設計院工程檔案管理問題分析與對策研究

邱瑩瑩

（福州市規(guī)劃設計研究院集團有限公司，福建 福州 350108）

0 引言

隨著我國改革開放的推進、國民經濟的發(fā)展和城市化進程的不斷加速，推動城市化的工程項目也不斷增多，設計院是推動和促進工程項目順利開展的中堅力量，隨著設計院的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴大，相應增長的工程數(shù)據(jù)和文件管理工作變得越來越重要，因此迫切需要開發(fā)一套符合設計院特色的檔案管理信息化系統(tǒng)。在大數(shù)據(jù)時代，信息內容管理呈現(xiàn)多樣性趨勢，信息的價值日益受到重視[1]。因此，如何正確分析和處理信息，以及更有效地管理檔案，是當前檔案管理工作迫切需要解決的問題。在這種時代背景下，檔案管理工作面臨著全新的機遇和挑戰(zhàn)。

1 設計院檔案管理工作的特點

1.1 歸檔的文件不充分

設計院檔案室內的檔案，一般不由城建檔案館管理和使用。由于某些設計院內部的檔案管理人員對工程檔案了解不深入，對應該收集保存哪些材料缺乏主觀認識，而且工程項目參建者并沒有完全參與檔案的生成過程，這就導致收集到的文件不夠完整和充分，也就不能真實地反映建設活動的全過程。

1.2 歸檔時間長

一般來說，一個工程項目的設計周期需要幾個月到幾年的時間，包括前期的規(guī)劃、可行性研究及中期的方案設計、初步設計和施工圖設計，最終得到建設單位或政府有關部門的批準用于項目實施，這期間所產生的文件如何進行有效的收集、保存和使用面臨著各種不可預見的問題[2]。

1.3 檔案復雜性

檔案是在工程建設的全過程中建立起來的，存在數(shù)量較多、內容復雜的特點，囊括了提案、可行性評估、審批及設計、批準和注冊項目的所有內容。由于整個項目的設計工作涉及不同的專業(yè)，但各專業(yè)之間又是相互關聯(lián)的，從而形成一個復雜、有機、系統(tǒng)的工程檔案。

1.4 檔案種類多

一般來說，管理一個項目從開始到結束的整個生命周期短則幾個月，長則需要幾年，這就導致單個項目的檔案收集工作需要很長時間，而且文件量大，檔案收集工作貫穿于整個項目，包括前期規(guī)劃和審批、勘察設計、施工、竣工驗收、項目運行等階段[3]。檔案類型可分為工程、生產、管理等文件，包括書面合同、技術規(guī)范、方案文本、施工圖紙、報告等相關內容，與設計和生產活動直接相關。此外，設計和施工過程需要很長的時間，檔案隨著項目推進逐漸形成，在實施過程中文件還存在不斷地更新和修訂，這使得檔案的收集和處理變得困難。

2 設計院檔案信息化建設現(xiàn)狀

2.1 檔案資料基礎設施不完善

隨著計算機和網絡技術的發(fā)展，檔案管理的信息化水平逐步加深。目前，設計院檔案室已完善基礎信息化設備并開發(fā)完成檔案信息系統(tǒng)，提高了資料信息化管理的實用性，但對檔案管理網站的維護和管理仍然處于低水平，缺乏運用新技術來維護檔案管理平臺。到目前為止，中國已經發(fā)布了40多個與文件電腦化有關的標準，但這些標準中一些已經過時，這就使得如何完善檔案資料基礎設施建設，變得無章可循、無法可依。

2.2 用于建立信息化檔案的資金不足

目前，一部分設計院仍然對檔案管理的重要性認識不足，不愿投入足夠的資金實現(xiàn)檔案的電子化管理。雖然某些管理層高度宣貫了檔案管理的重要性，將檔案管理納入日常工作，但由于缺乏對信息化管理檔案的資金投入，導致信息化檔案管理工作不能順利開展。

