人社檔案數(shù)字化管理研究

摘 要：人力資源與社會(huì)保障業(yè)務(wù)開展過程中，產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等檔案，這些人社檔案業(yè)務(wù)存在種類繁多、數(shù)量龐大、年代久遠(yuǎn)等眾多特點(diǎn)。人社檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，前期的周密準(zhǔn)備工作、中期的全流程質(zhì)量管理，以及后期的安全識(shí)別防控至關(guān)重要。為此，需要樹立全過程質(zhì)量管理理念，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，從人社檔案數(shù)字化前期、中期、后期等三個(gè)環(huán)節(jié)做好人社檔案數(shù)字化，不斷提升人社檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和水平，為民生事業(yè)發(fā)展提供過硬人社檔案保障。

關(guān)鍵詞：人社檔案;檔案數(shù)字化;管理

概述

人力資源與社會(huì)保障部門主要承擔(dān)著就業(yè)創(chuàng)業(yè)、社會(huì)保險(xiǎn)、勞動(dòng)關(guān)系、人事人才、工傷等多項(xiàng)業(yè)務(wù)職能，直接關(guān)系到就業(yè)、保險(xiǎn)等民生福祉。人力資源與社會(huì)保障業(yè)務(wù)開展過程中，產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等檔案。近年來(lái)，隨著人社部門民生社保事業(yè)的健全和跟進(jìn)，人社檔案成為“五險(xiǎn)”參保人員享受待遇的重要憑證，而且人社檔案業(yè)務(wù)存在種類繁多、數(shù)量龐大、年代久遠(yuǎn)等眾多特點(diǎn)。以呂梁市人社部門為例，該部門現(xiàn)有館藏業(yè)務(wù)檔案15000卷，文書檔案10000件，會(huì)計(jì)檔案4000卷，失業(yè)職工人事檔案300件，流動(dòng)人員人事檔案800件。2017年，開始啟動(dòng)檔案數(shù)字化工程，至今已累計(jì)投入600萬(wàn)元，完成數(shù)字化掃描138萬(wàn)頁(yè)，基本實(shí)現(xiàn)了利用高且30年及以上保管期限檔案數(shù)字化的全覆蓋?，F(xiàn)從人社檔案數(shù)字化前期、中期、后期三個(gè)環(huán)節(jié)全面探討其數(shù)字化具體措施。

1 前期：做好人社檔案數(shù)字化各項(xiàng)準(zhǔn)備

人社檔案是民生檔案重要組成部分，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，人社檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，需要通過數(shù)字化信息技術(shù)，將紙質(zhì)、電子文檔等人社檔案掃描、整理、錄入，加工成數(shù)字化檔案信息，提高檔案效率。人社檔案數(shù)字化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，前期的周密準(zhǔn)備工作至關(guān)重要[1 ]。

1.1 明確目標(biāo)任務(wù)

依托人社部門OA辦公平臺(tái)及檔案錄入系統(tǒng)，明確人社檔案數(shù)字化“四化”目標(biāo)。信息化：實(shí)現(xiàn)人社業(yè)務(wù)及綜合檔案信息收集、整理、歸檔、鑒定、查詢、利用全面高效信息化，提升人社檔案管理效率。規(guī)范化：通過數(shù)字化人社檔案管理系統(tǒng)重塑，重新梳理并完善人社檔案標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、流程，強(qiáng)化人社檔案規(guī)范管理。一體化：將人社各部門OA辦公及業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與人社檔案數(shù)字化平臺(tái)銜接，實(shí)現(xiàn)人社檔案信息自動(dòng)、完整采集至專門檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人社檔案從信息錄入到查詢利用一體化管理。共享化：全面規(guī)劃人社檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)及內(nèi)容，利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等，實(shí)現(xiàn)人社檔案數(shù)字信息在一定范圍互聯(lián)共享。四項(xiàng)任務(wù)：統(tǒng)計(jì)人社檔案數(shù)字化數(shù)量及類別;組建人社檔案數(shù)字化人才及隊(duì)伍;制定人社檔案數(shù)字化計(jì)劃及方案;把握人社檔案數(shù)字化原則及方法。

