關(guān)于房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)合同管理的探究
——以XC公司為例

溫朗迪

合同管理，是指企業(yè)制定和修改有關(guān)合同管理制度以及對(duì)合同的訂立、審查批準(zhǔn)、履行、變更與解除、糾紛處理、檔案管理等進(jìn)行監(jiān)督、檢查與考核等全過程的管理活動(dòng)，是系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)管理過程，其具有管理時(shí)間長、管理內(nèi)容龐雜、管理涉及人員眾多等特點(diǎn)。所以，合同管理水平的提升，無疑可以保障房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)各項(xiàng)工作能夠按照計(jì)劃進(jìn)行，最大程度上避免經(jīng)濟(jì)糾紛問題的出現(xiàn)，促進(jìn)企業(yè)自身的經(jīng)營管理水平得到提高，推動(dòng)企業(yè)健康持續(xù)的高質(zhì)量發(fā)展。

一、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)合同管理的重要性

（一）有利于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)承擔(dān)著施工進(jìn)度、質(zhì)量安全、成本效益、資金回流等各方面的壓力，因?yàn)橐坏┠骋画h(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就很可能影響整個(gè)項(xiàng)目開發(fā)的效益和效果，使企業(yè)的內(nèi)部管理出現(xiàn)問題，所以企業(yè)合同履行的好壞就顯得尤為關(guān)鍵。如果房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)能夠根據(jù)自身的實(shí)際業(yè)務(wù)及行業(yè)特點(diǎn)，建立一套涵蓋意向協(xié)商、談判起草、合同簽訂、合同履行、監(jiān)督評(píng)價(jià)等全過程合同管理的運(yùn)行機(jī)制，無疑可以促使合同的順利履行，通過對(duì)合同進(jìn)行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理，提升企業(yè)內(nèi)部管理水平。

（二）有利于控制企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)

房地產(chǎn)作為資本密集型行業(yè)，其運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)明顯高于其他行業(yè)，從前期的項(xiàng)目立項(xiàng)階段到中期的項(xiàng)目施工階段再到后期的運(yùn)營維護(hù)階段，無不需要合同對(duì)其風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行規(guī)避與控制。一方面通過明確合同標(biāo)的、合同主體的權(quán)利與義務(wù)、合同金額及支付方式、違約責(zé)任，爭議解決方式及保密條款等，規(guī)避合同雙方潛在的法律糾紛，促使雙方依據(jù)合同條款履行權(quán)利及義務(wù)；另一方面通過加強(qiáng)引導(dǎo)，轉(zhuǎn)變固有工作思路，從上至下加強(qiáng)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范的敏感意識(shí)，無疑可以最大程度的控制企業(yè)的運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

（三）有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)

近些年，隨著我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，我國房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)之間的競爭也愈發(fā)激烈。然而“打鐵還需自身硬”，只有不斷的提高自身的運(yùn)營能力，才能在激烈競爭的環(huán)境中立于不敗之地。加強(qiáng)合同管理是提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)核心競爭力的重要手段，通過全面掌握合同簽訂的背景及合同內(nèi)容，對(duì)合同履行過程應(yīng)注意的問題進(jìn)行提示，最大限度地維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)，可以促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營發(fā)展目標(biāo)。

二、目前房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)合同管理中面臨的問題

（一）合同管理的重視程度不高

房地產(chǎn)行業(yè)的迅猛發(fā)展得益于我國社會(huì)實(shí)體經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與進(jìn)步，同時(shí)也給大部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)帶來了千載難逢的發(fā)展機(jī)遇，但是過快的發(fā)展腳步也帶來了不得不面對(duì)的挑戰(zhàn)與威脅，合同管理就是其中的一個(gè)方面。目前來看，大部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)更注重于企業(yè)的開發(fā)效率與盈利能力，而對(duì)于企業(yè)最為基礎(chǔ)的合同管理常常被忽視，合同管理的重要性沒有得到充分的認(rèn)識(shí)，有的企業(yè)甚至沒有設(shè)立健全的合同管理機(jī)制，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視合同管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，又對(duì)合同管理沒有給予足夠的支持，從而導(dǎo)致企業(yè)的合同管理工作存在較大的漏洞，阻礙了房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）合同管理的制度建設(shè)不完善

制度體系的建設(shè)，可以使企業(yè)的日常經(jīng)營管理變的更加規(guī)范化、科學(xué)化。然而，目前依然有很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)沒有建立完善的管理制度來有效指導(dǎo)企業(yè)的合同管理工作，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，因?yàn)槿狈γ鞔_的行為規(guī)范與操作指引，使該項(xiàng)工作無章可循。尤其在小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中，對(duì)于合同的管理較為粗放，即使建立了合同管理制度，由于過于形式化，無法指導(dǎo)具體工作的開展，大多數(shù)情況還是要依靠個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)開展合同管理工作，使得該項(xiàng)工作主觀隨意性較大，權(quán)責(zé)邊界變的混淆不清，缺乏科學(xué)性、系統(tǒng)性的組織管理，為企業(yè)的合同管理帶來十分不利的影響。

