企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理與應(yīng)用研究

彭雯文 華潤守正招標(biāo)有限公司

一、相關(guān)理論概述

（一）項目管理相關(guān)知識

項目管理，從廣義上講，屬于管理學(xué)，是構(gòu)成管理學(xué)的一個部分；從狹義上講，項目管理指的是在某一個項目活動當(dāng)中運用相關(guān)的專業(yè)知識技能或者相應(yīng)的工具與方法來進(jìn)行研究，在研究過程中，是該項目能夠在現(xiàn)有的資源限制下完成預(yù)設(shè)的目標(biāo)，或者超額完成。項目管理是對一些成功地達(dá)到一系列目標(biāo)相關(guān)的活動的整體監(jiān)測和管控，這其中就包括了項目的策劃、項目相關(guān)進(jìn)度的計劃以及維護(hù)項目活動的相關(guān)進(jìn)展。項目管理中，項目指的是在規(guī)定時間內(nèi)需要完成的一次性任務(wù)，運用管理的知識與方法來解決項目的問題或達(dá)成項目的需求。其中最主要的五項工作是領(lǐng)導(dǎo)、組織、用人、計劃、控制。

項目管理的特性主要包括：

普遍性。項目作為一種一次性和獨特性的社會活動而普遍存在于人類社會的各項活動之中，甚至可以說是人類現(xiàn)有的各種物質(zhì)文化成果最初都是通過項目的方式實現(xiàn)的，因為現(xiàn)有各種運營所依靠的設(shè)施與條件最初都是靠項目活動建設(shè)或開發(fā)的。

目的性。項目管理的目的性要通過開展項目管理活動保證滿足或超越項目有關(guān)各方面明確提出的項目目標(biāo)或指標(biāo)和滿足項目有關(guān)各方未明確規(guī)定的潛在需求和追求。

獨特性。項目管理的獨特性是項目管理不同于一般的企業(yè)生產(chǎn)運營管理，也不同于常規(guī)的政府和獨特的管理內(nèi)容，是一種完全不同的管理活動。

集成性。項目管理的集成性是項目的管理中必須根據(jù)具體項目各要素或各專業(yè)之間的配置關(guān)系做好集成性的管理，而不能孤立地開展項目各個專業(yè)或?qū)I(yè)的獨立管理。

創(chuàng)新性。項目管理的創(chuàng)新性包括兩層含義：其一是指項目管理是對于創(chuàng)新（項目所包含的創(chuàng)新之處）的管理；其二是指任何一個項目的管理都沒有一成不變的模式和方法，都需要通過管理創(chuàng)新去實現(xiàn)對于具體項目的有效管理。

臨時性。項目是一種臨時性的任務(wù)，它要在有限 的期限內(nèi)完成，當(dāng)項目的基本目標(biāo)達(dá)成時就意味著項目已經(jīng)壽終正寢，盡管項目所建成的目標(biāo)也許剛剛開始發(fā)揮作用。

項目管理滲透在日常的工作過程當(dāng)中，每時每刻無處不在，它并沒有一個規(guī)定的實際客觀存在，但是在進(jìn)行絕大多數(shù)工作任務(wù)時，都會用項目管理的相關(guān)知識來解決問題。

（二）企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的生命周期

企業(yè)的招標(biāo)代理機構(gòu)指的是依照法律要求建立，受招標(biāo)人委托，代替組織進(jìn)行招標(biāo)工作，并且提供相關(guān)的全面性服務(wù)的組織。企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)在交易活動中充當(dāng)著社會中介的角色。自20世紀(jì)80年代起，我國的招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)開始嶄露頭角，企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)擁有專門的技能型人才和高端的技術(shù)技能，從而組建成一批專門從事招標(biāo)業(yè)務(wù)的機構(gòu)。

對于招標(biāo)投標(biāo)工作來說，其工作流程是相對比較復(fù)雜的，但是也具備一定的系統(tǒng)性，目前招標(biāo)投標(biāo)工作的程序較為完善，工作過程中的操作也相對比較規(guī)范，涉及的流程環(huán)節(jié)比較多，需要更加專門的人員進(jìn)行。企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)，由于日常工作量比較大，因此積累了較多的招標(biāo)投標(biāo)經(jīng)驗，對于企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)的穩(wěn)定性發(fā)展來說，是很有幫助的。

