新《檔案法》視野下軍工企業(yè)檔案信息化的思考

文/中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司成都飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所 劉強(qiáng)

2021年1月1日起，新版《中華人民共和國(guó)檔案法》（下文簡(jiǎn)稱“新《檔案法》”）正式施行，標(biāo)志著檔案工作進(jìn)入一個(gè)新的階段。與以往相比，檔案信息化建設(shè)工作被提到一個(gè)重要的位置。

作為傳統(tǒng)大型企業(yè)，軍工企業(yè)承擔(dān)了十分重要的國(guó)防裝備建設(shè)任務(wù)，其發(fā)展與國(guó)家命運(yùn)緊密相連。在某種程度上，檔案信息化建設(shè)水平是軍工企業(yè)發(fā)展情況的體現(xiàn)。新形勢(shì)下，軍工企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該做出哪些改變才能適應(yīng)新的形勢(shì)并謀求更好的發(fā)展，是需要討論的內(nèi)容。

一、新《檔案法》對(duì)于信息化建設(shè)的要求及現(xiàn)狀

信息技術(shù)的進(jìn)步帶來(lái)了傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，與此相伴隨的是檔案工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在這樣的背景下，新《檔案法》提出進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作的要求。此次新《檔案法》專門新增了第五章一整章闡述檔案信息化建設(shè)的法規(guī)要求，以保障檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。新《檔案法》關(guān)于檔案信息化建設(shè)的要求主要體現(xiàn)在以下四點(diǎn)。

（一）檔案信息化納入企業(yè)規(guī)劃。新《檔案法》第三十五條規(guī)定“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全?！钡谌鶙l規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接?！毙隆稒n案法》的此項(xiàng)要求給檔案部門提供了一個(gè)更好融入業(yè)務(wù)流程的機(jī)會(huì)，也強(qiáng)調(diào)了檔案工作的重要性。在軍工企業(yè)整個(gè)型號(hào)科研過(guò)程中，多類型、大數(shù)量級(jí)的檔案文件不斷產(chǎn)生。檔案工作與前端業(yè)務(wù)的集成化程度的不斷提升是優(yōu)化整個(gè)業(yè)務(wù)流程的必經(jīng)之路，為便捷提供檔案利用奠定了基礎(chǔ)，軍工企業(yè)的檔案系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的良好銜接是企業(yè)整體工作提升效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)。目前來(lái)看，主要的問(wèn)題在于與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接問(wèn)題和歸檔范圍問(wèn)題。檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的良好銜接可以使前端的科研數(shù)據(jù)產(chǎn)生之后，檔案系統(tǒng)有效對(duì)其進(jìn)行收集、管理和保存，以便于后續(xù)的利用。接口的開放給檔案工作人員提供了一個(gè)了解當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件狀態(tài)的權(quán)限，并參與到整個(gè)流程中，具備一定的話語(yǔ)權(quán)。當(dāng)前，軍工企業(yè)在新業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中仍然較少地考慮檔案部門的作用，甚至直接略過(guò)檔案部門就完成了系統(tǒng)的需求設(shè)計(jì)。歸檔范圍的問(wèn)題直接影響檔案資源的全面性。當(dāng)前，不屬于歸檔范圍的文件基本不會(huì)經(jīng)過(guò)檔案部門之手，流程上也不會(huì)有檔案管理人員的參與，需要?dú)w檔的資料常需要檔案人員逐個(gè)提醒設(shè)計(jì)人員進(jìn)行歸檔，這樣的現(xiàn)狀進(jìn)一步導(dǎo)致業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)忽視檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題，長(zhǎng)期循環(huán)下去，檔案與業(yè)務(wù)的脫鉤越來(lái)越嚴(yán)重。

（二）確定電子檔案效力。為適應(yīng)社會(huì)的飛速發(fā)展和信息化水平的不斷提高，各類組織機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)辦理方式開始發(fā)生轉(zhuǎn)變，電子性憑證越來(lái)越多地產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和保存。為應(yīng)對(duì)這種現(xiàn)狀，部分行業(yè)進(jìn)行了電子文件單軌制管理的探索，部分法律法規(guī)也對(duì)電子文件、電子數(shù)據(jù)的法律效力予以一定程度的認(rèn)可。新《檔案法》第三十七條規(guī)定“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以把電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國(guó)家檔案主管部門會(huì)同有關(guān)部門制定”。新《檔案法》中與電子檔案相關(guān)的法規(guī)釋放出以下幾個(gè)信號(hào)：