1.2 成立工作小組

人社檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要組建成立一支專門的數(shù)字化工作小組，保障人社檔案數(shù)字化全過程的質(zhì)量、進(jìn)度和安全。工作小組由組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)、成員等組成，并明確工作小組及人員的工作職責(zé)和分工。其中，組長(zhǎng)主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各參與方，并帶領(lǐng)工作小組制定人社檔案數(shù)字化制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方案;副組長(zhǎng)負(fù)責(zé)人社檔案數(shù)字化進(jìn)展監(jiān)督，以及全流程質(zhì)量審核和安全管理;成員則熟悉、熟練應(yīng)用人社檔案數(shù)字化各項(xiàng)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)，成員又細(xì)分為人社檔案出庫(kù)員、核驗(yàn)員、拆除員、掃描員、掛接員、質(zhì)檢員、裝訂員、入庫(kù)員。在領(lǐng)導(dǎo)小組成員職責(zé)明晰的基礎(chǔ)上，做到分工合理、通力協(xié)作。規(guī)范工作小組成立后，要制定詳細(xì)的人社檔案數(shù)字化總體規(guī)劃、年度計(jì)劃，調(diào)動(dòng)人社部門多方資源，制定人社檔案數(shù)字化考核激勵(lì)獎(jiǎng)懲措施，確保數(shù)字化目標(biāo)實(shí)現(xiàn)[2 ]。

1.3 基礎(chǔ)板塊建設(shè)

按照《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《保密法》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《數(shù)字檔案COM和COLD技術(shù)規(guī)范》等制度規(guī)范，結(jié)合人社業(yè)務(wù)，進(jìn)一步厘清人社檔案數(shù)字化類型、歸口部門、鑒定、保管、查閱等細(xì)則，制定符合人社工作實(shí)際的運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)操作流程（Standard operation procedure，SOP），并將SOP模型嵌入人社檔案信息化建設(shè)中。人社檔案數(shù)字化平臺(tái)應(yīng)包括歸檔數(shù)據(jù)移交板塊、檔案數(shù)據(jù)整理板塊、檔案管理人員板塊、業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)分類板塊、出入庫(kù)審核板塊、數(shù)據(jù)開放利用板塊等[3 ]。

1.4 提供設(shè)備場(chǎng)地

人社檔案數(shù)字化需要先進(jìn)的儀器設(shè)備和專門的工作場(chǎng)地。儀器設(shè)備方面，包括高速掃描儀和零邊距掃描儀。其中，拆除紙質(zhì)質(zhì)量好、整理規(guī)范的人社檔案由高速掃描儀掃描;不宜拆卷的人社檔案則由零邊距掃描儀掃描。軟件設(shè)備方面則主要指人社檔案數(shù)字化所需的各種加工軟件，從而幫助人社檔案數(shù)據(jù)掃描后實(shí)現(xiàn)自動(dòng)著錄、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)格式轉(zhuǎn)化和自動(dòng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等[4 ]。除了設(shè)備外，還需要提供便于人社檔案數(shù)字化工作開展的工作場(chǎng)所。場(chǎng)所由工作區(qū)、檔案臨時(shí)存放區(qū)、休息區(qū)等若干功能板塊組成。其中，單機(jī)電腦、零邊距掃描儀、高速掃描儀等儀器設(shè)備配備于工作區(qū);檔案臨時(shí)存放區(qū)主要用于存放需要數(shù)字化掃描的人社檔案。工作區(qū)及檔案臨時(shí)存放區(qū)嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入。

2 中期：把握人社檔案數(shù)字化工藝流程

人社檔案數(shù)字化工藝流程主要包括：人社檔案出庫(kù)-核驗(yàn)出庫(kù)檔案-拆除核驗(yàn)合格檔案-掃描拆除后的檔案-處理掃描圖像-檔案裝訂入庫(kù)等，人社檔案數(shù)字化應(yīng)實(shí)行全流程閉環(huán)管理，嚴(yán)格把握人社檔案數(shù)字化全過程質(zhì)量管理[5-7 ]。

2.1 出庫(kù)

根據(jù)事先制定的人社檔案數(shù)字化計(jì)劃和方案，從庫(kù)房中將待掃描的檔案按照優(yōu)先級(jí)別陸續(xù)取出，并由出入庫(kù)人員簽署相關(guān)登記表，確保所有出庫(kù)檔案具可查性和可追溯性。

2.2 核驗(yàn)

人社檔案出庫(kù)后，由檔案核驗(yàn)員按照檔案卷內(nèi)文件目錄表，與紙質(zhì)人社檔案實(shí)體進(jìn)行核驗(yàn)。經(jīng)核驗(yàn)，影響后期檔案掃描的，還需要對(duì)其作出相應(yīng)的修補(bǔ)和完善。

