編輯做好書稿檔案工作的實(shí)踐與思考

陳顯英，閆運(yùn)利

（廣西師范大學(xué)出版社 北京文獻(xiàn)出版中心，廣西 桂林541004；中國(guó)大百科全書出版社，北京 100037）

書稿檔案是圖書編輯出版過程中形成的需要?dú)w檔保存的文件材料，是國(guó)家檔案的組成部分，對(duì)國(guó)家、出版單位以及作者、編輯等都有非常重要的意義。

“書稿檔案的第一形成者是圖書的作者，第二形成者是圖書的編輯者，前者與書稿文件材料立卷歸檔無關(guān)，而后者則應(yīng)自覺進(jìn)行書稿文件材料的積累、整理、歸檔工作?！雹倥擞衩?、楊小紅主編：《專門檔案管理》，遼寧大學(xué)出版社1993年版，第226頁。編輯在書稿檔案管理工作中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)作用，《出版社書稿檔案管理辦法》規(guī)定：“書稿檔案由編輯室收集、整理、立卷后，總編室負(fù)責(zé)歸檔、管理。”②參見《出版社書稿檔案管理辦法》第二章第四條，新聞出版署、國(guó)家檔案局1992年9月13日聯(lián)合發(fā)布。《圖書編輯工作基本規(guī)程》更是明確提出：“圖書檔案由責(zé)任編輯負(fù)責(zé)收集、整理、立卷，經(jīng)編輯室審核簽交總編室歸檔管理?！雹壑袊?guó)編輯學(xué)會(huì)、湖北省編輯學(xué)會(huì)編：《圖書編輯工作基本規(guī)程》“12.4圖書檔案的整理、保管和利用”，新聞出版署圖書管理司1998年2月10日發(fā)布。從制度上規(guī)定了編輯的崗位職責(zé)。從實(shí)際工作來看，編輯作為書稿編校者，最了解圖書內(nèi)容以及編校過程中產(chǎn)生的各類信息的價(jià)值，由編輯按要求開展收集、整理等工作是書稿檔案質(zhì)量的可靠保證。

從《出版社書稿檔案管理研究綜述》④劉曉菲、何芮：《出版社書稿檔案管理研究綜述》，2017年中國(guó)檔案學(xué)會(huì)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論學(xué)術(shù)委員會(huì)學(xué)術(shù)年會(huì)論文集，第108—111頁。、《公共檔案服務(wù)體系建設(shè)研究》第二節(jié)“出版檔案現(xiàn)狀分析與研究”等綜述性文章和圖書內(nèi)容可以看出⑤邵荔、張軍、富紅主編：《公共檔案服務(wù)體系建設(shè)研究》，大象出版社2017年版，第152—160頁。，近些年關(guān)于書稿檔案的相關(guān)研究大多偏重定義、來源、價(jià)值、管理存在的問題及原因等基本問題，且大部分是從檔案管理部門著手，較少專門從編輯個(gè)人的角度集中考慮。編輯與書稿檔案關(guān)系的相關(guān)內(nèi)容更多地出現(xiàn)在出版人撰寫的隨筆類圖書中，如“中國(guó)出版界社長(zhǎng)總編輯回憶錄叢書”“書林守望叢書”等叢書及其他同類書，作者在分享圖書編輯出版工作經(jīng)驗(yàn)時(shí)涉及書稿檔案的收集、整理、使用等內(nèi)容，多是以某一書稿檔案為基礎(chǔ)資料，闡述某一具體問題，直接或間接地體現(xiàn)了編輯做好書稿檔案工作的方式以及重要性。

前人的研究成果和經(jīng)驗(yàn)分享為我們了解編輯如何做好書稿檔案工作提供了很好的參考，但因現(xiàn)階段編輯工作方式的變化，我們?nèi)孕柙趯?shí)踐中不斷探索，以滿足當(dāng)下的需求。本文主要圍繞編輯如何創(chuàng)建、收集、保存和使用書稿檔案等問題進(jìn)行了思考，并結(jié)合工作實(shí)際提出一些想法，與同仁交流。