第一，當(dāng)前環(huán)境下，各單位的檔案部門應(yīng)該已經(jīng)具備實(shí)行“單套制”“單軌制”管理的條件，電子檔案應(yīng)該已經(jīng)具備可靠的來(lái)源，規(guī)范的程序和合規(guī)的要素。第二，法規(guī)認(rèn)同電子檔案的效力，為各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的電子文件“單套制”“單軌制”管理和全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了頂層的法律支持。與互聯(lián)網(wǎng)隔絕的特性使得軍工企業(yè)對(duì)于其產(chǎn)生的檔案的有效性的認(rèn)定是接受其具備等效性的前提，這里產(chǎn)生了一個(gè)保證電子檔案的“四性”（即完整性、真實(shí)性、可用性和安全性）的問(wèn)題。第三，國(guó)家應(yīng)當(dāng)出臺(tái)關(guān)于電子檔案的管理辦法。事實(shí)上，此前國(guó)家檔案局辦公室所發(fā)布的《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》對(duì)企業(yè)電子檔案的管理機(jī)制、歸檔范圍、保存期限進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)范，對(duì)相關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)維及接口規(guī)范，電子檔案采集、存儲(chǔ)、保管、利用與處置等全生命周期合規(guī)要點(diǎn)等進(jìn)行了規(guī)定。結(jié)合自身業(yè)務(wù)特征，各軍工企業(yè)應(yīng)制定符合單位實(shí)際情況的實(shí)施細(xì)則。

目前，軍工企業(yè)檔案管理人員已經(jīng)適應(yīng)了紙質(zhì)模式下的電子形式歸檔的思路，初步具備了檔案以電子形式歸檔的意識(shí)。所占比例較大的，存量紙質(zhì)文件掃描件本質(zhì)上不是電子檔案，而是紙質(zhì)檔案的電子拷貝，在具體的管理問(wèn)題上，大多數(shù)軍工企業(yè)檔案實(shí)體的管理仍然是實(shí)行“雙套制”管理。電子檔案的效力認(rèn)定是一個(gè)逐漸接受的過(guò)程，它分為意識(shí)上的認(rèn)同和管理上的允許兩個(gè)方面。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，電子檔案“單套制”的實(shí)行是一個(gè)輸出管控的問(wèn)題，核心要求是確保電子檔案承載的信息在出口時(shí)能與最開始產(chǎn)生時(shí)的狀態(tài)一致，杜絕篡改、替換等問(wèn)題。

（三）重視檔案安全問(wèn)題。新《檔案法》第三十五條規(guī)定“各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全”，第三十九條提到了電子檔案移交和異地備份的問(wèn)題，“電子檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)符合安全管理的網(wǎng)絡(luò)或者存儲(chǔ)介質(zhì)向檔案館移交。檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)接收的電子檔案進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性?！币陨蟽蓷l法規(guī)提出了四點(diǎn)要求：第一，安全保存是有效利用的前提，無(wú)論是電子檔案還是傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化成果，檔案館應(yīng)該積極使用信息化手段對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，確保其保存的安全；第二，電子檔案要進(jìn)行安全性的檢測(cè)，杜絕篡改的可能，確保其內(nèi)容的安全；第三，采用通道加密等方式保證電子檔案所承載的信息不被竊取，確保其傳輸?shù)陌踩?；第四，重要的電子檔案可進(jìn)行異地備份，確保其源頭的安全。這里考慮的是應(yīng)對(duì)較大自然災(zāi)害的問(wèn)題。最理想的情況是電子檔案全部進(jìn)行異地備份，以保證其完整性。檔案安全問(wèn)題是一切問(wèn)題的根本，沒有安全的檔案工作是沒有根基的，會(huì)給軍工企業(yè)帶來(lái)巨大損失。