2.3 拆除

膠狀式或書本式人社檔案無(wú)需拆除，可直接選用零邊距掃描儀掃描。其他普通裝訂的檔案，則需要對(duì)其拆卷，然后利用高速掃描儀進(jìn)行掃描。

2.4 掃描

人社檔案掃描員按照相關(guān)掃描參數(shù)表設(shè)定的參數(shù)進(jìn)行掃描（見表1）。

2.5處理

人社檔案數(shù)字化掃描結(jié)束后，還需要根據(jù)掃描結(jié)果，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)圖像進(jìn)行質(zhì)量處理（見表2）。

2.6 質(zhì)檢

圖像處理完成后，先由掃描員對(duì)其圖像質(zhì)量進(jìn)行自核，按照掃描標(biāo)準(zhǔn)和圖像標(biāo)準(zhǔn)，抽檢比例不得低于5%，并做好抽檢結(jié)果記錄，不合格的，要進(jìn)行重新處理或掃描。抽檢的方案主要有：格式審查+數(shù)量關(guān)系測(cè)試+數(shù)據(jù)抽檢;單向系統(tǒng)檢測(cè)+數(shù)量關(guān)系試算;雙向系統(tǒng)檢測(cè);雙向系統(tǒng)檢測(cè)+OCR檢驗(yàn)。

2.7 裝訂

經(jīng)檔案數(shù)字化圖像掃描質(zhì)量檢查合格的，還需要將之前拆除的檔案進(jìn)行重新裝訂，并將裝訂好的檔案返還至檔案室。裝訂檔案時(shí)要做到細(xì)心和耐心，防止裝訂時(shí)發(fā)生頁(yè)碼顛倒或缺頁(yè)，避免在裝訂過程中造成人社檔案二次破壞。

2.8 掛接

最后一步是需要將掃描合格的檔案數(shù)據(jù)掛接，并驗(yàn)收數(shù)字化成果。即，將檔案數(shù)字圖像掛接至人社檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立數(shù)字圖像與目錄數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性，可通過查閱目錄數(shù)據(jù)直接調(diào)閱數(shù)字圖像的檔案全文。掛接數(shù)據(jù)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，適用專門掛接軟件，并做好目錄記錄，檢查驗(yàn)收逐條目錄數(shù)據(jù)，修訂相關(guān)元數(shù)據(jù)，最終確保掛接的數(shù)字圖像與掃描圖像一致，以及數(shù)字圖像正常打開。

2.9 備份

人社檔案數(shù)據(jù)掛接之后，為進(jìn)一步確保系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的信息安全，應(yīng)采用離線硬盤、光盤等備份數(shù)據(jù)，針對(duì)不同載體檔案管理要求和規(guī)定，定期進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份，一式三套，備份完成后還需要填寫數(shù)據(jù)備份登記表，確保數(shù)據(jù)備份有據(jù)可查。

3 后期：人社檔案數(shù)字化安全識(shí)別防范

建立人社檔案數(shù)字化安全風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別及防范措施，旨在一旦人社檔案數(shù)字化遭受突發(fā)或惡意破壞、篡改的特殊情況，檔案數(shù)據(jù)可仍可穩(wěn)定、正常運(yùn)行。因此，首先要精準(zhǔn)識(shí)別出風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)容，然后通過技術(shù)手段予以防范和規(guī)避[8-10 ]。

3.1 風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

1）操作系統(tǒng)漏洞。人社檔案數(shù)字化離不開計(jì)算機(jī)應(yīng)用，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)復(fù)雜，Windows操作系統(tǒng)、Oracle大型數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用等，操作系統(tǒng)中的漏洞極易成為病毒攻擊的重點(diǎn)，給檔案數(shù)據(jù)信息造成安全威脅。2）網(wǎng)絡(luò)協(xié)議缺陷。網(wǎng)絡(luò)協(xié)議使的數(shù)據(jù)信息能夠在可信環(huán)境下實(shí)現(xiàn)共享。目前TCP/IP是最常應(yīng)用的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，但該網(wǎng)絡(luò)協(xié)議不包含加密層，且TCP/IP協(xié)議支持源路由方式進(jìn)行軟件設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)虛假地址或詐騙地址都有可能通過可信網(wǎng)絡(luò)協(xié)議實(shí)施。3）病毒威脅。無(wú)論是單機(jī)還是網(wǎng)絡(luò)都難以完全規(guī)避病毒在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的傳播和對(duì)數(shù)據(jù)的侵害。Web瀏覽、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、局域網(wǎng)文件共享和網(wǎng)絡(luò)磁盤映射都會(huì)導(dǎo)致病毒在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中傳播。4）黑客攻擊。未經(jīng)授權(quán)入侵人社檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，竊取資料、篡改程序或破壞系統(tǒng)軟件等屢有發(fā)生。如木馬后門、信息炸彈、端口掃描入侵等，都會(huì)造成計(jì)算機(jī)及數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)癱瘓。此外，還包括未經(jīng)允許進(jìn)入人社檔案數(shù)字化場(chǎng)地、數(shù)字化過程中檔案滅失或損壞、失竊、水災(zāi)、火災(zāi)等風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 安全防范

