館藏圖書大范圍排架基礎(chǔ)分析

劉玉琴 陳紹平

一、基本現(xiàn)狀和研究意義

館藏圖書隨著日積月累，一般的高校圖書館都至少有幾十萬的藏書量，[1]雖然圖書館流通業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)卡片式到運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)人工借閱，到現(xiàn)在自助借還，甚至利用RFID 技術(shù)實(shí)現(xiàn)一定智能化，但流通業(yè)務(wù)中的圖書排架依然要通過人工操作來完成，且越來越繁重。

目前大部分圖書館的排架基本上采用《中國圖書分類法》來分類，而后按種次號(hào)進(jìn)行排序上架的方式。[2]圖書館每年都會(huì)采購新圖書，故需預(yù)留架位給對(duì)應(yīng)分類后續(xù)新圖書上架。針對(duì)架位預(yù)留，傳統(tǒng)方法和相關(guān)研究論文都是簡單地將全部書架位根據(jù)現(xiàn)有館藏圖書分類冊(cè)數(shù)比例劃分后，再單個(gè)架位憑經(jīng)驗(yàn)預(yù)留大概的空間。這種方法在前期架位非常充足的情況下暫時(shí)沒有問題，在中期上架圖書占比率達(dá)到50%后開始需要頻繁整架或小倒架，占比率達(dá)到70%后需要大范圍倒架甚至是全館范圍倒架，嚴(yán)重增加相關(guān)工作人員的工作量。以筆者工作經(jīng)歷為例，當(dāng)F 類圖書部分架位溢架時(shí)，按前輩留下的經(jīng)驗(yàn)，筆者用時(shí)兩周多進(jìn)行整個(gè)F 類圖書大倒架。倒架完成后僅維持一周，F(xiàn) 類圖書再次部分架位嚴(yán)重溢架……類似事件多次發(fā)生后，筆者開始思考如何對(duì)館內(nèi)圖書進(jìn)行合理排架：如何分配各分類圖書架位數(shù)可以有效減少或防止大范圍倒架的發(fā)生；如何預(yù)留各架位空位可以有效減少整架、倒架次數(shù)。

做好合理的排架規(guī)劃不僅可以節(jié)約后期維護(hù)架面整潔的人力成本和時(shí)間成本，有效降低工作人員面對(duì)繁重工作的消極情緒，還能提升讀者查找借閱圖書的便捷度，降低讀者因架面混亂或架位變化帶來的不良體驗(yàn)感。[3]因此，研究科學(xué)合理的排架方法是一項(xiàng)很重要的工作。

二、各分類圖書架位數(shù)分配的基礎(chǔ)分析和計(jì)算方法

在架位充足的情況下，已有的館藏圖書一般是全部上架，剩余的架位是為后續(xù)采購的圖書預(yù)留的。后續(xù)采購的這部分圖書結(jié)構(gòu)比例是無法確知但需要作出預(yù)測(cè)的，否則無法對(duì)圖書架位進(jìn)行分配。預(yù)測(cè)圖書結(jié)構(gòu)比例是排架工作的重點(diǎn)也是難點(diǎn)。

（一）預(yù)測(cè)圖書結(jié)構(gòu)

預(yù)測(cè)圖書結(jié)構(gòu)分為兩種情況，一種是有規(guī)劃地預(yù)測(cè)，另一種是無規(guī)劃地預(yù)測(cè)。

有規(guī)劃地預(yù)測(cè)是圖書采購部門有明確計(jì)劃地采購，如對(duì)整個(gè)館藏布局有規(guī)劃，或因館藏圖書結(jié)構(gòu)調(diào)整、開設(shè)新專業(yè)的需求，若干年內(nèi)需要增加某類圖書若干冊(cè)等。

無規(guī)劃地預(yù)測(cè)是指采購部門無任何采購計(jì)劃，只能根據(jù)館內(nèi)已有的數(shù)據(jù)（館藏圖書結(jié)構(gòu)比例、近年圖書購買冊(cè)數(shù)比例、圖書利用率等）作為參考數(shù)據(jù)來進(jìn)行無規(guī)劃地預(yù)測(cè)。

