檔案資源開發(fā)利用存在的問題及建議

孫明俠

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟水平不斷提升，人們對檔案信息的需求量也變得越來越大，使檔案資源管理工作在實際展開的過程中，所涉及的內(nèi)容更為豐富，從而在一定程度上加大了檔案管理人員的工作壓力。如何進一步加強對檔案資源的有效開發(fā)以及規(guī)范化管理成為現(xiàn)階段促進我國社會穩(wěn)定運行發(fā)展的關(guān)鍵。基于此，本文嘗試對檔案資源開發(fā)利用存在的問題以及策略進行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案資源;開發(fā)利用;問題;建議

檔案資源管理工作在實際展開過程中應(yīng)該充分把握檔案資源的特性，其主要體現(xiàn)為原始性、綜合性、知識性以及廣泛性等幾個方面，是我國社會各項管理工作經(jīng)驗與科技成果相結(jié)合的重要體現(xiàn)，在我國生產(chǎn)經(jīng)營、科技開發(fā)以及行政管理等多種形式工作中被廣泛應(yīng)用，并且發(fā)揮出了重要作用。隨著現(xiàn)階段我國社會主義市場經(jīng)濟體系全面落實，如何對當(dāng)前檔案信息資源系統(tǒng)進行有效開發(fā)利用成為促進我國社會整體發(fā)展的關(guān)鍵路徑之一，同時也是擺在現(xiàn)階段我國檔案工作者面前的重要任務(wù)，今后應(yīng)該注意進一步加大對檔案資源開發(fā)利用中各項問題的治理以及解決力度，從而促進我國檔案事業(yè)健康發(fā)展。

一、當(dāng)前檔案資源開發(fā)利用存在的主要問題

1.檔案利用率較低

目前，我國在開展檔案資源開發(fā)利用過程中，雖然行業(yè)內(nèi)部的檔案工作人員進行了多種探索以及嘗試，但是在檔案資源開發(fā)利用方面仍然沒有取得理想效果，在實質(zhì)上依然處于封閉或者半封閉狀態(tài)，致使很大一部分檔案資源利用率較低，沒有很好體現(xiàn)出自身價值。

2.檔案管理硬件條件較差

在開展檔案資源開發(fā)工作時，必須要有完善的硬件條件作為支撐。但是當(dāng)前來看，往往檔案管理場地空間較為有限，這也使得檔案擺放較為密集，整體通風(fēng)效果較差，紙質(zhì)檔案很可能會出現(xiàn)返潮、發(fā)霉的現(xiàn)象，這也直接影響了檔案信息的正常利用。同時，還面臨著不同程度的計算機設(shè)備老化、掃描儀及刻錄機損壞等問題，也正是因為這些問題存在，使得檔案資源管理工作開展受到多方面因素的影響，無法保證數(shù)字化檔案管理的效率及精準(zhǔn)性。

3.檔案開發(fā)范圍較小

現(xiàn)階段很多檔案館可供對外開放的檔案信息較少，所涉及的內(nèi)容也較為單一，造成很多時候檔案館的檔案資源無法為社會其他行業(yè)提供有價值的參考信息，不利于檔案資源的開發(fā)利用。不同的社會階層、組織團體以及個人對檔案資源的需求往往存在較大差異性，并且在實際進行檔案查閱的時候，往往還會受到借閱者身份、檔案類別以及檔案保密程度等多方面的限制，這也造成現(xiàn)階段我國檔案館中很大一部分檔案資源僅限于專業(yè)學(xué)科領(lǐng)域之間交流、單位之間互相交流應(yīng)用，并沒有對社會大眾開放，在一定程度上削弱了檔案資源的實際價值。

4.檔案系統(tǒng)建設(shè)基礎(chǔ)較為薄弱

目前，我國一部分檔案館往往由于國家政策以及當(dāng)?shù)卣?jīng)濟條件等原因存在投資力度小、設(shè)備老舊落后等情況，并且有的檔案館的檔案資料沒有得到妥善保管以及整理，甚至沒有為其設(shè)置專門的編目，使這些檔案資源很難為查閱者搜索到。另外，檔案館的檢索工具不健全，用戶查找檔案的準(zhǔn)確率會明顯降低，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案信息查找不全、查找不準(zhǔn)的現(xiàn)象，這也在整體上降低了檔案館的服務(wù)水平。

