大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討

遲軍利

【摘 要】在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作變得尤為重要，但這項工作的任務(wù)量比較大，給管理人員帶來了極大的難題。隨著信息化時代的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)庫的規(guī)模也在不斷擴大，如何運用現(xiàn)代科技手段，安全、高效地對檔案進(jìn)行分類管理，是目前亟待解決的問題。

【Abstract】 Under the background of big data， archive management has become particularly important. But the task of this work is relatively large， which brings great difficulties to managers.With the continuous development of information era， the scale of the database is also expanding. How to use modern scientific and technological means to classify the archives is the urgent problem to be solved.

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；檔案；管理

【Keywords】age of big data； archive； management

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0127-02

1 引言

當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，各行各業(yè)都需要對復(fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整理。在檔案的管理工作中，由于數(shù)量多、任務(wù)煩瑣，管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺，對一些檔案沒有進(jìn)行系統(tǒng)的分類整理，不利于后期的查閱、搜尋工作。針對出現(xiàn)的問題，制定有效的解決措施，是本文將要探討的重點。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理中存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)安全性不高，查詢效率低

目前的檔案管理中，數(shù)據(jù)庫安全系數(shù)不高以及查詢效率低是主要的兩大問題。首先，企業(yè)沒有對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的規(guī)劃、分類、存儲，導(dǎo)致檔案信息分散、雜亂，容易造成文件丟失。企業(yè)對于檔案管理系統(tǒng)沒有進(jìn)行及時地維護(hù)更新，系統(tǒng)故障或者病毒入侵，都會造成數(shù)據(jù)泄露或丟失，并且數(shù)據(jù)丟失后很難恢復(fù)；另一方面，對于目前檔案的數(shù)據(jù)處理，輸入比較容易，但是后期的查詢、訪問就會出現(xiàn)很多問題，隨著新建信息的不斷增加，數(shù)據(jù)庫的規(guī)模也隨之?dāng)U大，隨著訪問量的增加，系統(tǒng)運行的負(fù)擔(dān)也會越來越大，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)輸出難的狀況。

2.2 管理人員綜合素質(zhì)差，專業(yè)人才儲備不足

一方面，檔案管理人員自身素質(zhì)能力不高，依然沿用老一套的技術(shù)手段，工作模式也沒有太大變化，很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏大，對計算機等新型技術(shù)的掌握不夠熟練，沒有很好的分析、處理能力，再加上檔案管理工作復(fù)雜繁重，因此經(jīng)常在檔案管理工作中顧此失彼，發(fā)生數(shù)據(jù)泄漏、丟失等情況；另一方面，在當(dāng)前的檔案管理中，缺少擁有扎實數(shù)據(jù)處理能力的專業(yè)人才，主要是統(tǒng)計員和分析員，他們關(guān)系到國家、企業(yè)的競爭力。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作更具專業(yè)化、信息化以及多元化，對于人員的計算機水平和信息處理能力要求比較高，由于缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理的工作效率無法提高。對于這些人才的培養(yǎng)，是提高檔案管理水平的關(guān)鍵，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，要適應(yīng)時代趨勢，就要注重技術(shù)加人才的協(xié)同發(fā)展。

3 大數(shù)據(jù)時代給當(dāng)前檔案管理工作帶來的優(yōu)勢

3.1 提高檔案管理效率

大數(shù)據(jù)能夠提高檔案管理效率，降低管理成本。大數(shù)據(jù)技術(shù)對于數(shù)據(jù)處理能力有了很大提高，在檔案管理工作中，能夠快速處理大量數(shù)據(jù)，不僅提高了管理效率，也節(jié)省了人力物力，這樣就很大程度上節(jié)約了企業(yè)成本。傳統(tǒng)的檔案保存大多采用紙質(zhì)材料，存放這些材料需要很大的儲存空間，而且隨著存儲量的增加，檔案的管理難度也隨之增加，而大數(shù)據(jù)技術(shù)是把信息存儲在數(shù)據(jù)庫中，可以對信息進(jìn)行整體分類，查找起來會變得簡潔明了，大大提高了工作效率，而且信息庫的存儲方式既節(jié)省了空間成本，又提高了數(shù)據(jù)的安全性，使檔案管理工作步入規(guī)范化、科學(xué)化的管理程序[1]。

3.2 提高了檔案保存質(zhì)量

大數(shù)據(jù)能夠很大程度提高檔案的保存質(zhì)量，這些數(shù)據(jù)存儲之后具有永久性、移動性，方便攜帶和傳輸，而且針對重要信息可以進(jìn)行加密處理，避免信息泄露。傳統(tǒng)的檔案保存采用紙質(zhì)形式，時間過久的話，檔案的文字字跡會變模糊，紙質(zhì)容易老化，檔案袋磨損嚴(yán)重的話，也會出現(xiàn)文件丟失的情況，保存檔案的地方如果出現(xiàn)水災(zāi)、火災(zāi)，紙質(zhì)檔案將難于保存。這些缺點在大數(shù)據(jù)時代下完全可以避免，運用大數(shù)據(jù)保存大量的檔案數(shù)據(jù)，只需少量的數(shù)據(jù)儲存空間就可以做到，而且數(shù)據(jù)的安全性會更高。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下提高檔案管理工作的措施