（二）無規(guī)劃預(yù)測(cè)模式下架位預(yù)分配的分析

館藏圖書結(jié)構(gòu)比例是當(dāng)前已有的圖書結(jié)構(gòu)，而近年圖書購買冊(cè)數(shù)可以一定程序上當(dāng)作未來圖書購買趨勢(shì)。針對(duì)無規(guī)劃預(yù)測(cè)模式，先進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

假設(shè)現(xiàn)有H 類圖書館藏冊(cè)數(shù)為10000 冊(cè)，其在館圖書冊(cè)數(shù)為8000 冊(cè)；U 類圖書館藏冊(cè)數(shù)為2000冊(cè)，其在館圖書冊(cè)數(shù)為1900 冊(cè)；H 類圖書平均厚度tH為2 cm，U 類圖書平均厚度tU為2.5 cm。共有300個(gè)架位(每個(gè)架位長度為100 cm,用符號(hào)l 表示)分配給這兩類圖書。通過計(jì)算H 類需要的架位為200 個(gè)，U類需要50 個(gè)，剩下50 個(gè)架位該如何分配呢？

1.依據(jù)已有館藏圖書結(jié)構(gòu)比例進(jìn)行預(yù)留架位

H 類與U 類館藏冊(cè)數(shù)比例為5∶1，按此比例無規(guī)劃預(yù)測(cè)未來H 類與U 類圖書進(jìn)館數(shù)量比例為5∶1，平均圖書厚度比例2∶2.5，兩類圖書架位分配比例nH：nU=4∶1，則空余50 個(gè)架位分配給H 類的架位nH=40 個(gè)，分配給U 類的架位nU=10 個(gè)。按此架位比例分配后，H 類新分配的架位可容納的圖書冊(cè)數(shù)acH=2000冊(cè)，U 類新分配的架位可容納的圖書冊(cè)數(shù)acU=400 冊(cè)。

2.依據(jù)圖書近年購買冊(cè)數(shù)比例進(jìn)行預(yù)留架位

先假設(shè)H 類與U 類近年購買冊(cè)數(shù)比例為4∶1（即低借閱率圖書購買比例提高）。

按此比例預(yù)測(cè)未來H 類與U 類圖書進(jìn)館數(shù)量，兩類圖書架位分配比例nH：nU=3.2∶1，分配給H 類架位nH≈38.1 個(gè)，分配給U 類架位nU≈11.9 個(gè)。按此架位分配后，H 類新分配的架位可容納的圖書冊(cè)數(shù)=1905 冊(cè)，U 類新分配的架位可容納的圖書冊(cè)數(shù)acU==476 冊(cè)。

現(xiàn)有新圖書H 類2000 冊(cè)、U 類圖書476 冊(cè)需要上架，即實(shí)際兩類圖書采購比例為4.2∶1。按館藏冊(cè)數(shù)比例預(yù)留架位時(shí)H 類可以完全上架，U 類剩余76 冊(cè)；按近年購買比例預(yù)留架位時(shí)U 類可以完全上架，H 類剩余95 本。采用哪種比例預(yù)分配架位更合理呢？

這需要結(jié)合架位留空率進(jìn)行分析。正常館內(nèi)架位有兩種情況，架位滿架和架位上有空余空間。而有空間的架位可能是架位本身有空閑位子，還有可能是因?yàn)閳D書外借而空出的空間。而空閑位是為新書上架所需而預(yù)留的，屬于預(yù)判操作。預(yù)判不可避免的會(huì)出現(xiàn)與實(shí)際情況不相符，部分空閑位預(yù)留不足時(shí)，僅余少量新書需要上架時(shí)，外借圖書空位可以作為緩沖區(qū)間應(yīng)急上架新書，被外借的圖書越多，可做緩沖的區(qū)間就越大。相比于H 類，U 類更加容易溢架，所以依據(jù)近年購買冊(cè)數(shù)比例預(yù)留架位更為合理，容錯(cuò)率更高。

