淺談國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策

侯雯雯

摘要：干部人事檔案是國(guó)有企業(yè)人事管理工作的一個(gè)非常重要的部分。國(guó)有企業(yè)應(yīng)該充分重視人事檔案工作，利用好檔案專項(xiàng)審核這個(gè)工具，梳理及優(yōu)化工作流程，發(fā)揮人事檔案對(duì)相關(guān)職能管理工作的聯(lián)動(dòng)推進(jìn)作用，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)人才戰(zhàn)略實(shí)施及干部隊(duì)伍建設(shè)等人事工作的穩(wěn)步推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);人事檔案;管理

近年來(lái)，中共中央組織部下發(fā)了一系列關(guān)于人事檔案工作的文件通知，在全國(guó)范圍內(nèi)部署干部人事檔案審核工作，嚴(yán)明組織人事紀(jì)律，充分說(shuō)明了人事檔案工作在當(dāng)下國(guó)有企業(yè)管理工作中的重要性。

一、干部人事檔案的主要內(nèi)容

相對(duì)于私營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)，國(guó)有企業(yè)的人事檔案工作在企業(yè)管理中處于比較重要的地位，是組織人事部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中，形成的反映干部經(jīng)歷、政治品質(zhì)、思想道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的歷史記錄材料，是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護(hù)干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)。

根據(jù)檔案材料十個(gè)分類，具體檔案資料包括：1. 履歷材料;2. 自傳和思想材料;3. 考察考核、鑒定材料;4. 學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘、學(xué)術(shù)評(píng)鑒和教育培訓(xùn)材料;5. 政歷審查、審計(jì)和審核材料;6. 入黨入團(tuán)材料;7. 表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料;8. 違規(guī)違紀(jì)違法處理處分材料;9. 工資、錄用任免聘用、出國(guó)和會(huì)議代表等材料;10. 其他可供組織參考的材料。由此可見(jiàn)，干部人事檔案的內(nèi)容涵蓋了干部成長(zhǎng)的全過(guò)程，包括從高中、高考到大學(xué)或研究生階段的學(xué)習(xí)經(jīng)歷，畢業(yè)后參加工作及期間工資變動(dòng)、崗位級(jí)別變動(dòng)、工作單位變動(dòng)、職稱或技能評(píng)審等工作經(jīng)歷，入團(tuán)、入黨的整個(gè)過(guò)程，在各個(gè)階段形成的鑒定、政審、獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料，以及個(gè)人履歷表、自傳等其他輔助性材料。

通過(guò)查閱干部人事檔案內(nèi)容，國(guó)有企業(yè)人事管理部門可以充分了解干部的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，能夠反映出其工作、業(yè)務(wù)能力，并通過(guò)組織對(duì)其的考察考核了解其品德作風(fēng)情況，從而形成對(duì)干部的整體的評(píng)價(jià)。其中，職稱取得情況、干部職務(wù)任免等重要信息，也直接影響職工的工資待遇等。黨員身份更是在國(guó)有企業(yè)中特別重要的一個(gè)方面，入黨時(shí)間、入黨手續(xù)是否齊全、過(guò)程是否合規(guī)，都是干部人事檔案中非常值得重點(diǎn)審核的內(nèi)容，特別是黨員的真實(shí)性核查，在選拔任用干部的過(guò)程中尤為重要。干部人事檔案中，處分記錄也是極其重要而且很容易被忽視的一個(gè)方面，它直接反映了干部的思想政治覺(jué)悟，在干部考察時(shí)起到非常關(guān)鍵的作用。

二、當(dāng)前國(guó)有企業(yè)人事檔案管理中存在的問(wèn)題及難點(diǎn)

（一）檔案信息記載不一致現(xiàn)象比較普遍

目前大多數(shù)干部人事檔案，因年代久遠(yuǎn)，身份證辦理時(shí)間較晚，早年缺少對(duì)自己身份信息的準(zhǔn)確記憶，或者陰陽(yáng)歷不分，再加上對(duì)人事檔案及其重要性的認(rèn)識(shí)也不夠，填寫(xiě)資料較為隨意，不經(jīng)核實(shí)，僅憑個(gè)人記憶就在檔案材料中填寫(xiě)了不準(zhǔn)確的信息，導(dǎo)致現(xiàn)存干部人事檔案材料存在很多信息記載不一致的現(xiàn)象。其中較為重要且影響較大的就是干部的出生日期，有些甚至比身份證相差2～3年，對(duì)于干部選拔以及今后退休時(shí)間都會(huì)帶來(lái)較大影響。