一、創(chuàng)建、收集、保存書稿檔案的整體思路

（一）整體原則：誰創(chuàng)建，誰收集

全媒體背景下，編輯的溝通形式較之前變得更加多樣和復(fù)雜，例如與作者的溝通，“在相對(duì)固定的網(wǎng)絡(luò)空間，編輯與作者原有的線下一對(duì)一、一對(duì)多的較為私密、穩(wěn)定、封閉的聯(lián)系，轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬?duì)多的較為公開、開放、動(dòng)態(tài)的聯(lián)系；反過來，編輯也可以從公開、開放、動(dòng)態(tài)的聯(lián)系中，與作者迅速建立起線下暫為私密、穩(wěn)定、封閉的聯(lián)系。而建立起的編輯與作者的聯(lián)系，又由以往書信、電子郵箱等作為緩沖的較為間接、舒緩的形態(tài)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕⑿诺茸鳛橹薪榈闹苯?、?shí)時(shí)的形態(tài)”①郭慶華：《編輯的技術(shù)焦慮》，《編輯之友》2019年第7期，第78頁。。由此類推，編輯在與內(nèi)部和外部各人員的交流中，溝通的載體、形式、頻次等逐漸增加，書稿檔案數(shù)量也急劇增多，全面收集、集中整理和保存的難度相應(yīng)增大。加之近兩年受疫情影響，遠(yuǎn)程辦公的工作模式愈加普遍，編輯工作地點(diǎn)的自由度更高，書稿檔案隨之變得分散，在這種情況下，堅(jiān)持“誰創(chuàng)建，誰收集和整理”的原則，由編輯個(gè)人來整理自己在各平臺(tái)、各時(shí)段、各地點(diǎn)所創(chuàng)建的圖書檔案，是做好書稿檔案后續(xù)工作的重要前提。

（二）創(chuàng)建方式：傳統(tǒng)書稿檔案載體之外，重視電子檔案的創(chuàng)建和整理工作

2020年6月，“為了加強(qiáng)檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，有效保護(hù)和利用檔案，提高檔案信息化建設(shè)水平，推進(jìn)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化”，國(guó)家檔案局公布了最新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（2021年1月1日起正式實(shí)施），與舊檔案法相比，最明顯的變化是增加了檔案信息化建設(shè)和檔案監(jiān)督管理的相關(guān)規(guī)定，其中，“檔案信息化建設(shè)”一章中明確提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”，以法律形式確認(rèn)了電子檔案的地位。在當(dāng)前的出版工作中，綜合運(yùn)用文字、表格、圖片、聲像（音頻、視頻等）等多種電子形式進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通已成為常態(tài)，同一位作者、同一部書稿，編輯有時(shí)會(huì)同時(shí)采用幾種不同的溝通方式，如電話、電子郵件以及微信（文字、語音、視頻）等社交平臺(tái)，具體采用哪種方式，通常根據(jù)書稿情況確定，沒有一定之規(guī)，這就要求編輯在傳統(tǒng)檔案載體之外，要善于使用新技術(shù)，賦能檔案管理工作，確保整個(gè)書稿檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

