多措并舉 做好檔案工作

【摘要】檔案是學(xué)校各項(xiàng)資源的真實(shí)記錄，能夠全面反映學(xué)校教學(xué)管理、人員信息等方面信息，對于學(xué)校的發(fā)展具有重要的意義。做好學(xué)校的檔案管理工作不僅是學(xué)校發(fā)展的需求，也影響著學(xué)校的整體建設(shè)。鑒于當(dāng)前檔案工作還存在一定的問題，不能夠適應(yīng)時代發(fā)展的需求，本文從檔案工作中存在的實(shí)際問題入手，結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，多措并舉，探討如何做好檔案工作。

【關(guān)鍵詞】基礎(chǔ)管理；檔案工作；路徑分析

【中圖分類號】G632 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1007-4198（2022）01-211-03

【本文著錄格式】謝偉.多措并舉 做好檔案工作[J].中國民族博覽，2022，01（01）：211-213.

檔案工作作為基礎(chǔ)性工作，是其他工作得以展開的基礎(chǔ)和關(guān)鍵，直接決定了后續(xù)其他工作的順利開展?；跈n案工作的特點(diǎn)，在優(yōu)化檔案工作時，必須要從時代發(fā)展的角度出發(fā)，采取積極有效的措施，全面加強(qiáng)檔案管理工作。另外，在優(yōu)化檔案管理時，還應(yīng)堅(jiān)持“為人民服務(wù)、為社會服務(wù)、”的原則，服務(wù)于創(chuàng)新與加強(qiáng)社會管理，將檔案管理的相關(guān)工作滲透于學(xué)校的建設(shè)當(dāng)中。因此，在檔案工作的開展中，需注重因地制宜原則，牢記檔案承擔(dān)的社會發(fā)展職責(zé)，結(jié)合檔案事業(yè)的發(fā)展觀，通過多樣化的措施，不斷夯實(shí)檔案管理工作，從而使檔案管理工作更加科學(xué)、有效，以更好地滿足新時代下檔案管理要求。

一、做好檔案工作的必要性

（一）是推動學(xué)校各項(xiàng)活動有效開展的必然要求

檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是實(shí)現(xiàn)國家發(fā)展、學(xué)校建設(shè)的必然要求。經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，越是發(fā)達(dá)國家，針對檔案工作就越為重視?？梢哉f，一個國家針對檔案工作的重視程度，是衡量國家發(fā)達(dá)與否、社會現(xiàn)代化程度的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)。我國偉大的科學(xué)家錢學(xué)森曾明確提出了檔案管理工作的重要性，認(rèn)為情報(bào)、檔案、圖書資料各項(xiàng)工作，屬于近現(xiàn)代新興的一種不能缺失的職業(yè)，做好相關(guān)工作，不僅能夠使社會的精神財(cái)富讓每個人都能隨手采用以及調(diào)閱，而且還能形成一個高度的文明世界。因此，在當(dāng)今社會中，檔案工作雖然只是一個服務(wù)性行業(yè)，但卻十分光榮[1]?；诖?，針對檔案工作人員來說，唯有對檔案工作特點(diǎn)進(jìn)行全面、深刻地認(rèn)識，才能在具體的工作中逐漸形成一種良好的工作服務(wù)態(tài)度，形成正確的檔案服務(wù)思想和意識，最終加強(qiáng)檔案工作管理效果，充分發(fā)揮其價值。檔案工作具有極強(qiáng)的政治性較。首先，檔案工作屬于一項(xiàng)基本服務(wù)，檔案工作都是相應(yīng)階段掌握的，服務(wù)于學(xué)校的實(shí)際需要的，其不僅體現(xiàn)在人事檔案上，在當(dāng)前社會的各個方面都離不開檔案的記錄和管理。其次，對于檔案工作而言，其具備相應(yīng)的機(jī)要性。檔案工作的機(jī)要性基本上是由檔案的性質(zhì)所決定的，因此，在學(xué)校檔案工作中基本實(shí)施專人管理的機(jī)制。比如，檔案工作具體可以分為記錄、整理、歸類、保存、歸檔、銷毀等幾個方面，如果沒有專人管理，很容易造成檔案的查閱、歸檔等過程中產(chǎn)生混亂，導(dǎo)致重要的資料丟失，或是一些歸類錯誤，不容易快速找出想要的資料，同時，多人管理還容易使得檔案內(nèi)容外泄。檔案工作者與接觸檔案與文件的人員都需具備相應(yīng)的保密觀念，才能促使其具體的檔案管理工作中，自覺維護(hù)機(jī)密檔案。最后，優(yōu)化檔案工作方式?；跈n案管理工作的科學(xué)性、管理性，檔案管理還是一門科學(xué)[2]。管理工作人員必須要在日常的檔案管理中，將成分復(fù)雜、數(shù)量龐大的檔案進(jìn)行收集和整理，實(shí)施考證與鑒別，將檔案按照類別進(jìn)行科學(xué)保管，以促使檔案可以準(zhǔn)確、全面地被檢索，最終保障檔案的有效利用，充分發(fā)揮其應(yīng)用的價值。因此，在優(yōu)化檔案管理工作時，必須要關(guān)注具體的檔案管理方法，借助科學(xué)的管理方法，提升檔案管理質(zhì)量，充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值。但就目前而言，我國在進(jìn)行檔案管理時，受到多種因素的制約，依然存在管理水平落后的現(xiàn)狀。在這種背景下，想要推進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化，相關(guān)的檔案工作者就需對檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，對傳統(tǒng)化檔案工作的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行批判繼承，并注重對外國的檔案工作的技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，從而使檔案管理工作更加有效[3]。

