醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新路徑的探討

張勝男

（吉林省結(jié)核病醫(yī)院(吉林省傳染病醫(yī)院) 吉林長春 130500）

醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的經(jīng)營和發(fā)展有著十分緊密的聯(lián)系，檔案資料是對(duì)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)過程的記錄，同時(shí)，也是醫(yī)院制定各項(xiàng)經(jīng)營發(fā)展決策的重要依據(jù)。由于醫(yī)院檔案資料涵蓋的范圍廣、內(nèi)容多，因此管理難度較大。隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，推動(dòng)了醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，通過將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)與傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作相融合，有效地提升醫(yī)院檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和全面性，更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供了依據(jù)。

1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性分析

1.1 有利于提升醫(yī)院的形象與信譽(yù)

醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院自創(chuàng)立以來的整個(gè)發(fā)展歷程，是醫(yī)院文化、研究、經(jīng)營、管理成果的記錄。醫(yī)院的檔案承載了醫(yī)院的歷史，也決定了醫(yī)院的未來；同時(shí)，醫(yī)院的檔案也保留了醫(yī)院珍貴的醫(yī)學(xué)研究案例、科研成果、診療記錄及醫(yī)護(hù)人員的個(gè)人成長及榮譽(yù)，通過檔案的一步步積累，為醫(yī)院的發(fā)展扎穩(wěn)了堅(jiān)實(shí)的根基，不斷提升醫(yī)院的品牌文化，樹立良好的社會(huì)形象與信譽(yù)。

1.2 有利于提高醫(yī)院運(yùn)營管理的水平

檔案管理的內(nèi)容相當(dāng)全面，涉及了醫(yī)院診療、服務(wù)、經(jīng)營、管理的方方面面，醫(yī)院的各項(xiàng)決策都需要依靠檔案資料提供真實(shí)可靠的參考。例如，醫(yī)院診療設(shè)備的采購需要結(jié)合過往醫(yī)療設(shè)備采購的數(shù)據(jù)和資料；醫(yī)院的人事調(diào)動(dòng)需要參考醫(yī)護(hù)人員的人事檔案；醫(yī)院的科研工作也需要參考以往針對(duì)的科研記錄［1］。由此可見，醫(yī)院大小事務(wù)的決定都離不開檔案管理工作，只有以檔案管理為依托，才可以有效提升醫(yī)院運(yùn)營管理的水平。

1.3 有利于開展醫(yī)學(xué)科研及教學(xué)工作

醫(yī)院不僅承擔(dān)著提供醫(yī)療服務(wù)的功能，同時(shí)，也是開展醫(yī)學(xué)研究和教學(xué)工作的主要場所。在醫(yī)院長期的運(yùn)營過程中，會(huì)積累大量的病案資料、醫(yī)療護(hù)理記錄、科研教學(xué)成果等，而這些寶貴的資料可以為醫(yī)學(xué)科研及教學(xué)工作的開展提供十分有力的參考和支持，幫助醫(yī)院在長久的積累當(dāng)中加以有效應(yīng)用，在總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，加以創(chuàng)新和突破，從而不斷提高醫(yī)院的科研能力和教學(xué)水平，推動(dòng)醫(yī)院綜合實(shí)力的顯著提升。

1.4 有利于真實(shí)還原醫(yī)療服務(wù)過程

在醫(yī)療服務(wù)過程中，不可避免地會(huì)發(fā)生一些醫(yī)患糾紛，如果不能得到妥善的處理，會(huì)加劇醫(yī)患之間緊張的關(guān)系；同時(shí)，一些患者及家屬在醫(yī)院內(nèi)部尋釁滋事，也會(huì)給醫(yī)護(hù)人員帶來一定的人身安全的威脅。醫(yī)院的檔案詳細(xì)記錄了病患的全部診療信息，當(dāng)出現(xiàn)醫(yī)患糾紛時(shí)，這些檔案資料可以真實(shí)地還原醫(yī)院為病患提供診療服務(wù)的過程，并且可以作為具有法律效力的證據(jù)，維護(hù)雙方的合法權(quán)益，保障醫(yī)院安全穩(wěn)定地運(yùn)營，降低醫(yī)患糾紛的發(fā)生概率，同時(shí)，也可以避免一些惡意中傷、尋釁滋事、醫(yī)鬧等事件的發(fā)生［1］。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 對(duì)檔案管理的重視不足

