淺議新冠疫情下科研單位如何做好內(nèi)部控制工作

劉麗花 孫宇 陳昶希 陳柳含

摘 要：2020年初新冠疫情席卷全球，全球各科研機構(gòu)緊鑼密鼓地研究疫苗，來預(yù)防新冠病毒的肆意擴張。其中中國的科研機構(gòu)新冠研究屬于步伐比較快的。在科研工作的同時，經(jīng)濟業(yè)務(wù)量也隨之迅速發(fā)展：試劑耗材和設(shè)備采購量增加、存貨及固定資產(chǎn)量增加、合同簽署量增加、財務(wù)收支量增加。文章就科研機構(gòu)如何在新冠研究任務(wù)比較緊急的情況下，經(jīng)濟業(yè)務(wù)量增加的情況下，做好單位的內(nèi)部控制，減少經(jīng)濟運行過程中風(fēng)險，使科研工作順利高效低風(fēng)險運行等談出看法。

關(guān)鍵詞：新冠疫情 科研單位 內(nèi)部控制

中圖分類號：F287.6

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2022）02-286-02

一、新冠疫情下建立內(nèi)控體系的必要性。

1.新冠疫情緊急應(yīng)對下，經(jīng)濟業(yè)務(wù)加速的迫切需求。新冠疫情下，財政部放寬了許多政策，例如新冠便利化采購政策、新冠相關(guān)資產(chǎn)管理辦法、新冠疫情下房租管理政策、新冠稅金等。

2.財政部財政內(nèi)控工作部署要求。2021年8月25日下午，財政部內(nèi)部控制委員會召開會議，聽取關(guān)于2020年以來財政內(nèi)控工作情況的匯報，通報2020年開展審計問題內(nèi)控審核及內(nèi)控考評情況，會議指出：一是進(jìn)一步提高內(nèi)控重要性的認(rèn)識，要始終認(rèn)識到內(nèi)控是自己的事，堅決扛起內(nèi)控主體責(zé)任，在日常工作中把自己份內(nèi)的內(nèi)控工作做好;二是進(jìn)一步加強內(nèi)控體系建設(shè)，做好各項內(nèi)控制度的評估和及時修訂完善工作，信任不能代替監(jiān)督;三是進(jìn)一步強化內(nèi)控執(zhí)行，把內(nèi)控信息化建設(shè)納入預(yù)算管理一體化建設(shè)統(tǒng)籌考慮，通過預(yù)算管理一體化系統(tǒng)統(tǒng)一執(zhí)行。

會議中將內(nèi)控體系建設(shè)作為一條重要的內(nèi)容，因此在新冠疫情下特殊經(jīng)濟業(yè)務(wù)開支較多的情況下，必須加強內(nèi)控體系的建設(shè)工作，才能有效減少經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的風(fēng)險。

二、內(nèi)部控制體系建設(shè)的發(fā)展

企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)比較早，2008年已經(jīng)有完善的內(nèi)控體系，而事業(yè)單位的內(nèi)控體系建設(shè)比較晚，一直到2012年才建立完善的內(nèi)控體系試行，內(nèi)控本身是因為防控風(fēng)險而產(chǎn)生的，有風(fēng)險的地方就要有風(fēng)險應(yīng)對，內(nèi)部控制就是針對經(jīng)濟業(yè)務(wù)中有風(fēng)險的環(huán)節(jié)設(shè)置應(yīng)對風(fēng)險的控制措施，使風(fēng)險可控或降低。