（二）加強(qiáng)檔案管理，保證檔案的整體性

檔案工作建立與發(fā)展可以從正反兩方面進(jìn)行優(yōu)化：第一，從檔案數(shù)量上來說，在加強(qiáng)管理時，必須要將所有的檔案進(jìn)行歸納集中起來，妥善地進(jìn)行保存，真正實(shí)現(xiàn)檔案的齊全；第二，從檔案管理系統(tǒng)上來說，應(yīng)關(guān)注其維護(hù)，不斷提升檔案管理質(zhì)量護(hù)[4]。在對檔案系統(tǒng)性進(jìn)行維護(hù)的過程中，必須要關(guān)注檔案的歷史真跡，以及檔案的有機(jī)聯(lián)系，切忌采用人為的方式，將其割裂和分散開來；也不能將檔案隨意進(jìn)行堆積，更不能隨意對其進(jìn)行更改、勾畫等，以免降低和影響檔案的真實(shí)性；尤其是針對學(xué)校來說，檔案基本上都是分散在各個部門中，致使檔案在管理時出現(xiàn)了不完整、不系統(tǒng)的現(xiàn)象，嚴(yán)重制約了檔案價值的發(fā)揮?；诖?，應(yīng)立足于檔案科學(xué)管理的角度，確保檔案管理的數(shù)量，才能在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建更加完整、系統(tǒng)化的檔案聯(lián)系，真正提升檔案管理的有效性。檔案安全通常也包含了兩方面。第一，從物質(zhì)上來說，在加強(qiáng)檔案管理時，應(yīng)保證其本身不會受到破壞，確保檔案的安全，盡可能延長檔案的壽命；第二，從管理上來說，在加強(qiáng)檔案管理時，必須要保證檔案在管理的過程中，不會出現(xiàn)被破壞、失密等現(xiàn)象。如果檔案在管理時，出現(xiàn)了失密、丟失等現(xiàn)象，就會出現(xiàn)相同的壞作用，制約了檔案的價值發(fā)揮。檔案的安全與完整，二者通常是相互影響、相互聯(lián)系的。同時，檔案的安全與完整，既與學(xué)校的利益具有直接關(guān)系，又和學(xué)校建設(shè)和發(fā)展問題具有直接關(guān)系。因此從這一方面來說，檔案工作者還應(yīng)該注重檔案的連續(xù)性和完整性，保證檔案的查找和保存。

二、做好檔案工作的策略

檔案是學(xué)校實(shí)踐活動的真實(shí)記錄和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積累，隨著學(xué)校各項(xiàng)工作的開展逐步積累起來，高效、科學(xué)的利用檔案資源，可以提高學(xué)校的管理水平和行政效率，促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。同時，檔案的管理和應(yīng)用也能夠揭示出事物的規(guī)律，為教育的發(fā)展和優(yōu)化提供參考和借鑒[5]。因此，做好檔案工作要立足當(dāng)前檔案管理中的問題，多措并舉，有效發(fā)揮檔案的價值。