（三）保存方式：同一書稿檔案內(nèi)容以兩種以上載體形式保存；只能用同一種載體保存時(shí)，數(shù)量應(yīng)在兩份以上

目前檔案保存最常用的方式為紙質(zhì)文件和電子文件，兩者各有利弊，紙質(zhì)文件保存時(shí)間較長(zhǎng)，電子文件則節(jié)約空間。針對(duì)書稿檔案紙質(zhì)文件和電子文件并存的現(xiàn)狀，為保證書稿檔案的安全，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容實(shí)行雙保存，例如出版合同、上級(jí)審批文件等紙質(zhì)文件制作成電子文件；智能編校系統(tǒng)中的策劃案、選題表、審稿意見單、校對(duì)記錄表、付印審批表等打印生成紙質(zhì)文件，單獨(dú)存放，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)可作為備份使用；對(duì)于只能選擇留存電子文件或紙質(zhì)文件其中一種的要妥善保存原稿，有條件的情況下備份副本；內(nèi)容相關(guān)的書稿檔案因載體不同而需要分散保存時(shí)要備注好內(nèi)容和形式，最好能整體考慮書稿檔案的命名和排序方式，體現(xiàn)關(guān)聯(lián)性；關(guān)注陳舊的紙質(zhì)檔案資料，適時(shí)數(shù)字化，方便保存和使用。

（四）收集和保存的時(shí)間：第一時(shí)間將書稿檔案內(nèi)容留底

信息創(chuàng)建和存儲(chǔ)載體以及形式的多樣性一方面為圖書出版提供了方便，另一方面也增加了書稿檔案收集的難度，溝通的方便往往使編輯們忽略了對(duì)書稿檔案的及時(shí)收集和整理，埋下因各種意外導(dǎo)致書稿檔案不完整的隱患，如一旦對(duì)電子設(shè)備發(fā)生誤操作或電子設(shè)備損壞、丟失，信息便不復(fù)存在。另外，存儲(chǔ)在社交平臺(tái)中的圖片、文檔、視頻等文件一般都有使用期限，如在使用期限內(nèi)未及時(shí)保存，就有可能造成書稿檔案的丟失。此外，如果工作中使用的單位分配的郵箱或其他各類系統(tǒng)賬號(hào)，當(dāng)工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)賬號(hào)注銷，其中保存的內(nèi)容便很難再查到。以上這些都對(duì)書稿檔案的完整性形成了挑戰(zhàn)，因此編輯在善于并充分利用各種平臺(tái)和方式創(chuàng)建書稿檔案的同時(shí)，一定要及時(shí)收集和整理，例如在一開始接手圖書生產(chǎn)任務(wù)的時(shí)候，即建立圖書檔案文件夾，并設(shè)立不同的子文件夾，編校過程中檔案信息生成后，及時(shí)根據(jù)內(nèi)容放到不同的子文件夾中，這樣做一方面可以保證書稿檔案的安全性和完整性，另一方面可以提高圖書出版完成后整理書稿檔案時(shí)的效率。

二、基于圖書生產(chǎn)流程可采取的具體措施

“書稿文件和書稿檔案來自編輯出版業(yè)務(wù)流程，因此書稿檔案的收集整理及資源建設(shè)也需要基于業(yè)務(wù)流程而進(jìn)行”。①劉曉菲、何芮：《出版社書稿檔案管理研究綜述》，2017年中國(guó)檔案學(xué)會(huì)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論學(xué)術(shù)委員會(huì)學(xué)術(shù)年會(huì)論文集，第111頁。從《出版社書稿檔案管理辦法》中規(guī)定的立卷文件、材料范圍②參見《出版社書稿檔案管理辦法》第三章第五條，新聞出版署、國(guó)家檔案局1992年9月13日聯(lián)合發(fā)布?？梢钥闯?，書稿檔案的創(chuàng)建、收集、保存工作貫穿整個(gè)圖書出版流程，主要包括選題策劃、約稿記錄、出版合同；各級(jí)審稿意見及責(zé)任編輯加工整理記錄、各校次校樣；出版過程中歷次匯報(bào)、審批文件；與美術(shù)編輯就封面設(shè)計(jì)的溝通；與印制部門就圖書付印問題的溝通；作者交付的圖書原稿，與作者就書稿內(nèi)容以及確認(rèn)付印稿、稿酬、樣書的溝通；圖書獎(jiǎng)懲記錄；圖書宣傳；等等。此外，編輯也要注意在工作中根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)收集和保存其他重要書稿檔案。下文將以上書稿檔案內(nèi)容大致歸為四類，分別說明：

