高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀分析及思考

武丹陽

(內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010051)

檔案管理是高校教務(wù)管理工作中最重要的組成部分，高校檔案管理工作所包含的內(nèi)容也非常廣泛，主要包括教學(xué)檔案管理、人事檔案管理、學(xué)生學(xué)籍檔案管理和教務(wù)活動檔案管理等[1]。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的蓬勃發(fā)展，高校學(xué)生檔案爆發(fā)式增長，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式和手段存在的問題不斷凸顯，因此學(xué)籍檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為必然趨勢。

1 高校學(xué)籍檔案的作用和特點

學(xué)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生從入學(xué)開始到畢業(yè)離校這一時間內(nèi)的政治思想表現(xiàn)、社會實踐和學(xué)習(xí)成績等原始、真實、系統(tǒng)的記錄[2]。主要包括：高考原始檔案材料、學(xué)生學(xué)年鑒定表、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、學(xué)籍卡片、在校期間的成績單、獲獎證書復(fù)印件、違紀(jì)處分記錄、健康體檢表、體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)登記卡、畢業(yè)生實習(xí)登記表和學(xué)生干部登記表等。

學(xué)生的學(xué)籍檔案的用途十分廣泛和頻繁。以筆者的工作經(jīng)驗來看，學(xué)籍檔案的主要用途有以下幾個方面：①學(xué)生的學(xué)籍檔案是用人單位了解新入職學(xué)生的主要依據(jù)之一。它真實而準(zhǔn)確的記錄了學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)生活的縮影，用人單位可在短時間內(nèi)對學(xué)生的基本信息有初步的掌握。 ②畢業(yè)生因保管不善，遺失了學(xué)歷(學(xué)位)證書，需要補(bǔ)辦學(xué)歷(學(xué)位)證明書。補(bǔ)辦人向?qū)W校檔案科提出申請，學(xué)校檔案科出具申請人的學(xué)籍卡片、成績單、當(dāng)年的高考錄取名冊、畢業(yè)證(或?qū)W位證)編號復(fù)印件后，學(xué)校教務(wù)處可出具補(bǔ)辦學(xué)歷(學(xué)位)證明書(見圖1)。 ③目前，中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)(學(xué)信網(wǎng)) 上只能查詢驗證2001年之后的畢業(yè)(學(xué)位)證書的真?zhèn)危诖酥暗漠厴I(yè)(學(xué)位)證書只能到高校的檔案部門進(jìn)行查驗真?zhèn)巍?④近年來，學(xué)生出國深造的比例持續(xù)升高，因而對學(xué)籍檔案的利用也日益增多。

學(xué)籍檔案除了具備一般檔案的法律性、原始性、憑證性等特征外，在其建立發(fā)展過程中還有形成了其區(qū)別于一般檔案材料的特征，主要表現(xiàn)在：①多樣性。高校學(xué)籍檔案是不同材料的綜合體，內(nèi)容十分豐富，包含了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)在校期間的所有表現(xiàn)及相關(guān)材料。②分散性。高校學(xué)籍檔案中的材料來自不同部門，收集耗時長，難度大。③動態(tài)性。學(xué)籍檔案的形成周期長，積累過程就是動態(tài)的。比如：學(xué)生的成績每個學(xué)期都要記錄一次；學(xué)生的學(xué)籍變動情況：升、降、退、轉(zhuǎn)及獎勵處分情況。④頻繁性。據(jù)統(tǒng)計表明，學(xué)籍檔案是各類檔案中使用頻率最高的[3]。如：學(xué)位(學(xué)歷)證書丟失補(bǔ)辦，畢業(yè)后有關(guān)材料證明。

圖1 補(bǔ)辦學(xué)歷(學(xué)位)證明流程

2 高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

學(xué)籍檔案包含了學(xué)生的多項信息材料，是學(xué)生走向社會形成個人人事檔案的重要組成部分，也是用人單位審核入職人員的主要參考材料。由于過去技術(shù)條件限制，紙質(zhì)檔案材料在保存中存在著不可忽視的缺點，故而新時代下的高校學(xué)籍檔案管理既要完整保存學(xué)籍檔案又要滿足數(shù)字化管理的要求。在實際的工作中，檔案數(shù)字化管理仍存在著局限性。