（三）合同管理的信息化水平不高

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)合同種類繁雜，根據(jù)合同標(biāo)的物可大致分為前期咨詢合同、勘察設(shè)計(jì)合同、施工監(jiān)理合同、物資采購合同、廣告宣傳合同、銷售租賃合同及審計(jì)委托合同等。小型房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的合同在各個(gè)部門、各個(gè)經(jīng)辦人員的手中零散保管，缺乏信息化、系統(tǒng)化的科學(xué)管理，這就無疑加大了企業(yè)合同管理的負(fù)擔(dān)，甚至導(dǎo)致合同缺失、履行無據(jù)可依的情況出現(xiàn)。

（四）合同管理的監(jiān)督評(píng)價(jià)力度不夠

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)具有項(xiàng)目開發(fā)周期長、參與主體眾多、業(yè)務(wù)鏈條復(fù)雜等特點(diǎn)，一份合同從前期簽訂到履行完畢往往需要幾個(gè)月甚至幾年的時(shí)間，所以合同執(zhí)行情況的優(yōu)劣程度直接關(guān)系到企業(yè)的管理水平。而合同的順利執(zhí)行，離不開必要的監(jiān)管制度，合同執(zhí)行完畢的評(píng)價(jià)制度又是提高合同管理水平必不可少的重要手段，但是在實(shí)際執(zhí)行過程中，很多企業(yè)疏于對(duì)現(xiàn)有合同執(zhí)行情況的監(jiān)督與評(píng)價(jià)，對(duì)合同簽訂工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于合同的后期履行，導(dǎo)致未按照約定時(shí)間支付工程款項(xiàng)，隨意修改原合同條款等情況時(shí)有發(fā)生，所以加大合同管理的監(jiān)督評(píng)價(jià)力度勢(shì)在必行。

（五）合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制不健全

房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在合同簽訂前的磋商環(huán)節(jié)，相關(guān)主體的資質(zhì)和履約能力等直接影響到企業(yè)的正常運(yùn)行，如果疏于對(duì)合作方的資質(zhì)審核，很容易埋下合同隱患，導(dǎo)致合同管理失效。又如合同訂立后，沒有對(duì)履約的條件、時(shí)間、違約條款等關(guān)鍵要素進(jìn)行及時(shí)持續(xù)的跟蹤與監(jiān)控，也會(huì)帶來未按合同履約或者違約等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響企業(yè)的正常經(jīng)營。

三、以XC公司為例，提出加強(qiáng)企業(yè)合同管理的途徑

XC公司于2000年8月正式組建，是區(qū)域內(nèi)從事固定資產(chǎn)投資開發(fā)和經(jīng)營活動(dòng)的國有法人獨(dú)資公司，注冊(cè)資本8.46億元。公司擁有4家全資子公司，9家參股公司。初步構(gòu)建了以一級(jí)開發(fā)、城市開發(fā)、資產(chǎn)管理、產(chǎn)業(yè)運(yùn)營為核心業(yè)務(wù)的戰(zhàn)略業(yè)務(wù)組合，公司業(yè)務(wù)規(guī)模不斷發(fā)展壯大。在合同管理上，公司單獨(dú)設(shè)置合同歸口管理部門，監(jiān)督指導(dǎo)自合同簽訂前的意向協(xié)商直至合同履行完畢的全過程的工作，公司各部門和子公司各自加強(qiáng)對(duì)各類合同的管理，實(shí)行部門經(jīng)理負(fù)責(zé)制，建立并完善合同管理制度和合同臺(tái)賬。

（一）強(qiáng)化企業(yè)合同管理意識(shí)

為了切實(shí)提高企業(yè)的合同管理水平與質(zhì)量，XC公司從以下四個(gè)方面強(qiáng)化合同管理意識(shí)。首先，自上而下的加強(qiáng)公司員工尤其是公司領(lǐng)導(dǎo)人員的重視程度，提高全員合同管理意識(shí)，充分調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，增強(qiáng)責(zé)任感；第二，合同管理與法制教育相結(jié)合，在公司范圍內(nèi)定期組織《民法典》專題講座，尤其是合同管理方面的宣傳培訓(xùn)，全面提升法律素養(yǎng)，養(yǎng)成自覺守法的意識(shí)，形成遇事找法的習(xí)慣。著力提高運(yùn)用法治思維和法治方式推進(jìn)工作的本領(lǐng)；第三，按各部門及子公司設(shè)置專職的合同管理人員進(jìn)行合同管理工作，建立微信群，便于溝通，并實(shí)行崗位責(zé)任制，以促進(jìn)后期的合同管理體系建設(shè)；最后，XC結(jié)合具體情況，聘請(qǐng)常年法律顧問，協(xié)助公司草擬、修改、審查合同和有關(guān)法律事務(wù)文書，借助外部力量共同參與合同的審定，為公司高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航，全面提升依法治企水平。