（一）編務(wù)檔案是書稿檔案的核心內(nèi)容，應(yīng)認(rèn)真收集，同時(shí)不能忽略收集相關(guān)背景材料

圖書編輯出版所產(chǎn)生的文件中需要立卷歸檔的材料有很大一部分屬于編務(wù)檔案，如選題策劃案、出版合同、協(xié)議書、選題申報(bào)表、審稿意見單、發(fā)稿單、發(fā)樣單、校對(duì)記錄表、裝幀設(shè)計(jì)單、付印審批表等，這類文件連同稿酬單、入庫記錄、出庫記錄、樣書申領(lǐng)單等一般都有固定的表格，出版單位現(xiàn)金使用智能編校系統(tǒng)進(jìn)行出版流程管理，客觀上為書稿檔案收集提供了便利。

值得注意的一點(diǎn)是，編務(wù)檔案中的格式文件通常會(huì)有字?jǐn)?shù)、項(xiàng)目、關(guān)鍵詞等要求，需要根據(jù)相關(guān)材料提煉、總結(jié)，不能將所有材料內(nèi)容原樣錄入，在這種情況下編輯可另外留存填寫格式文件時(shí)的參考資料，如在三審意見單、三校記錄表之外，留存初審、復(fù)審、終審、外審、會(huì)審等每一個(gè)環(huán)節(jié)紙質(zhì)或電子修改稿的原稿和相關(guān)意見，每個(gè)校次的校樣、作者的修改稿以及付印清樣等。它們能更直觀地展示書稿編校過程，也是出版活動(dòng)最核心的成果，最能體現(xiàn)編輯活動(dòng)的創(chuàng)造力，與格式文件配合使用可更好地發(fā)揮書稿檔案價(jià)值。

（二）詳細(xì)記錄、收集與作者溝通的信息

作者是書稿檔案的第一形成者，編輯是第二形成者，編輯與作者溝通所生成的書稿檔案極其重要，但同時(shí)也是最難收集的，究其原因，一是作者不在出版系統(tǒng)內(nèi)，不負(fù)責(zé)收集書稿檔案，編輯必須單方面做好相關(guān)書稿檔案的收集整理工作；二是編輯與作者就書稿內(nèi)容細(xì)節(jié)的溝通，很大一部分不能通過正常的出版流程（如選題申報(bào)表、審稿意見單、付印申請(qǐng)表等）收集到，編輯如果不及時(shí)記錄，就很難留存下來；三是如前文所述，現(xiàn)階段編輯與作者的溝通方式越來越個(gè)人化、平臺(tái)多、載體多，數(shù)量多，保證書稿檔案完整性的難度增大。

圖書出版前，編輯與作者的溝通通常包括約稿信、出版合同、書稿原稿、書稿歷次修改稿、付印清樣確認(rèn)等，出版后還會(huì)涉及稿酬支付、樣書寄送、新書宣傳、重印、再版等，這些都是書稿檔案收集的重點(diǎn)，要認(rèn)真留存。例如作者發(fā)來的電子原稿要備份，編校用稿另外復(fù)制，不覆蓋原稿，若作者交來的是紙質(zhì)原稿，圖書出版完成后按合同約定退還作者或歸檔保存；書稿歷次加工稿以及作者修改稿、確認(rèn)稿要備份；稿酬檔案除正式稿酬單外，還應(yīng)附帶稿酬計(jì)算細(xì)節(jié)，方便查核；樣書寄送檔案要記錄樣書數(shù)量、寄送地址、收件人等信息；等等。

