淺析企業(yè)采購合同管理存在的問題與對策

張雋

摘要：隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，企業(yè)采購合同的管理在企業(yè)的經(jīng)營管理中越來越重要，若企業(yè)擁有完善的采購合同管理制度，并高效地組織實施，可以為企業(yè)帶來市場競爭的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：企業(yè)采購合同;合同管理;采購合同管理存在的問題

一、采購合同管理概念

采購合同是采供雙方在進行正式交易前為保證雙方的利益，對采供雙方均有法律約束力的正式協(xié)議。合同管理是指對合同的簽訂、履行、變更、解除、糾紛處理、資料保管、監(jiān)督檢查等全過程的管理。

二、物資需求計劃、采購計劃的管理

在簽訂采購合同前，物資的使用單位根據(jù)物資需求提報物資采購計劃，物資計劃管理是對物資需求信息的調(diào)研、搜集，并對需求計劃進行審核、匯總，編制、下達物資采購計劃及計劃執(zhí)行情況的全過程進行管理。維護物資計劃的及時性、準確性、計劃的預見性、嚴肅性是至關(guān)重要的。

（一）物資需求計劃分類

按照使用單位報送需求計劃的周期劃分為年度物資需求計劃、月度物資需求計劃、追加物資需求計劃。

1. 年度物資需求計劃，是以會計年度為周期，依據(jù)使用單位年度生產(chǎn)經(jīng)營情況，編制的物資耗用計劃。相關(guān)業(yè)務部門根據(jù)使用單位提報的年度需求計劃和上一年度物資消耗規(guī)律，編制下一年度需求計劃。

2. 月度物資需求計劃，是指在年度需求計劃內(nèi)，依據(jù)月份實際需求，編制的月份分解計劃。

3. 追加物資需求計劃，是年度、月度需求計劃以外，根據(jù)生產(chǎn)的需要、生產(chǎn)情況的突變而臨時提出的物資需求計劃。

（二）物資需求計劃內(nèi)容

1. 主要內(nèi)容包括：物資編碼、物資名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)、圖號、計量單位、數(shù)量、計劃價格、用途或使用地點、資金渠道、交貨時間、主機廠（品牌）和主機型號，物資屬性、非標設(shè)備、配件或有特殊要求的附詳細的技術(shù)要求等。

2. 物資需求計劃要求及時、準確、完整。

（三）物資需求計劃接收

業(yè)務部接收使用單位提報的物資需求計劃，有技術(shù)要求的物資，使用單位在提報計劃的同時與相應技術(shù)要求一同上報，避免因無技術(shù)要求影響采購流程的進度。需要相關(guān)資質(zhì)的物資（MA、Ex、LA等），計劃提報前，要求提報單位認真核對計劃的準確性，確保型號準確，在相關(guān)網(wǎng)站可以查詢。

（四）物資需求計劃審核

業(yè)務員要對使用單位提報的物資需求計劃進行審核。

1. 物資需求計劃須經(jīng)使用單位物資管理部門的審核確認，并加蓋單位公章。

2. 物資需求計劃須要素齊全，內(nèi)容準確，采購周期合理，資金渠道明確，如生產(chǎn)費用、內(nèi)部投資、安全費用等。

3. 使用單位填報物資需求計劃時，如果因生產(chǎn)需要，需要指定采購渠道，須出據(jù)書面申請，說明指定采購渠道的原因。

4. 使用單位編制的物資需求計劃，要綜合考慮物資采購周期，包含采購計劃核實和審批時間、采購決策和合同簽訂時間、供應商生產(chǎn)加工和運輸時間等，確保需求物資能夠滿足供應需求。

如購買汽車，雖然汽車的生產(chǎn)周期很長，但是汽車銷售一般都是4S店銷售成品汽車，所以要求的采購時間就很短，只考慮采購計劃審批時間、采購決策和合同簽訂時間就行;購買軸承，雖然軸承的生產(chǎn)周期也很長，但是軸承是標準件，購買時可根據(jù)所需型號或批量確定不同的需求時間;而有一些配件，是某種設(shè)備獨有，且該設(shè)備就是為某個公司單獨設(shè)計的，生產(chǎn)企業(yè)需要按訂單安排生產(chǎn)，就要根據(jù)采購批量，加工生產(chǎn)周期、運輸時間合理提出需求時間。

5. 具有國家標準或行業(yè)標準的物資，可直接提供配件所對應的國家標準編號，無需提報技術(shù)要求。若因生產(chǎn)需要，使用單位提報非標設(shè)備、配件及有特殊要求的物資需求計劃，須提供詳細的技術(shù)要求，還需經(jīng)公司技術(shù)主管部門認定確實無法提供圖紙或技術(shù)要求的，按定向議標組織采購。

6. 需要相關(guān)資質(zhì)的物資（MA、Ex、LA等），業(yè)務員接到計劃后要審核物資型號是否準確，在相關(guān)網(wǎng)站是否可以查詢。如不合格要及時原渠道退回，并與使用單位溝通，修改、核實后盡快上報。

