加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

劉笑榮

干部人事檔案是記錄干部個(gè)人信息以及其在位期間工作情況的一項(xiàng)證明，通過(guò)查閱干部人事檔案，可使單位對(duì)干部的工作能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)等信息都有所了解和掌握。傳統(tǒng)的檔案管理工作通常采用紙質(zhì)檔案，常出現(xiàn)信息模糊不清、查找困難甚至丟失的情況，為檔案管理工作帶來(lái)不便。因此，為順應(yīng)我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，必須加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理進(jìn)程，全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新?；诖?，本文分析了干部人事檔案信息化管理的重要性，提出幾點(diǎn)加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理的具體措施，以期為相關(guān)檔案管理工作者提供參考與借鑒。

我國(guó)改革開(kāi)放幾十年來(lái)，各行各業(yè)均飛速發(fā)展并取得了一定的成果，這與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展是分不開(kāi)的。信息化技術(shù)在檔案管理工作中也得到了較為廣泛的應(yīng)用，但許多地區(qū)的檔案管理工作人員并未認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理信息化的重要性，依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。雖然紙質(zhì)檔案也有其相應(yīng)的優(yōu)點(diǎn)，但較為落后，已經(jīng)無(wú)法很好適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，阻礙干部人事檔案管理工作效率的提高。為使干部人事檔案管理更具備規(guī)范性、安全性，應(yīng)積極采取信息化手段進(jìn)行改革，加快干部人事檔案管理工作信息化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案查詢(xún)的效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，導(dǎo)致在查詢(xún)資料時(shí)存在極大的不便，全面推廣干部人事檔案信息化管理可以有效提高檔案的信息化價(jià)值。為使干部人事檔案管理工作展現(xiàn)出一定的信息化價(jià)值，最重要的一個(gè)步驟即將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息化處理，將其內(nèi)容轉(zhuǎn)化替換為電子信息，并且及時(shí)輸入到計(jì)算機(jī)中，利用合適的軟件保存在檔案系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中。通過(guò)信息化檔案管理的方式，可以使檔案管理人員在查詢(xún)資料、查詢(xún)相關(guān)干部人事信息時(shí)更加方便、快捷，如通過(guò)檔案管理軟件附帶的信息檢索功能，通過(guò)輸入關(guān)鍵詞的方法快速檢索到相關(guān)信息，省去了傳統(tǒng)檔案管理工作中煩瑣的查詢(xún)方式。此外，還可以利用檔案管理軟件直接提取并應(yīng)用相關(guān)數(shù)據(jù)，若檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)變動(dòng)還可以直接在線進(jìn)行修改。若需要存檔的干部人數(shù)較多，或需要存檔的干部構(gòu)成較為復(fù)雜，采用信息化檔案管理方式可以有效縮短檔案查詢(xún)所需的時(shí)間，提高檔案管理工作的整體效率。

（二）提高檔案管理規(guī)范性

加強(qiáng)干部人事檔案的信息化管理，可以有效促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，在將干部人事檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔r(shí)，通常需要要求填寫(xiě)人員完全遵照檔案信息管理系統(tǒng)的規(guī)范要求進(jìn)行規(guī)范的信息填寫(xiě)工作，其規(guī)范中明確規(guī)定了檔案信息化所需的字體、文字大小以及內(nèi)容、格式等，可以有效改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所存在的手寫(xiě)字體不清、難以辨認(rèn)、書(shū)寫(xiě)內(nèi)容不全以及格式不規(guī)范等情況。在相關(guān)檔案管理工作人員進(jìn)行信息查詢(xún)時(shí)，僅需要將所需查找的人員姓名、編號(hào)或關(guān)鍵詞等信息輸入，利用檢索功能即可以快速查詢(xún)出相應(yīng)的信息。此外，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案等過(guò)程中，需要應(yīng)用大量信息技術(shù)，做好檔案的數(shù)據(jù)遷移工作，并且在內(nèi)部系統(tǒng)進(jìn)行檔案共享，提高檔案信息的有效利用率，使相應(yīng)的干部人事檔案得到規(guī)范化管理。

