手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)的構(gòu)建及效果分析

裴宇權(quán) 劉莉 句建梅 范愛軍 魏琳

隨著醫(yī)療耗材改革過程中逐步取消藥品及耗材加成并控制化驗檢查等改革舉措的實施，公立醫(yī)院的收支結(jié)余模式發(fā)生了巨大變化。國家衛(wèi)生健康委員會提出要積極應(yīng)用移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、可穿戴設(shè)備等新技術(shù)，推動智慧醫(yī)療服務(wù)，提高醫(yī)院各部門的服務(wù)能力和管理水平。手術(shù)室高值耗材使用位居醫(yī)院前列，手術(shù)室高值耗材管理控制尤為重要。手術(shù)室高值耗材人工管理存在醫(yī)院一級、二級庫管理不到位的問題，相關(guān)工作如分揀、配置、收費、盤庫等由管理耗材人員進行手工錄入或電腦錄入，費時費力；人工管理耗材還存在手術(shù)中護士領(lǐng)取耗材頻次多、占用時間長、使用后容易漏收費等問題。手術(shù)室管理者利用智能化手段優(yōu)化高值耗材的全流程閉環(huán)管理，對于保證患者手術(shù)安全、提高醫(yī)務(wù)人員工作效率、提高醫(yī)院高值耗材整體管控及運營，具有深遠的意義。我院是一所三級甲等腫瘤?？漆t(yī)院，年手術(shù)量12 000 余臺。為提高工作效率、降低醫(yī)院運營成本，我院與相關(guān)公司合作，將基于射頻識別(radio frequency identification,RFID)技術(shù)的智能化全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)運用到手術(shù)室高值耗材管理中，實現(xiàn)了多部門實時監(jiān)測、管控每一件高值耗材，取得良好效果。

1 手術(shù)室高值耗材管理現(xiàn)狀及問題分析[8-9]

1.1 手術(shù)室高值耗材的特點

手術(shù)室高值耗材難以管理，主要因其具有如下特點。①種類繁多，專業(yè)性強，包括普通消耗材料、特殊消耗材料、設(shè)備相關(guān)耗材及敷料等。②使用風(fēng)險大，大多數(shù)高值耗材直接作用于或進入到人體內(nèi)，產(chǎn)品質(zhì)量的可靠性、功能有效性、安全性等直接關(guān)系著患者的治療效果、生命安全及醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量。③價格高，庫存周轉(zhuǎn)、核算結(jié)賬等經(jīng)濟管理效益尤為重要。④信息不對稱，供應(yīng)商及設(shè)備市場管理較為混亂。⑤醫(yī)院無法進行高值耗材的實時監(jiān)控、盤點庫存及使用量、追溯等。

1.2 手術(shù)室高值耗材管理中的問題

主要包括以下管理問題。①高值耗材管理費時費力。一般醫(yī)院高值耗材設(shè)有采購中心一級庫房、手術(shù)室二級庫房。手術(shù)室二級庫房的相關(guān)工作，如分揀、配置、收費等由管理人員手工錄入或電腦錄入，費時費力。②財務(wù)結(jié)算管理容易存在誤差。高值耗材在取用、收費方面有一定隨意性，易發(fā)生漏收費、錯收費等情況。供應(yīng)商一般先送貨，患者使用后再收費，相關(guān)高值耗材管理人員月初統(tǒng)一盤點、結(jié)賬，再與供應(yīng)商進行財務(wù)結(jié)算。二級庫與一級庫的聯(lián)動性差，導(dǎo)致盤庫、結(jié)賬等誤差易發(fā)。③感染控制風(fēng)險高、耗材追溯難。高值耗材直接作用于手術(shù)患者體腔內(nèi)或植入患者身體內(nèi)，其滅菌有效期、功能性、安全性及產(chǎn)品質(zhì)量直接影響手術(shù)患者手術(shù)質(zhì)量、預(yù)后及生命安全。傳統(tǒng)高值耗材使用后將產(chǎn)品外包裝上的條形碼貼在病歷里，用于產(chǎn)品的追溯。但高值耗材產(chǎn)品出廠自身條碼缺乏規(guī)范性和唯一性，加上醫(yī)院信息系統(tǒng)的不完善，條形碼無法精準(zhǔn)查詢產(chǎn)品所有信息。一旦發(fā)生不良事件，很難準(zhǔn)確追溯耗材的相關(guān)信息。