2.3 信息化人才不足

一部分設計院忽視了使用信息化技術管理檔案的重要性，只注重對檔案管理崗位專業(yè)知識的考核，沒有與時俱進地對針對崗位工作內容變化對員工進行知識更新培訓，導致能利用信息化技術開展檔案資料管理的員工十分匱乏。由于以一些設計院目前配備的檔案人員的信息技能太低，因此無法較好地履行核心職能，并且對他們缺乏職業(yè)技術培訓和再繼續(xù)教育，導致信息系統(tǒng)在軟件開發(fā)、使用和維護過程中頻繁問題時，不能及時有效地解決常見的技術問題，降低了檔案信息化工作的效率和質量。

2.4 檔案信息資源整合不全

目前，隨著信息化時代的發(fā)展，檔案資源收集與管理的質量有明顯改善，多樣化、多層次的信息獲取途徑成為當前檔案信息資源利用的主要特征。然而，大多數(shù)設計院之間缺乏聯(lián)系和溝通協(xié)調，缺乏檔案信息合作共享的意識，并且不同部門的系統(tǒng)存在差異，造成信息重復使用或轉換存在很大的困難，嚴重影響了信息資源的整合。

2.4 紙質檔案管理具有局限性

采用傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式會占用巨大的存儲空間，需要投入較多的人力和物力開展管理，并且在存放過程中，出現(xiàn)紙張破損現(xiàn)象是不可避免的，檔案館只保存該文件的一份正本，如果有人借出一份檔案，而另一個人也需要使用同一份檔案，就必須等待檔案歸還，檔案的價值就無法充分利用，同時也存在紙質檔案損壞或丟失的風險。檔案管理電子化可以建立檔案信息網絡，以便于檔案的管理和查閱，實現(xiàn)檔案資源共享化。

2.5 電子文檔的使用需求日益提高

在檔案管理工作中，文件的檢索功能方便了員工檔案的歸檔和提取。然而，隨著越來越多的檔案進入統(tǒng)計庫，如果僅使用手動搜索，不善于利用現(xiàn)代搜索工具，就會降低檔案的使用效率。同時，由于使用要求存在多樣性或地域性，紙質文件的利用存在很多限制，檔案的因此信息化管理迫在眉睫。

2.6 文件載體呈現(xiàn)多樣化特點

隨著互聯(lián)網技術和信息技術的飛速發(fā)展，檔案文件存儲的形式已經從原來的紙質形式轉變?yōu)殡娮有问剑@極大地提高了檔案的使用效率。傳統(tǒng)紙質檔案已不適應人們對檔案提出的新需求，與此同時，新載體的使用和保存也面臨很大困難。

3 新時代背景下設計院工程檔案管理的改革措施

3.1 加強檔案管理信息化建設

檔案管理作為設計院信息化建設的一部分，它必須適應設計院的業(yè)務發(fā)展需求。隨著現(xiàn)代化信息技術的飛速發(fā)展和大量電子檔案的出現(xiàn)，檔案管理的重點之一就是信息化檔案的研究和建設，為了實現(xiàn)檔案傳輸速度快、存取方便，不可避免地要從傳統(tǒng)的文件管理向信息化管理轉變。

3.2 加強檔案管理的宣貫工作

一是單位負責人要高度重視，大力支持檔案信息化工作。檔案部門的管理人員，要積極爭取設計院管理層對檔案信息技術應用的支持，轉變領導班子的檔案管理理念。二是設計院要進行細致的管理統(tǒng)籌規(guī)劃，適當在檔案信息化建設方面增加資金分配比例，為檔案部門配備先進的管理設備、設施、軟件等。三是要加強設計院各部門的溝通，建立科學合理的溝通機制，規(guī)范公共服務工作。同時，將檔案信息化建設納入設計院年度重點工作計劃，著力提高全體員工的檔案管理意識。