那假設(shè)H 類與U 類近年購買冊(cè)數(shù)比例為6∶1（即低借閱率圖書購買比例未提高）。

按此比例預(yù)測(cè)未來H 類與U 類圖書進(jìn)館數(shù)量，兩類圖書架位分配比例nH：nU=4.8∶1，acH=2140 冊(cè)，acU==280 冊(cè)。

還是現(xiàn)有新圖書H 類2000 冊(cè)、U 類圖書476 冊(cè)需要上架，而兩種方式預(yù)留的架位H 類都可以全部上架，U 類圖書都溢架，但U 類圖書按館藏冊(cè)數(shù)比例預(yù)留的架位能上架的冊(cè)數(shù)比按近年購買冊(cè)數(shù)比例預(yù)留架位更多。所以依據(jù)已有館藏冊(cè)數(shù)比例預(yù)留架位更為合理。

上文分析可以看出在無規(guī)劃預(yù)測(cè)模式下采用哪種數(shù)據(jù)比例預(yù)留架位取決于低借閱率圖書近年購買比例是否提高（與館藏冊(cè)數(shù)比例進(jìn)行比較）。而館藏冊(cè)數(shù)比例和近年購買比例都并不一定切實(shí)貼合未來圖書采購的比例，應(yīng)盡量讓預(yù)測(cè)的架位分配方案容錯(cuò)率更高。正常情況下，借閱率低的圖書館藏量也低，這意味著分配的架位少，而借閱率低，架位留空率也低，容錯(cuò)率也低，極易造成溢架。所以可以采用館藏冊(cè)數(shù)比例和近年購買比例相結(jié)合的方法，在館藏冊(cè)數(shù)的基礎(chǔ)上，查看低借閱率圖書的近年購買冊(cè)數(shù)比例是否提高，有提高的可以在館藏冊(cè)數(shù)比例的基礎(chǔ)上適當(dāng)提高比例進(jìn)行架位預(yù)留計(jì)算。低借閱率圖書近年購買冊(cè)數(shù)比例未提高或部分低借閱率圖書未購買，則繼續(xù)使用原有館藏冊(cè)數(shù)比例進(jìn)行架位預(yù)留計(jì)算。

（三）架位分配計(jì)算方法

系統(tǒng)討論架位有空余的預(yù)分配方法（若初始架位不足，則需要額外增加架位或者給圖書進(jìn)行剔舊、減少復(fù)本量等工作），首先向相關(guān)采購部門了解是否有相應(yīng)的采購計(jì)劃，若有，則按采購計(jì)劃進(jìn)行對(duì)應(yīng)比例換算后預(yù)留架位，采購計(jì)劃的比例要注意不同分類圖書厚度的影響。采購計(jì)劃只有部分或不全面時(shí)，將對(duì)應(yīng)部分的比例按計(jì)劃比例進(jìn)行分配，剩余部分則按無規(guī)劃預(yù)測(cè)方式進(jìn)行分配。

無規(guī)劃預(yù)測(cè)方式架位分配首先需要計(jì)算各類圖書現(xiàn)有館藏冊(cè)數(shù)比例，并參考各類圖書近年購買冊(cè)數(shù)比例，將近年冊(cè)數(shù)比例有提高的低借閱率圖書的比例進(jìn)行適當(dāng)提高后得到新的各類圖書預(yù)留冊(cè)數(shù)比例aA：aB：aC：…aX：aZ。

計(jì)算出各類圖書的預(yù)留冊(cè)數(shù)比例后，還需要考慮各類圖書的平均厚度差異。傳統(tǒng)的架位分配法直接按已有館藏圖書冊(cè)數(shù)比例分配，等于是默認(rèn)各類圖書厚度一致。然而實(shí)際上各類圖書厚度是有細(xì)微差別的，而這細(xì)微差別造成的影響很大。舉個(gè)例子，分配為A 類、U 類圖書的架位數(shù)都是50 個(gè)，每個(gè)架位長度都是100cm，A 類、U 類圖書的平均厚度分別為2.3cm、2.5cm。A 類架位大約能容納2174 冊(cè)圖書，而U 類架位僅能容納2000 冊(cè)圖書。