二、檔案資源開發(fā)利用問題的成因

1.檔案意識淡薄

對現(xiàn)階段我國檔案資源開發(fā)利用所存在的問題進行深入分析后可以發(fā)現(xiàn)，其重要原因就是因為檔案意識淡薄，主要是因為檔案工作在社會的知名度不高，很多人對檔案事業(yè)的理解存在偏差，沒有意識到檔案事業(yè)開展對我國社會整體建設(shè)發(fā)展的重要性。即使是很多專業(yè)檔案工作者對于自身崗位工作的意識還停留在檔案接洽、分類、保管等基本檔案管理工作內(nèi)容上，這種工作理念已經(jīng)較為傳統(tǒng)。歸根結(jié)底，這與我國政府相關(guān)職能部門在檔案工作方面的投入力度不夠有直接關(guān)系，同時也沒有做好相應(yīng)的社會引導(dǎo)工作，從而使得檔案事業(yè)在社會上的知名度以及響應(yīng)度較低，這也對檔案事業(yè)的有效開展產(chǎn)生了一定負(fù)面影響。

2.檔案管理者自身素質(zhì)有待提升

隨著我國社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式以及工作思想已經(jīng)很難滿足當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展需求，這就需要相關(guān)檔案工作者不斷提升自身綜合素質(zhì)，由于檔案管理工作內(nèi)容具有綜合性特點，因此相關(guān)檔案工作人員不僅要具備一定的文史知識以及文字駕馭能力，同時還應(yīng)該掌握相關(guān)技能知識，如要對統(tǒng)計學(xué)、分類管理學(xué)、計算機科學(xué)等技術(shù)領(lǐng)域知識有一定了解。但是，目前來看，我國很大一部分檔案館的檔案工作者往往自身綜合素質(zhì)很難達到新形勢下檔案管理工作的開展需求，使檔案資源的開發(fā)利用受到了一定限制，經(jīng)常會出現(xiàn)部分環(huán)節(jié)銜接不當(dāng)以及無法有效落實的現(xiàn)象，這也在很大程度上阻礙了我國檔案事業(yè)的整體現(xiàn)代化發(fā)展進程。

3.檔案管理思想保守

對于目前我國很大一部分檔案工作者來說，在展開檔案管理工作的時候，并沒有積極響應(yīng)新的社會形勢，同時也沒有將開拓精神以及競爭意識融入檔案管理工作中，造成檔案管理工作在實際展開的過程中存在管理形式單一、管理思想守舊的現(xiàn)象，不利于檔案管理工作的有效開展。

三、檔案資源開發(fā)利用的優(yōu)化措施

1.轉(zhuǎn)變觀念，樹立服務(wù)意識

從現(xiàn)階段社會發(fā)展實際情況來看，檔案資源開發(fā)利用已經(jīng)成為促進社會內(nèi)部運轉(zhuǎn)穩(wěn)定性的關(guān)鍵因素之一，并且檔案資源作為一種極為珍貴的信息資源的價值得到了逐漸顯現(xiàn)，其可以在人類的生產(chǎn)經(jīng)營、日常生活中創(chuàng)造寶貴財富，對檔案資源信息進行合理應(yīng)用可以在很大程度上節(jié)省人力、物力以及資金成本的投入，是現(xiàn)階段我國社會經(jīng)濟建設(shè)不可缺少的重要物質(zhì)條件之一。檔案資源開發(fā)利用工作主要是指對已有檔案資源價值進行挖掘，從而使其可以更好地為當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展進行服務(wù)。因此，在進行檔案資源開發(fā)利用的時候，應(yīng)該注意積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案資源開發(fā)觀念，樹立起與現(xiàn)階段社會發(fā)展實際形勢相符合的服務(wù)意識。在過去很長一段時間，我國在開展檔案資源開發(fā)利用工作時，往往存在較為嚴(yán)重的“重保管，輕利用”現(xiàn)象，也正是因為這種現(xiàn)象的存在，使很大一部分檔案資源并沒有發(fā)揮出自身價值。今后，檔案館在展開檔案資源管理工作的時候，應(yīng)該注意秉持服務(wù)至上的基本原則，保證現(xiàn)有檔案資源可以物盡其用，從而最大限度滿足查閱者對于檔案的使用需求。檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案資源的實際特點開展具有針對性的檔案服務(wù)工作，要對傳統(tǒng)坐等檔案利用者上門的方式進行一定改變，將被動服務(wù)改為主動服務(wù)、超前服務(wù)，通過這種方式來進一步擴展檔案資源的使用范圍，同時也提升了檔案管理部門的整體服務(wù)水平，通過對主動服務(wù)與被動服務(wù)之間的關(guān)系進行準(zhǔn)確把控，可以使檔案管理部門更好地應(yīng)用創(chuàng)新服務(wù)方式，打開新市場，在保證檔案資源價值得到發(fā)揮的同時，也使檔案管理部門獲得了相應(yīng)的收益。