3.3 檔案信息管理數(shù)字化

設計院經營業(yè)務的演變使其所承接工程項目的數(shù)量日益增加、業(yè)務范圍不斷擴大，這就導致其內部產生的檔案數(shù)量急劇增加。因業(yè)務范圍的拓展，甚至存在同一個項目有不同業(yè)務類型的項目名稱，如XX項目可行性研究、XX項目全過程咨詢服務、XX項目工程總承包等，項目名稱相似會對檔案的檢索和使用產生較大影響[4]。要想解決這些問題，就必須將檔案管理數(shù)字化，儲存于安全有效的電子設備上，以便企業(yè)參考使用，并能提高檔案管理員的工作效率和檔案的使用率，檔案工作人員可以花更多的時間開發(fā)、維護數(shù)字化檔案管理平臺系統(tǒng)及維護檔案信息資源。

3.4 提高對檔案信息化管理的認識

要實現(xiàn)檔案管理信息化，就必須提高管理層和檔案工作人員對檔案管理現(xiàn)代化重要性的認識，鼓勵檔案管理人員積極參加各組織及行業(yè)舉辦的培訓課程。針對檔案管理工作人員的培訓范圍不能局限于專業(yè)知識、工作流程、規(guī)章制度等方面，還應包括電子檔案收集、電子檔案存儲、電子檔案使用等方面，使檔案管理人員熟練掌握與管理信息系統(tǒng)的相關操作和流程。檔案管理工作人員要不斷拓展知識面，提高工作技能水平。

3.5 推行現(xiàn)代檔案管理制度

檔案館應當建立和實行符合設計院需求的檔案管理制度，使用現(xiàn)代化手段維護檔案信息系統(tǒng)，建立公共交互平臺，并提供檔案的電子處理和歸檔。同時，在條件具備的情況下，要積極實施功能性檔案管理信息系統(tǒng)，利用一切機會挖掘檔案的潛在價值，做大限度地實現(xiàn)檔案的經濟價值。

檔案管理系統(tǒng)是檔案管理的基礎，能有效提高檔案管理的效率和質量。由紙質文件掃描形成的電子文件，需注意電子文件必須在內容、相關說明及描述上與紙質版別保持一致。檔案管理系統(tǒng)應包括完善檔案管理工作流程、滿足信息化要求等安全措施，要持續(xù)完善電子檔案管理環(huán)節(jié)和程序，保障檔案電子檔案的安全。同時，檔案管理系統(tǒng)作為檔案信息工作的基礎，必須具備統(tǒng)一的檔案管理標準。

4 設計院檔案管理信息系統(tǒng)研究

建立和完善檔案管理信息化體系是規(guī)范檔案管理的必然要求，設計院要建立覆蓋整個項目的完整的檔案資源平臺，如文本文件、圖像文件、聲音文件、影像文件等。檔案管理人員應經過電子文件在線歸檔整理的專業(yè)培訓，將文件收集、整理、電子化處理、信息錄入平臺等工作貫穿于項目的全過程。檔案管理信息系統(tǒng)為設計院提供了檔案信息化管理的全面解決方案。

4.1 建立規(guī)范的檔案管理標準

建立規(guī)范的設計院檔案信息工作標準，是實現(xiàn)檔案全面、有效管理是前提。設計院必須明確檔案管理職責，將檔案管理中每個環(huán)節(jié)的責任落實到位。此外，要加強前沿檔案管理，改進檔案處理工作，常態(tài)化地開展檔案征集工作，成立檔案室，統(tǒng)一檔案管理流程，精簡檔案管理步驟[5]。此外，檔案管理標準化包括標準化框架和標簽，標準化CAD繪圖模型（圖層、字體、標簽等）。

