效率的模式，難以廣泛應用。

（二）系統(tǒng)間在線對接模式

在線歸檔和移交是指通過網絡直接將需要歸檔或移交的電子文件、電子檔案及相關數(shù)據(jù)傳輸?shù)胶蠖藱n案部門指定的服務器中，不再受到時間和空間限制，因此在線方式能夠實現(xiàn)管理對象的實時對接。這種模式一般對應兩種情況：一是基于傳統(tǒng)文件和檔案管理流程的方式，管理對象的傳遞可分為三個階段并完成兩次交接，即首先由OA系統(tǒng)在線歸檔至機構內檔案管理系統(tǒng)，再由機構內檔案管理系統(tǒng)在線移交至數(shù)字檔案館；二是基于數(shù)據(jù)中心區(qū)域集中的方式，即將某一區(qū)域內不同機構和單位的OA系統(tǒng)所形成的電子文件和數(shù)據(jù)，通過檔案管理系統(tǒng)在線集中到數(shù)據(jù)中心進行過渡性管理，再由數(shù)據(jù)中心轉移至數(shù)字檔案館。這種模式要實現(xiàn)前后兩部分管理系統(tǒng)的合理搭橋，并需要妥善設計和部署相關接口，以滿足前端的呈交、傳輸需求和后端的接收、轉移需求。

（三）在線與離線對接相結合模式

這種模式分為兩種情況，包括在線歸檔離線移交和離線歸檔在線移交。在線與離線方式的結合一般有兩種表現(xiàn)：一是相關機構的管理系統(tǒng)處于迭代和轉型期，在系統(tǒng)性能方面暫時無法全面實現(xiàn)在線對接；二是“原則—例外”情況，即除少數(shù)情況下實行文件、數(shù)據(jù)的離線對接外，均實行在線對接。前者最終要過渡到全面在線對接或基于云環(huán)境的歸檔和移交模式，而對于后者而言，通過網絡將需要歸檔移交的常規(guī)電子文件、檔案及相關數(shù)據(jù)傳輸?shù)胶蠖藱n案部門的服務器上，而離線對接作為在線對接的一種輔助手段存在。因為離線歸檔和移交可以解決部分涉密和特殊格式對象的傳輸問題，雖然不同密級的網絡被物理隔離，但某些密級較高的電子文件和檔案在密級較低的系統(tǒng)中傳輸，離線對接仍是客觀上相對保險的方式。在這種情形下，離線方式的運用范圍受到嚴格限制。

（四）基于云環(huán)境的對接模式

在云環(huán)境下，電子文件和檔案可實現(xiàn)一體化管理，即將在業(yè)務活動中形成、收集與整合的各類電子文件和檔案納入宏觀管理框架，在全業(yè)務流程中依托云計算實現(xiàn)跨機構電子文件和檔案的集成共享，實現(xiàn)以各類電子文件和檔案為中心的協(xié)同服務。隨著機構業(yè)務系統(tǒng)的“云化”，大量文件和動態(tài)數(shù)據(jù)在云端生成、存儲，出于降低部署成本和提高管理效率的考慮，越來越多的電子檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館也遷入云端，云平臺逐漸成為電子文件和電子檔案管理的重要技術環(huán)境。它由國家或省級有關部門負責整合現(xiàn)有設施，可在保障業(yè)務連續(xù)性的同時提高工作效率，解決存儲空間不足的問題。[8]基于云環(huán)境的歸檔和移交不再需要系統(tǒng)的前后銜接，而是通過構筑跨機構、跨部門的檔案云內嵌于政務云中或與之實現(xiàn)互聯(lián)，在一定程度上模糊前端和后端的固有定位，進一步實現(xiàn)流程對接的自動化和實時性。