科研單位大多數(shù)為事業(yè)單位，因此采用事業(yè)單位內(nèi)部控制，事業(yè)單位內(nèi)部控制較企業(yè)內(nèi)部控制少了投融資內(nèi)部控制和成本內(nèi)部控制兩個內(nèi)容，相對比較簡單，但是事業(yè)單位內(nèi)部控制也存在其特殊性。在單位層面，事業(yè)單位的組織架構(gòu)和企業(yè)有明顯的區(qū)別，企業(yè)的最高決策層為董事會，重大事宜召開董事會會議，內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組一般由董事會成員組成，事業(yè)單位的最高決策層為單位領(lǐng)導(dǎo)班子，領(lǐng)導(dǎo)班子會議為最好決策層，內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)工作小組為單位領(lǐng)導(dǎo)班子組成。內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組和內(nèi)控小組的組成會對內(nèi)控工作的執(zhí)行起到很大的影響，好的內(nèi)控組成能有效避免個人凌駕于內(nèi)控之上。

三、科研事業(yè)單位內(nèi)部控制如何建設(shè)

內(nèi)部控制怎么建設(shè)才能適應(yīng)單位的發(fā)展，一直是許多單位永恒的話題，張慶龍在“龍教授頻道第二集：開篇語”中提到：“內(nèi)部控制建設(shè)的新思維、新思路、新方法：管理制度化、制度流程化、流程崗位化、崗位職責(zé)化、職責(zé)表單化、表單信息化、信息數(shù)字化、數(shù)字職能化?！睂?nèi)控方法融入在內(nèi)控建設(shè)中，提出內(nèi)部控制不單單是畫個內(nèi)控流程圖執(zhí)行，而是個不斷改進(jìn)的過程。

事業(yè)單位的內(nèi)部控制不像企業(yè)那么復(fù)雜，但也有其獨特之處，主要表現(xiàn)在它的業(yè)務(wù)流程比較簡單，但是在組織架構(gòu)上卻比較復(fù)雜，在重大決策和授權(quán)設(shè)置上需要重點關(guān)注。例如：在資金控制方面，不像企業(yè)有投資融資方面的復(fù)雜業(yè)務(wù)，對預(yù)決算的影響比較大，主要自資金的收支方面，體現(xiàn)在在規(guī)定的時間內(nèi)實現(xiàn)收支平衡。收到一筆課題資金，執(zhí)行期限為兩年期，項目預(yù)算的編制是有固定有效的項目技術(shù)目標(biāo)，即實現(xiàn)完成項目的技術(shù)目標(biāo)，并執(zhí)行完預(yù)算資金，目標(biāo)就達(dá)到了，為達(dá)成這一目標(biāo)，又能減少執(zhí)行中的風(fēng)險，那么就要設(shè)置好內(nèi)部控制。其中包含重大決策內(nèi)控、授權(quán)內(nèi)控、不相容職責(zé)內(nèi)控，財務(wù)內(nèi)控、預(yù)算內(nèi)控等幾個重要內(nèi)部控制。

第一步是預(yù)算內(nèi)控，首先是預(yù)算的編制和審核與審批，預(yù)算編制是由項目組完成，項目組為完成課題任務(wù)，需要消耗試劑耗材，發(fā)生測試化驗費、勞務(wù)費、人工費等，這些費用發(fā)生的基礎(chǔ)是技術(shù)目標(biāo)。為完成技術(shù)目標(biāo)需要發(fā)生的相關(guān)費用是基本可以預(yù)計的，根據(jù)預(yù)計發(fā)生量和單價計算出分項費用，合計為總費用?？傎M用決定重大決策程序，首先預(yù)算這一項目要經(jīng)過重大決策程序，支出金額方面超過一定數(shù)額要過重大決策程序。執(zhí)行中的內(nèi)控要求為授權(quán)，授權(quán)根據(jù)組織架構(gòu)層級進(jìn)行設(shè)置。費用發(fā)生方面只要設(shè)置費用發(fā)生的審核和審批，費用報銷主要設(shè)計發(fā)票合規(guī)性審核，費用發(fā)生依據(jù)的審核，費用金額審核。不相容職責(zé)方面要求預(yù)算的申報和審核審批相分離，費用的發(fā)生和審核相分離，資產(chǎn)的購置和審批相分離，資產(chǎn)購置和保管相分離，資產(chǎn)的保管和使用相分離。預(yù)算執(zhí)行方面，主要是預(yù)算執(zhí)行率方面，使執(zhí)行率大于80%為宜，技術(shù)方面達(dá)到預(yù)計目標(biāo)。從以上實例可以看出事業(yè)單位的內(nèi)部控制在資金方面是比較簡單的。