2 基于RFID 技術(shù)的手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)構(gòu)建及應(yīng)用

2.1 基于RFID 技術(shù)的手術(shù)室高值耗材智能化全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)構(gòu)建

我院此系統(tǒng)是運用RFID 技術(shù)將醫(yī)院高值耗材進行一物一碼的自動標(biāo)識和識別，通過RFID 智能終端（智能耗材柜+智能手持終端）的軟件系統(tǒng)與醫(yī)院手術(shù)室原有HIS 管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息無縫對接，構(gòu)建醫(yī)院醫(yī)療物聯(lián)網(wǎng)(hospital medical internet of things,HIOT)系統(tǒng)，從而實現(xiàn)手術(shù)室高值耗材全流程閉環(huán)管理。根據(jù)手術(shù)室實際場地、高值耗材管理及手術(shù)室各項工作流程，我院與公司進行多種管理方案的系統(tǒng)開發(fā)、流程再造，以滿足高值耗材在院內(nèi)采購中心一級庫、手術(shù)室二級庫之間的雙向流動以及院內(nèi)、院外采購與供應(yīng)的信息化管控。實現(xiàn)多部門對每一件高值耗材當(dāng)前狀態(tài)可進行實時查詢、管理、信息共享，最終達到醫(yī)院采購中心、手術(shù)室、財務(wù)科、供應(yīng)商等多部門各項業(yè)務(wù)、環(huán)節(jié)智能化全流程閉環(huán)管理，推進醫(yī)院高值耗材管理的智能化、信息化、精細化的目的。手術(shù)室每一件高值耗材進入高值耗材柜前都粘貼一個唯一的身份證——RFID 碼，通過高值耗材柜及手術(shù)間內(nèi)的掃碼槍進行一物一碼自動標(biāo)識和識別來完成高值耗材的全流程閉環(huán)管理。

2.2 手術(shù)室高值耗材智能化管理系統(tǒng)安裝及調(diào)試

根據(jù)醫(yī)院場地、醫(yī)院HIS 系統(tǒng)、醫(yī)院高值耗材使用及管理流程，進行流程優(yōu)化和再造。在院內(nèi)實現(xiàn)高值耗材使用科室與其他相關(guān)科室的“物流”“信息流”“資金流”統(tǒng)一對接，院外搭建與供應(yīng)商相連的物流平臺，實現(xiàn)高值耗材從“供應(yīng)”物流向醫(yī)院內(nèi)部“使用”物流的延伸，最終通過高值耗材一物一碼實現(xiàn)申領(lǐng)、采購、配送、入庫、使用、退損、收費、追溯等過程的智能全流程閉環(huán)管理。

工程師在手術(shù)室安裝調(diào)試智能RFID 高值耗材柜和智能終端設(shè)備（手持機），二者與高值耗材實現(xiàn)一物一碼自動標(biāo)識和識別，信息實時傳輸?shù)诫娔X。高值耗材柜將操作者信息、患者信息、各項耗材信息等進行實時綁定，實時傳輸并存儲于系統(tǒng)服務(wù)端，供院方人員進行實時信息查詢、管控和追溯；實現(xiàn)實時柜內(nèi)高值耗材智能化盤點，顯示盈虧明細、效期提示及補貨提示。在采購中心、財務(wù)室安裝智能耗材管理工作站和智能耗材供應(yīng)商管理平臺，使采購中心、手術(shù)室、財務(wù)處和供應(yīng)商可進行高值耗材庫存及效期查詢、耗材信息變更審批及查詢、供應(yīng)商信息變更審批及查詢、訂貨申請及審批、耗材手工管理、導(dǎo)出報表等操作。見圖1。