（二）建立健全企業(yè)合同管理的制度體系

1.設(shè)立健全的組織機(jī)構(gòu)。XC公司明確專職部門負(fù)責(zé)公司合同審核工作，參與合同會(huì)審、合同談判，研究制定、監(jiān)督執(zhí)行并完善公司合同管理相關(guān)制度，對(duì)公司各部門和子公司合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)公司各部門和子公司設(shè)置合同管理員，歸口管理本部門或本公司合同。合同管理員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，熟悉掌握相關(guān)法律法規(guī)、公司經(jīng)營業(yè)務(wù)、經(jīng)營管理流程等情況。通過明確合同提起部門、履行部門及相關(guān)合同會(huì)審部門的職責(zé)權(quán)限，使合同的全過程管理得到有效控制，為公司領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供依據(jù)。

2.制定完善的管理制度和工作流程。合同管理制度和流程的建立與完善不僅可以提高合同管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性，還可以從實(shí)處控制合同管理帶來的風(fēng)險(xiǎn)，讓合同管理工作有章可循、有據(jù)可依。以XC公司為例：第一，實(shí)行公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理的合同管理機(jī)制。公司各部門和子公司合同管理由公司總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)主管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與會(huì)審、管理部門全面審核和監(jiān)督、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在授權(quán)范圍內(nèi)審批；其二，制定涵蓋合同簽訂前的意向協(xié)商直至合同履行完畢的全過程的管理制度，具體包括合同的訂立、審查批準(zhǔn)、履行、變更與解除、糾紛處理、檔案管理等活動(dòng)。其三，按照授權(quán)審批權(quán)限不同制定相關(guān)配套管理工作流程。

3.建立配套合同范本。XC公司對(duì)各業(yè)務(wù)類型進(jìn)行全面摸查、整合，推行合同模板庫，在公司范圍內(nèi)共享，并定期予以調(diào)整。主要涵蓋前期咨詢類、勘察設(shè)計(jì)類、施工監(jiān)理類、材料采購類及物業(yè)服務(wù)類等合同，并且在合同中加入保密條款、不可抗力條款和通知送達(dá)等補(bǔ)充條款，并把廉政告知書作為合同必要附件，在兼顧可操作性的基礎(chǔ)上對(duì)合同雙方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任作出全面細(xì)化的規(guī)定，具有較強(qiáng)的實(shí)踐意義。合同模板庫的建立不僅有利于堵塞合同經(jīng)辦人工作上的漏洞，也能有效地避免合同糾紛的產(chǎn)生，促進(jìn)合同的順利執(zhí)行。

（三）財(cái)務(wù)信息化手段應(yīng)用于企業(yè)合同管理

XC公司采用用友U8財(cái)務(wù)系統(tǒng)，同時(shí)自建了“黑木崖”系統(tǒng)作為用友總賬和合同輔助系統(tǒng)，能實(shí)現(xiàn)合同的綜合管理以及與用友系統(tǒng)數(shù)據(jù)的同步查詢功能，財(cái)務(wù)人員能夠?qū)崟r(shí)了解合同的付款情況，有效提高了財(cái)務(wù)工作效率。同時(shí)，XC公司對(duì)財(cái)務(wù)憑證附件進(jìn)行了信息化管理，對(duì)所有涉及項(xiàng)目付款的附件憑證資料，掃描為PDF格式進(jìn)行留存，為員工請(qǐng)休假期間的遠(yuǎn)程辦公提供了極大便利。具體可分為：

1.合同簽訂階段：XC公司各業(yè)務(wù)部門合同管理人員在“黑木崖”系統(tǒng)中登記合同基礎(chǔ)信息，同時(shí)填寫合同編號(hào)，并將掃描為PDF格式的合同文本上傳。

2.合同付款階段：各業(yè)務(wù)部門指派專人（合同管理人員）負(fù)責(zé)，在OA辦公系統(tǒng)中提起合同付款審批流程，并關(guān)聯(lián)此前的合同審批流程，同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部進(jìn)行付款。

3.財(cái)務(wù)記賬階段：財(cái)務(wù)部根據(jù)公司每月的付款計(jì)劃及合同條款按規(guī)定付款，并在“黑木崖”系統(tǒng)中的合同管理模塊，填寫該合同編號(hào)，即可關(guān)聯(lián)出該合同項(xiàng)下的所有信息，包括簽訂時(shí)間、合作方名稱、付款信息，實(shí)時(shí)了解合同的付款情況，實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合及合同的動(dòng)態(tài)管理。

