淺談如何完善檔案管理及促進(jìn)檔案管理精細(xì)化

劉芳群

摘要：精細(xì)化管理手段注重管理的“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”，這是上世紀(jì)五十年代提出的一種基于常規(guī)管理手段，注重更低成本、更高效的一種管理方式，這在機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理中可有效降低不必要的損耗，尤其在組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜的企業(yè)內(nèi)部和以管理組織為核心的事業(yè)單位內(nèi)部，所以由此看來，在事業(yè)單位中實(shí)施檔案管理具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。隨著社會的發(fā)展，提升信息效率是提升現(xiàn)代各社會機(jī)構(gòu)部門運(yùn)作效率的重要渠道，這在事業(yè)單位內(nèi)部也不例外。本文就先分析現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，再在結(jié)合事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出完善現(xiàn)代檔案管理的有效辦法，旨在為相關(guān)人員提供一定的經(jīng)驗參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;精細(xì)化管理;事業(yè)單位;管理手段

【引 言】

1. 事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)

1.1紀(jì)錄片和綜合性

事業(yè)單位檔案管理需要全面記錄單位及其內(nèi)部人員的行為和活動，更像是一種文件記錄。在記錄內(nèi)容上，不僅限于人員和核心材料，還應(yīng)與科技發(fā)展、衛(wèi)生管理、教育培訓(xùn)、文化活動等方面相適應(yīng)。從總量上看，事業(yè)單位檔案管理規(guī)模將更大。

1.2隱私和安全

事業(yè)單位檔案管理中的數(shù)據(jù)信息并不是簡單地反映一個企業(yè)或組織的本地信息。它的信息可以在一定程度上反映社會發(fā)展的問題。公共機(jī)構(gòu)級別越高，其檔案中攜帶的信息含金量越高，因此在管理上具有高度的保密性和安全性，這些信息關(guān)系到國家的安全健康發(fā)展。

2.探討完善檔案管理促進(jìn)檔案管理精細(xì)化的策略

由此可見，時代的發(fā)展對現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理提出了更高的要求，精細(xì)化檔案管理的理念正是從信息管理的角度出發(fā)，提高信息管理的安全性、獨(dú)立性和效率，它與現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理高度整合，在具體工作中，可以從以下幾個方面考慮推進(jìn)精品檔案管理：

2.1從思想上強(qiáng)化精細(xì)化管理意識

時代的發(fā)展對事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求，但傳統(tǒng)管理模式下的負(fù)責(zé)人難以充分認(rèn)識到推進(jìn)管理精細(xì)化的意義，工作積極性低，這導(dǎo)致檔案管理的效率越來越低。因此，針對這種情況，我們首先要加強(qiáng)思想上對精細(xì)化管理的重視。

在具體的工作中，我黨必須從上至下開始發(fā)力，率先改善領(lǐng)導(dǎo)層面的認(rèn)識，為相關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)普及現(xiàn)代精細(xì)化管理信息在現(xiàn)代企業(yè)決策、組織、指揮、創(chuàng)新中的重要輔助意義，培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)以精細(xì)化檔案信息指導(dǎo)事業(yè)單位履行社會服務(wù)職責(zé)的認(rèn)識。在思想層面建設(shè)中，要將精細(xì)化檔案管理納入日常管理議事流程，并高度重視在檔案精細(xì)化管理中的人員任用問題，并將重視檔案精細(xì)化管理的思想下達(dá)到下屬各管理層級中。

2.2健全機(jī)制，落實(shí)精細(xì)化檔案管理責(zé)任制

要真正將精細(xì)化檔案管理落到實(shí)處，僅有思想上的重視還不夠，必須將精細(xì)化檔案管理工作和各部門各人員的工作之間建立起責(zé)任制關(guān)系，這樣才能推動精細(xì)化管理的有序進(jìn)行，所以核心就是要不斷完善機(jī)制，以機(jī)制的方式為精細(xì)化管理工作保駕護(hù)航。

在機(jī)制完善中，要專注于檔案精細(xì)化管理工作建立新的管理制度，在目標(biāo)導(dǎo)向的原則下，結(jié)合已有的制度不斷完善既有的檔案管理制度，以制度強(qiáng)化管理。制度建設(shè)核心部分要結(jié)合實(shí)際的管理環(huán)境建立有效的考核制度，采用獎懲并行的方式推動檔案管理向精細(xì)化的方案靠攏，為了提升工作人員積極性，要給予突出表現(xiàn)者公開獎勵，鼓勵團(tuán)隊個人積極在工作中反思不足，并提出有效的改善措施，以不斷提升機(jī)制的完整想和高效性。

2.3檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐體現(xiàn)是要保證在實(shí)際的業(yè)務(wù)中，精細(xì)化管理具有更高的信息安全性，更強(qiáng)的信息溯源功能和更低的信息管理成本。在實(shí)際的精細(xì)化管理推行中，要善于結(jié)合檔案管理的流程進(jìn)行針對性優(yōu)化。比如傳統(tǒng)的檔案管理中，經(jīng)手人太多，這不但導(dǎo)致了管理時長大大增加，也難以保障信息安全性，所以在新的精細(xì)化檔案管理業(yè)務(wù)理念下，要刪減掉不必要的經(jīng)手環(huán)節(jié)，結(jié)合檔案管理流程，認(rèn)真審核每一個管理關(guān)節(jié)的優(yōu)化方向，從收集資料開始，到資料分析、歸檔范圍確定、裝訂、編號編目最后到上柜階段，都要確定有效的經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人，同時嚴(yán)格控制無權(quán)限人員的干擾，保證業(yè)務(wù)流程的精簡高效。

2.4推動信息化管理，優(yōu)化管理工具

在確定了精細(xì)化管理大方向以后，當(dāng)下事業(yè)單位的檔案管理面臨著體量大、項目多、流程長等諸多特點(diǎn)，傳統(tǒng)的人工管理模型顯然已經(jīng)難以勝任當(dāng)代大數(shù)據(jù)的精細(xì)化檔案管理工作。所以在管理工具上，要推動信息化管理手段的普及，從底層自下而上解放工作人員，從而讓檔案管理人員的工作重心，從數(shù)據(jù)獲取轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)分類甄別上來，這符合精細(xì)化檔案管理“由量到質(zhì)”的根本理念。

在信息化檔案管理中，要推動硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的布局，培養(yǎng)更多的現(xiàn)代專業(yè)的信息化管理人才。在精細(xì)化的信息管理背景下，要注重安全管理，要善于從網(wǎng)關(guān)、防火墻和內(nèi)部定期存儲備份角度全面提升信息數(shù)據(jù)的安全性，對于核心數(shù)據(jù)部分，可考慮采用和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔結(jié)合的方式進(jìn)行備份管理。

3.結(jié)束語

精細(xì)化檔案管理可有效應(yīng)對當(dāng)下我國事業(yè)單位檔案管理的多種需求，同步提升檔案管理的效率性、安全性和實(shí)時性，同時提升檔案數(shù)據(jù)反饋指導(dǎo)事業(yè)單位決策建設(shè)的參考價值，這對事業(yè)單位優(yōu)化其管理運(yùn)作方式，提升社會服務(wù)功能具有重要意義，所以事業(yè)單位要注重精細(xì)化檔案管理的普及推行。

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