2.加強學(xué)習(xí)，提升檔案意識

想要使檔案資源管理工作的開展取得理想效果，企業(yè)方面應(yīng)該將組織全體職工定期學(xué)習(xí)作為重要路徑，檔案管理并不只是檔案部門的工作，需要全體職工有清晰的檔案保護意識，在對檔案進行利用時，應(yīng)該避免檔案受到損壞。在組織職工開展檔案管理學(xué)習(xí)時，應(yīng)該大力宣傳、落實國家相關(guān)法律法規(guī)、方針政策，通過多種宣傳形式相結(jié)合的方式來培養(yǎng)職工的檔案意識，這樣可以使其更為充分地認(rèn)識到檔案信息資源的價值，今后在對檔案資源進行使用時，也會格外珍視這些寶貴的信息資源，自覺收集整理。同時，企業(yè)還應(yīng)該意識到，對職工檔案意識的培養(yǎng)應(yīng)該是長期性的，從而在企業(yè)內(nèi)部營造良好的檔案管理及開發(fā)使用氛圍，這樣才能從根本上提升檔案資源整體管理利用質(zhì)量。此外，由于企業(yè)的檔案管理工作具有綜合性、復(fù)雜性的基本特征，這也需要企業(yè)方面相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作予以充分重視，將其當(dāng)作企業(yè)日常運轉(zhuǎn)過程中的重要工作內(nèi)容，應(yīng)用大力宣傳的方式來調(diào)動職工參與檔案管理法規(guī)政策學(xué)習(xí)的積極性。

3.突出特色，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢

在開展檔案資源開發(fā)利用工作時，應(yīng)該根據(jù)檔案資源的所屬類別對其專業(yè)特色進行挖掘，從而保證檔案資源的價值可以得到有效發(fā)揮。不同行業(yè)的檔案資源往往在其專業(yè)特色上存在明顯差距，因此在對其進行開發(fā)利用時，應(yīng)用理念也不盡相同，這就需要檔案管理人員對相關(guān)專業(yè)的知識內(nèi)容有較為具體的掌握，根據(jù)實際情況來確定具有針對性的檔案開發(fā)以及應(yīng)用方案。例如，對于醫(yī)院疾控中心來說，其所涉及的檔案資源主要包括健康教育、艾滋病防治、慢性病防控等方面，因此在開展檔案開發(fā)利用工作的時候應(yīng)該注意對其專業(yè)優(yōu)勢進行有效發(fā)揮，通過這種方式來保證疾控中心的各項職責(zé)得到具體落實，要注意充分利用疾控中心檔案資源，對現(xiàn)有的文字、圖片、音頻以及視頻等資源進行合理應(yīng)用?？梢岳矛F(xiàn)有的疾控中心檔案資源制作成宣傳冊、展示板等，還可以積極利用官方網(wǎng)站、微信公眾號以及微博等方式來進行形式多樣的疾控宣傳，通過這種方式可以進一步提升人們的疾病防控意識。由此可以看出，在進行檔案資源開發(fā)利用工作時，對其專業(yè)特色進行有效發(fā)掘可以使其價值得到更為具體的體現(xiàn)，這也更加有利于檔案資源服務(wù)社會，服務(wù)人民。

4.加大資金投入，促進系統(tǒng)建設(shè)