2.1 高校學(xué)籍管理制度有待完善

現(xiàn)有的學(xué)籍管理制度只是規(guī)定了學(xué)籍管理工作人員的工作職責(zé)、工作流程和注意事項等，但是由于近年來招生人數(shù)的不斷增長，有些問題就慢慢浮現(xiàn)出來，原有的制度與現(xiàn)代數(shù)字化工作模式不協(xié)調(diào)，使得高校學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)了一定的阻力。目前，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理大部分都采用紙質(zhì)手動審批和電子系統(tǒng)審批混合進(jìn)行，例如學(xué)籍異動、提前畢業(yè)的申請手續(xù)等都需要逐級手動審批后再錄入教務(wù)系統(tǒng)中，而學(xué)生請假、獎學(xué)金申請、違紀(jì)處分、體育保健課申請等都可直接在線上審批進(jìn)行。

2.2 學(xué)籍檔案管理工作不受重視

在高校的建設(shè)中，對于檔案建設(shè)管理中所投入經(jīng)費較少。目前，各行各業(yè)都將數(shù)字化管理技術(shù)運用在具體的業(yè)務(wù)中。但是由于大部分院校對于學(xué)生的學(xué)籍檔案的重視程度不高，學(xué)籍檔案管理的數(shù)字化程度太低，相應(yīng)的設(shè)備購置較少，導(dǎo)致學(xué)籍檔案資料大部分仍然停留在手動查閱的傳統(tǒng)模式。傳統(tǒng)的管理模式必然帶來很多的弊端，例如：工作量大幅增加、查閱效率低、保護(hù)措施不足等。學(xué)籍檔案都是紙質(zhì)版材料，長時間保存使得紙張變得又薄又脆，在長期的查閱復(fù)印過程中，很容易造成檔案的丟失破損。

2.3 數(shù)字化程度低，過于依賴人工

高校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化、信息化落后，管理維護(hù)不足。目前，學(xué)籍檔案建設(shè)仍然過度依賴人工來完成，包括組織學(xué)生填寫學(xué)籍卡片，對學(xué)籍卡片的信息進(jìn)行核對、保存學(xué)籍卡片等。對已有紙質(zhì)版學(xué)籍材料通過數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源進(jìn)行保存。學(xué)生在大學(xué)期間，如有休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)等學(xué)籍異動情況，需要學(xué)生先進(jìn)行紙質(zhì)版申請表的逐級審批(見圖2)，審批通過后由學(xué)校教務(wù)處學(xué)籍管理人員便可以在學(xué)籍系統(tǒng)中進(jìn)行異動處理，將這些記錄保留在學(xué)籍系統(tǒng)之中，以便于查詢和打印。

圖2 學(xué)籍異動辦理流程

2.4 專業(yè)管理人員缺乏，業(yè)務(wù)水平有待提高

目前，高校的學(xué)籍管理需要專業(yè)人才作為支持。但現(xiàn)階段，高校的學(xué)籍檔案管理人員通常配備不足，大多是兼職人員，很少有檔案管理專業(yè)的人才。在很多時候，高?；鶎訂挝坏臋n案管理人員從未接受過檔案管理工作，甚至也沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，只是在實際工作中積累經(jīng)驗和自學(xué)。因為缺乏檔案管理工作的專業(yè)知識，在實際的學(xué)籍檔案管理過程中會出現(xiàn)學(xué)籍檔案中數(shù)據(jù)的缺少，這也對高校檔案管理工作造成了一定的阻礙。

3 提高高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的建議

3.1 完善的管理機(jī)制

學(xué)籍檔案涉及的內(nèi)容逐漸增多，需要完善其相關(guān)的機(jī)制建設(shè)，促使相關(guān)部門各盡其責(zé)。健全的制度能保障學(xué)籍管理順利運行，實現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的高效工作。高校的各級學(xué)籍管理部門要積極學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)，提高學(xué)籍管理人員的法律意識和管理能力。同時，依據(jù)學(xué)校的實際情況完善本校學(xué)籍檔案管理制度，制定校級和二級學(xué)院的學(xué)籍管理規(guī)章制度[5]。

3.2 規(guī)范的管理流程

學(xué)籍檔案管理是從新生入學(xué)便已經(jīng)開始，一直持續(xù)到學(xué)生畢業(yè)離校，時間較長，且其中的變動性較強(qiáng)，如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、出國等情況下造成的學(xué)籍異動，要保證學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量，必須強(qiáng)化進(jìn)入檔案庫前的各環(huán)節(jié)流程。如學(xué)生入學(xué)時填寫學(xué)籍卡片時，要求學(xué)生正確規(guī)范地填寫，字跡工整。發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的材料馬上進(jìn)行糾正，對沒有及時歸檔的材料也要按時進(jìn)行歸檔。定期對紙質(zhì)歸檔材料進(jìn)行檢查、清點，如發(fā)現(xiàn)有字跡褪色、蟲蛀、發(fā)霉及其他問題的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)和電子掃描。