圖1 手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理流程

2.3 手術(shù)室護士培訓(xùn)及項目實施

各部門系統(tǒng)安裝完成后，由公司工程師對手術(shù)室全體護士進行專業(yè)培訓(xùn)并考核，護士考核成績合格后方可使用智能化高值耗材管理系統(tǒng)。手術(shù)室根據(jù)手術(shù)科室、手術(shù)方式、醫(yī)生習(xí)慣將高值耗材進行分類匯總，編寫成每個科室手術(shù)高值耗材套餐電子書，每3 個月更新1 次，放在每一間手術(shù)間內(nèi)供護士隨時查詢使用。

2.4 手術(shù)室高值耗材使用流程

巡回護士通過本人的指紋、工號或RFID 腕帶等進行操作者身份識別確認；開啟智能高值耗材柜門；輸入患者ID 號；根據(jù)手術(shù)需求領(lǐng)取高值耗材；護士在手術(shù)間內(nèi)通過手持機掃描患者腕帶上的條形碼確認患者身份及各項信息；巡回護士在高值耗材使用后進行掃碼收費、退庫，批量打印每臺次手術(shù)耗材清單等，減少人工記賬、核算等偏差，杜絕了護士漏收費等。巡回護士在刷指紋及掃描耗材上的條形碼時已經(jīng)實時將操作者信息、耗材信息、患者信息等進行綁定，實時傳輸并存儲于系統(tǒng)服務(wù)端，供采購中心、財務(wù)處、手術(shù)室等部門的工作人員進行實時信息查詢、盤點、領(lǐng)貨、追溯等，見圖2。

圖2 手術(shù)室護士高值耗材智能化使用流程

2.5 進行反饋及持續(xù)改進

我院手術(shù)室自2018 年4 月開始使用智能化高值耗材管理系統(tǒng)后，剛開始陸續(xù)出現(xiàn)手術(shù)室內(nèi)部信號不好、HIS 與RFID 信息對接不暢、柜門打不開、終端手持機死機、掃不上碼等問題，使用的前6 個月，公司工程師工作日均駐守在手術(shù)室，發(fā)現(xiàn)問題立刻解決，根據(jù)現(xiàn)場發(fā)生的問題不斷調(diào)整智能柜、手持機的程序，以滿足臨床工作的各項需求，目前手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)使用效果良好。

3 效果

3.1 護士領(lǐng)取高值耗材的頻次與占用時間明顯減少

比較智能高值耗材管理系統(tǒng)使用前、后1 個月內(nèi)，護士分別在128 臺手術(shù)中外出領(lǐng)取高值耗材的頻次與領(lǐng)用時間，結(jié)果見表1。使用后巡回護士外出領(lǐng)取高值耗材頻次和時間明顯低于使用前，差異有統(tǒng)計學(xué)意義(=16.164、38.879，均＜0.01)。

表1 使用前后巡回護士領(lǐng)取高值耗材頻次、時間比較()

3.2 漏收費頻次及漏收費金額減少

比較同期智能高值耗材管理系統(tǒng)使用前、后6個月內(nèi)，護士的漏收費頻次及金額，結(jié)果顯示，護士漏收費頻次由使用前的7.33 次/月降至0 次/月。護士漏收費金額由使用前的(21 376.25±6 547.49)元/月降至0 元/月。