醫(yī)院檔案管理真實(shí)地記錄了醫(yī)療服務(wù)的過程，可以客觀、全面、可靠地為醫(yī)院各項(xiàng)決策的制定提供依據(jù)，并且借助對(duì)醫(yī)院檔案的分析和利用，不斷提高我國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的水平。但是，從醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際情況來看，由于忽視了醫(yī)院檔案的重要價(jià)值，而極大地影響了檔案管理工作的有效開展。一方面，部分醫(yī)院還沒有充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院管理與發(fā)展的重要價(jià)值，不愿意投入大量的資金和資源對(duì)現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理體系進(jìn)行建設(shè)和完善，醫(yī)院檔案管理只是對(duì)文件資料的簡單收集、匯總和保存，而沒有充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案的作用；另一方面，只重視醫(yī)院檔案的保存而忽視了對(duì)檔案價(jià)值的開發(fā)和利用，使得大量醫(yī)院檔案堆積，不但不能對(duì)提高醫(yī)療服務(wù)水平起到促進(jìn)作用，反而耗費(fèi)了大量的資金、人力和場地進(jìn)行檔案的保存和整理，造成了資源的極大浪費(fèi)。

2.2 醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的水平有著十分關(guān)鍵的影響。檔案管理的專業(yè)性強(qiáng)、工作內(nèi)容比較繁雜，對(duì)于檔案管理人員的工作技能、責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)都具有一定的要求。但是，在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作中，由于長久以來對(duì)醫(yī)院檔案管理工作缺乏重視，使得醫(yī)院投入于檔案管理部門的資源不足，專業(yè)的人才缺失也造成了檔案管理人員對(duì)于自身工作的價(jià)值缺乏正確的理解，在本職工作中存在著效率低、態(tài)度不端正、創(chuàng)新意識(shí)差等問題，部分醫(yī)院檔案管理人員責(zé)任心缺失，影響了醫(yī)院檔案的真實(shí)性、全面性和準(zhǔn)確性，因人為原因造成了檔案管理工作中的諸多失誤；還有部分醫(yī)院的檔案管理人員在本職工作中缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)，工作方法和理念比較陳舊，缺乏對(duì)檔案管理信息化的重視，在檔案管理工作中的主動(dòng)性和積極性不足，這也是制約醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的重要因素。

2.3 檔案管理的手段比較落后

目前，信息技術(shù)的快速發(fā)展已經(jīng)改變了各行各業(yè)傳統(tǒng)的工作模式，信息技術(shù)與傳統(tǒng)管理模式的融合已經(jīng)是醫(yī)院發(fā)展的必經(jīng)之路。在這種背景下，醫(yī)院檔案管理工作也需要加快信息技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。但是，從實(shí)際的情況而言，由于對(duì)醫(yī)院檔案管理缺乏重視，使得很多醫(yī)院的檔案管理工作還停留在以往比較落后的人工管理模式中，檔案資料仍以紙質(zhì)的檔案為主，檔案的獲取、整理、歸檔及調(diào)閱也主要依靠人力記錄。這種落后的檔案管理模式，一方面在檔案的保存上存在一定的難度，很容易出現(xiàn)檔案的丟失和損壞，醫(yī)院檔案保管的成本和風(fēng)險(xiǎn)也相對(duì)比較高［2］；另一方面，人力為主的檔案管理工作效率低下、人力成本較高，且由于檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊，也容易發(fā)生檔案信息的錯(cuò)漏，導(dǎo)致檔案失真甚至造假，影響醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值。