計(jì)算圖書的平均厚度，可以通過大量測(cè)量各架位上圖書的總長度除以圖書的總冊(cè)數(shù)。通過此法計(jì)算出平均圖書厚度t 后，結(jié)合上文的圖書預(yù)留冊(cè)數(shù)比例得到架位分配比為mA：mB：mC：…：mX：mZ=aAtA：aBtB：aCtC：…：aXtX：aZtZ，其中mA+mB+mC+…+mX+mZ=m，m 為總架位數(shù)。

計(jì)算出各類圖書可分配的架位后，還需按實(shí)際架位分布位置進(jìn)行調(diào)整。實(shí)際架位可能分布在多個(gè)樓層、多個(gè)區(qū)域，而圖書的館藏分布不論是否采用三線典藏理論，除了新書展示區(qū)或特定主題區(qū)，原則上一般實(shí)施同類圖書同區(qū)域或同樓層的思維方式，以便讀者明確掌握閱讀意向的圖書目的地，而不是讓某類圖書跨越多個(gè)樓層。按實(shí)際樓層架位進(jìn)行調(diào)整各類圖書的架位數(shù)應(yīng)盡量小范圍微調(diào)，以減少相差值。

確定各類圖書架位數(shù)后，按照同樣方式計(jì)算出各類圖書二級(jí)類目所需預(yù)留架位數(shù)。以A 類為例，假設(shè)A 類二級(jí)類目包括A1,A2,A3,A4,A49,A5,A7,A8，其分配比例同樣需要參考低借閱率圖書的近年購買比例是否提高，得到新的預(yù)留冊(cè)數(shù)比例為mA1：mB2：mC3：…：mA7：mB8=aA1tA1：aA2tA2：aA3tA3：…：aA7tA7：aA8tA8，其中mA1+mA2+mA3+……+mA7+mA8=mA。A 類三級(jí)類目如A11～A18 架位數(shù)可以按照同樣的方式計(jì)算，直至最后一組分類號(hào)。

為簡便計(jì)算，實(shí)際中可以直接根據(jù)各小類圖書數(shù)量決定是否展開類目。以H 類為例，假設(shè)10000 冊(cè)H 類圖書分類情況為：H0 類為950 冊(cè)，H1 類為2200 冊(cè)，H2 類為50 冊(cè)，H3 類為6600 冊(cè)，H4 類為40 冊(cè)，H5 類為100 冊(cè)，H7 類為40 冊(cè)，H9 類為20 冊(cè)。對(duì)H0，H1 類展開3 級(jí)類目，對(duì)H3 類展開四級(jí)或五級(jí)類目，如五級(jí)類目H313.3,H319.4 等。圖書數(shù)量稀少的H2 類、H4 類等不再展開。按展開后的對(duì)應(yīng)類目直接計(jì)算好預(yù)留架位數(shù)。（此處默認(rèn)H2、H4 等低借閱率圖書近年購買比例未提高）

三、架位留空率基礎(chǔ)分析

確定好分配給各類目圖書的架位數(shù)后，需要考慮對(duì)應(yīng)類目圖書的每個(gè)架位應(yīng)如何預(yù)留，即架位留空率的計(jì)算。傳統(tǒng)的架位留空率方法是直接對(duì)整個(gè)大類按平均值進(jìn)行空位預(yù)留，與實(shí)際誤差太大，極易導(dǎo)致頻繁整架甚至頻繁倒架，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行。