在高校學(xué)籍檔案管理和使用過程中，要健全學(xué)生學(xué)籍檔案立卷歸檔、檔案信息資源采集、檔案信息管理職責(zé)分工、無紙化檔案查找、檔案信息資源檢索權(quán)責(zé)等制度體系，通過制定符合學(xué)校實際的學(xué)籍檔案信息管理實施細(xì)則，為做好辦公信息化時代高校學(xué)生學(xué)籍檔案工作提供制度遵循。

高校學(xué)籍管理工作應(yīng)該充分利用數(shù)字化信息化的平臺，將紙質(zhì)檔案的使用率減至最低，實現(xiàn)數(shù)字化辦公和學(xué)籍管理的無縫銜接，更好地服務(wù)于檔案利用者，查詢效率高、針對性強(qiáng)，同時信息反饋實時準(zhǔn)確和便捷可靠。

3.3 提升學(xué)籍檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

在數(shù)字化的環(huán)境中，高校學(xué)籍管理人員想把工作做好，就務(wù)必提高以下幾點職業(yè)素養(yǎng)。

3.3.1 提高職業(yè)道德。 高校學(xué)籍管理人員要做到盡職管檔，細(xì)心管檔，勤于管檔。在日常工作中，定期對學(xué)籍檔案進(jìn)行整理檢查，及時發(fā)現(xiàn)檔案存在的錯誤和缺失，隨時發(fā)現(xiàn)隨時改正和補(bǔ)漏；及時發(fā)覺計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和程序軟件中存在的安全漏洞，隨時察覺隨時修補(bǔ)，使得學(xué)籍檔案更加完善、更加安全。

3.3.2 增強(qiáng)法律意識。 高校學(xué)籍管理人員必須學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，要做到有章必循，有法必依，做到依法管檔。不隨意添加、刪除、改動學(xué)籍檔案，更不能泄露和出賣學(xué)生學(xué)籍檔案信息。

3.3.3 創(chuàng)新管理模式。 常規(guī)的人工管理模式，管理效率低、時效性差、完整性差、準(zhǔn)確性差，且無法快速準(zhǔn)確地檢索利用這所需的相關(guān)信息。數(shù)字化管理模式改變并拓展了檔案的形成、傳輸和保存模式，增加了網(wǎng)絡(luò)化、信息化和系統(tǒng)化的特點，降低了學(xué)籍檔案丟失的風(fēng)險，同時也避免了紙質(zhì)檔案管理中破損、缺失等可能性。

3.3.4 增加專業(yè)培訓(xùn)。高校要為檔案管理人員提供培訓(xùn)的機(jī)會，提升業(yè)務(wù)能力。不光要進(jìn)行理論知識的培訓(xùn)，更應(yīng)注重計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)。因為一旦計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)受損，就有數(shù)據(jù)泄露、丟失的可能。

3.3.5 整合管理人員。 目前，學(xué)生的學(xué)籍檔案管理隊伍有分割的現(xiàn)象。針對數(shù)字化的需求，高校學(xué)籍檔案管理工作急需培養(yǎng)一支具有專業(yè)檔案管理能力、熟悉學(xué)生不同階段訴求、掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、了解最新職業(yè)發(fā)展形勢的管理隊伍。這就需要將教學(xué)人員、行政管理人員和館藏人員納入隊伍中，并不斷加強(qiáng)學(xué)校交流學(xué)習(xí)。

4 結(jié)束語

學(xué)籍檔案是高校學(xué)生學(xué)習(xí)生涯中的重要信息資源記錄，也是提高教學(xué)質(zhì)量管理水平的重要依據(jù)，對高校畢業(yè)生的工作分配和用人單位的錄用具有參考價值。在數(shù)字化辦公的大背景下，學(xué)籍管理模式數(shù)字化也是一種趨勢，是信息技術(shù)時代發(fā)展的產(chǎn)物，不僅能有效提高高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理效率，還能優(yōu)化學(xué)籍檔案的管理流程，減少高校對管理學(xué)生學(xué)籍檔案所消耗的人力財力支出，更能夠發(fā)揮其應(yīng)有的服務(wù)價值，提高學(xué)校的綜合管理水平。