但同樣可以按照通用的內(nèi)控方法進(jìn)行設(shè)計內(nèi)控的建設(shè)。組織架構(gòu)方面主要層級越多審批就相對復(fù)雜。業(yè)務(wù)層面按照業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)計。

1.完善單位的內(nèi)控制度。完善制度是一個看似簡單但制定時卻復(fù)雜的過程。制定制度以國家制度為基礎(chǔ)，要結(jié)合單位的實際情況進(jìn)行，這樣制定的制度才具有可操作性。各業(yè)務(wù)塊的制度完善后，單位可以形成制度匯編，匯編是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)文件，就像學(xué)生的教材一樣重要。業(yè)務(wù)就是依據(jù)教材做練習(xí)，實務(wù)練習(xí)是對教材的檢驗。制度往往是由大幅的文字組成，很多人并沒有時間和耐心將制度認(rèn)真完全的看完，為了讓制度有可操作性就需要完善流程。

2.根據(jù)制度繪制流程。流程使制度更簡單，一目了然。但流程的匯總，不但要懂制度還要懂業(yè)務(wù)。流程是制度與業(yè)務(wù)的銜接，通過簡單的表述、圖標(biāo)和箭頭使業(yè)務(wù)按照時間順序和操作順序完成。流程是制度的重點內(nèi)容提煉，使崗位操作人員能夠快速地理解業(yè)務(wù)怎么合規(guī)操作，提高工作的效率。

以采購業(yè)務(wù)為例，根據(jù)采購制度可以提煉出采購業(yè)務(wù)的流程，作為需求部門人員看完流程可以知道，第一步是提出采購申請需求，獲得采購項目預(yù)算的審批后，將采購申請?zhí)峤徊少彋w口部門執(zhí)行采購程序;作為采購歸口部門看完流程可以知道，取得審批的采購申請后根據(jù)采購事項和金額選擇采購程序;作為合同審核部門的科研看到流程后，可以把判斷執(zhí)行的采購評標(biāo)結(jié)果作為簽訂合同的依據(jù)，審核合同標(biāo)的與采購結(jié)果的一致性。作為使用部門做標(biāo)的驗收時，看完流程后知道對照到貨標(biāo)的與采購技術(shù)要求是否一致作為驗收的對照標(biāo)準(zhǔn)。

3.明確與內(nèi)控執(zhí)行相對應(yīng)的崗位職責(zé)。為了使流程能夠更好地完成，必須明確崗位職責(zé)。不同部門在不同內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程中承擔(dān)不同的崗位職責(zé)，以財務(wù)部門人員為例：

財務(wù)部門的人員分工一般為：出納崗位、預(yù)算審核人員崗位、會計核算崗位、統(tǒng)計崗位、資產(chǎn)卡片登記崗位、稽核崗位、稅務(wù)崗位、開票崗位、會計報表編制崗位、管理會計崗位等。在預(yù)算內(nèi)控流程中、采購內(nèi)控流程中、合同管理流程中、工程項目管理流程中、采購收支流程中，分別處于不同的流程環(huán)節(jié)中。例如在預(yù)算環(huán)節(jié)中財務(wù)人員處于預(yù)算編制審核和調(diào)整審核，預(yù)算匯總崗位環(huán)節(jié);在采購流程中財務(wù)人員出入付款審核崗位環(huán)節(jié);合同管理流程中財務(wù)人員處于合同審核和合同付款崗位環(huán)節(jié);工程項目內(nèi)部控制管理中，財務(wù)人員處于付款環(huán)節(jié)和財務(wù)決算環(huán)節(jié);財務(wù)收支內(nèi)部控制管理中，財務(wù)人員處于發(fā)票審核和付款環(huán)節(jié)中。

