互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案安全管理的幾點(diǎn)思考

蔡亞華

摘要：隨著當(dāng)前社會不斷發(fā)展，檔案數(shù)量和內(nèi)容都在增加，為保證檔案管理效率，就需要在互聯(lián)網(wǎng)時代下能夠合理應(yīng)用信息技術(shù)，加強(qiáng)電子檔案安全管理，從而來為社會發(fā)展提供幫助。本文就先了解互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案管理變化，分析互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案安全隱患，最后說明互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案安全管理對策，為相關(guān)研究人員提供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時代;電子檔案;安全管理;對策

信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用，不僅能夠提高工作效率，而且還能夠發(fā)揮檔案作用。而在這種情況下，針對管理也提出更加嚴(yán)格的要求，因?yàn)殡娮訖n案需要用到計(jì)算機(jī)來處理，而且自身具有修改、刪除等功能，所以使得在管理上嚴(yán)加注意，提高電子檔案安全管理水平，保證電子檔案的安全，確保電子檔案的完整性。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案安全管理變化

實(shí)體向智能控制過渡

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案管理區(qū)別在于，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是需要管理人員針對紙質(zhì)檔案來分類裝訂，以此來整理好零散的檔案，這部分具有明確的物理位置，屬于單向管理，在當(dāng)前時代下這類管理方法已經(jīng)無法有效的滿足實(shí)際需求。因此，電子檔案順應(yīng)時代發(fā)展出現(xiàn)在人們的面前，在互聯(lián)網(wǎng)時代下的電子檔案安全管理向智能控制過渡，也就是管理人員能夠?qū)τ?jì)算機(jī)的應(yīng)用，從而來實(shí)現(xiàn)信息提取、標(biāo)引和編錄工作，從而來建立一套完整的信息檢索系統(tǒng)。

物理向邏輯管理過渡

在信息時代下，信息的載體不再只是傳統(tǒng)的物理媒介，而是利用電子檔案的方法來加強(qiáng)信息利用。在這種情況下，傳統(tǒng)的物理管理模式也向邏輯管理模式所過渡，這是在互聯(lián)網(wǎng)時代下的又一變化。互聯(lián)網(wǎng)時代下人們追求信息獲取的高校性，而傳統(tǒng)的檔案部門之間聯(lián)系不足，這樣嚴(yán)重浪費(fèi)人力、物力。而電子檔案邏輯管理則是能夠以信息內(nèi)容作為基礎(chǔ)，以此來利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對信息技術(shù)的整合，從而來打破原有的管理局限，實(shí)現(xiàn)最大范圍內(nèi)的知識共享。

檔案管理向社會服務(wù)過渡

互聯(lián)網(wǎng)時代下的電子檔案管理使得管理人員的工作職能發(fā)生改變，在互聯(lián)網(wǎng)時代下的電子檔案管理人員不在只局限于檔案看護(hù)，管理人員要能夠從實(shí)際情況入手來為用戶提供檔案的查詢和檢索，需要對用戶實(shí)際情況充分了解，并完善用戶信息，從而來提高檔案的利用率。而且還要提高對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從而來針對性的加強(qiáng)信息開放和推廣。在互聯(lián)網(wǎng)時代下的電子檔案管理職能向社會服務(wù)所過渡，檔案管理人員在這其中不再只是信息管理者，還是信息建設(shè)者。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案管理安全隱患

載體安全隱患

互聯(lián)網(wǎng)時代下的電子檔案管理由以往的實(shí)體控制向智能控制所轉(zhuǎn)變，這樣就使得電子載體存在安全隱患。電子檔案是計(jì)算機(jī)技術(shù)下的體現(xiàn)，只有保證傳輸環(huán)境安全，，這樣才更好利用電子檔案。但是，從當(dāng)前一些電子檔案管理環(huán)境上能夠看出，不滿足實(shí)際電子檔案安全管理要求，比如沒有配合防火設(shè)備，缺少監(jiān)控系統(tǒng)等。此外管理人員針對電子檔案的光盤材質(zhì)不了解，并沒有創(chuàng)造良好環(huán)境，這樣就影響電子檔案安全。

信息安全隱患

信息時代下電子檔案管理由以往的物理向邏輯所過渡，在這種情況下就使得電子檔案改變以往的物理特征，不會受到時間限制。所以，在這種情況下電子檔案就會受到很多方面的影響，比如電腦病毒、黑客攻擊等，這些都會導(dǎo)致電子檔案的傳輸和獲取存在著風(fēng)險。與此同時，電子檔案也容易被篡改，導(dǎo)致信息安全和完整受到影響，嚴(yán)重的甚至還會導(dǎo)致電子檔案丟失。因?yàn)殡娮訖n案的傳播媒介與以往不同，是在網(wǎng)絡(luò)中傳播，所以會受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的各類因素影響，如果沒有加以控制，采取相應(yīng)加密措施，那么在數(shù)據(jù)傳輸中就有可能出現(xiàn)問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，或者是數(shù)據(jù)內(nèi)容更改，影響正常使用。