最近幾年，我國招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)有了很大的發(fā)展，業(yè)務(wù)水平不斷提高，招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)在日常的工作過程中，在保證工作質(zhì)量和工作效率的前提下，還能夠?qū)ぷ鲀?nèi)容和流程進(jìn)行相應(yīng)地完善，招標(biāo)代理機構(gòu)的生命周期是根據(jù)企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)水平來決定的，當(dāng)其業(yè)務(wù)水平處于較高的階段時，相應(yīng)的生命周期就能得到一定的延續(xù)[1]。

（三）資料庫

資料庫根據(jù)其所處資料的數(shù)量來進(jìn)行一定劃分，一般來說，作為普通企業(yè)，即便是日常的招標(biāo)投標(biāo)，因工作量較大，沒有長時間的積累，也很難形成企業(yè)內(nèi)部獨有的、完善的資料庫。資料庫不僅僅指的是對相關(guān)招標(biāo)投標(biāo)信息的儲存，整理與總結(jié)，還包括在大量的招標(biāo)投標(biāo)工作積累當(dāng)中，形成一定的經(jīng)驗，能夠絕對的引導(dǎo)未來的招標(biāo)投標(biāo)工作。

因此，從嚴(yán)格意義上來說，資料庫大多是由企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)所擁有，并且高頻地應(yīng)用在日常的招標(biāo)投標(biāo)工作當(dāng)中，為更多的企業(yè)進(jìn)行有效的規(guī)劃，幫助其進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)工作。因此，資料庫對于招標(biāo)投標(biāo)工作來說非常重要，企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)要在日常工作過程中，要將資料庫的維護(hù)工作重視起來，只有這樣才能夠保證招標(biāo)投標(biāo)工作的準(zhǔn)確度，也能夠促使企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)進(jìn)行可持續(xù)性穩(wěn)定的發(fā)展。

二、招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理現(xiàn)狀及問題分析

（一）招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理存在形式

招標(biāo)代理機構(gòu)的采購文件是根據(jù)對工作流程節(jié)點的梳理進(jìn)行編制的，因此，招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)的采購文件制定是有一定標(biāo)準(zhǔn)和范圍的。但是目前就招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)編制的采購文件來看，絕大部分招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)的采購文件沒有以相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)范本文件作為支撐，也沒有投入相應(yīng)的人力物力進(jìn)行編制企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)范圍可能涉及代理項目需要的標(biāo)準(zhǔn)文件編制時，相關(guān)文件的編制就需要根據(jù)實際項目的特點和情況來完成?；谡袠?biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)所代理招標(biāo)的項目的范圍非常廣，所以需要關(guān)注的標(biāo)準(zhǔn)文件也就相對比較多、比較復(fù)雜。但是對于現(xiàn)如今的招標(biāo)投標(biāo)，代理機構(gòu)采購文件的管理來說是相對較為模糊。首先，采購文件并沒有確切地清晰的存在形式，其次，對采購文件的編制來說，并沒有過多的標(biāo)準(zhǔn)文件或者范本進(jìn)行參考[2]。相關(guān)部門也沒有對采購文件進(jìn)行過單獨的處理。最后，招標(biāo)代理機構(gòu)的采購文件要著重對其結(jié)構(gòu)形式進(jìn)行一定的改革。

（二）招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理方式

編制代理機構(gòu)的采購文件結(jié)構(gòu)需要清晰的思路，但是目前的招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)沒有通過工作崗位以及流程的梳理來建立起崗位、權(quán)限、角色、流程之間的連接關(guān)系，對于各個具體崗位在招標(biāo)代理工作法定規(guī)定流程中應(yīng)盡的職責(zé)和應(yīng)有的權(quán)限并不明確，工作的標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容以及對象也不清晰，缺乏科學(xué)制定工作流程的標(biāo)準(zhǔn)，這樣在采購文件的編制過程中就不會形成一定的行為標(biāo)準(zhǔn)，對采購文件的各個組成結(jié)構(gòu)的量、質(zhì)、期以及考核要求做出規(guī)定。因此，未來的招標(biāo)代理機構(gòu)要在采購文件編制方面不斷進(jìn)行更新，要區(qū)別不同崗位級別承擔(dān)和掌握的不同工作內(nèi)容，以及編制采購文件的具體工作流程，其中包括與委托方的溝通交流和異常情況處理，要保證到位的、及時的溝通，可以為采購文件的編制工作規(guī)避很多問題。還有就是相關(guān)的使用人員要將工作重點放到投標(biāo)文件的接收等一些輔助性方面的工作，編制采購文件，才能夠確保多個層面實現(xiàn)流程的規(guī)范化管理，保證和支撐招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。