（三）加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)配合，做好檔案收集、整理工作

一本書要完成出版，編輯會(huì)與策劃、審稿、校對(duì)、編務(wù)、設(shè)計(jì)、印務(wù)、發(fā)行、財(cái)會(huì)等多部門人員產(chǎn)生交集，書稿檔案資料也是編輯在與不同的部門和人員接觸中逐步形成的?！敖?、健全書稿檔案，雖然由書稿檔案工作人員主要負(fù)責(zé)，但是‘巧婦難為無米之炊’，書稿檔案的資料都要由出版社各部門提供，尤其是需要編輯們提供?！雹偻鯚挘骸都訌?qiáng)書稿檔案工作提高圖書出版經(jīng)濟(jì)效益》，《天津檔案》2006年第4期，第22頁。。根據(jù)工作要求，雙方需要各自保存與崗位相關(guān)的書稿檔案，但因部門多、人員多，檔案較為分散編輯作為圖書出版的執(zhí)行者，在工作中以每一種書為單位，將與各部門交流所產(chǎn)生的書稿檔案集中收集更有利于后續(xù)環(huán)節(jié)的整理和使用。

（四）圖書出版完成、書稿檔案首次備份后，如有新的文件資料產(chǎn)生，要同步更新

對(duì)于編輯個(gè)人來說，書稿檔案的收集和整理不僅僅是在圖書出版完成前要收集好自己在編輯圖書過程中創(chuàng)建的書稿檔案，為移交做好準(zhǔn)備。檔案移交后，也要對(duì)新書宣傳、重印、再版、獎(jiǎng)懲情況等及時(shí)補(bǔ)充。“書稿檔案的另一個(gè)重要特點(diǎn)，就是書稿檔案的可補(bǔ)充性。所有新形成的書稿文件材料，都要及時(shí)準(zhǔn)確地補(bǔ)充到該書稿的卷宗中去，這樣才能完整地反映書稿檔案的全貌”。②董春美：《淺談書稿檔案的特點(diǎn)及管理》，會(huì)議文獻(xiàn)：《中國(guó)編輯研究》（2006年），第243頁。一本書出版完成后，當(dāng)有了有參考價(jià)值的讀者來信、對(duì)圖書的重要評(píng)論、新書推送鏈接與內(nèi)容、新書活動(dòng)會(huì)議紀(jì)要、媒體報(bào)道、獎(jiǎng)懲情況、重印、再版、版權(quán)輸出等新的文件資料時(shí)，要及時(shí)補(bǔ)充到書稿檔案中去，保持同步動(dòng)態(tài)更新。

三、書稿檔案對(duì)編輯具有重要的使用價(jià)值

創(chuàng)建、整理和保存書稿檔案的最大目的是充分開發(fā)它的使用價(jià)值。對(duì)于編輯而言，書稿檔案不僅可作為在出現(xiàn)責(zé)任認(rèn)定及版權(quán)糾紛等情況時(shí)解決問題的一種憑證，在其他工作實(shí)踐和理論研究等方面也具有很高的使用價(jià)值。

（一）書稿檔案是重要的信息資源庫，可為編輯的日常工作提供參考

書稿檔案記錄了圖書出版的全過程，對(duì)編輯來說是重要的信息資源庫，尤其是現(xiàn)在出版單位多使用智能編校系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息可實(shí)時(shí)更新，各環(huán)節(jié)的關(guān)聯(lián)性也更強(qiáng)，為編輯快速、準(zhǔn)確地獲取所需要的信息提供了方便，也為編輯未來的工作規(guī)劃和出版方向提供了參考。