目前，國(guó)內(nèi)大部分省市地區(qū)為企業(yè)職工辦理退休時(shí)，按照原勞動(dòng)和社會(huì)保障部的規(guī)定，“如本人身份證和檔案記載的出生時(shí)間不一致的，應(yīng)以本人檔案中最先記載的出生時(shí)間為準(zhǔn)”。如此看來(lái)，職工檔案審核時(shí)所做的“三齡兩歷”信息確認(rèn)工作就顯得尤為重要。例如之前有職工身份證上的日期比檔案最早記載的日期晚的，若未能進(jìn)行檔案審核，而是按照身份證上的年齡辦理退休，會(huì)出現(xiàn)未能按照退休年齡辦理退休的情況，導(dǎo)致工齡發(fā)生變化。

（二）存在重要檔案資料缺失的現(xiàn)象

人事檔案中參加工作資料的缺失，以及參加工作時(shí)間記載不一致也是干部人事檔案中出現(xiàn)問(wèn)題比較多的一個(gè)方面。一是社保繳納全面實(shí)施之前，職工參加工作時(shí)間及工作經(jīng)歷的確定，只能依據(jù)人事檔案資料的記載，其中工作單位調(diào)動(dòng)文件丟失的現(xiàn)象比較普遍，直接影響了退休后工齡的確認(rèn)，很多人到退休時(shí)才得知檔案中缺少類似文件，再去相關(guān)單位查調(diào)歷史檔案記載文件，時(shí)間緊迫，頗為不易。二是一些私營(yíng)檔案意識(shí)淡薄，辦理入職流程不規(guī)范，職工參加工作后不能及時(shí)簽訂勞動(dòng)合同，甚至不能及時(shí)繳納社保，導(dǎo)致員工工作記錄不齊全、不連續(xù)，給員工工作經(jīng)歷的認(rèn)定帶來(lái)很多麻煩。

（三）存在檔案重要信息涂改情況

部分干部人事檔案材料存在重要信息涂改的情況，也是人事檔案管理工作的重中之重，需要格外重視。審查人員要通過(guò)比對(duì)各個(gè)時(shí)期資料記載情況，分析、研判其涂改行為是否存在得利情況，在檔案信息認(rèn)定時(shí)，務(wù)必按照“不重復(fù)得利”的原則，對(duì)其進(jìn)行認(rèn)定，避免以后繼續(xù)得利。對(duì)于行為較為嚴(yán)重惡劣的情況，在必要時(shí)需要進(jìn)行處分處理，對(duì)于干部監(jiān)督、考察及人才鑒定等存在直接的影響。

（四）人事檔案管理仍存在“脫節(jié)”現(xiàn)象

當(dāng)下人事檔案管理在許多國(guó)有企業(yè)人事管理工作中仍然沒(méi)有得到足夠的重視，與人事工作的其他模塊還存在“脫節(jié)”現(xiàn)象，同時(shí)，在人事檔案信息化方面也存在較大的提升空間。檔案審核工作在國(guó)有企業(yè)人事管理工作中就顯得尤為重要，應(yīng)該將檔案審核工作常態(tài)化、全覆蓋，從而全面、動(dòng)態(tài)地掌握干部、職工的各項(xiàng)基本信息，隨時(shí)為干部選拔、人才推薦工作提供基礎(chǔ)可靠的支撐。

三、人事檔案管理提升工作思路

（一）充分發(fā)揮人事檔案專項(xiàng)審核的作用

國(guó)有企業(yè)必須充分發(fā)揮人事檔案專項(xiàng)審核的作用，將此項(xiàng)工作作為人事檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的利器。干部人事檔案要作為干部選拔、人才崗位配置的重要依據(jù)，首先要確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間，以及學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等基本信息，都要通過(guò)干部人事檔案的專項(xiàng)審核來(lái)進(jìn)行核實(shí)，以確保選拔任用公平公正。

干部人事檔案專項(xiàng)審核工作要重點(diǎn)查核檔案內(nèi)容是否涉嫌涂改、造假現(xiàn)象，重要材料是否缺失，以及檔案記載信息是否存在前后相互矛盾等情況，對(duì)于違規(guī)違紀(jì)的問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)核實(shí)處理，做好業(yè)務(wù)把關(guān)和指導(dǎo)服務(wù)工作，使干部人事檔案工作成為從嚴(yán)管理干部的重要舉措和整治選人用人不正之風(fēng)的重要內(nèi)容。

在檔案專項(xiàng)審核中，對(duì)出生日期信息進(jìn)行認(rèn)定時(shí)，要明確認(rèn)定的是干部職工的政治年齡，不一定是實(shí)際年齡，認(rèn)定時(shí)要特別注意“不能重復(fù)得利”的原則。確定干部參加工作時(shí)間最重要的依據(jù)文件則是畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)表和畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)，或有同等作用的證實(shí)文件。除此之外，勞動(dòng)合同、歷年工資審批單、歷年年度績(jī)效考核文件、帶有工作起止時(shí)間的解除合同證明、入職時(shí)填寫(xiě)的帶有工作單位蓋章的《干部履歷表》和職稱評(píng)審文件等也可以作為參加工作的依據(jù)。