現(xiàn)階段我國科技水平不斷提升，在進行檔案資源開發(fā)利用的時候，也應(yīng)該注意與社會發(fā)展實際情況進行緊密結(jié)合，將信息技術(shù)手段融入檔案資源管理工作中，這樣也可以使現(xiàn)有的檔案資源得到更為充分的開發(fā)利用。因此，今后在對檔案資源進行開發(fā)的過程中，應(yīng)該注意進一步加大資金投入力度，以此為基礎(chǔ)建立起功能更為完善的檔案資源管理平臺，從而保證檔案管理的信息化建設(shè)水平可以得到持續(xù)性提升。當(dāng)建立起信息化檔案管理以及利用平臺之后，可以對多種檔案資源進行協(xié)調(diào)管理以及開發(fā)，通過信息化系統(tǒng)的應(yīng)用也使得各業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)程度明顯提升，從而實現(xiàn)了多種業(yè)務(wù)之間的無縫對接。在展開檔案資料管理工作的時候，最為重要的前提之一是要保證檔案資源的真實性，這樣對其進行后續(xù)的開發(fā)以及利用才有意義。檔案館在展開檔案資源信息化管理工作時，尤其要將工作重點放在一些老舊、分散的檔案資源管理上，通過信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用來使其可以更為有序、準(zhǔn)確的展示在工作人員以及查閱者的視線范圍，使檔案資源的利用更為高效，同時也使檔案資源的整體利用安全得到了保證。檔案館應(yīng)該充分意識到想要實現(xiàn)對檔案信息化資源系統(tǒng)的深入開發(fā)以及建設(shè)并非一朝一夕能夠?qū)崿F(xiàn)的，需要對檔案管理人員有一定耐心，要根據(jù)當(dāng)前檔案資源儲存實際情況來確定系統(tǒng)建設(shè)規(guī)模，要保證其可以實現(xiàn)對檔案資源的遠程查詢以及利用，使檔案工作效率得到保證。

5.完善工作制度，規(guī)范工作流程

目前，我國很多單位的檔案部門或者專業(yè)檔案館往往還存在著工作制度完善程度不高的現(xiàn)象，也正是因為這種情況的普遍存在，使很多時候檔案資源開發(fā)利用工作在實際展開過程中缺乏具體依據(jù)，使檔案管理工作的整體開展效果受到了嚴(yán)重影響。按照我國《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)要求，檔案管理部門應(yīng)該明確檔案收集、編目、統(tǒng)計以及利用等各個環(huán)節(jié)的操作流程，保證檔案資源管理工作的開展更為規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案開發(fā)利用工作的開展更加具有針對性，從而使得檔案資源的價值得到有效發(fā)揮。同時，還應(yīng)該注意建立起完善的考核評價機制，對各方面檔案管理工作的開展情況進行全面監(jiān)督，并且注意定期對相關(guān)管理人員進行考核，通過這種方式來對其綜合素質(zhì)進行確定，建立完善的考核評價機制有效促進了檔案資源開發(fā)利用工作的開展。在展開檔案資源管理跟蹤監(jiān)督檢查工作的時候，應(yīng)該對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的開展情況進行實時分析，從而在第一時間確定其是否符合標(biāo)準(zhǔn)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應(yīng)該及時進行處理，從而保證檔案開發(fā)利用過程中的各項業(yè)務(wù)可以得到有效落實。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著我國社會的不斷發(fā)展，所產(chǎn)生的各種檔案體量在不斷增大，使檔案管理工作在實際開展過程中要克服多方面困難，需要相關(guān)檔案管理人員自身具有較強的專業(yè)素質(zhì)。當(dāng)前，我國信息技術(shù)水平不斷提升，并且在各個行業(yè)中有廣泛應(yīng)用，今后在開展檔案資源開發(fā)利用工作時也應(yīng)該注意積極與信息化技術(shù)進行結(jié)合，保證檔案資源的分類、分析、統(tǒng)計以及保存等各項工作的開展效率得到有效提升，使檔案管理工作的精準(zhǔn)性得到保證。檔案管理部門應(yīng)該注意定期對內(nèi)部檔案工作者進行素質(zhì)提升培訓(xùn)，其培訓(xùn)應(yīng)該涉及檔案管理理念的創(chuàng)新、信息技術(shù)與檔案管理的融合等方面內(nèi)容，從而培養(yǎng)出與現(xiàn)階段社會發(fā)展實際需求方向更為符合的檔案工作者。隨著檔案體量的增加，所涉及的內(nèi)容也越來越豐富，想要在短時間內(nèi)培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍往往存在一定難度，因此檔案管理部門要有一定的耐心，對現(xiàn)階段企業(yè)以及行業(yè)實際發(fā)展情況有清晰具體的了解，以此作為基礎(chǔ)來保證培訓(xùn)工作的開展更加具有針對性。今后，傳統(tǒng)的半人工檔案資源開發(fā)利用勢必會逐漸退出歷史舞臺，檔案館應(yīng)該積極借助數(shù)字化技術(shù)開展相應(yīng)的檔案管理工作，并且要注意對以往的檔案服務(wù)模式進行一定轉(zhuǎn)變，將被動服務(wù)變成主動服務(wù)、超前服務(wù)，使檔案管理工作的開展與現(xiàn)代化社會的實際發(fā)展需求更為符合。

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（作者單位：中國石油長慶油田分公司檔案館）

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