信息時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理探討

楊哲

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展，企業(yè)之間的競爭越來越激烈。在如此激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)如何保持并提高自己的競爭實(shí)力，是企業(yè)發(fā)展面臨的一大難題。檔案管理作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，其管理水平不僅影響著企業(yè)的經(jīng)營，同時(shí)，也對企業(yè)人才的合理利用有著直接影響，是企業(yè)內(nèi)部管理的重點(diǎn)工作?；诖?，論文主要對信息時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理進(jìn)行了分析，對其管理中存在的問題提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施。

【Abstract】With the development of economic globalization， competition among enterprises is becoming more and more fierce. In such a fierce market competition environment， how to maintain and improve their competitive strength is a major problem faced by enterprises. As the foundation of enterprise development， the management level of archives management not only affects the operation of enterprises， but also has a direct impact on the rational utilization of enterprise talents， and it is the key work of enterprise internal management. Based on this， the paper mainly analyzes the management of enterprise electronic archives in the information era， and puts forward some corresponding measures for improvement in the management of enterprise electronic archives.

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；電子檔案管理；問題；改進(jìn)措施

【Keywords】enterprise； electronic archive management； problem； improvement measures

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0125-02

1 引言

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動(dòng)化、智能化和機(jī)械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用對企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術(shù)，保證電子檔案管理的高效性和安全性。

2 電子檔案概述

電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計(jì)算機(jī)磁盤等信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行儲存的，將電子圖像等文件進(jìn)行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲存過程中，利用磁盤或光盤的儲存方式較為常見，在云計(jì)算時(shí)代的發(fā)展過程中，一些信息化技術(shù)水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行儲存。

2.1 電子檔案的優(yōu)勢

電子檔案的應(yīng)用具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：

第一，電子檔案的信息具有非人工識讀性，這樣的功能優(yōu)勢能夠降低人工篩選檔案所耗費(fèi)的時(shí)間，即節(jié)約了人力，同時(shí)又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。

第二，電子檔案的信息儲存具有高密度性，隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著較大的儲存空間，電子檔案對企業(yè)信息的儲存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲存具有較高的密度性。

第三，信息與載體之間是互相獨(dú)立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行儲存的過程中，信息與云平臺之間是相互獨(dú)立的，電子檔案的儲存只是暫時(shí)性的借用云空間而已，企業(yè)隨時(shí)隨地都可以將電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，方便企業(yè)對檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。

2.2 電子檔案管理工作的重要性

通過對電子檔案的優(yōu)勢進(jìn)行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應(yīng)用價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，同時(shí)，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應(yīng)用優(yōu)勢：首先，相對于紙質(zhì)檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時(shí)代發(fā)展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，是企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)志，企業(yè)在查詢檔案時(shí)，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時(shí)間，且通過計(jì)算機(jī)備份技術(shù)，若電子檔案因設(shè)備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進(jìn)行找回，保證了檔案使用的安全性。

3 企業(yè)電子檔案管理存在的問題

3.1 電子檔案管理軟件通用性不足

我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對企業(yè)信息進(jìn)行管理的。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設(shè)，但是對與電子檔案的應(yīng)用管理還存在一些不足之處。如，由于對電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內(nèi)的其他型號電腦進(jìn)行共享，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。

3.2 檔案管理的保密性與安全性不高

當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項(xiàng)工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認(rèn)為電子檔案不會(huì)被泄露出去，就降低了對電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲存信息多樣的特點(diǎn)，若計(jì)算機(jī)或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會(huì)發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失[2]。

3.3 缺乏專業(yè)的技術(shù)人才

在企業(yè)電子檔案建設(shè)過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，越來越多的人加大了對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的研究力度，但是，對于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護(hù)管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。

4 信息化時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施

4.1 進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理

企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，企業(yè)需要對電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責(zé)任，制定相應(yīng)的管理制度，明確管理責(zé)任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對不同類別的檔案進(jìn)行分類管理，并及時(shí)歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對于歸檔信息還應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。

4.2 劃分多級權(quán)限

為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)做好安保工作，劃分多級權(quán)限，提高電子檔案信息的保密等級。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級，設(shè)定必要的查閱權(quán)限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應(yīng)嚴(yán)格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進(jìn)行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行高級別的加密處理，嚴(yán)禁外部人員瀏覽，進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機(jī)密以及方便瀏覽應(yīng)用[4，5]。

4.3 提高管理人員技術(shù)水平

在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術(shù)水平低，管理意識薄弱，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強(qiáng)對電子檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其管理技術(shù)水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平。

5 結(jié)語

總而言之，電子檔案在企業(yè)中的應(yīng)用，能夠有效降低企業(yè)的檔案成本投入，提高檔案管理的效率和水平，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。因此，在信息化社會(huì)發(fā)展過程中，企業(yè)需緊跟時(shí)代腳步，不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，提高電子檔案管理隊(duì)伍水平，劃分多級權(quán)限，做好檔案的安保工作，并進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的可靠性。

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