4.1 加強檔案數(shù)據(jù)庫的安全性

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理有優(yōu)勢，也存在一定的風(fēng)險。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高科技的手段容易侵入數(shù)據(jù)庫，因此，要加強檔案數(shù)據(jù)的安全管理，對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，降低數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。另外，對于流行病毒要及時檢測，并做好相應(yīng)的防護(hù)措施，將資料提前做好備份，對系統(tǒng)進(jìn)行定期的病毒檢測與防護(hù)，避免在電腦受到惡意攻擊時發(fā)生數(shù)據(jù)丟失。最后，對于檔案工作人員要提高安全意識，根據(jù)檔案管理制度對數(shù)據(jù)進(jìn)行合理化、規(guī)范化的管理，嚴(yán)禁私自拷貝數(shù)據(jù)資料，對于U盤、硬盤等設(shè)備要進(jìn)行殺毒處理，減少數(shù)據(jù)庫被病毒入侵的風(fēng)險，操作人員要嚴(yán)格遵守操作流程，避免操作不當(dāng)引起不必要的數(shù)據(jù)丟失。

4.2 加強專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開人才的支持，人才是一切工作的生命線，大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作更是如此。傳統(tǒng)的檔案管理人才在大數(shù)據(jù)方面的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力都比較欠缺，針對這一狀況，主要從以下幾個方面著手：一是政府鼓勵高校開辦跨學(xué)科的復(fù)合型專業(yè)，如信息化和檔案管理的交叉學(xué)科專業(yè)，培養(yǎng)全面人才，以便高?？梢灾苯酉蚱渑囵B(yǎng)輸送專業(yè)化人才；二是引進(jìn)國外高端檔案管理人才，利用高端人才去指導(dǎo)我國檔案管理人才適應(yīng)新時期下的檔案工作，加大對管理人員先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)力度，組織國內(nèi)人員去國外進(jìn)修，在實際考察工作過程中學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，提升檔案管理水平；三是加大對檔案管理人才培養(yǎng)的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，提高設(shè)備的工作效率，讓技術(shù)人才能夠得到更好的發(fā)展，把先進(jìn)技術(shù)與實踐相結(jié)合，進(jìn)而實現(xiàn)技術(shù)人才與先進(jìn)科技的結(jié)合，帶動管理人員整體技術(shù)水平的提高。

4.3 完善相關(guān)管理制度

建立健全相關(guān)的管理制度，加大對工作人員的工作監(jiān)管力度，針對工作過程中的違規(guī)操作、態(tài)度消極等狀況進(jìn)行批評處理，對人員制定合理的獎罰措施，明確人員的責(zé)任分工，加強工作人員的責(zé)任意識，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。另外，要完善對工作人員的綜合考評制度，對人員實行優(yōu)勝劣汰制，進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。最后，建立詳細(xì)的工作規(guī)范流程，在數(shù)據(jù)的管理工作中，要加強數(shù)據(jù)的安全保護(hù)措施，對資料的備份以及資料的共享等制定規(guī)范流程，對備份資料進(jìn)行統(tǒng)一保管，減少因工作疏忽造成的數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。

4.4 加強數(shù)字化文件管理模式的發(fā)展

檔案管理方式要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)發(fā)展時代背景下，檔案管理主要涉及電子文件、電子檔案、數(shù)字化文件等，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料相比，電子文件具有占據(jù)空間小、信息共享方便快捷、存儲容量大，方便攜帶等優(yōu)勢，能夠更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理的相關(guān)需求。技術(shù)水平越高，處理大數(shù)據(jù)的檔案管理效率才會越高，因此，要結(jié)合實際情況逐步向數(shù)字化文件管理方式轉(zhuǎn)型，采用新型的技術(shù)，來更有效地獲取、存儲、挖掘、查詢信息，從而進(jìn)行有效的決策分析，使檔案信息安全性更高、共享更快捷、管理更簡單，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展[2]。

5 結(jié)語

在信息化時代不斷發(fā)展的趨勢下，行業(yè)的競爭越來越激烈，對于檔案信息的安全管理變得尤為重要。對數(shù)據(jù)進(jìn)行充分有效地利用，不斷挖掘其背后潛在的數(shù)據(jù)價值，才能不斷促進(jìn)各行各業(yè)的發(fā)展。同時需要充分利用大數(shù)據(jù)的管理模式，不斷探索新方法，將先進(jìn)科技與檔案信息管理有機結(jié)合，才能使檔案管理工作變得簡明化、科學(xué)化、規(guī)范化，隨著未來科技的進(jìn)步與發(fā)展，結(jié)合新的技術(shù)手段讓檔案管理形成產(chǎn)業(yè)化的創(chuàng)新模式，并將其融入大數(shù)據(jù)潮流中去，做到盡善盡美。

【參考文獻(xiàn)】

【1】蘇敦.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（09）：146.

【2】關(guān)媛瑞.淺談大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].中國管理信息化，2016（20）：179.