（三）提高檔案保存的安全性

由于檔案中記錄了大量重要信息，所以在保存管理過(guò)程中需要較高的安全性，但傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通常采用筆墨在紙張上書(shū)寫(xiě)的形式，若要對(duì)其長(zhǎng)期保存，則必須保證其保存環(huán)境始終保持一定范圍內(nèi)的溫度、濕度，并且需要保存環(huán)境長(zhǎng)期不受強(qiáng)烈陽(yáng)光照射，以對(duì)其進(jìn)行良好的保存，避免出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡模糊不清的情況，導(dǎo)致無(wú)法辨識(shí)其中的重要信息，對(duì)檔案信息的長(zhǎng)久保管帶來(lái)阻礙。并且要想長(zhǎng)期保持科學(xué)合理的檔案保存環(huán)境，需要投入一定的管理成本，會(huì)使檔案管理工作的整體預(yù)算較高，可行性不高。此外，由于紙質(zhì)檔案自身的特性，十分容易在火災(zāi)中引燃，若發(fā)生漏水等情況也會(huì)嚴(yán)重?fù)p毀紙質(zhì)檔案，影響檔案管理工作的安全性。因此，首先需要考慮到檔案保存的安全性，利用相關(guān)的信息技術(shù)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，再通過(guò)一定的加密處理后，有效提升干部人事檔案的安全性能，更加便于長(zhǎng)期保管，避免紙質(zhì)檔案常出現(xiàn)的保管不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，使干部人事檔案得到更加長(zhǎng)久、安全的保存，并且有效提高了其完整性以及可用性。并且信息化檔案可以通過(guò)上傳云端進(jìn)行長(zhǎng)久保存，安全性得以保障。

二、目前干部人事檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

隨著我國(guó)社會(huì)不斷開(kāi)展現(xiàn)代化變革，干部人事檔案信息化管理工作已經(jīng)初見(jiàn)成效，并且發(fā)揮了一定的正面作用。但在干部人事檔案信息化過(guò)程中，仍然存在一定問(wèn)題，影響信息化工作開(kāi)展，阻礙了干部人事檔案信息化發(fā)展的步伐，具體問(wèn)題如下：

（一）干部人事檔案信息化管理缺乏相應(yīng)設(shè)備

干部人事檔案信息化管理需要借助許多硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)，信息化管理的所有操作都基于此，因此是不可或缺的設(shè)備之一，此外，還有用于掃描紙質(zhì)檔案的掃描儀、用于存儲(chǔ)信息的移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、打印機(jī)或復(fù)印機(jī)等設(shè)備，都是建設(shè)干部人事檔案信息管理系統(tǒng)所必需的硬件設(shè)備。購(gòu)入上述設(shè)備以及后續(xù)的保養(yǎng)、維修工作都需要消耗大量經(jīng)費(fèi)，由于檔案管理工作人員未對(duì)檔案信息化管理工作給予足夠的重視，片面地認(rèn)為投入大量經(jīng)費(fèi)用于購(gòu)買(mǎi)這些硬件設(shè)備是沒(méi)有必要的，欠缺長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光，導(dǎo)致沒(méi)有足夠的硬件設(shè)備支撐干部人事檔案信息化的進(jìn)程。此外，由于目前階段企業(yè)未建立完善的干部人事檔案管理體系，檔案信息的錄入缺少科學(xué)性，或未應(yīng)用相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)和軟件，會(huì)導(dǎo)致電子信息的管理存在漏洞，無(wú)法將電子檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)中，使檔案無(wú)法得到安全、統(tǒng)一的管理，并且無(wú)法通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享，為管理和查閱工作帶來(lái)不便，無(wú)法發(fā)揮檔案信息化管理的全部?jī)?yōu)勢(shì)。

（二）干部人事檔案信息化管理安全風(fēng)險(xiǎn)