4.2 檔案資源的收集

一是圖紙和印刷品的集合。設計管理系統(tǒng)建立在CAD軟件中，完成圖紙后，設計師打印圖紙，并為每張圖紙執(zhí)行識別碼，并由圖紙管理人員負責收集。二是直接上傳電子文件。針對存檔檔案，系統(tǒng)會自動將其存檔在繪圖系統(tǒng)中，通過二維碼自動識別和分割圖紙，再將其轉換為搜索文件，并自動創(chuàng)建檔案放置的目錄結構。三是批量輸入和導入檔案信息。沒有電子檔案的文件是以條目的形式存儲在文件系統(tǒng)中，因此可以通過Excel表格單獨或批量插入，并自動創(chuàng)建輸入目錄的層次結構，從檔案中獲得清晰、結構化的信息。四是將收藏與其他系統(tǒng)整合。檔案管理系統(tǒng)與設計院現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)集成，對需要存儲在辦公自動化系統(tǒng)中的文檔進行排序，以便對文件管理系統(tǒng)執(zhí)行一鍵式歸檔。五是紙質文件的收集和確認。寄存人必須將文件列表輸入文件系統(tǒng)，啟動歸檔過程，打印系統(tǒng)中的文件列表，并將其發(fā)送到檔案室。在歸檔過程中，檔案管理員將其分別歸檔在系統(tǒng)和紙質文件中，并根據(jù)文件清單確認收件。

4.3 檔案資源的存儲

規(guī)劃數(shù)據(jù)存儲位置，根據(jù)檔案類型存儲多個數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)檔案介質的特點將其分為電子文件和項目文件。當出于數(shù)據(jù)應用目的需要同時存儲多種類型的數(shù)據(jù)時，存儲類型可以包括本機文件、只讀瀏覽文件、附件，并嚴格定義存儲服務器的操作。根據(jù)安全管理要求，存檔數(shù)據(jù)應每季度和每年重新存儲一次，以防出現(xiàn)以外情況。

4.4 檔案資源的管理

檔案應按科學分類，對數(shù)據(jù)庫進行橫向管理。在檔案管理中，按照行業(yè)標準和相關規(guī)范要求編輯目錄并根據(jù)實際業(yè)務流程重組檔案目錄結構。除了自動生成存檔屬性，還可以添加和改進存檔、打印和編碼屬性，并插入數(shù)據(jù)庫中。每年根據(jù)需要安排銷毀檔案，根據(jù)檔案保存期限建立評估清單，并召開評估會議，將銷毀清單分類歸檔。在銷毀過程中，要填寫銷毀原因，打印清單，按照銷毀清單銷毀，未銷毀的檔案的保存期限由文件系統(tǒng)更改[6]。

4.5 檔案資源的使用

在文件管理系統(tǒng)中輸入關鍵字以對所需文件執(zhí)行模糊搜索，或者組合多個文件屬性進行精確搜索。文件管理器向具有多個權限的用戶授予瀏覽、借閱和下載權限。系統(tǒng)對項目進行一般數(shù)據(jù)統(tǒng)計、輸入文件信息和使用統(tǒng)計，使各級管理人員能夠深入了解項目，監(jiān)控項目進度，定制報表，對檔案管理人員和特殊情況有評價標準。

4.6 加強檔案管理的安全建設

在信息時代，從檔案管理安全也是需要重點關注的問題。首先，設計院必須保證系統(tǒng)設備的安全穩(wěn)定運行，安排專人定期檢查設備，確保設備及時更新，保障設備的安全性。其次，網絡上的各種病毒脅著網絡安全，黑客的攻擊也會帶來很多安全風險。最后，檔案管理系統(tǒng)的維護必須配備最好的安全管理人員，每日更新安全日志，避免出現(xiàn)信息安全問題。

5 結語

檔案資料的管理對項目主管部門很重要，檔案資料必須妥善安全地保存，如果損壞或丟失，可能會對單位的發(fā)展產生重大影響。在信息時代，內部檔案信息化是保證組織可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢，完成檔案信息化建設與管理是大勢所趨。檔案管理現(xiàn)代化是一個長期的過程，檔案管理要緊緊圍繞業(yè)務發(fā)展需要，開拓新機遇，與時俱進，創(chuàng)新管理的思路和方法，結合大數(shù)據(jù)的特征，建立現(xiàn)代檔案管理體系，促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。