此外，國(guó)有企業(yè)人事管理部門應(yīng)該至少在員工退休前5年之內(nèi)，對(duì)其人事檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核，及時(shí)確定職工的年齡，也可避免職工到退休前才去尋找歷史資料帶來(lái)的一系列麻煩。

（二）規(guī)范梳理工作流程

在人事檔案管理中，要規(guī)范檔案中重要材料的收集流程，形成管理制度，定期向相關(guān)職能部門或崗位人員收集歸口的檔案材料，保證檔案材料完整性。此外，人事部門要定期組織填寫(xiě)《干部履歷表》，在審核時(shí)，充分利用好《干部履歷表》及職工年度績(jī)效考核文件進(jìn)行個(gè)人履歷梳理。

干部人事檔案專項(xiàng)審核工作能夠系統(tǒng)梳理干部的個(gè)人經(jīng)歷及相關(guān)評(píng)價(jià)鑒定等，也能在補(bǔ)充收集資料的過(guò)程中，將人事工作中的薪資、績(jī)效、勞動(dòng)關(guān)系等各個(gè)模塊進(jìn)行相應(yīng)的梳理和歸納，人事部門應(yīng)該充分重視和發(fā)揮好檔案專項(xiàng)審核工作的作用，以此為契機(jī)將人事工作的幾個(gè)模塊同步理順。

（三）重視檔案信息反饋，形成基于人事檔案的人員信息庫(kù)

檔案專項(xiàng)審核工作完成之后，要將認(rèn)定結(jié)果及時(shí)反饋到其他工作模塊中去，對(duì)出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作及任免經(jīng)歷等各項(xiàng)信息進(jìn)行反饋和更新，形成一套基于人事檔案的員工信息庫(kù)，從而保證人事信息的準(zhǔn)確性和可靠性，為人事信息的運(yùn)用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、干部人事檔案管理工作展望

干部人事檔案工作不是一個(gè)獨(dú)立的工作部分，而是與其他職能管理工作密切相關(guān)的，應(yīng)當(dāng)與職能管理工作的相關(guān)模塊聯(lián)動(dòng)推進(jìn)。

第一，干部人事檔案工作服務(wù)于干部組織工作，作為干部任前考察的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在考察培養(yǎng)干部中發(fā)揮著巨大的作用。通過(guò)檔案材料真實(shí)性鑒定，考察干部的政治覺(jué)悟，是否對(duì)黨和組織忠誠(chéng)，作風(fēng)是否正派;通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容梳理及核實(shí)，考察干部的資歷、履歷是否符合干部任職要求，奠定干部選拔任用的基礎(chǔ)。

第二，干部人事檔案工作應(yīng)當(dāng)作為崗位配置和人才利用的重要基礎(chǔ)依據(jù)。人事檔案可以反映一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷，雖然人事部門已經(jīng)掌握了職工的基礎(chǔ)信息，但不夠全面，特別是對(duì)于一些研究生以上學(xué)歷的人員，只掌握最高學(xué)歷情況，對(duì)于之前的履歷沒(méi)有存檔，通過(guò)人事檔案工作，可以更全面地了解職工經(jīng)歷，結(jié)合其檔案中的評(píng)價(jià)、鑒定資料，也可以對(duì)員工的性格、工作特點(diǎn)做一個(gè)更立體的了解，有助于結(jié)合員工特點(diǎn)開(kāi)展崗位匹配及人才選拔。

第三，人事檔案工作與黨建、監(jiān)督等工作密切關(guān)系。人事檔案工作應(yīng)當(dāng)與黨建工作聯(lián)動(dòng)起來(lái)，黨員完成入黨轉(zhuǎn)正手續(xù)之后，要及時(shí)將黨員材料歸檔到干部人事檔案中。此外，人事檔案中需要?dú)w檔的處分材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料等也需要由相關(guān)部門及時(shí)歸檔。這就要求人事檔案管理工作與相關(guān)部門工作相聯(lián)系，加強(qiáng)各部門的檔案重要性意識(shí)，做到信息共享，確保重要檔案材料都能夠及時(shí)歸檔，避免遺漏。

第四，國(guó)有企業(yè)可以在現(xiàn)有人事檔案管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步探索和推進(jìn)人事檔案信息化工作，研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，逐步建立起干部人事檔案的科學(xué)利用機(jī)制，為干部資源配置、干部隊(duì)伍宏觀管理和選拔、推薦人才等工作提供精準(zhǔn)高效的服務(wù)。

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（作者單位：華電電力科學(xué)研究院有限公司）