加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)，其主要目的是為了實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)共享，使擁有權(quán)限的相關(guān)工作人員均可便攜地進(jìn)行資料查閱工作。但隨著信息化檔案在網(wǎng)絡(luò)上的上傳和保存，網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)也隨之加大。近些年來(lái)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展并得到普及，上傳至網(wǎng)絡(luò)的檔案信息可能存在遭受木馬入侵、信息丟失、信息外泄等許多安全問(wèn)題，影響檔案信息化管理工作的安全性。此外，由于在檔案信息化管理的過(guò)程中，檔案中的信息與其保存載體之間聯(lián)系不夠緊密，隨時(shí)可以互相分離，檔案信息發(fā)生泄漏后，會(huì)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑快速進(jìn)行傳播擴(kuò)散，由于互聯(lián)網(wǎng)自身的特點(diǎn)，檔案信息很難得到及時(shí)的補(bǔ)救，嚴(yán)重破壞了干部人事檔案的安全保密性。

（三）信息化管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

干部人事檔案信息化管理，需要相關(guān)的檔案管理人員不僅具備傳統(tǒng)檔案管理工作所必需的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力，具備一定的政治素養(yǎng)，還應(yīng)同時(shí)具備應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力，以更好地為檔案信息化而服務(wù)。但許多人力資源管理部門(mén)往往對(duì)信息化檔案管理工作的認(rèn)知不明確，在用人方面依舊遵循傳統(tǒng)檔案管理工作的要求，未對(duì)檔案管理部門(mén)投入足夠的人力資源。并且由于相關(guān)部門(mén)未認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，檔案管理部門(mén)工作人員很少有機(jī)會(huì)參與專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，導(dǎo)致人力資源市場(chǎng)上缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員，不利于干部人事檔案信息化的建設(shè)以及在實(shí)際工作中的推廣與應(yīng)用。

（四）管理方式的創(chuàng)新性不高

部分檔案管理人員在開(kāi)展干部人事檔案信息化管理的過(guò)程中，依然遵循傳統(tǒng)的檔案管理模式，在工作內(nèi)容和工作方式上缺少相應(yīng)的創(chuàng)新，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的水平有限，效果無(wú)法滿(mǎn)足預(yù)期。由于部分檔案管理工作人員適應(yīng)了傳統(tǒng)的檔案管理方式，未在工作過(guò)程中對(duì)自身專(zhuān)業(yè)水平進(jìn)行有效提升，對(duì)信息化技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)識(shí)不足，因此其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)有限，無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息化管理的實(shí)際工作所需。在出現(xiàn)較為復(fù)雜、煩瑣的檔案信息問(wèn)題時(shí)，選擇用傳統(tǒng)的管理方式對(duì)其進(jìn)行解決，不僅工作效率低，還十分容易出現(xiàn)信息錯(cuò)誤的現(xiàn)象，使檔案管理工作整體發(fā)展受限。

三、完善干部人事檔案信息化管理的措施

（一）完善干部人事檔案信息化管理所需設(shè)備

要想完善干部人事檔案信息化管理，首先應(yīng)確保具備相應(yīng)的硬件設(shè)備，可以滿(mǎn)足人事檔案信息化管理所需。檔案管理部門(mén)先明確檔案信息化管理所需的硬件設(shè)備，如計(jì)算機(jī)和復(fù)印機(jī)等等，將需求上報(bào)至財(cái)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行批款，然后統(tǒng)一購(gòu)入并安裝相應(yīng)的硬件設(shè)備，為干部人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。此外，還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，明確相關(guān)的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。第一，在將紙質(zhì)信息錄入系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)的錄入標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的內(nèi)容、格式統(tǒng)一進(jìn)行錄入。在管理信息化檔案的過(guò)程中，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保擁有權(quán)限的工作人員才可以調(diào)取并查閱相關(guān)干部人事檔案，為工作職能不同的人員賦予不同的權(quán)限，如部分人員僅可對(duì)檔案進(jìn)行查閱，而檔案管理工作人員則擁有相應(yīng)的更改信息權(quán)限，避免信息外流可能帶來(lái)的一系列問(wèn)題。第二，在錄入電子檔案的過(guò)程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容具備一定的真實(shí)性，應(yīng)建立完善的電子檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)上傳的檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，以確保檔案具備一定的真實(shí)性和客觀性。通過(guò)購(gòu)入相應(yīng)的硬件設(shè)備以及完善相關(guān)的管理體制，有效促進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)。