（五）物資需求計劃變更或取消

原則上物資需求計劃一經(jīng)提報不得更改。如果因信息提報錯誤、生產(chǎn)變更等情況的，需變更或取消物資需求計劃，使用單位應及時提出變更、取消物資需求計劃申請，并說明原因。

需求計劃發(fā)生變更或取消時，已訂貨的，與供應商協(xié)商停止生產(chǎn)和發(fā)貨;已到貨的，在公司內(nèi)部予以調(diào)劑或與供應商協(xié)商退貨;無法調(diào)劑經(jīng)協(xié)商又不能退貨的，只能與使用單位協(xié)商由使用單位按原始需求計劃支領(lǐng)結(jié)算。

（六）物資需求計劃的整理、匯總

業(yè)務部門按照業(yè)務分工，對各級使用單位報送的物資需求計劃進行整理、匯總，作為編制物資采購計劃的基礎(chǔ)。業(yè)務部門對接收的需求計劃進行整理、審核、匯總，平衡利庫等，并按公司招標管理辦法的要求，確定物資采購方式。

三、采購合同的簽訂

簽訂合同的業(yè)務流程包括：對合同對方當事人的調(diào)查、合同文本擬定、合同審核、合同的簽訂、合同登記編號、合同履行登記、備案、公證等有關(guān)手續(xù)。

（一）簽訂采購合同前的調(diào)查

簽訂采購合同前要對合同對方當事人進行調(diào)查，合同主管部門也應對合同對方進行持續(xù)全面地盡職調(diào)查，搜集相關(guān)合同材料，確保其具有合同主體資格和合法資質(zhì)。

1. 查驗對方的營業(yè)執(zhí)照并留存復印件，并注意查詢企業(yè)的年報及公示信息。

2. 相關(guān)許可資質(zhì)證件（例如MA、Ex、LA證等）。

3. 法人授權(quán)代表的授權(quán)委托書，證明其代理事項、權(quán)限和期限。

4. 資信情況，對方的資產(chǎn)規(guī)模、財務狀況及銀行信用、企業(yè)信用、生產(chǎn)經(jīng)營范圍、生產(chǎn)規(guī)模、履行合同能力等。

通過加強了解、審核可以保證所簽合同能正常履行。

（二）合同文本

1. 合同文本要做到內(nèi)容合法、主要條款完備、權(quán)利義務明確、雙方責任分明、語言文字規(guī)范。

2. 采購合同內(nèi)容包括單位名稱、簽訂時間、簽訂地點、標的物名稱、數(shù)量（包括數(shù)量、單位、計量方式）、質(zhì)量條款（包括技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標準、規(guī)格型號、品牌等）、價格、運輸、付款方式、交貨地點、檢驗標準、保險、違約責任、解決爭議方法、法人授權(quán)代表簽字、蓋章、合同份數(shù)、生效日期等。

（三）合同審核

對于技術(shù)條件復雜，合同條款風險較高，金額特別巨大的合同文本，合同管理部門組織公司主管領(lǐng)導、計劃業(yè)務部門、采購部、財務部等部門專業(yè)人員共同審此類合同。

合同內(nèi)容的審核要求內(nèi)容合法、條款齊全、表述準確、形式完備。

1. 內(nèi)容合法。指合同的訂立內(nèi)容不得違反國家法律和集團公司的規(guī)章制度，不得利用合同損害國家的利益、社會的公共利益和企業(yè)利益。合同的簽訂、履行、變更、解除等行為合法有效。不能簽訂無效的采購合同（采購合同違反法律規(guī)定，國家不承認其法律效力的合同）和可撤銷的采購合同（重大誤解、顯失公平、欺詐、脅迫的采購合同）。

2. 條款齊全。指合同文本應符合合同法規(guī)定的條款，經(jīng)雙方協(xié)商一致，其它條款填寫清楚、齊全。

3. 合同對方委托代理人的審核。合同對方委托代理人必須經(jīng)過法定代表人或負責人的授權(quán)，授權(quán)委托應包括委托事項、權(quán)限、期限，并由委托代理人簽字（預留簽字樣）。法定代表人授權(quán)的代理人需審核委托或授權(quán)的原件，并留存復印件及其他相關(guān)資料的復印件。杜絕效力待定的采購合同（無代理權(quán)人以他人名義或限制行為能力的人簽訂的采購合同）。簽訂招標采購合同時，委托代理人應與供應商投標時一致，不能更換委托代理人。

4. 合同簽訂采用合同各方均簽字并蓋章的方式。合同簽字蓋章后交由相關(guān)的合同管理人員負責編號，蓋章。

四、采購合同的履行、變更、解除

（一）合同履行的基本要求

1. 合同生效后，應全面適當履行。

2. 合同堅持書面履行的原則，禁止口頭履行合同的行為。合同履行期間，雙方當事人協(xié)商一致的有關(guān)修改合同的文書、傳真、往來憑證、電子郵件等一律采用書面形式。