（一）計(jì)算各小分類的平均留空率

有選擇的展開圖書類目進(jìn)行各小分類的圖書架位數(shù)目分配后，對(duì)應(yīng)小分類的架位留空率也要按相應(yīng)的類目號(hào)（如H313.3,H319.4 等）各個(gè)計(jì)算，而不是對(duì)整個(gè)大類（H 類）進(jìn)行平均值計(jì)算，以減少誤差值。例如圖書H313.3 館藏?cái)?shù)量為1000 冊(cè)，在館數(shù)量為900 冊(cè)，架位數(shù)為25 個(gè)；圖書H319.4 館藏?cái)?shù)量為2000冊(cè)，在館數(shù)量為1600 冊(cè)，架位數(shù)為50 個(gè)，則H313.3 的每個(gè)架位平均留空率為28%，H319.4 的每個(gè)架位平均留空率為36%。

（二）架位留空率基礎(chǔ)分析

計(jì)算出架位平均留空率是為了有個(gè)參照值，并不建議給每個(gè)架位按平均值架位留空。首先同一分類號(hào)圖書排序一般是按種次號(hào)大小進(jìn)行排序，后編目圖書的種次號(hào)排在先編目圖書的種次號(hào)之后。所以新進(jìn)圖書一般都排序在最后一級(jí)分類號(hào)的最后，除了以下幾種情況：隨書習(xí)題冊(cè)、分卷圖書、分冊(cè)圖書及原圖書版本更新等。這些新進(jìn)圖書的種次號(hào)是采用原有圖書的種次號(hào)，一般緊隨著原有圖書上架，隨書習(xí)題冊(cè)、分卷圖書、分冊(cè)圖書一般會(huì)在采購時(shí)一次性買全，很少后面再單獨(dú)購買。版本更新圖書相對(duì)較多些，但相對(duì)每次新書采購量的比例也是很稀少的。所以空位預(yù)留除了正常被外借圖書而空出的位子，大頭應(yīng)集中在最后一級(jí)分類號(hào)的尾部。

另外，對(duì)于小部分例如版本更新等這類圖書，可以在每列書架第三排與第六排架位為這類書預(yù)留些緩沖空間，作為緩沖架位。當(dāng)有這類書新書需要上架時(shí)，可以通過緩沖架位進(jìn)行微調(diào)后上架。設(shè)置第三排與第六排架位作為緩沖架位是因?yàn)檫@兩排架位在圖書館上架時(shí)操作方便，第一排與第二排的上架或整架操作經(jīng)常需要輔助書梯或書凳完成，不建議設(shè)為緩沖空間。緩沖空間值最好設(shè)置為圖書復(fù)本量的倍數(shù)，圖書復(fù)本量少的可以將倍數(shù)設(shè)為3 倍，復(fù)本量多的可以將倍數(shù)設(shè)為1 或2 倍。比如，圖書復(fù)本量為2 本，緩沖架可以額外預(yù)留6 本的空間，復(fù)本量為5 本，緩沖架可以額外預(yù)留5 本的的空間。

（三）排架方法

給圖書排架正常情況下是通過圖書種次號(hào)是否連續(xù)及圖書復(fù)本數(shù)是否齊全，來判斷圖書是否被外借以及被外借數(shù)量為多少。當(dāng)某區(qū)域圖書都在館無外借時(shí)，非緩沖架位排滿，緩沖架位則酌情預(yù)留些空間；當(dāng)圖書有被外借的區(qū)域，圖書架位可根據(jù)種次號(hào)不連續(xù)及復(fù)本量的缺少量來留位，緩沖架在此基礎(chǔ)上多留些空間;但當(dāng)圖書外借量無法準(zhǔn)確判斷時(shí)(如因館內(nèi)所購圖書復(fù)本數(shù)不固定等)，可在架位平均留空率的基礎(chǔ)上再多留一些空間。最后剩下的空位都集中在該分類號(hào)的最后架位上，這些空位也同時(shí)是其相鄰分類號(hào)圖書的緩沖架。