（二）完善檔案信息的安全保障體系

在加強(qiáng)干部人事檔案信息化的過(guò)程中，應(yīng)采用有效的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)防和控制，例如防火墻、病毒查殺軟件、信息自動(dòng)備份等技術(shù)，從而對(duì)電子檔案形成嚴(yán)密的保護(hù)，避免由于網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的一系列問(wèn)題。提高干部人事檔案信息化管理的安全性，完善人事檔案信息的安全保障體系，應(yīng)從以下幾個(gè)角度入手：從技術(shù)角度來(lái)說(shuō)，應(yīng)運(yùn)用當(dāng)下最先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行加密處理，并且完善網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的防火墻機(jī)制，有效抵擋電腦病毒入侵;從法律法規(guī)角度來(lái)說(shuō)，應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家網(wǎng)絡(luò)技術(shù)安全保護(hù)法規(guī)，以確保檔案信息的安全性;從日常檔案管理角度來(lái)說(shuō)，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)做到日常的網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作，并且應(yīng)做到定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)、備案等工作;從預(yù)警機(jī)制角度來(lái)說(shuō)，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)地建立起檔案管理預(yù)警機(jī)制，最大限度地減少檔案泄密等事件的發(fā)生，工作人員也應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的保密意識(shí)，增加檔案管理的安全性。

（三）加強(qiáng)對(duì)人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)

加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)信息化人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)是健全人事檔案信息化的重要環(huán)節(jié)。管理人員所需具備的現(xiàn)代化能力應(yīng)包含設(shè)備的操作、軟件的使用、文件的保存和處理等多個(gè)方面，這就要求現(xiàn)階段檔案管理人員具備更高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，更加充分地掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而提高其工作成效。在開(kāi)展檔案信息化工作前，應(yīng)對(duì)各個(gè)崗位工作人員進(jìn)行特殊化培訓(xùn)，由于各個(gè)崗位所需的工作能力是不同的，所以需要對(duì)工作人員進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的特殊化培訓(xùn)，用具有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，以不斷提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)和綜合實(shí)踐能力。在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)增加檔案管理人員的信息化能力，使管理人員全面掌握管理檔案工作中所需的技術(shù)與軟件，不斷提高檔案管理人才的信息化能力，從而推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理工作信息化建設(shè)。

（四）完善檔案信息的監(jiān)管機(jī)制

由于我國(guó)人事檔案管理工作起步晚，現(xiàn)階段的人事檔案管理工作還存在著若干不足，關(guān)于檔案管理的法治建設(shè)尚不完善，所以提高干部人事檔案信息化管理應(yīng)該盡快建立檔案信息監(jiān)管機(jī)制。負(fù)責(zé)單位應(yīng)建立起嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案新的查閱、復(fù)制、拍照等行為進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，并要定期、定時(shí)進(jìn)行干部檔案的檢查工作，當(dāng)發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)查看、拍攝、復(fù)制干部檔案的行為時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的責(zé)任追究，在最大限度內(nèi)保證干部檔案信息的安全與有序開(kāi)展。

結(jié) 語(yǔ)

干部人事檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然，這種新型的檔案管理方式，既可以創(chuàng)新傳統(tǒng)管理工作，提高檔案管理工作效率，還能夠促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，結(jié)合更多現(xiàn)代技術(shù)和新型管理手段，使檔案管理工作更加智能化。因此，檔案管理相關(guān)工作人員應(yīng)積極完善檔案管理體系，提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，保障檔案信息的安全，同時(shí)完善相關(guān)監(jiān)管機(jī)制，促進(jìn)干部人事檔案信息化發(fā)展，全面推動(dòng)人事管理工作創(chuàng)新。

（作者單位：陜西液化天然氣投資發(fā)展有限公司）

3593501908225