傳統(tǒng)的電子文件和電子檔案管理重視批處理操作，即將前端管理系統(tǒng)中的對象經鑒定后定期存入后端，其獲取、登記、處置和追蹤均以離線批量方式進行。然而，這種方式無法適用于對文件和檔案利用具有很高要求的大數(shù)據(jù)場景。在不斷變化的數(shù)字環(huán)境中，離線對接方式不僅不能及時滿足前端部門對檔案資源的利用需求，還會提高損害電子文件真實性、完整性、可讀性的風險。在線對接方式促進了流程的動態(tài)化，使對文件版本的判斷和回溯、對元數(shù)據(jù)項的調整、對內容完整性的鑒別和對數(shù)據(jù)關聯(lián)關系的管理均可以實時完成。[9]但它連接的兩端在多數(shù)情況下是異構的系統(tǒng)模塊，理論上仍可能存在系統(tǒng)兼容性不夠、歸檔和移交接口設計不理想、流程執(zhí)行不順暢等問題。云環(huán)境下政務云與檔案云的對接可以破除靜態(tài)、線性模式的局限性，在更大范圍內實現(xiàn)流程再造與優(yōu)化。數(shù)據(jù)管理技術的變革與發(fā)展為拓展和深化基于云環(huán)境的歸檔移交工作提供了必要條件，使之有望在根本上保障文件和檔案管理的數(shù)字連續(xù)性，成為未來檔案工作發(fā)展的應然方向。目前，許多實踐部門尚不認可政務云和檔案云的安全性，并將其歸因于云服務商的不可靠。但研究表明，這種擔憂多是來自對云平臺和云技術的盲目抗拒和不了解，是認知偏差造成的結果。因此，云環(huán)境中檔案管理的“不安全”因素較多地來源于實踐部門自身，即檔案部門尚未做好基礎工作和上云的準備。[10]在此背景下，檔案工作者需要認清社會和行業(yè)發(fā)展趨勢，在保障安全的前提下，積極有序運用云平臺及相關基礎設施，推動文件與檔案管理的數(shù)字轉型。

三、結語

隨著數(shù)字技術的發(fā)展和管理手段的完善，實現(xiàn)文件、數(shù)據(jù)單套歸檔移交和全程單軌管理已成為必然趨勢。電子文件歸檔和電子檔案移交科學化模式的探索是這種趨勢演進的直接體現(xiàn)，它可從根本上提升數(shù)字環(huán)境下檔案實體與信息的安全性，還可為電子文件和電子檔案在妥善存儲的基礎上建立深度的數(shù)據(jù)關聯(lián)提供助力。整體來看，一方面，數(shù)字技術的發(fā)展可以增強電子文件歸檔和電子檔案移交進館過程的規(guī)范性，減少人為因素的影響；另一方面，由于電子文件、電子檔案及相關數(shù)據(jù)的系統(tǒng)依賴性及其本身的易變性較強，歸檔和移交進館工作的對象和具體訴求趨于多元化。在歸檔和移交進館過程中，前端和后端部門需要遵循規(guī)范流程，協(xié)同確保電子文件、電子檔案與相關數(shù)據(jù)的真實性、完整性和有效性，并逐步由在線和離線對接模式過渡到基于云環(huán)境的對接模式，將管理對象及時完整地轉移至后端檔案部門，確保歸檔和移交進館工作的順暢進行，以及實體和數(shù)據(jù)對象質量合規(guī)。只有實現(xiàn)電子檔案資源收得進、收得全，才能為其他檔案工作環(huán)節(jié)的有效開展提供堅實保障。[11]面向未來，學界和實踐部門需加強電子文件歸檔與電子檔案移交進館基礎框架及實現(xiàn)方式的研究，完善技術和管理策略，明晰云環(huán)境下電子文件歸檔和電子檔案移交進館各環(huán)節(jié)中業(yè)務部門、檔案室與檔案館的責任機制，以歸檔和移交進館的科學化、規(guī)范化促進檔案管理職能的整體優(yōu)化。這對于推動數(shù)字時代檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展具有積極意義。

*本文系國家社會科學基金青年項目“電子文件歸檔的中國特色研究”（項目編號：21CTQ042）的階段性成果。

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作者單位：中山大學信息管理學院