電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

古力巴哈爾.乃比

摘要：伴隨社會(huì)及時(shí)代的發(fā)展，目前我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)獲得了很大的發(fā)展，教育工作也逐步向著多元化與現(xiàn)代化的方向前進(jìn)。高職學(xué)校作為我國(guó)教育體制當(dāng)中十分關(guān)鍵的一部分，正持續(xù)給我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)輸送人才，信息化時(shí)代的來(lái)臨也給目前高職院校的教育及其別的工作帶來(lái)了巨大的改變，這當(dāng)中需要關(guān)注的就是檔案管理電子信息化，持續(xù)完善目前高職院校平時(shí)的教學(xué)和辦公。和以往的檔案對(duì)比，電子檔案不只能夠減少人的工作量，同時(shí)還可以提升工作的效率。

關(guān)鍵詞：電子檔案;高職學(xué)校;檔案管理

引言：目前我國(guó)高職院校逐步向著多樣化且現(xiàn)代化的方向發(fā)展，教學(xué)手段的不斷變化，及其教學(xué)環(huán)節(jié)的復(fù)雜多變。為了能夠順利完成教學(xué)，方便院內(nèi)開展教學(xué)和管理工作，大量高職院校在具體工作當(dāng)中逐步拋棄了以往紙質(zhì)的檔案管理模式，將電子文件當(dāng)作是學(xué)校招生辦學(xué)科研及其工作信息傳輸?shù)那?。檔案管理在目前的高職院校發(fā)展及辦學(xué)方面尤為關(guān)鍵，然而很多高職院校還是沿用以往的檔案管理模式，并沒(méi)有和目前信息化時(shí)代完成接軌，所以目前很多高職院校需要努力進(jìn)行改革 及創(chuàng)新，完成電子檔案工作的優(yōu)化與普及，提升學(xué)校辦學(xué)的效率。

一、電子檔案管理的特征

首先，管理對(duì)象。與以往檔案管理的不同就在于，電子檔案所管理的對(duì)象是將數(shù)字信息與載體作為主要，而以往的檔案管理僅是把紙質(zhì)作為主要。導(dǎo)致這樣的原因主要是因?yàn)橐腚娮訖n案管理以后，管理從事者借助電子設(shè)備的操作，能夠把以往紙質(zhì)的文件轉(zhuǎn)變成電子檔案，進(jìn)而做好電子檔案管理這個(gè)工作，如此一來(lái)，管理對(duì)象就產(chǎn)生了很大的變化。其次，管理方式。電子檔案的管理同以往檔案管理存在最大的不同就是方便性與易操作性。以往的檔案管理最為常見(jiàn)的方法就是管理從事者對(duì)紙質(zhì)檔案加以劃分與整合，學(xué)校較為常見(jiàn)的方式就是依據(jù)等級(jí)或是字母來(lái)對(duì)檔案做出排序整理與存放。而電子檔案管理就是在管理從事者完成檔案分類以后，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)對(duì)應(yīng)的功能或是學(xué)校本身檔案網(wǎng)站來(lái)對(duì)其做網(wǎng)絡(luò)化的管理，如此更有助于查找與運(yùn)用。

二、電子檔案管理在高職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

（一）注重電子檔案管理

伴隨社會(huì)的迅速進(jìn)步，電子檔案逐步在很多高職學(xué)校的檔案管理當(dāng)中得以廣泛運(yùn)用，對(duì)應(yīng)的檔案管理從事者也開始注重電子檔案。為了讓電子檔案能夠更好地落實(shí)，進(jìn)而讓高職學(xué)校中檔案管理這個(gè)工作的質(zhì)量及其效率能夠獲得有效提高，學(xué)校中的領(lǐng)導(dǎo)及其有關(guān)管理從事者應(yīng)該體現(xiàn)出自己所具有的帶頭作用，先從自身入手，形成科學(xué)的電子檔案管理理念，對(duì)于電子檔案在學(xué)校檔案管理當(dāng)中具有的作用有進(jìn)一步的了解。另外，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)及其有關(guān)管理從事者還應(yīng)該讓電子檔案在自身檔案管理當(dāng)中得到有效的實(shí)行與運(yùn)用，增加對(duì)檔案管理從事者的培訓(xùn)力度，讓學(xué)校的檔案管理從事者可以對(duì)檔案管理這個(gè)工作的關(guān)鍵內(nèi)容及其管理精神有足夠的了解。并且，學(xué)校還需要增加對(duì)檔案管理從事者的監(jiān)督與管理力度，提升對(duì)檔案管理這個(gè)工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)，借助這種方法來(lái)提高學(xué)校檔案管理從事者對(duì)自身工作的主動(dòng)性與嚴(yán)謹(jǐn)性，從而在學(xué)校的檔案管理當(dāng)中運(yùn)用電子檔案管理的正常進(jìn)行打下基礎(chǔ)。