（四）完善企業(yè)合同管理的監(jiān)督評(píng)價(jià)體系

制度與流程的建立讓合同管理工作有章可循，有據(jù)可依，但是合同管理工作切實(shí)有效的開展，同時(shí)還需要完善合同管理的監(jiān)督評(píng)價(jià)體系。除在企業(yè)內(nèi)部單獨(dú)設(shè)立合同管理部門外，需進(jìn)一步強(qiáng)化財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、成本管理部門的監(jiān)督職能，統(tǒng)籌合同、分類管理，細(xì)化合同管理流程，切實(shí)保證合同履行到位，維護(hù)企業(yè)利益。

1.事前控制（合同簽訂環(huán)節(jié)）：合同提起部門在合同擬訂前應(yīng)對(duì)合同相對(duì)方的主體資格、資質(zhì)資信情況及合同內(nèi)容進(jìn)行審查和確認(rèn)，并保存有關(guān)資料。成本管理部負(fù)責(zé)從成本控制方面對(duì)合同訂立、履行、變更、解除全過程的成本控制進(jìn)行審核。審計(jì)部負(fù)責(zé)對(duì)合同訂立程序進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)督。

2.事中監(jiān)督（合同履行環(huán)節(jié)）：一是關(guān)注業(yè)務(wù)流：按照公司不同項(xiàng)目，分別建立相應(yīng)的付款審批流程，并由各公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核把關(guān)；二是關(guān)注資金流：每月底按部門上報(bào)下月資金使用計(jì)劃，在合同執(zhí)行過程中控制資金的支付，保證各項(xiàng)付款有跡可查；三是關(guān)注發(fā)票流：監(jiān)督業(yè)務(wù)部門是否對(duì)合作方所開具的增值稅專用發(fā)票進(jìn)行真?zhèn)悟?yàn)證，規(guī)避稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)對(duì)我方開具的增值稅專用發(fā)票提前介入審核，關(guān)注稅目、稅率的準(zhǔn)確性，嚴(yán)控企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3.事后考核（合同執(zhí)行完畢）：從定性與定量兩個(gè)角度對(duì)合同執(zhí)行情況的效率與效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，加大對(duì)流動(dòng)資金的管理力度，及時(shí)監(jiān)管價(jià)格波動(dòng)趨勢(shì)，及時(shí)關(guān)注尾款結(jié)算、保證金收回等情況，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的閉環(huán)管理。

（五）健全企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)防控體系

XC公司建立供應(yīng)商管理辦法，全過程、分階段的對(duì)合同簽訂前擬定供應(yīng)商的資質(zhì)審核、履約過程中的履約評(píng)價(jià)等方面對(duì)供應(yīng)商信用等級(jí)進(jìn)行分析考核，通過對(duì)各個(gè)供應(yīng)商的前期考察、過程分析、事后評(píng)價(jià)，形成公司供應(yīng)商名錄，具體分為優(yōu)秀、合格、備選和不合格供應(yīng)商，并根據(jù)評(píng)審結(jié)果定期進(jìn)行更新。加快項(xiàng)目選定供應(yīng)商的速度，降低供應(yīng)商信用和履約風(fēng)險(xiǎn)，確保合同的順利履行。同時(shí)建立合同定期自我檢查和統(tǒng)計(jì)制度，實(shí)時(shí)監(jiān)控合同的履行情況。各部門、子公司合同管理員向各自主管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)報(bào)送合同履行情況月報(bào)，包括合同履行進(jìn)度、履行過程中發(fā)生的問題及采取的措施、合同變更和洽商情況、收付款情況。除此之外，合同管理部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向機(jī)制，將共性問題舉一反三，有效提升風(fēng)險(xiǎn)防控水平，防范化解重大風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)束語

2021年是“十四五”規(guī)劃的開局之年，我國房地產(chǎn)行業(yè)不僅面臨著眾多發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著市場(chǎng)轉(zhuǎn)型、國家政策調(diào)控、金融政策收緊等諸多挑戰(zhàn)。隨著內(nèi)外部環(huán)境的深刻變化，需要企業(yè)進(jìn)一步提高對(duì)合同管理的重視程度，建立健全合同管理制度體系，注重信息化手段的應(yīng)用，以及采取有效的監(jiān)督管控措施，增強(qiáng)企業(yè)合同管理的風(fēng)險(xiǎn)分析、預(yù)測(cè)與應(yīng)對(duì)，通過提高合同管理的整體水平與質(zhì)量，提升企業(yè)自身的綜合能力，從而真正實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。