（三）招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理面臨挑戰(zhàn)

現(xiàn)如今招標(biāo)代理機構(gòu)的采購文件在結(jié)構(gòu)組成方面存在著一定的問題，要在編制采購文件都符合標(biāo)準(zhǔn)的同時實施招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)體系的電子化管理，是有一定難度的。目前招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)各方面工作的要求都在不斷提高，在保證工作質(zhì)量的同時，還要保證工作的效率。招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)采購文件的編制，還應(yīng)該考慮與電子化管理系統(tǒng)相融合，標(biāo)準(zhǔn)化的管理是采購文件編制工作的一大難題，標(biāo)準(zhǔn)體系的建立健全才能夠保證招標(biāo)代理機構(gòu)的不斷發(fā)展?，F(xiàn)如今最主要的任務(wù)就是對采購標(biāo)準(zhǔn)文件的組成結(jié)構(gòu)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上編制采購文件時進(jìn)行分解，再設(shè)置相應(yīng)的管控措施，不斷的優(yōu)化管理流程和要求。在未來，招標(biāo)代理機構(gòu)要著重將采購文件的編制重視起來，確定文件編制的關(guān)鍵控制點，以有效的管控措施，形成實用的采購文件，顯著地提升招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)的核心業(yè)務(wù)競爭力[3]。

三、企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理研究

（一）企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的采購文件結(jié)構(gòu)化管理模式

企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化，其中，有關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)文件的編制，招標(biāo)文件和采購文件的工藝要求應(yīng)形成較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，基于招標(biāo)代理機構(gòu)所涵蓋的招標(biāo)項目范圍較廣的特點，需要注意標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)文件比較復(fù)雜的情況。相關(guān)部門應(yīng)針對不同類型的項目進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)文件的編制，并及時頒布，包括施工招標(biāo)文件以及文件范本、采購文件。

在一般情況下，標(biāo)準(zhǔn)文件是不可修改的，允許修改的部分，可根據(jù)項目的具體編制進(jìn)行調(diào)整，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的編制主要是針對其在某項闡述的規(guī)范化管理中的可變部分，如相關(guān)項目的需求、招標(biāo)投標(biāo)方案的規(guī)劃等過程。采購文件的形成過程和編制過程都有一定的規(guī)律，只有這樣才能夠不斷優(yōu)化采購文件的結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步對企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的采購文件進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化的管理。

（二）企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理策略

關(guān)于企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化的管理，是需要根據(jù)企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的相關(guān)工作崗位來進(jìn)行具體規(guī)定的，其中最為重要的就是明確各個工作崗位的工作職責(zé)以及工作流程當(dāng)中所承擔(dān)的角色。只有將各工作崗位的工作職責(zé)界定清晰之后，才能夠逐步提高企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件編制的工作效率，當(dāng)企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件的編制工作量達(dá)到一定程度時，就會相應(yīng)地為其積累采購文件編制工作的經(jīng)驗，這樣才能夠系統(tǒng)地建立起企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化的體系，進(jìn)一步完善企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件的管理策略。

（三）本章小結(jié)

對于企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理的研究，是一個長期且具有一定難度的課題，對于企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)來說，及時貼合時代的潮流，對采購文件結(jié)構(gòu)化的管理進(jìn)行相應(yīng)的更新與改革，是未來發(fā)展的方向。采購文件管理體系的建立健全，可以幫助采購文件結(jié)構(gòu)化的完善，從一定程度上能夠提高工作效率，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的發(fā)展，從而提升企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的核心業(yè)務(wù)競爭力。