例如，對(duì)于修訂的圖書來說，編輯通過比對(duì)書稿檔案中留存的上一版本與現(xiàn)有最新版本，可避免印制過程中因誤用版本而出現(xiàn)的錯(cuò)誤。對(duì)于同類書或者分輯出版的系列書來說，在出版后一輯書稿時(shí)，編輯通常會(huì)查詢前一輯的相關(guān)信息以保持全套書在版式、裝幀、用料等整體風(fēng)格上的前后一致。另外，目前出版合同通常都會(huì)約定出版單位出版、發(fā)行同一書稿的不同載體版本，如紙質(zhì)版、數(shù)字版、音像版、數(shù)據(jù)庫版、網(wǎng)絡(luò)版等，如果在紙質(zhì)稿出版之后還有其他版本的開發(fā)計(jì)劃，那么書稿檔案中關(guān)于書稿的原始文字、圖片，或經(jīng)排版、修圖等編校環(huán)節(jié)后形成的定稿，便是其他版本所需要的基礎(chǔ)資料，在整理書稿檔案時(shí)盡可能地提前做好規(guī)劃，以提高后續(xù)環(huán)節(jié)的工作效率。

（二）建立完善的書稿檔案有利于培養(yǎng)編輯規(guī)范的編校意識(shí)，是保證圖書質(zhì)量的重要措施

“要求建立書稿檔案，能使編輯在思想上引起高度重視，促使編輯人員以規(guī)范化的要求處理每一個(gè)工作程序?！雹酆撎骸吨攸c(diǎn)圖書應(yīng)建立書稿檔案》，《編輯之友》1994年第3期，第18頁。規(guī)范編輯處理書稿時(shí)的意識(shí)和行為有利于提高整體編校水平，保證圖書質(zhì)量。

（三）書稿檔案是檢驗(yàn)編輯業(yè)務(wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)之一，也是編輯提高業(yè)務(wù)水平的很好途徑

“由于書稿檔案的內(nèi)容大部分都是由編輯提供的，從這些材料上可以真實(shí)地反映出一個(gè)編輯的工作態(tài)度和業(yè)務(wù)能力。如選題是否優(yōu)秀，審稿意見寫得是否詳細(xì)、有見地，作者的資料是否豐富等”，可以作為“編輯業(yè)務(wù)能力的考核指標(biāo)”。④包輝：《書稿檔案的價(jià)值及其利用》，《蘭臺(tái)世界》2008年第12期，第29頁。

對(duì)于編輯來說，書稿檔案的整理過程，也是自我梳理工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的過程。通過復(fù)盤一種書出版過程中的得失優(yōu)劣，優(yōu)化和改進(jìn)其他品種圖書出版過程中存在的問題，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力。此外，通過學(xué)習(xí)其他編輯整理的書稿檔案，互通有無，共同進(jìn)步。

（四）書稿檔案是新編輯的入職培訓(xùn)資料

書稿檔案來自編輯的工作實(shí)踐，“記錄了圖書從選題到編輯、加工、定稿、發(fā)行的全過程，因此可作為年輕編輯培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的重要參考文獻(xiàn)”①王素芳：《出版社的書稿檔案工作研究》，《赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版）》2013年第6期，第184頁。。新編輯入職時(shí)，通過翻看完整的書稿檔案，可以快速了解圖書出版的全流程，并學(xué)習(xí)編輯書稿的諸多細(xì)節(jié)，可更為具體地了解工作內(nèi)容，對(duì)更快、更好地進(jìn)入崗位角色有所助益。

（五）書稿檔案是編輯開展科學(xué)研究、撰寫札記等的一手資料

“編輯平時(shí)除了策劃選題、編輯加工書稿外，還要抽出一定的時(shí)間去搞編輯科研工作，只有這樣，才能把編輯工作做得更好?！雹趶埼亩Y：《書稿檔案在編輯出版工作中的利用》，《大學(xué)出版》1998年第3期，第22頁。書稿檔案對(duì)于編輯開展出版和編輯專業(yè)科學(xué)研究以及撰寫經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、隨筆札記等都是一手資料，不可或缺。如《一本書的編輯出版史》③汪家明：《一本書的編輯出版史》，《中國(guó)編輯》2010年第2期，第40—44頁?！稌鍣n案所見〈曹操論集〉編選始末》④張龍：《書稿檔案所見〈曹操論集〉編選始末》，《科技與出版》2016年第2期，第61—62頁。《書稿檔案多元價(jià)值的探索——以〈臧克家詩選〉為例》⑤徐瑩：《書稿檔案多元價(jià)值的探索——以〈臧克家詩選〉為例，《北京檔案》2019年第6期，第39—41頁。等都是利用書稿檔案撰寫經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、開展科學(xué)研究的范例。