3. 履行期限較長的合同，承辦部門要對合同對方當事人的履行情況進行動態(tài)跟蹤，采取有效措施解決合同履約過程中出現(xiàn)的非正常履約情況，控制和降低合同風險。

4. 合同承辦部門應建立合同履行情況臺賬，對合同履行情況進行記錄。按月或者按季度，對歷史合同履行情況、未履行情況、未履行合同的分布年份和原因及風險較高的合同進行統(tǒng)計分析，并上報相關(guān)管理部門和公司主要領(lǐng)導。對歷年未完全履行的合同，結(jié)轉(zhuǎn)到下一年度合同，繼續(xù)執(zhí)行，并在月末分析時一并分析。

（二）采購合同的管理

采購合同的管理還包括業(yè)務員要按合同約定的交貨時間，及時與供應商溝通，掌握生產(chǎn)進度及合同履行情況，督促供應商按時交貨。如供應商交貨不及時，業(yè)務員要及時與使用單位溝通反饋，一方面了解使用單位真正需求時間，另一方面告知使用單位供應商可能延遲交貨，減少因延遲交貨造成的影響。

（三）履行或者不全面履行合同

對方不履行或者不全面履行合同（或?qū)Ψ教岢霎愖h）時，合同承辦部門應及時向合同管理部門反映情況，采取緊急措施，并盡快以法定或約定的方式向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h，最長不得超過法定或約定的期限。異議書須經(jīng)合同管理部門審查，必要時應會同合同承辦部門和相關(guān)職能部門對合同履行中出現(xiàn)的特殊情況進行分析研究。

（四）合同期間發(fā)生重大變化

合同對方發(fā)生合并、分立、改制、破產(chǎn)或其他重大變化時，合同承辦部門應及時通過合同主體變更等方式確認新的合同主體。

（五）合同內(nèi)容變更

合同內(nèi)容變更的，應由合同承辦部門以書面形式向合同管理部提交合同變更的原因，變更合同的協(xié)議在未批準之前，原合同仍有效，仍應繼續(xù)履行。合同變更包括對合同內(nèi)容的補充和修改。

（六）合同中止

合同承辦部門發(fā)現(xiàn)必須中止合同的情況（或?qū)Ψ教岢鲋兄购贤囊螅r，應將相關(guān)情況報單位主管領(lǐng)導批準后，以公司名義向?qū)Ψ桨l(fā)出書面中止合同的通知。合同承辦部門認為需要中止合同的情形已經(jīng)消除，經(jīng)單位主管領(lǐng)導批準繼續(xù)履行合同。

（七）合同解除

合同雙方協(xié)商一致約定解除合同的，應當簽訂解除合同的書面協(xié)議，解除合同的協(xié)議在未批準之前，原合同仍有效，仍應繼續(xù)履行，但特殊情況經(jīng)雙方一致同意的除外。

五、采購合同糾紛的協(xié)調(diào)解決

（一）合同糾紛處理的責任機構(gòu)為合同承辦部門

合同承辦部門對發(fā)生爭議的合同應及時做出反應并進行處理，以防止超過訴訟時效。任何人不得以任何方式隨意放棄追究對方當事人的違約責任的權(quán)利。

（二）合同發(fā)生爭議時

1. 因各種原因合同發(fā)生爭議時，應首先采取協(xié)商、調(diào)解方式解決，達成一致的，經(jīng)合同管理部門審核并報單位主管領(lǐng)導批準后，與對方訂立書面協(xié)議。

2. 協(xié)商、調(diào)解方式無法解決的爭議，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。合同承辦部門應立即向單位主管領(lǐng)導匯報，同時主動會同法律管理部門和其他相關(guān)職能部門，研究解決糾紛的辦法，并形成書面報告。

3. 以仲裁或訴訟方式解決糾紛時，合同承辦部門應指定相關(guān)人員參與處理，并提供全部相關(guān)資料。法律管理部門統(tǒng)一辦理合同糾紛案件的登記、審查。

物資組織到貨后，業(yè)務員還要及時與供應商催要發(fā)票，及時掛賬、結(jié)賬。尤其是有預付款的合同，業(yè)務員更要及時關(guān)注、追蹤預付款付款后情況，主管業(yè)務員要按合同約定的時間節(jié)點督促供應商發(fā)貨，催要增值稅發(fā)票。有的供應商因為各種原因（主要是經(jīng)濟原因），不能及時開具增值稅發(fā)票的，業(yè)務員要及時匯報，并與供應商多溝通，跟蹤供應商增值稅發(fā)票開具情況，直至掛賬完成。

六、結(jié)語

結(jié)合上述內(nèi)容，企業(yè)要加強企業(yè)采購合同管理，企業(yè)采購合同管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的一項至關(guān)重要的內(nèi)容，采購合同管理好壞一定程度上影響著企業(yè)的經(jīng)營狀況。加強采購合同管理，結(jié)合法律法規(guī)構(gòu)建科學完善的采購合同管理體系，促進企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

（作者單位：開灤集團有限責任公司物資分公司）

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