總之，只有明確業(yè)務(wù)流程中的哪個環(huán)節(jié)由哪個部門的崗位人員負(fù)責(zé)，才能提高業(yè)務(wù)執(zhí)行的效率，提高人員管理水平，減少冗余人員，節(jié)約人工成本，明確不相容崗位職責(zé)，做好內(nèi)控，減少內(nèi)控風(fēng)險。

4.明確內(nèi)控執(zhí)行過程中各部門及人員的職責(zé)分工。確定業(yè)務(wù)流程中各個環(huán)節(jié)中的崗位人員后，必須明細(xì)崗位人員工作任務(wù)及崗位職責(zé)，才能更好地完成崗位職責(zé)目標(biāo)，提高效率。例如作為采購需求申請崗位人員，定崗后必須明確這個崗位應(yīng)該做什么，怎么做，即這個崗位的職責(zé)：對采購標(biāo)的的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行市場調(diào)研，明確采購標(biāo)的規(guī)格型號及具體需求參數(shù)，預(yù)估采購標(biāo)的的預(yù)計費用金額，根據(jù)審批權(quán)限提交部門人員和分管領(lǐng)導(dǎo)審批;采購執(zhí)行崗位人員的職責(zé)為：根據(jù)采購申請中采購標(biāo)的及預(yù)算選擇采購方式，組織采購招標(biāo)文件的編制，組織投標(biāo)人員進(jìn)行談判和投標(biāo)，組織評委進(jìn)行評標(biāo)后確認(rèn)采購中標(biāo)人。

總之，明細(xì)了內(nèi)控流程中各個環(huán)節(jié)的崗位人員的職責(zé)任務(wù)，才能更好地執(zhí)行業(yè)務(wù)，完成目標(biāo)任務(wù)，促使經(jīng)濟業(yè)務(wù)高效有序地進(jìn)行。

5.內(nèi)控信息化建設(shè)。經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程是信息化的基礎(chǔ)，信息化是目前提高經(jīng)濟業(yè)務(wù)運行的有效方式，只有實現(xiàn)了信息化財務(wù)快速地將業(yè)務(wù)的執(zhí)行情況總結(jié)傳輸給需要的管理人員進(jìn)行管理決策，但是沒有業(yè)務(wù)流程，信息化程序人員就無法編制業(yè)務(wù)執(zhí)行的程序，因此必須提供經(jīng)營業(yè)務(wù)的流程圖，程序員根據(jù)流程圖設(shè)計信息化的程序，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息化的目的。

例如以合同內(nèi)部控制管理信息化為例，程序員把合同簽署的審核程序編制指令，不同部門審核會簽后，合同生效，業(yè)務(wù)員將合同信息錄入信息系統(tǒng)，財務(wù)部門根據(jù)合同條款付款后，付款信息備在自動記錄為合同執(zhí)行內(nèi)容中，同時與財務(wù)憑證相鏈接，每筆記錄被錄入信息系統(tǒng)后，就可以查詢所有合同臺賬、合同執(zhí)行情況、合同對應(yīng)付款憑證記錄情況，通過信息化實現(xiàn)合同系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通，及時快速收集合同執(zhí)行信息，及時發(fā)現(xiàn)合同違約情況，減少業(yè)務(wù)員、財務(wù)人員、審計人員的統(tǒng)計工作量，并作為管理人員決策的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