例如：根據(jù)本文分析及上文H313.3 的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，圖書復(fù)本量都為2 冊(cè)，假設(shè)第71 至80 冊(cè)、第101至120 冊(cè)、第401 至420 冊(cè)、第601 至625 冊(cè)、第801 至825 冊(cè)圖書被外借。對(duì)應(yīng)25 個(gè)架位的排架效果可以是這樣的：第1 個(gè)架位排架50 冊(cè)圖書（滿架），架位留空率為0；第2 個(gè)架位上架40 冊(cè)（被外借圖書10 冊(cè))，架位留空率為20%；第3 個(gè)架位上架34 冊(cè)（被外借圖書10 冊(cè)+緩沖架位預(yù)留6 冊(cè)空位），架位留空率為32%；第4、第5 個(gè)架位都排架50 冊(cè)，架位留空率為0；第6 個(gè)架位上架44 冊(cè)（緩沖架位預(yù)留6 冊(cè)空位），架位留空率12%……最后4 個(gè)架位為空架位。

圖書排架是先根據(jù)預(yù)測(cè)未來的圖書結(jié)構(gòu)進(jìn)行分配架位后再根據(jù)分配的架位計(jì)算實(shí)際各架位的留空率，而預(yù)測(cè)的圖書結(jié)構(gòu)畢竟是預(yù)測(cè)值，與實(shí)際難免會(huì)出現(xiàn)偏差。即使是有規(guī)劃的預(yù)測(cè)與實(shí)際購買的圖書結(jié)構(gòu)也會(huì)存在差異，因?yàn)檫x書形成征訂目錄這個(gè)階段開始不可控因素太多：龐大的書目體量導(dǎo)致無法精準(zhǔn)選書、館藏書目查重后刪減部分圖書、配書中出現(xiàn)部分圖書斷貨、驗(yàn)收過程中剔除不合格圖書等。所以設(shè)置緩沖架是必要的選擇，可以增加容錯(cuò)率。

此外，還需注意一點(diǎn)，分配架位前應(yīng)對(duì)館內(nèi)未收藏的分類如H81,H83,H84 等進(jìn)行未來購買意向咨詢，對(duì)確定不會(huì)購買的分類可以不理會(huì)，對(duì)有可能購買的分類應(yīng)在相應(yīng)位置預(yù)留適當(dāng)位置。

四、結(jié)束語

許多館員在給各架位預(yù)留留空率時(shí)甚至不知道為何預(yù)留四分之一或五分之一，僅是照搬他人做法，不考慮實(shí)際情況，極易導(dǎo)致在排架過程中某類或多類圖書排架時(shí)，前排架位充足后排架位不夠容納等問題。排架還未完成就需要重新返工，更不用說新圖書上架后導(dǎo)致空閑的架位長期空閑，出現(xiàn)溢架的架位頻繁需要倒架。所以科學(xué)合理的排架是圖書館流通工作中的重要內(nèi)容，[4]也是相關(guān)館員需要掌握的一項(xiàng)重要技能。

本文利用數(shù)學(xué)計(jì)算并結(jié)合工作實(shí)踐中的實(shí)際情況進(jìn)行分析，提出更合理的排架方法。該方法可以讓上架圖書占比率到達(dá)85%后通過日常維護(hù)仍可以正常有序上架，同時(shí)在架位預(yù)留與實(shí)際出現(xiàn)偏差時(shí)通過緩沖架進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)通過盡量小范圍整架來維持圖書的有序、整潔，保證圖書的正常流通，有效減少整架、倒架工作量。[5]

注釋：

[1]熊澤坤：《圖書館虛擬排架系統(tǒng)的設(shè)計(jì)分析》，《硅谷》2013 年第12 期。

[2]徐峻嶸：《高校圖書館圖書調(diào)整及排架方法初探》，《湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)》2012 年第7 期。

[3]陳江洪：《圖書排架合理性的確定》，《科技信息》2010 年第1 期。

[4]李志濤：《文獻(xiàn)增長規(guī)律在書庫排架測(cè)算中的應(yīng)用——以天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館為例》，《圖書情報(bào)研究》2012年第1 期。

[5]劉雪梅、章慧：《兩校合并新館時(shí)的圖書排架方案及實(shí)施——以濟(jì)南幼師、濟(jì)南師范兩校合并建立新館的JK 類書庫為例》，《辦公室業(yè)務(wù)》2018 年第17 期。