（六）書稿檔案記錄了編輯個(gè)人的職業(yè)生涯，也為研究編輯群體狀況提供了素材

對(duì)個(gè)體來說，書稿檔案記錄了編輯個(gè)人職業(yè)生涯的成長(zhǎng)和發(fā)展，從中可以看出編輯在不同時(shí)期的選題傾向、角色定位、編校水平等工作狀況，為了解編輯各方面的情況提供了基礎(chǔ)資料。

由個(gè)人到集體，“某種意義上，只要研究清楚每一名編輯或每一家出版社的編輯思想、文化人格的形成過程和他們與出版史發(fā)展的關(guān)系，就能事半功倍地管窺到百年來中國(guó)編輯思想發(fā)展和中國(guó)現(xiàn)當(dāng)代出版史以及二者之間相互影響、彼此糾纏的復(fù)雜關(guān)系。”⑥劉曉菲、何芮：《出版社書稿檔案的價(jià)值開發(fā)研究》，2016年全國(guó)檔案工作者年會(huì)論文集，第42頁。如果每一位編輯都重視書稿檔案的記錄、搜集、整理、保存和使用，便可為總結(jié)編輯群體的出版理念和工作狀況提供切實(shí)的根據(jù)與充足的案例，方便后人學(xué)習(xí)和參考。

四、結(jié) 語

除以上內(nèi)容外，在創(chuàng)建、收集和使用書稿檔案的過程中，還有很多問題值得編輯在工作實(shí)踐中給予重視。例如，重點(diǎn)圖書、項(xiàng)目圖書要更加細(xì)化書稿檔案的創(chuàng)建、收集和保存工作，一是為保證圖書質(zhì)量，二是為項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)提供充分的支撐資料；多人合作的書稿，應(yīng)明確指定一名責(zé)任人負(fù)責(zé)書稿檔案的收集和整理工作，避免因內(nèi)容分散造成書稿檔案不完整；編輯應(yīng)時(shí)常與檔案室、總編室等部門的檔案管理人員及其他同事溝通，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷探索和優(yōu)化書稿檔案創(chuàng)建、存儲(chǔ)的方式，共同做好書稿檔案工作；對(duì)工作實(shí)踐中檔案創(chuàng)建、整理、保存等發(fā)生過的失誤要高度重視，吸取教訓(xùn)，避免同類情況再次發(fā)生；圖書完成出版后，大多數(shù)編輯在將書稿檔案移交出版社時(shí)，個(gè)人也會(huì)備份，方便日后工作參考，使用過程中要注意信息安全，對(duì)于暫不適宜公開的內(nèi)容要提高保密意識(shí)；編輯發(fā)生工作變動(dòng)時(shí)，如調(diào)崗、退休、離職等，要格外注重書稿檔案的交接工作，等等。

從整個(gè)圖書生產(chǎn)流程來看，書稿檔案的整理工作是一項(xiàng)需要多部門多人員長(zhǎng)期配合的工作，編輯在這一工作中處于最基礎(chǔ)的位置，只有編輯做好書稿檔案的創(chuàng)建、收集等前期工作，才能為出版單位后續(xù)建立完備的檔案管理系統(tǒng)和高效的使用系統(tǒng)提供可靠的保障。因此，編輯要提高自身責(zé)任意識(shí)，避免書稿檔案工作流于形式，并在工作實(shí)踐中不斷思考和探索適合自己的方式，切實(shí)做好書稿檔案工作。