四、新冠疫情下科研事業(yè)單位的風(fēng)險識別及應(yīng)對措施

科研事業(yè)單位的體制和管理模式?jīng)Q定了科研事業(yè)單位的風(fēng)險控制能力有局限性，具體表現(xiàn)如下：

（一）風(fēng)險控制能力

1.風(fēng)險自主控制性較弱。事業(yè)單位的大多數(shù)為上級單位撥款，主要目標(biāo)是完成上級單位交代的任務(wù)，因此自主控制力較弱。

2.風(fēng)險預(yù)警機制較弱。事業(yè)單位雖然建立了一系列的制度，但是很多制度是為了應(yīng)對檢查查處的問題而建立的，大多是為解決問題而解決問題，而非為完善管理建立制度。制度本身一個重要作用即管理預(yù)警作用沒有體現(xiàn)出來，因此風(fēng)險識別能力較弱。

因事業(yè)單位未建立風(fēng)險預(yù)警相關(guān)的制度和應(yīng)對措施，遇到風(fēng)險時，并沒有部門立刻啟動起來應(yīng)對，而只是靜待上級決策部門下達(dá)指令后方開始實施，這導(dǎo)致事業(yè)單位的風(fēng)險應(yīng)對能力機制啟動較慢。

（二）建立快速有效的風(fēng)險識別和應(yīng)對措施

1.對疫情下的經(jīng)濟管理風(fēng)險進(jìn)行識別。對疫情下現(xiàn)有的經(jīng)濟業(yè)務(wù)運行進(jìn)行分析，對比疫情下和非疫情下，為加快經(jīng)濟業(yè)務(wù)運行而減少或放寬的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，這樣可以快速識別經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的風(fēng)險所在的環(huán)節(jié)。梳理處在疫情下的風(fēng)險清單。例如新冠疫情下，為了節(jié)約時間，會減少和放寬采購方式的選擇，因此采購方式的選擇是否合理，就是一條內(nèi)部控制風(fēng)險點，這樣整理采購、工程、收支、合同、資產(chǎn)管理等各個環(huán)節(jié)放寬的經(jīng)濟業(yè)務(wù)執(zhí)行環(huán)節(jié)，這樣可以快速有效地梳理處在經(jīng)濟中的風(fēng)險清單。

2.經(jīng)濟管理風(fēng)險的應(yīng)對。為有效地控制經(jīng)濟業(yè)務(wù)中的風(fēng)險，需要不斷地加強單位的風(fēng)險應(yīng)對能力，經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展是個動態(tài)變化的過程，風(fēng)險不僅由自身引起，也可能受外界環(huán)境的影響，面對風(fēng)險，需要有風(fēng)險的應(yīng)對機制，不能坐等風(fēng)險消失。例如單位在對外簽署設(shè)備采購合同，支付預(yù)付款后，對方單位突然倒閉了，這樣會導(dǎo)致預(yù)付款無法收回，設(shè)備無法供貨的情況，面對這樣的風(fēng)險，單位應(yīng)該請律師積極與對方溝通，了解法人是否有其他的公司或者其他的渠道可以供貨，或者讓律師將進(jìn)入清算的企業(yè)提出債權(quán)清算程序，也可能收到部分資金。

3.建立完善的風(fēng)險預(yù)警機制，防患于未然。風(fēng)險預(yù)警機制是單位不可缺少的防范機制，在風(fēng)險可能發(fā)生前，采取有效的措施，可能會減少損失。風(fēng)險預(yù)警機制可以包含財務(wù)比率指標(biāo)預(yù)警、供應(yīng)商評價結(jié)果預(yù)警等一系列預(yù)警機制，而且可以將風(fēng)險預(yù)警機制信息化，這樣提高風(fēng)險預(yù)防的全面性，提高風(fēng)險預(yù)警的效率，也可以為后期內(nèi)部控制減少壓力。

總之，新冠疫情下，科研事業(yè)單位的內(nèi)部控制體系有待進(jìn)一步完善加強，使科研事業(yè)單位既能抵制疫情的侵襲，又能提高內(nèi)控風(fēng)險的防御能力。

（作者單位：中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所 云南昆明 650000）

（責(zé)編：呂尚）

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