（二）提升職工對(duì)電子檔案的了解

作為信息知識(shí)及其人才都較為集中的場(chǎng)地，高職學(xué)校需要主動(dòng)跟在校的職工普及電子檔案有關(guān)的知識(shí)及其益處，讓職工對(duì)電子檔案的了解能更為充分，從而想要配合學(xué)校來(lái)完成檔案所對(duì)應(yīng)的工作。首先，高職學(xué)校當(dāng)中的負(fù)責(zé)人應(yīng)該把自己所起到的帶頭作用充分體現(xiàn)出來(lái)，主動(dòng)去了解電子檔案對(duì)應(yīng)的理論及其技能知識(shí)， 同時(shí)主動(dòng)參與到有關(guān)的培訓(xùn)的當(dāng)中，從而讓別的教職工對(duì)電子檔案管理予以重視;其次，高職學(xué)校應(yīng)該把電子檔案在校內(nèi)的影響擴(kuò)展到最大，使學(xué)校的職工可以對(duì)電子檔案管理有進(jìn)一步的了解，從而主動(dòng)配合檔案管理從事者來(lái)落實(shí)檔案管理這個(gè)工作，在很大程度上把學(xué)校中檔案管理這個(gè)工作的質(zhì)量及其質(zhì)量加以提升。

（三）完善檔案管理機(jī)制

針對(duì)高職院校的發(fā)展來(lái)說(shuō)，落實(shí)好檔案管理這個(gè)工作是推動(dòng)學(xué)?？焖侔l(fā)展的一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，為了可以把電子檔案管理這個(gè)工作踐行好，學(xué)校中的檔案管理從事者應(yīng)該依據(jù)電子檔案有關(guān)的特征來(lái)完善電子檔案有關(guān)的管理體制，進(jìn)而讓電子檔案具體的管理質(zhì)量及其管理效率獲得有效的提高。首先，高職學(xué)校應(yīng)該做出規(guī)定，每間隔一段時(shí)間就應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)施歸檔，并且還應(yīng)該對(duì)電子檔案的質(zhì)量 做進(jìn)一步核查與檢驗(yàn)，如果察覺(jué)存有問(wèn)題就應(yīng)該及時(shí)做出處理，讓檔案可以盡快地歸檔;其次，高職學(xué)校需要提高檔案管理從事者對(duì)電子檔案做深入的理解與認(rèn)知，進(jìn)而制定出完善的電子檔案管理體制及其對(duì)應(yīng)的操作手段，讓檔案整合、分辨及其最終的歸檔這些工作更加專業(yè);最后，高職學(xué)校需要嚴(yán)格依據(jù)電子檔案本身的編號(hào)劃分工作，讓人為失誤的情況得以有效把控，從而順利落實(shí)高職學(xué)校的電子檔案管理工作。

（四）優(yōu)化管理隊(duì)伍

電子檔案管理從事者是電子檔案管理必不可少的一部分，所以檔案管理從事者的基本素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)及其及技能都決定著電子檔案管理最后管理質(zhì)量以及效率的重要因素。因此，學(xué)校應(yīng)該對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)加以完善，提升團(tuán)隊(duì)之中職工的專業(yè)知識(shí)及其技能，給學(xué)校落實(shí)電子檔案管理這個(gè)工作提供條件。首先，在學(xué)校選取檔案管理從事者的時(shí)候，需要將學(xué)習(xí)能力、道德品質(zhì)及其專業(yè)能力作為選取的目標(biāo)，保障其的專業(yè)能力、整體素質(zhì)能夠滿足信息化管理所提出的要求。其次，學(xué)校需要增加對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)與發(fā)展力度，主動(dòng)面向社會(huì)去招納人才，把電子檔案管理團(tuán)隊(duì)做進(jìn)一步的優(yōu)化和擴(kuò)充，進(jìn)而讓學(xué)校電子檔案的管理能夠更加高效。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，高職學(xué)校當(dāng)中電子檔案管理這個(gè)工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要伴隨社會(huì)的前進(jìn)及其學(xué)校的教學(xué)工作持續(xù)的完善與發(fā)展，學(xué)校應(yīng)該調(diào)動(dòng)起所有部門的力量，運(yùn)用不同的形式，落實(shí)好學(xué)校中檔案管理這個(gè)工作，讓學(xué)校當(dāng)中的檔案管理可以更為完善，體現(xiàn)出檔案管理所具有的重要性。此外，檔案管理從事者也應(yīng)努力提升自己在這個(gè)方面的知識(shí)及其能力，讓檔案管理這個(gè)工作能夠順利進(jìn)行，才可以讓檔案管理能夠有更好的效果。

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