目前來(lái)看，存在三個(gè)方面問(wèn)題：第一，先進(jìn)的信息技術(shù)仍然缺乏，不能夠完全保證電子形式數(shù)據(jù)的安全保存；第二，電子文件的格式和版本問(wèn)題。從目前看，多種格式的科研數(shù)據(jù)已經(jīng)產(chǎn)生，但是諸如三維數(shù)模、試飛數(shù)據(jù)等尚沒有較好的管理辦法，很多文件仍依賴于特定軟件（包括國(guó)外公司開發(fā)的軟件），無(wú)法做到真正意義上的自主可控和長(zhǎng)期保存；第三，電子檔案的“四性檢測(cè)”和異地備份問(wèn)題。各個(gè)軍工單位之間是相對(duì)獨(dú)立的，對(duì)于電子數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性需要人工判讀和驗(yàn)證，可用性則需要進(jìn)行版本的控制，安全性需要配合安全保密系統(tǒng)檢查，整個(gè)過(guò)程需要耗費(fèi)較多的人力物力。在異地備份問(wèn)題上，大部分軍工企業(yè)對(duì)所產(chǎn)生的檔案進(jìn)行了本地備份，正在往實(shí)現(xiàn)異地備份這一目標(biāo)靠攏。

（四）推動(dòng)檔案資源共享利用。新《檔案法》第四十一條指出“國(guó)家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，推動(dòng)檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！北Ｃ艿囊蠼o軍工企業(yè)檔案資源的共享帶來(lái)了一定的阻礙，主要表現(xiàn)在知悉范圍的多樣性和復(fù)雜性，以及審批流程的繁瑣性。服務(wù)是檔案工作不變的主題，保密要求的執(zhí)行和檔案資源共享的矛盾需要找到一個(gè)較優(yōu)的平衡點(diǎn)，理想的情況下，要讓數(shù)據(jù)在涉密專網(wǎng)內(nèi)流通，從而減少不必要的人力耗費(fèi)，確立常見類型文件的默認(rèn)知悉范圍以減少不必要的審批流程。數(shù)字檔案信息資源管理工作應(yīng)該使用更多的軟件資源，提升硬件水平，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將不同檔案信息資源進(jìn)行整合，基于用戶需求來(lái)為其提供個(gè)性化的檔案服務(wù)。目前的情況下，復(fù)雜多樣的文件審批流程是檔案資源共享的主要阻礙因素，對(duì)于不同類型文件的知悉范圍和借閱限制情況各異，讓需要辦理相關(guān)業(yè)務(wù)和借閱資料的人員耗費(fèi)了大量的時(shí)間在流程審批的路上。在軟硬件方面，各個(gè)軍工系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)智能性較低，檢索方式較為單一，檔案資源整合程度不高；硬件方面，設(shè)備較為落后，響應(yīng)速度較慢。檔案資源共享程度不足會(huì)使整個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程受到影響，在未來(lái)的科研生產(chǎn)中造成各種不可預(yù)見的 影響。

二、下一步的改進(jìn)策略

企業(yè)信息化建設(shè)步伐不斷加快，為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)新提供了新契機(jī)，檔案館可把握好時(shí)機(jī)主動(dòng)作為，充分發(fā)揮自身的專業(yè)特色為企業(yè)發(fā)展助力。企業(yè)的信息化建設(shè)深刻影響著檔案信息化建設(shè)工作的理念、方法和機(jī)制等。新《檔案法》的出臺(tái)是一個(gè)契機(jī)，它作為行業(yè)頂層要求，使軍工企業(yè)檔案信息化建設(shè)改進(jìn)策略更加明晰。為進(jìn)一步做好軍工企業(yè)檔案信息化工作，本文提出以下幾點(diǎn)具體策略：

（一）統(tǒng)籌考慮企業(yè)系統(tǒng)建設(shè)。隨著整個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)工作的開展，各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要升級(jí)，在這個(gè)過(guò)程中建議和檔案管理部門充分討論，明確數(shù)據(jù)歸檔范圍（如技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、三維數(shù)模等），針對(duì)不同類型數(shù)據(jù)建立歸檔模型集合，包括元數(shù)據(jù)（責(zé)任者、題名、歸檔時(shí)間、歸檔者等）、數(shù)據(jù)封裝形式等，從而確定檔案管理人員的接口應(yīng)該留在何處。目前在大部分軍工企業(yè)的業(yè)務(wù)流程及應(yīng)用系統(tǒng)中，檔案人員在歸檔時(shí)進(jìn)行后端人工把控，這樣的做法對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的責(zé)任者與作為檔案數(shù)據(jù)管理者的檔案人員的溝通是不利的，為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)資源利用增加了難度。在整個(gè)過(guò)程中，更早融入對(duì)檔案工作的高效開展及數(shù)據(jù)質(zhì)量的有效管控非常重要。