第一，加強(qiáng)檔案工作人員的綜合素質(zhì)。具體來說，基于檔案工作的特點(diǎn)，應(yīng)關(guān)注工作人員職業(yè)道德、專業(yè)技能兩個層面的綜合素養(yǎng)：（1）遵守紀(jì)律、忠于職守。這是檔案工作者必備的素質(zhì)與原則，檔案工作者需具備明辨是非以及政治洞察的能力，據(jù)實(shí)立檔，對相關(guān)的檔案條例嚴(yán)格遵守，對檔案的機(jī)密與真實(shí)性自覺維護(hù)。（2）時常學(xué)習(xí)，增強(qiáng)技能。信息技術(shù)背景下，檔案載體也展現(xiàn)出多樣化，磁介質(zhì)檔案、光盤檔案等的廣泛運(yùn)用，傳統(tǒng)化紙質(zhì)檔案也逐漸朝著數(shù)字、電子、虛擬的檔案方向發(fā)展，需注重檔案管理逐漸朝著新技術(shù)研究與教育。比如，檔案專業(yè)人員需注重掌握自動化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)、設(shè)備維護(hù)以及軟件開發(fā)的技術(shù)等。在具體工作當(dāng)中，檔案工作者需注重自身知識的更新頻率，不斷積累與補(bǔ)充新知識，加強(qiáng)自身知識結(jié)構(gòu)的完善，加強(qiáng)自身的專業(yè)技能，以此更好的適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的形勢[6]。目前，科學(xué)理性化發(fā)展，對檔案工作者以及職業(yè)行為都有了新要求，其職業(yè)行為也更趨向于理性化與規(guī)范化，因此，構(gòu)建規(guī)則性職業(yè)道德的體系，已經(jīng)成了各個行業(yè)的需求。想要使檔案職業(yè)道德在其工作者和職業(yè)行為當(dāng)中落實(shí)，相關(guān)部門就需經(jīng)過規(guī)章、制度、守則等相關(guān)紀(jì)律對檔案工作者加以約束。通過相關(guān)條款，就能了解到檔案工作者需具備什么職業(yè)道德，并說出違反規(guī)定所造成的負(fù)面影響及相關(guān)處罰。

第二，增強(qiáng)宣傳力度，為檔案管理的相關(guān)工作開展?fàn)I造良好氛圍。檔案宣傳的相關(guān)工作需與檔案事業(yè)的發(fā)展相適應(yīng)，對新時期的宣傳形式進(jìn)行深入研究，注重宣傳內(nèi)容的豐富，通過宣傳力度的加大，促進(jìn)宣傳實(shí)效的提高。傳媒形式逐漸變化，各檔案部門的實(shí)際宣傳方式也產(chǎn)生了較大的影響，需堅(jiān)持原先的宣傳方法，注重宣傳形式的創(chuàng)新，促進(jìn)宣傳內(nèi)容的豐富，網(wǎng)絡(luò)、展覽、傳統(tǒng)媒體、講座、座談會等都屬于檔案部門必備的宣傳方式[7]。同時，隨著科技逐漸發(fā)展，現(xiàn)代化設(shè)備逐漸成了人們生活的一部分，因此，檔案部門也會發(fā)生相同的變化，需與檔案工作具備的特點(diǎn)相結(jié)合，開展家庭檔案、聲像檔案等各種知識講座，以實(shí)現(xiàn)檔案知識傳播的同時，更好的服務(wù)于群眾的需要，并形成檔案部門公眾的形象。

第三，健全檔案工作制度，規(guī)范檔案管理流程

以往的檔案管理工作，由于制度不健全，跟不上時代發(fā)展等因素，為檔案工作帶來了一定的困惑，影響了檔案工作的效率。因此，檔案工作也應(yīng)該契合學(xué)校發(fā)展的實(shí)際需求，迎合時代的腳步，健全檔案工作制度，規(guī)范檔案管理流程。健全檔案工作制度是當(dāng)前工作的重點(diǎn)，學(xué)校要從檔案管理、工作步驟、實(shí)施細(xì)則等方面對檔案制度進(jìn)行優(yōu)化，并在實(shí)際的檔案工作中進(jìn)行制度的改進(jìn)和完善，促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、流程化和科學(xué)化，提高檔案工作效率。根據(jù)實(shí)際情況，對檔案工作的職責(zé)、范圍、權(quán)利和義務(wù)進(jìn)行細(xì)化，明確檔案工作的方向，激勵員工的積極性，可以嘗試制定和實(shí)行“檔案工作人員職責(zé)”、“日常檢查與管理細(xì)則”、“檔案的存取制度”、“檔案銷毀制度”“檔案工作的獎懲機(jī)制”等，為檔案工作的順利實(shí)施提供保障。