企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件對企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)日常的業(yè)務(wù)發(fā)展有很大的作用。因此，作為企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的負(fù)責(zé)人，要將工作重心轉(zhuǎn)移到采購文件的編制工作上來，以標(biāo)準(zhǔn)文件為參考，根據(jù)不同的具體情況具體分析，來不斷促成業(yè)務(wù)的成功。

四、企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理應(yīng)用

（一）企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理框架

企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理，在其發(fā)展過程中有著舉足輕重的作用。查過文件，在項目招標(biāo)過程當(dāng)中是招標(biāo)人意志的集中反映，也可以為招標(biāo)文件的編制作為主要的依據(jù)。因此，采購文件的結(jié)構(gòu)化管理框架不僅要根據(jù)企業(yè)代理機構(gòu)各工作崗位的不同進(jìn)行體系的劃分，還應(yīng)該根據(jù)采購文件本身的結(jié)構(gòu)組成來形成管理的框架。

關(guān)于企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件的編制有非常標(biāo)準(zhǔn)的流程，同時，招標(biāo)投標(biāo)文件具有法律效力，需要各個方面的專業(yè)性技術(shù)人才進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃，統(tǒng)稿后形成完整的采購文件，最終的編制是需要相關(guān)法律人員進(jìn)行審核的，要最大限度地降低招標(biāo)文件帶來的法律風(fēng)險。由此可見，采購文件的編制過程也是相對比較嚴(yán)格的，因此，對其管理的框架也是非常清晰的。各個流程環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，文件內(nèi)的各個組成部分都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)文件以參考，并且，在投標(biāo)招標(biāo)文件編制完成后，對于涉及法律相關(guān)的內(nèi)容是不允許修改的，編制人員只需關(guān)注能修改的內(nèi)容，從而進(jìn)一步提高招標(biāo)文件的編制效率。

（二）采購文件結(jié)構(gòu)化管理功能模塊

采購文件結(jié)構(gòu)化管理體系中有明確的功能模塊區(qū)分，分區(qū)管理的措施可以相應(yīng)的提高采購文件在編制過程中的工作效率，權(quán)責(zé)分明則能夠在第一時間找出問題所在并進(jìn)行規(guī)避。編制嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的采購文件，在法律法規(guī)許可的范圍內(nèi)，既能最大限度地體現(xiàn)企業(yè)招標(biāo)代理機構(gòu)的工作水平，也能夠體現(xiàn)委托方的中心思想，更好地維護(hù)招標(biāo)投標(biāo)雙方的權(quán)益。按照采購文件編制的標(biāo)準(zhǔn)，評審采購清單和技術(shù)規(guī)范的準(zhǔn)確、到位以及完備程度，進(jìn)一步達(dá)到招標(biāo)人、投標(biāo)人和社會效益的多贏局面。

（三）招標(biāo)代理機構(gòu)采購文件結(jié)構(gòu)化管理操作

招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)采購文件的管理要進(jìn)行規(guī)范的操作，尤其是對其結(jié)構(gòu)化的管理。只有借助各個明確清晰的采購文件結(jié)構(gòu)，才能夠在文件編制工作過程中保證其準(zhǔn)確度，這對于招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)的發(fā)展是非常重要的。在對采購文件結(jié)構(gòu)化管理操作當(dāng)中，最重要的是要將各部門的權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，各模塊各部門協(xié)同配合工作，形成標(biāo)準(zhǔn)化的流程。進(jìn)一步促進(jìn)我國企業(yè)招標(biāo)投標(biāo)代理機構(gòu)的可持續(xù)性穩(wěn)定發(fā)展。

五、結(jié)語

大力推行國家出臺的招標(biāo)投標(biāo)政策，加大對項目后期的監(jiān)管力度，能夠幫助市場變得更加規(guī)范。招標(biāo)代理機構(gòu)要繼續(xù)發(fā)揚自身優(yōu)勢，深刻領(lǐng)會政策精神，把這種精神與實際工作結(jié)合起來，不僅嚴(yán)格要求自己，更要讓采購商發(fā)揮監(jiān)督作用。要在這場激烈的市場競爭中贏得一席之地，必須充分提高專業(yè)化水平，理論與實踐相結(jié)合，以高度的專業(yè)化來完善對購物者的服務(wù)。同時，為中國更規(guī)范、更公平的競價市場環(huán)境貢獻(xiàn)一份力量。