2.4 檔案管理制度不健全

檔案管理制度是保障醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、專業(yè)化的重要依據(jù)，對(duì)于完善檔案管理的流程，提升檔案管理的水平有著非常重要的推動(dòng)作用。但是，就目前情況而言，部分醫(yī)院在檔案管理方面缺乏完善的制度和規(guī)定，工作流程和崗位職責(zé)不明確、不清晰，導(dǎo)致檔案信息不完善，取用的流程也非常隨意，甚至造成了檔案遺漏甚至丟失的情況。此外，還有很多醫(yī)院雖然制定了檔案管理的相關(guān)規(guī)定，但是在實(shí)際的執(zhí)行過程中缺乏監(jiān)管，執(zhí)行力差，使得制度的約束成為了擺設(shè)，也很難發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

3 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

要解決當(dāng)前檔案管理所面臨的困境，就要從思想認(rèn)識(shí)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化對(duì)于醫(yī)院的行政管理和長遠(yuǎn)發(fā)展所具備的價(jià)值，并且投入更多的資源和精力完善現(xiàn)有的制度、流程和管理工具，確保檔案管理工作的規(guī)范化［3］。此外，除了醫(yī)院管理層面的重視和支持，檔案管理部門也要正確地認(rèn)識(shí)本職工作，將檔案管理的規(guī)范化建設(shè)與醫(yī)院的整體發(fā)展看作一個(gè)整體，提高大局觀，改變陳舊落后的觀念，能夠認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值，不斷提高思想認(rèn)識(shí)，努力學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識(shí)，提升崗位技能，只有醫(yī)院內(nèi)部形成統(tǒng)一的認(rèn)知，才能集各方之力為檔案管理工作的創(chuàng)新做好充分準(zhǔn)備。

3.2 創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的機(jī)制與體系

醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新需要樹立對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，能夠?qū)⑨t(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展緊密地結(jié)合起來，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況，投入相應(yīng)的資金、人才、技術(shù)和資源搭建檔案管理的體系，并積極開展檔案管理工作的創(chuàng)新，形成比較完善的醫(yī)院檔案管理機(jī)制。首先，醫(yī)院管理層要正確定位檔案管理在醫(yī)院行政管理中的角色，明確檔案管理部門的責(zé)權(quán)，對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容、流程及職能進(jìn)行梳理，做好分工，加強(qiáng)監(jiān)督與考核。其次，醫(yī)院要改變以往重檔案的保管而忽視檔案應(yīng)用的錯(cuò)誤思想，提高檔案的利用率，對(duì)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行全面的整合、分類和分析，從而使檔案的歸檔、分類更加規(guī)范化，為檔案的調(diào)取提供便利，通過檔案資料的合理使用不斷優(yōu)化醫(yī)院的工作流程，提高工作效率［4］。最后，根據(jù)醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求，完善檔案管理的相關(guān)制度，對(duì)檔案管理的責(zé)任、目標(biāo)、要求進(jìn)行有效的規(guī)范，提高檔案管理人員的重視，加強(qiáng)責(zé)任心，嚴(yán)格遵循醫(yī)院檔案管理的制度，確保醫(yī)院檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

3.3 加快醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)是信息時(shí)代下醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的必然選擇，也是提高檔案管理工作規(guī)范化程度的有效手段。首先，醫(yī)院需要投入更多的資源和精力建設(shè)檔案管理的信息化平臺(tái)，改變傳統(tǒng)人力為主的工作模式，開發(fā)或選擇適合的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化采集、篩選、錄入、存檔、更新及調(diào)取，要確保硬件設(shè)施能夠滿足海量數(shù)據(jù)的獲取、處理和傳輸工作，便于進(jìn)行醫(yī)院檔案管理平臺(tái)的開發(fā)、管理、運(yùn)營和更新。其次，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況和檔案管理的基本需求，配置功能強(qiáng)大、符合需求的管理軟件，結(jié)合最新的檔案管理技術(shù)，確保醫(yī)院檔案管理模式的先進(jìn)性，并定期對(duì)軟硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、更新、保養(yǎng)，從而滿足醫(yī)院檔案管理對(duì)于設(shè)備配置、容量、處理速度等方面的要求，通過強(qiáng)大的軟硬件設(shè)施建設(shè)，迎合醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新要求［5］。再次，對(duì)以往人工記錄的檔案，盡快完成信息化的錄入，以便于更好地配合醫(yī)院檔案信息化管理平臺(tái)的建設(shè)。最后，還應(yīng)當(dāng)重視對(duì)工作人員信息化操作水平的培訓(xùn)，開展檔案信息化管理平臺(tái)操作的相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，熟練掌握信息化管理軟件的使用方法，確保能夠勝任檔案管理信息化的工作要求，保質(zhì)保量地完成本職工作。