第四，與檔案為善，與人為善。檔案職業(yè)具備的特殊性就是和檔案工作者對應(yīng)的對象不僅有檔案，也有用戶。檔案的日常管理當(dāng)中，檔案管理者是服務(wù)于檔案的，但在檔案利用過程中，工作者又服務(wù)于具體用戶。怎樣才能有效地服務(wù)于用戶，首先，需做到與檔案為善，檔案是為了運(yùn)用而形成的，想要利用就需要保護(hù)，檔案只有得到保護(hù)才能夠更好的利用。第一，檔案屬于學(xué)校的財(cái)富；第二，檔案制作的材料都是物質(zhì)的，而物質(zhì)則是一成不變，而檔案材料在不斷的保存以及利用中，都位于時刻運(yùn)動變化當(dāng)中，因此，檔案制成的材料壽命通常是有限的，此時，檔案工作者就需做到精心與科學(xué)的管理檔案，以確保檔案的壽命延長。其次，需做到與人為善，服務(wù)第一。用戶作為檔案工作者服務(wù)的對象，不服務(wù)于用戶，檔案事業(yè)就會缺乏生命力。但是，檔案工作通常是繁瑣、不被他人所重視的，檔案工作者在該環(huán)境下工作，若無法做到自我約束，通常會和用戶形成相應(yīng)的沖突與矛盾。因此，檔案工作者需注重自身服務(wù)意識的強(qiáng)化，注重自身合法權(quán)益的維護(hù)，及時開放與公布檔案，服務(wù)于檔案用戶，充分尊重用戶自身的隱私權(quán)以及知情權(quán)，從而確保檔案工作的順利完成。

第五，注重改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案工作管理的現(xiàn)代化。（1）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，并將其納入到規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展軌道中。在對檔案信息化建設(shè)的過程中，由于其屬于系統(tǒng)性工程，一般會聯(lián)系到檔案工作的各個方面?；诖耍瑱n案工作者需具備全局的胸懷，立足于新時代背景下檔案事業(yè)的發(fā)展高度，不斷加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并促使其逐漸朝著規(guī)范化、科學(xué)化軌道發(fā)展。（2）加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)相關(guān)工作的開展。檔案信息化建設(shè)屬于全新的一項(xiàng)工作，需注重與時俱進(jìn)，對檔案的信息化建設(shè)加強(qiáng)研究，積極探索其發(fā)展規(guī)律，通過信息技術(shù)具備的特點(diǎn)以及優(yōu)勢充分發(fā)揮，促進(jìn)檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)順利開展。（3）保證檔案的信息化建設(shè)質(zhì)量與效益。檔案的信息化建設(shè)屬于長期的任務(wù)，其不僅難度高，而且工作量大?；诖耍瑱n案工作者需注重其無私奉獻(xiàn)、不畏艱辛的精神發(fā)揚(yáng)，明確檔案安全的前提下，促進(jìn)檔案信息的運(yùn)用查準(zhǔn)率、查全率[8]。（4）注重電子文件與電子檔案的管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，自動化辦公程度愈來愈高，需注重開拓進(jìn)取的精神發(fā)揚(yáng)，注重電子檔案與電子文件的具體發(fā)展?fàn)顩r，并做好檔案的管理。學(xué)校也應(yīng)該為檔案管配備相應(yīng)的信息技術(shù)軟硬件設(shè)施，諸如掃描儀、電腦、大容量硬盤、刻錄機(jī)等等。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，建立電子檔案，優(yōu)化檔案存取的效率。同時，采取與學(xué)校檔案工作需求相匹配的管理軟件，推動檔案的信息數(shù)字化，發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，這樣才能夠更好的查閱和利用檔案資源，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢。（5）采取異質(zhì)備份的策略，制定防止檔案損失的應(yīng)急預(yù)案。對檔案進(jìn)行梳理，通過掃描、拍照等方式，將傳統(tǒng)檔案與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，并定期進(jìn)行整理和備份，防止由于失誤、各種災(zāi)害以及偶爾事件導(dǎo)致的檔案缺少，使得檔案的存儲不單單是紙質(zhì)、實(shí)物的形式，而是采用數(shù)字化的形態(tài)存儲于網(wǎng)絡(luò)空間，實(shí)現(xiàn)檔案共享的同時，更好地發(fā)揮檔案的價值。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案工作者需注重自身對于檔案工作的具體認(rèn)識，做好相應(yīng)的檔案工作，強(qiáng)化政治業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，以促使檔案工作能夠服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)?；诖?，結(jié)合新時代的發(fā)展特點(diǎn)，學(xué)校檔案工作要與時俱進(jìn)，采取先進(jìn)的方法和理念，優(yōu)化檔案的存取效率，促進(jìn)檔案工作者的素質(zhì)提高，創(chuàng)新工作新思路，從而使檔案事業(yè)有效促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展。

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作者簡介：謝偉（1978-），男，山西新絳，副研究館員，中央黨校在職研究生，研究方向?yàn)闄n案管理。