從人社檔案數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可知，不論何種類型檔案的信息安全，歸根結(jié)底都是物理上的硬件安全和信息傳輸過程中數(shù)據(jù)安全兩個(gè)方面的安全。需要采用合適的安全防范技術(shù)，從人社檔案數(shù)據(jù)信息采集、處理及傳遞等關(guān)鍵環(huán)節(jié)加以防范。1）數(shù)據(jù)庫(kù)防范。做好軟硬件數(shù)據(jù)庫(kù)安全防范，其中，可運(yùn)用異地備份、TC技術(shù)、RAID5技術(shù)、電磁屏蔽等技術(shù)，做好人社檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件安全防范，可保障一旦硬件發(fā)生故障能夠及時(shí)恢復(fù)原有數(shù)據(jù)。軟件方面，則給檔案數(shù)據(jù)庫(kù)配置相應(yīng)的身份認(rèn)證系統(tǒng)和防火墻技術(shù)，采取分層分級(jí)授權(quán)，將計(jì)算機(jī)IP地址、賬號(hào)與物理地址綁定，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)備份、檢查維護(hù)安全日志，及時(shí)更新補(bǔ)丁。2）數(shù)字加密。利用密鑰和算法等加密技術(shù)保護(hù)檔案數(shù)據(jù)。其中，算法是將原始人社檔案數(shù)據(jù)文本與特定字符組合產(chǎn)生亂碼;密鑰則是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編解碼的算法。可通過選取一定的數(shù)字加密技術(shù)，如數(shù)字簽名，防止數(shù)據(jù)信息被偽造或篡改。3）數(shù)字水印。即，將水印標(biāo)記嵌入信息數(shù)據(jù)，用以證明數(shù)據(jù)信息真實(shí)性及所有權(quán)，為避免影響后期人社檔案閱讀，可選用隱形、不可見數(shù)字水印，用以檢測(cè)原始信息內(nèi)容的真實(shí)性、完整性。4）端口控制。計(jì)算機(jī)端口極易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，不常用的端口可關(guān)閉，能夠有效避免病毒攻擊[11 ]。此外，嚴(yán)禁私自帶出維修主機(jī)，嚴(yán)禁離線狀態(tài)下使用端口和外設(shè);細(xì)粒度控制端口及外設(shè)。5）物理隔離。利用防火墻技術(shù)保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)鏈接設(shè)備以及計(jì)算機(jī)終端等硬件設(shè)施，物理隔離可有效保障人社檔案數(shù)據(jù)庫(kù)穩(wěn)健及安全。物理隔離通常包括三個(gè)部分：將人社檔案數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器安放在受保護(hù)內(nèi)網(wǎng)區(qū)域;部署開放性檔案數(shù)據(jù)服務(wù)器于隔離區(qū)，作為內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)緩沖區(qū);關(guān)閉打印機(jī)共享;安裝補(bǔ)丁自動(dòng)分發(fā)系統(tǒng)，避免系統(tǒng)漏洞導(dǎo)致人社檔案數(shù)據(jù)信息泄露。

3.3 做好人防

人社檔案數(shù)字化安全保障對(duì)人員的安全意識(shí)和安全技能要求較高，要求把風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和安全防范落實(shí)于人社檔案數(shù)據(jù)化的每一個(gè)環(huán)節(jié)。安全員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化工作場(chǎng)所安全，安裝監(jiān)控、安全門，實(shí)行24小時(shí)監(jiān)控，非經(jīng)允許，非工作人員不得進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所?，F(xiàn)場(chǎng)檔案數(shù)字化工作人員應(yīng)進(jìn)行崗前安全保密培訓(xùn)，嚴(yán)禁隨意攜帶U盤、手機(jī)等設(shè)備進(jìn)入工作場(chǎng)所。數(shù)字化加工使用到的掃描儀、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等嚴(yán)禁接入互聯(lián)網(wǎng)。

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作者簡(jiǎn)介：郝小艷（1981— ），大學(xué)本科，工作在呂梁市人力資源市場(chǎng)，主要從事檔案管理研究。

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