制度安全隱患

當(dāng)前，我國一些電子檔案在管理上沒有形成完善的對外服務(wù)，比如電子檔案借閱需要哪些領(lǐng)導(dǎo)審批、權(quán)限設(shè)置等，這樣就導(dǎo)致在出現(xiàn)問題時不能夠及時的處理。而且，因?yàn)闆]有及時落實(shí)責(zé)任，所以在電子檔案在使用上也沒有做好監(jiān)督，嚴(yán)重的影響電子檔案安全。電子檔案安全管理涉及到多個環(huán)節(jié)，如果其中沒有完善管理制度，就很容易出現(xiàn)很多問題。在制定上，應(yīng)該體現(xiàn)出科學(xué)歸檔要求。電子檔案管理往往有著大量的檔案信息，所以在具體歸檔上就應(yīng)該針對電子檔案全方位檢查，以此來保證電子檔案的科學(xué)、真實(shí)性。此外，還應(yīng)該制定完善保管制度，必須保證電子檔案內(nèi)容真實(shí)、完整，這樣才能夠體現(xiàn)出電子檔案的價值。

意識安全隱患

因?yàn)殡娮訖n案特殊，相比于紙質(zhì)檔案有著很大的區(qū)別。因此，在具體管理上也各不相同，如果還是按照傳統(tǒng)方法并不可行。當(dāng)前，存在著的常見問題就是針對電子檔案安全管理認(rèn)識不足，這不僅僅是相關(guān)管理人員，更是體現(xiàn)在單位領(lǐng)導(dǎo)上，導(dǎo)致電子檔案安全管理的各個環(huán)節(jié)上都沒有得以重視，進(jìn)而使得電子檔案安全管理存在問題。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代下電子檔案安全管理對策

加強(qiáng)存儲管理

為保證電子檔案載體安全，必須要做好存儲保管工作，不僅要針對電子檔案外部環(huán)境加以管理，控制磁場干擾和溫濕度影響，嚴(yán)格落實(shí)我國相關(guān)管理制度要求。此外，針對電子檔案自身的傳輸和存儲媒介也要加以管理，管理人員要積極提高管理責(zé)任，減少對媒介的影響，并做好對電子檔案的定期檢測和備份，從而來更好的保證電子檔案的安全。

提高人員素質(zhì)

保證電子檔案安全，管理人員應(yīng)該能夠積極提高計(jì)算機(jī)信息能力和處理水平，在具體管理上需要做好幾個方面，首先就是數(shù)據(jù)備份，這是電子檔案安全管理中重點(diǎn)，能夠避免數(shù)據(jù)丟失。其次，是信息加密，針對一些檔案而言要利用信息加密技術(shù)，從而來加強(qiáng)管理，保證數(shù)據(jù)的安全。最后，要限制訪問，這是保證網(wǎng)絡(luò)安全的關(guān)鍵，只有具備訪問權(quán)限，這樣才保證指定用戶對于檔案信息的合法操作，從而來讓用戶能夠在正確的范圍和途徑上操作。加強(qiáng)對病毒防護(hù)，管理人員需要充分了解計(jì)算機(jī)病毒的實(shí)際發(fā)展情況，并采取嚴(yán)格的殺毒防毒對策，從而才能夠保證檔案信息不被侵犯。

完善監(jiān)督體制

解決信息時代電子檔案管理職能，需要積極完善電子檔案使用監(jiān)督體系。首先，要能夠完善電子檔案的等級，根據(jù)不同等級來做好數(shù)據(jù)規(guī)劃，從而來讓其規(guī)范合理。其次，要加強(qiáng)管理人員的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限。根據(jù)檔案的保密等級，以此來明確用戶的具體使用權(quán)限。此外，管理人員還應(yīng)該對用戶訪問操作過程建立跟蹤制度，這樣才能夠在出現(xiàn)惡意事件時及時的處理。管理人員在電子檔案下的安全防護(hù)，也應(yīng)該明確管理目標(biāo)，向用戶提供快捷信息服務(wù)和資源共享，更好的體現(xiàn)管理人員作用，也保證電子檔案被人們有效利用。

利用先進(jìn)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)在不斷更新，所以就需要加強(qiáng)電子檔案安全管理的先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用。要能夠采取先進(jìn)技術(shù)方法，從而來保證在電子檔案各個環(huán)節(jié)上都保證安全。比如，在存儲上，為避免計(jì)算機(jī)損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，就可以將檔案信息傳入到專業(yè)存儲云端，以此來針對信息訪問人員進(jìn)行身份驗(yàn)證。針對在信息管理上存在的錯誤則是應(yīng)該積極采取補(bǔ)救，在硬件上也應(yīng)該跟隨時代發(fā)展來更新。

結(jié)語：

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時代下，必須要積極做好電子檔案安全管理工作，不僅要加強(qiáng)存儲管理，而且還要積極提高人員素質(zhì)，要完善監(jiān)督體制，進(jìn)而來更好的體現(xiàn)電子檔案價值，推動社會向前發(fā)展。

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