4 討論

4.1 有利于降低醫(yī)院運營成本

我院手術(shù)室高值耗材的智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)通過簡化工作流程、減少中間環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了醫(yī)院內(nèi)多部門對每一件高值耗材的信息共享、實時管控。醫(yī)院多部門聯(lián)動，在科室電腦工作站即可完成高值耗材的入庫、申領(lǐng)、收費、退庫、實時盤點、財務(wù)結(jié)算、追溯等功能，節(jié)約了人力、物力和財力，避免了采購信息傳遞錯誤、庫存積壓、斷貨等問題，有效地降低了醫(yī)院運營成本。

4.2 可為患者提供手術(shù)安全保障

該系統(tǒng)運用RFID 技術(shù)將醫(yī)院每一件高值耗材入手術(shù)室前進行一物一碼標(biāo)識和自動識別，通過智能終端的掃碼識別，對每一件高值耗材建立實時信息檔案；多部門可實時管控、查詢每一件高值耗材的所有狀態(tài)，確保每一件高值耗材均符合國家法律法規(guī)對閉環(huán)追溯的管理要求；有效完善智能化財務(wù)支付管理。

4.3 能有效提高醫(yī)務(wù)人員工作效率

使用此系統(tǒng)可有效提高手術(shù)室護士工作效率，增加護士護理患者的時間。本研究結(jié)果顯示，手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)上線使用后，每一臺手術(shù)中巡回護士外出領(lǐng)取高值耗材的時間明顯縮短，且每臺外出取物次數(shù)減少，從而增加了巡回護士在手術(shù)間的在位率。此外，巡回護士通過耗材柜、手持機進行高值耗材申領(lǐng)、掃碼收費、每臺次手術(shù)批量打印耗材清單等程序，減輕了護士的工作量和工作強度。

手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)可有效杜絕漏收費現(xiàn)象。從數(shù)據(jù)統(tǒng)計得出，護士使用智能高值耗材柜后未再發(fā)生漏收費情況、漏費金額為0，避免了人為的漏收費現(xiàn)象。手術(shù)室管理者根據(jù)以往收費中存在的漏洞，與工程師在智能柜使用程序中做了限定：如果護士使用高值耗材數(shù)量領(lǐng)用≠掃碼收費+歸還，智能柜就會出現(xiàn)報警提示，提示該護士此臺手術(shù)患者的高值耗材沒有完成閉環(huán)使用，并提示其需重新查詢耗材的收費項目和數(shù)量以及是否漏掃碼收費或者是否忘記歸還；耗材柜阻止此護士的權(quán)限進入到下一例患者的高值耗材界面領(lǐng)取物品，從而有效杜絕了漏收費現(xiàn)象。

手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)可有效提高各類耗材相關(guān)人員的工作效率。通過系統(tǒng)開發(fā)及流程再造，每一件高值耗材從請領(lǐng)、入庫、使用、退庫、收費、盤點、財務(wù)結(jié)算、追溯等都進行實時傳輸，手術(shù)室護士、手術(shù)室耗材管理員、采供中心、財務(wù)科等工作人員通過工作站電腦可實時查詢、盤點，還可即刻完成申領(lǐng)等各項工作，而院外供貨商也可從電腦接收供貨需求。由此可見，該系統(tǒng)有效提高了醫(yī)院內(nèi)高值耗材的采購管理、醫(yī)務(wù)人員使用及醫(yī)院外供銷商供貨的工作效率。

綜上所述，手術(shù)室高值耗材智能全流程閉環(huán)管理系統(tǒng)通過RFID 智能終端（智能耗材柜+智能手持終端）與醫(yī)院手術(shù)室原有HIS 管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息無縫對接，將手術(shù)室高值耗材進行一物一碼的自動標(biāo)識和識別，最終實現(xiàn)了醫(yī)院采購中心、手術(shù)室、財務(wù)科、供應(yīng)商等多部門的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全流程閉環(huán)管理，實現(xiàn)了各級耗材相關(guān)人員、高值耗材及設(shè)備的信息智能化管理，提高了醫(yī)務(wù)人員工作效率，降低了醫(yī)院運營成本，減少了人工管理的失誤率。