優(yōu)化工程檔案管理促進“創(chuàng)優(yōu)”工程建設(shè)

郁敏潔

海鹽縣濱海工程檢測有限公司 浙江嘉興 314300

工程建設(shè)前期、中期和后期都會產(chǎn)生大量的調(diào)查資料，工序資料，參數(shù)資料以及各種合同等內(nèi)容。這些內(nèi)容都需要進行收集整理并進行歸檔，供工程驗收、審計、監(jiān)督等方面的參考，同時也是對整個工程的真實記錄，對工程建設(shè)具有重要影響。因此創(chuàng)優(yōu)工程中不僅需要具有優(yōu)良的實體工程，同時還需要具有優(yōu)質(zhì)的工程檔案，這也凸顯出工程檔案管理在工程創(chuàng)優(yōu)中的作用。因此在工程項目開展中，需要兼顧工程實體的建設(shè)以及工程檔案管理的優(yōu)化，但是在實際工程項目建設(shè)中，管理人員將大部分精力都投放在工程實體的質(zhì)量管理和控制中，忽視檔案管理的創(chuàng)新工作，導(dǎo)致創(chuàng)優(yōu)工程建設(shè)不理想。接下來將對工程檔案優(yōu)化管理的具體對策進行分析。

1 提升工程檔案管理的認識

首先，加強對工程項目檔案管理人員的培訓(xùn)工作，在工程項目建設(shè)開始前，公司檔案管理部門需要提升檔案管理意識，加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過規(guī)范、標準的重點工程檔案資料構(gòu)建，使檔案管理人員意識到檔案管理工作的重要性，并不斷提升檔案管理業(yè)務(wù)水平，豐富檔案管理知識，為檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，做好工程項目檔案管理人員的責(zé)任分工工作，可以采用項目法人負責(zé)制，也就是工程項目法人以及領(lǐng)導(dǎo)需要對整個工程建設(shè)項目負責(zé)，其中包括對工程項目中的檔案負責(zé)。因此在工程項目檔案管理中必須要選擇合適的人員負責(zé)對項目的檔案管理以及竣工驗收，并保證檔案管理與工程項目實施的同步性，一般以項目總設(shè)計師和質(zhì)量總監(jiān)作為直接負責(zé)人，資料管理人員負責(zé)配合直接負責(zé)人對檔案資料的收集、整理和歸檔。最后，保證工程項目管理制度的完善性，工程項目部門需要制定完善的檔案管理機制，包括檔案收集、存儲以及應(yīng)用等機制，并在管理制度中對檔案管理中各部門的職責(zé)進行明確劃分[1]。同時制定工程檔案管理流程制度，根據(jù)工程建設(shè)具體情況明確工程管理資料的內(nèi)容以及具體檔案格式等，使檔案管理人員能夠進行有效操作，按照管理制度保證工程程序的合理性。

2 做好重點控制，實現(xiàn)跟蹤收集

工程項目工作開展中，一直將投標作為重點，不重視結(jié)算的作用，這也是工程施工中急需要解決的問題。針對這種情況項目部門需要做好檔案資料收集工作，并使檔案管理與工程施工同步。

2.1 做好重點控制工作

工程建設(shè)中會涉及到設(shè)計變更問題，必須要做好工程項目設(shè)計變更文件收集工作，保證收集的合理性和全面性。同時做好工程變更中變更通知單、工程業(yè)務(wù)以及圖紙會審等方面的工作文件管理。由工程項目資料管理人員負責(zé)對設(shè)計變革的各項技術(shù)文件進行收集和整理，總工程師負責(zé)保存，同時預(yù)算員負責(zé)統(tǒng)計，通過三方面的協(xié)調(diào)配合，保證資料管理工作的有效性，防止重要文件丟失。

2.2 加強資料的跟蹤收集

工程項目檔案資料管理工作開展中，資料管理人員需要積極深入現(xiàn)場了解工程的開展情況和進度，并掌握相應(yīng)的工程建設(shè)信息，督促工程技術(shù)部門做好檔案資料的收集和管理工作。同時將收集到的各種資料進行報驗，并將收集到的檔案信息向工程管理部門上交，保證檔案管理工作的及時性、全面性和完整性，提升工程檔案管理的質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理工作。防止在檔案管理中出現(xiàn)原始材料遺失或者遺漏等情況，為工程創(chuàng)優(yōu)工作開展奠定基礎(chǔ)。

2.3 采取三同步管理模式

工程檔案管理工作開展中需要遵循三同步原則，具體包括工程立項與竣工資料收集的同步性，工程施工與竣工資料的同步性以及工程驗收與竣工資料驗收的同步性。在這個過程中需要加強對管理模式的規(guī)范，做好對各項檔案資料的收集、整理和分類，并形成完善的工程檔案案卷。通過這種檔案管理方式的應(yīng)用，在工程驗收過程中，能夠根據(jù)需要及時出具相應(yīng)的竣工檔案資料。三同步管理模式能夠?qū)⒐こ坦芾碇袕?fù)雜的業(yè)務(wù)活動分步完成，而且環(huán)環(huán)相扣的管理模式能夠?qū)n案管理人員形成監(jiān)督和提醒作用，保證工程開展的質(zhì)量和進度[2]。

3 做好檔案管理與項目管理的協(xié)調(diào)工作

工程項目檔案管理工作的主要地點為公司檔案室，其具有對竣工檔案資料收集、整理和指導(dǎo)、監(jiān)督的作用。工程項目工作建設(shè)中，可以通過配合和協(xié)調(diào)的管理模式，在檔案室工程開始前結(jié)合工程檔案驗收和管理要求，總結(jié)竣工檔案資料的收集方法、標準。同時工程項目管理部門，則需要結(jié)合具體的管理標準，做好對檔案資料管理工作的全程規(guī)范。并為檔案管理人員提供相應(yīng)的指導(dǎo)工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，并加強整改、監(jiān)督和指導(dǎo)。具體包括結(jié)合工程項目各方要求保證資料管理表格的統(tǒng)一性，保證竣工資料各項目開展中簽字的齊全性和不漏項性[3]。在書寫材料中所采用的紙張需要以不褪色的材料為主，并對工程往來中的各項資料做好歸檔工作。工程項目中的竣工圖要進行妥善保管，防止圖紙出現(xiàn)磨損，保證圖紙的清晰性、準確性和完整性，如果涉及到工程圖紙變更，盡可能保證設(shè)計變更與施工圖紙、材料以及質(zhì)檢記錄等相符，保證檔案管理中文圖物的一致性。

工程項目管理中做好檔案收集工作是歸檔工作開展的基礎(chǔ)，需要結(jié)合檔案管理部門提出的檔案收集和管理標準、要求，保證檔案管理質(zhì)量符合要求。在具體實踐過程中，檔案管理部門必須要堅持高起點、高標準的原則，做好檔案管理工作。

4 結(jié)語

工程項目檔案管理工作的精細化和完善化是創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程的基礎(chǔ)，因此項目工程管理單位必須要加強對檔案管理工作的重視，正確認知工程檔案管理工作，做好項目工程管理的基礎(chǔ)工作內(nèi)容。同時根據(jù)工程開展情況加強重點控制，并根據(jù)工程建設(shè)情況跟蹤收集相關(guān)檔案資料，做好三同步工作，保證資料收集的全面性和準確性。最后做好檔案部門與項目部門的協(xié)調(diào)工作，保證檔案管理工作開展的合理性。