（二）加快信息技術(shù)落地應(yīng)用。各單位可以加快推進(jìn)電子檔案“單套制”管理的施行；各部門人員都應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清電子文件單軌制管理是文件管理的發(fā)展趨勢(shì)；各單位要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，檔案人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)關(guān)于數(shù)字簽名、可信時(shí)間戳、電子簽章、數(shù)字水印、區(qū)塊鏈等方面的新知識(shí)和新技能。通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，逐步達(dá)到數(shù)字化轉(zhuǎn)型、電子化歸檔的目的，可以真正意義上實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館乃至智慧檔案館。

（三）促進(jìn)企業(yè)安全機(jī)制升級(jí)。新《檔案法》特別對(duì)檔案安全問(wèn)題進(jìn)行了強(qiáng)調(diào)，安全問(wèn)題是軍工企業(yè)檔案工作的根基，安全方面的改進(jìn)策略是不可或缺的。在電子檔案的保護(hù)方面，涉密專網(wǎng)的建設(shè)和維護(hù)工作是軍工企業(yè)一刻不可松懈的問(wèn)題，電子文件的格式和版本問(wèn)題也需要重視。軍工企業(yè)的信息是國(guó)防軍隊(duì)建設(shè)的重要資產(chǎn)，在保證數(shù)據(jù)的傳輸和保存安全的同時(shí)，需要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，應(yīng)著眼于數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存，努力探索各種類型數(shù)據(jù)的中性儲(chǔ)存格式，且保證該種格式的復(fù)用性和長(zhǎng)期有效性。在電子檔案的“四性檢測(cè)”和異地備份問(wèn)題上，需要盡快依托信息化手段，完成電子檔案的安全性檢測(cè)等四性檢測(cè)，定期將重要的電子檔案向上級(jí)檔案主管部門進(jìn)行異地備份。

（四）引導(dǎo)企業(yè)人員革新觀念。觀念層面的革新打下了事業(yè)推進(jìn)的基礎(chǔ)，為了更好推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展以輔助企業(yè)的發(fā)展，相關(guān)人員都應(yīng)該革新觀念，推動(dòng)跨部門合作交流，提倡數(shù)據(jù)的融合，打破邊界，讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)有機(jī)融合起來(lái)，提高全企業(yè)人員的共享觀念，提高資源的利用程度。對(duì)于負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的管理人員，建議繼續(xù)加大檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，針對(duì)性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，提升思維，明確定位，以做好檔案信息化建設(shè)的準(zhǔn)備和適應(yīng)工作。在軍工企業(yè)的工作制度和規(guī)范上，需要盡早訂立常見類型文件默認(rèn)知悉范圍的相關(guān)規(guī)定，精簡(jiǎn)響應(yīng)審批流程，設(shè)立特殊情況下的備用緊急審批機(jī)制，讓數(shù)據(jù)在涉密專網(wǎng)內(nèi)流通，減少不必要的人力耗費(fèi)。

三、結(jié)語(yǔ)

新《檔案法》的提出標(biāo)志著檔案工作進(jìn)入一個(gè)新的時(shí)代，伴隨著許多檔案信息化建設(shè)方面的挑戰(zhàn)和眾多的變化，對(duì)整個(gè)檔案信息化環(huán)境的建設(shè)提出了更高的要求，為檔案工作提出了新的要求。檔案事業(yè)從業(yè)人員需要進(jìn)行思維方式和工作模式的改變，不斷提升自身的能力水平。軍工企業(yè)的檔案部門也應(yīng)該率先行動(dòng)，參與到新時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展中來(lái)，共同為國(guó)家檔案治理現(xiàn)代化貢獻(xiàn)力量。