3.4 建立健全醫(yī)院檔案管理制度

健全的制度是保障檔案管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化的前提，要解決醫(yī)院在檔案管理工作中的諸多問題，就需要從制度和流程的角度建立健全現(xiàn)有的檔案管理制度，根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的深入學(xué)習(xí)，結(jié)合醫(yī)院自身的情況，建設(shè)一套適合醫(yī)院標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，明確落實(shí)檔案管理工作的范疇、目標(biāo)、職責(zé)、崗位設(shè)置、工作流程［6］。同時(shí)，還需要結(jié)合醫(yī)院檔案資料的使用習(xí)慣和使用需求，建立相應(yīng)的檔案調(diào)閱、歸檔、轉(zhuǎn)遞、安全管理、保密等制度，這樣就可以將醫(yī)院檔案管理的工作進(jìn)行有效的梳理，明確檔案管理的重點(diǎn)，并安排相應(yīng)的人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，確保檔案管理的各項(xiàng)工作有制可依，能夠有效加以監(jiān)督和約束。此外，除了要健全現(xiàn)有的制度以外，針對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督，提升檔案管理部門和人員的執(zhí)行力，確保各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程的執(zhí)行到位，從而不斷提升檔案管理的效率和水平。

3.5 提升檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理工作對(duì)于從業(yè)人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)都有一定的要求，要提升檔案管理工作的規(guī)范化，即要從人員管理角度提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，開拓人才吸納的渠道，重視專業(yè)檔案管理人才的招聘與培養(yǎng)，明確醫(yī)院檔案管理信息化的人才需求方向，并以此為目標(biāo)，廣泛吸引具有過硬知識(shí)積累和專業(yè)能力的對(duì)口人才。其次，針對(duì)現(xiàn)有的人員隊(duì)伍，要加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，從理論知識(shí)、專業(yè)技能兩個(gè)層面出發(fā)，要求工作人員必須具備電子化檔案管理的能力，并加強(qiáng)對(duì)新知識(shí)、新理念的學(xué)習(xí)，能夠跟上并領(lǐng)先醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的步伐。再次，要加強(qiáng)針對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，能夠?qū)n案資料的真實(shí)性、安全性和可靠性負(fù)責(zé)，在開展工作時(shí)，要抱著高度的責(zé)任心，提高自身的學(xué)習(xí)意識(shí)，能夠在本職工作中積極思考，敢于創(chuàng)新，提出優(yōu)化性建議。最后，要針對(duì)檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展制定相應(yīng)的規(guī)劃，借助科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高檔案管理人員的工作積極性，提高個(gè)人的工作貢獻(xiàn)，為優(yōu)秀人才提供一條切實(shí)可行的職業(yè)發(fā)展路徑，定期對(duì)工作人員的信息化操作水平進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與薪酬、績效相結(jié)合，制定明確的獎(jiǎng)懲制度，激活人員隊(duì)伍的積極性，更好地為醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新貢獻(xiàn)力量［7］。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院行政管理中的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展的重要性不可小視，但由于以往醫(yī)院對(duì)于檔案管理的價(jià)值缺乏認(rèn)識(shí)，在一定程度上制約了檔案作用的發(fā)揮。要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，就要加大投入，加快檔案管理的信息化建設(shè)，搭建完善的檔案管理信息化平臺(tái)，培養(yǎng)更多專業(yè)領(lǐng)域的優(yōu)秀人才，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，從而更好地為醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化改革做好準(zhǔn)備。